陳玲 湛江中心人民醫(yī)院

醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)工程的主要目的在于，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升硬件設(shè)備水平，滿足人們基本的醫(yī)療需求。在新醫(yī)改背景下，近些年國家和政府都在醫(yī)院發(fā)展上加大了資金投入力度，推動著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。在各項工程開展過程中，涉及很多信息資料，門類復(fù)雜，涉及范圍廣泛，如果沒有對其進(jìn)行良好整理，則難以為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展提供穩(wěn)定保障。因此，對醫(yī)院工程基建檔案進(jìn)行分析具有重要意義。

一、醫(yī)院工程基建檔案的特點

首先，形成周期長。當(dāng)前我國建設(shè)事業(yè)發(fā)展迅速，建筑高度、規(guī)模、精細(xì)化管理水平要求不斷提升，在醫(yī)院基礎(chǔ)工程建設(shè)中，施工周期較長，因此檔案形成也需要花費大量時間。其次，載體形式多樣。通常來說醫(yī)院工程基礎(chǔ)檔案的載體十分豐富，不僅包括相應(yīng)的設(shè)計圖紙，還有照片、音頻、視頻等，而由于載體的不同，在收集和歸檔上也有一定差異。最后，醫(yī)院工程基建檔案的數(shù)量大，這也是基建工程施工周期長的特點決定的，且當(dāng)前各種先進(jìn)設(shè)備、材料、技術(shù)都被廣泛應(yīng)用到醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)中，參與建設(shè)的主體也越來越多樣化，這也增加了檔案收集、歸檔的難度。

二、醫(yī)院工程基建檔案管理存在的問題

首先，思想意識不夠先進(jìn)，是很多施工單位、檔案人員都普遍存在的問題，重工程、輕檔案的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，檔案管理工作沒有落到實處。其次，施工單位人手緊張，在遞交材料時不夠及時，難以為后續(xù)各項工作的順利開展提供必要保障，而且在巨大的工作壓力面前，如果檔案收集、歸檔工作難以滿足需求，則無法為醫(yī)院工程基建的順利開展提供保障。第三，專業(yè)化的檔案人才缺乏，部分醫(yī)院基建都是由非專業(yè)人才擔(dān)任，沒有經(jīng)歷系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，不管是在思想上還是能力方面都有所欠缺，對自身工作的認(rèn)識不夠充分，增加了醫(yī)院工程基建檔案收集和歸檔的難度。最后，信息化技術(shù)應(yīng)用不足。當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展十分迅速，信息技術(shù)為很多行業(yè)和領(lǐng)域都指明了新的發(fā)展方向，能夠大大提升工作效率。在醫(yī)院工程基建檔案收集歸檔中，部分醫(yī)院沒有完善的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在信息化建設(shè)方面的投入力度不夠，不管是資金還是人員投入都存在著嚴(yán)重不足，大大降低了工作效率，難以為醫(yī)院發(fā)展提供保障。

三、醫(yī)院工程基建檔案收集歸檔問題的解決對策

（一）提升歸檔質(zhì)量

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員要轉(zhuǎn)變思想理念，重視工程基建檔案收集、歸檔工作，提升各項工作地位，加大資金、人力資源投入力度，為其提供必要的物質(zhì)保障。首先，不管是領(lǐng)導(dǎo)人員還是基層工作人員都要在崗位中不斷學(xué)習(xí)并提升自我，轉(zhuǎn)變“重基建、輕檔案”的思想理念，主動學(xué)習(xí)相應(yīng)的政策，嚴(yán)格按照規(guī)章制度中的要求開展工作。其次，落實“三同步”的方針，要保證工程建設(shè)的實施環(huán)節(jié)和資料的積累同步，工程竣工驗收和材料、圖紙?zhí)峤或炇胀?，基建項目開工啟動和基建檔案建設(shè)同步。最后，要貫徹落實全過程基建檔案管理原則，切實做到事前、事中、事后管理，提升管理水平。

（二）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)

部分人員專業(yè)能力不強、綜合素質(zhì)低下是醫(yī)院工程基建檔案收集歸檔工作難以順利開展的主要原因，為了提升工作效率，醫(yī)院要定期對有關(guān)人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，要根據(jù)國家檔案局、國家計委出臺的相關(guān)政策，提升培訓(xùn)的針對性。要從專業(yè)能力、思想意識、職業(yè)態(tài)度等多個方面完成轉(zhuǎn)變，檔案人員要具備能夠從工程各階段收集數(shù)據(jù)信息的能力，并對其進(jìn)行整理、歸納和分析。

（三）嚴(yán)格把控竣工資料驗收關(guān)卡

在醫(yī)院竣工驗收前期，要對照檔案管理的辦法和要求，對竣工資料進(jìn)行全面審查，如果存在著字跡模糊、書寫不規(guī)范、資料不齊全等任何問題，都要及時向上級部門進(jìn)行反饋；要避免對關(guān)鍵檔案資料進(jìn)行隨意涂畫和修改，一旦出現(xiàn)問題，要及時找到相關(guān)單位進(jìn)行追責(zé)。在驗收工作完成后，要由專門的管理部門對其進(jìn)行確認(rèn)簽字，保證工程驗收各個階段的檔案資料沒有問題。

（四）應(yīng)用信息化管理模式

當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，先進(jìn)技術(shù)在很多行業(yè)和領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，并取得了不錯成效，醫(yī)院基建檔案包含的內(nèi)容廣泛，十分復(fù)雜，將信息化技術(shù)應(yīng)用其中，可以大大提升檔案收集和歸檔水平，減輕檔案人員工作負(fù)擔(dān)。醫(yī)院要加大資金投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備專業(yè)化的計算機，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案掃描錄入后，儲存到電子系統(tǒng)中進(jìn)行管理。這樣一來能夠按照歸檔時間、文件名稱等，對其進(jìn)行分類和儲存，可以有效提升工作效率，也便于各部門之間進(jìn)行查閱，提升了工程基建檔案利用率。

（五）完善管理制度體系

完善的規(guī)章制度能夠?qū)Ω黜椥袨檫M(jìn)行約束，從而合理規(guī)范檔案管理行為，保證工程基建檔案的科學(xué)合理。首先，對檔案收集、歸檔的責(zé)任管理，貫徹落實責(zé)任制度，加強施工方、監(jiān)理方、建設(shè)方等各部門之間的聯(lián)系，確保能夠統(tǒng)一協(xié)調(diào)開展工作。其次，落實動態(tài)化跟蹤管理制度體系，由于工程基建檔案涉及的部門和檔案種類多，很容易造成遺漏，可以定期開展工作例會，加強在工作上的交流和聯(lián)系，要能夠及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題和漏洞，遵循精細(xì)化管理原則，為剛踏入崗位的員工提供學(xué)習(xí)機會。

四、結(jié)語

總而言之，醫(yī)院工程基建檔案形成周期長、種類多樣，涵蓋的內(nèi)容十分廣泛，不管是在收集還是歸檔中，都需要嚴(yán)格注意。在信息化時代背景下，要轉(zhuǎn)變思想理念，應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，制定針對性的管理對策，提升醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造良好條件。