朱廣慧 哈巴河縣人民醫(yī)院

一個醫(yī)院的綜合水平是體現(xiàn)在多個方面的，其中就包括醫(yī)院內(nèi)部對醫(yī)院設(shè)備檔案的管理。但是現(xiàn)在的大部分醫(yī)院都不重視設(shè)備檔案的管理，這就使得整體上管理意識薄弱、管理資金存在不足、制度存在缺陷等問題。不過已經(jīng)有醫(yī)院管理層開始注重對醫(yī)院設(shè)備檔案管理的問題，醫(yī)院也在這方面引進(jìn)相關(guān)的人才，這就使得對于醫(yī)院設(shè)備檔案如何實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理需要一定的理論支撐和指導(dǎo)，本文就是基于現(xiàn)實(shí)提出一些理論，并且從實(shí)際問題著手分析如何解決。

一、醫(yī)院設(shè)備檔案管理的任務(wù)和內(nèi)容

檔案管理就是要將相關(guān)信息資料進(jìn)行收集、歸納、統(tǒng)計、分析、保存以及利用。而醫(yī)院設(shè)備檔案管理的任務(wù)則是要在能夠科學(xué)保管檔案資料的基礎(chǔ)之上提高醫(yī)院設(shè)備利用的有效性，使醫(yī)院的工作人員在使用醫(yī)療設(shè)備或者為醫(yī)院設(shè)備進(jìn)行維修和更新的時候能夠掌握靠譜的技術(shù)資料[1]。醫(yī)院的檔案資料構(gòu)成非常復(fù)雜，包含了籌購資料、技術(shù)資料、報廢審批等內(nèi)容，這就要求醫(yī)院設(shè)備檔案的管理人員在工作時要將這些復(fù)雜的資料及時進(jìn)行存檔并且定期更新或者檢補(bǔ)檔案資料信息。醫(yī)院的工作極為繁雜而且又事關(guān)生命健康，這就需要醫(yī)院工作人員在進(jìn)行本職工作時如果需要調(diào)用檔案資料就要迅速及時完成，因此滿足醫(yī)院工作人員調(diào)用檔案資料也是醫(yī)院設(shè)備檔案管理的主要任務(wù)之一。在充分了解了醫(yī)院設(shè)備檔案管理的任務(wù)及其內(nèi)容之后才能夠明白如何將設(shè)備檔案管理規(guī)范化。

二、采集醫(yī)院設(shè)備發(fā)展趨勢、產(chǎn)品變化等信息

如今醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展速度令人驚嘆，醫(yī)院設(shè)備更新?lián)Q代的速度也越來越快，而且現(xiàn)在的醫(yī)療儀器都開始往高精尖的方向發(fā)展，這就給醫(yī)院設(shè)備檔案管理人員提出了一個工作要求：及時跟進(jìn)醫(yī)院設(shè)備的發(fā)展趨勢以及產(chǎn)品變化等種種信息。而且要把這當(dāng)成是一項定期工作來對待。設(shè)備檔案管理人員不僅要將現(xiàn)有的資料保管好，而且對于國內(nèi)外的與產(chǎn)品有關(guān)聯(lián)的信息也要多加留心，將有用的信息進(jìn)行抄錄、歸納和保存。比如一些重大醫(yī)療會議的資料、相關(guān)報刊、雜志，醫(yī)療設(shè)備展銷會呈現(xiàn)的信息、廠商關(guān)于技術(shù)更新的資料等，這些都是管理人員需要及時跟進(jìn)了解的時候而且還要做到分析歸納、建立檢索目錄，然后將其保存在固定的檔案框架里，這樣能方便他人查閱的同時還可以為日后醫(yī)院想要更新設(shè)備、購買設(shè)備提供一定的依據(jù)。

三、建立設(shè)備檔案要全面、系統(tǒng)以及規(guī)范

檢閱一份檔案是否具有足夠的價值的條件之一就是要看這份檔案是否完整，所以為了保證檔案具有完整性，我們既要留意普遍性資料也要對技術(shù)性的資料多加留心。比如在醫(yī)院決定購買進(jìn)一批設(shè)備時，管理人員既要收集完整的與設(shè)備相關(guān)的資料又要通過國際國內(nèi)各個展銷會所呈現(xiàn)出的信息進(jìn)行對比。購買進(jìn)醫(yī)療設(shè)備往往要經(jīng)過幾個重要流程如設(shè)備論證、開箱檢驗、設(shè)備試用等，在這些過程中需要檔案資料具有完整性才能萬無一失完成設(shè)備驗收的全部過程，如果在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)檔案資料缺失的狀況那么管理人員就要及時地進(jìn)行檢索，這一點(diǎn)關(guān)乎到設(shè)備適用所以非常重要[2]。當(dāng)醫(yī)院收到設(shè)備之后，檔案管理人員和技術(shù)人員應(yīng)該都要出現(xiàn)在現(xiàn)場，管理人員要記錄好廠家發(fā)送過來的設(shè)備信息并且做好驗收報告，然后將維修單、購買合同、使用說明書、技術(shù)說明書等一并歸檔進(jìn)行管理。將每一類設(shè)備的全部收集完整之后就要馬上開始進(jìn)行目錄的編排，并且收入到案卷里。其中比較麻煩的就是將不同種類的設(shè)備進(jìn)行編碼檢索了，這需要醫(yī)院提供擁有專業(yè)的統(tǒng)計分析知識的人才來完成。

四、建立管理制度

對于醫(yī)院設(shè)備，在滿足醫(yī)院的正常需要之外，最重要的就是對這些設(shè)備進(jìn)行維護(hù)以及保養(yǎng)，所以對于醫(yī)院設(shè)備檔案的管理要有一套嚴(yán)格的規(guī)章制度與之相匹配。比如某個部門要使用到某個醫(yī)療設(shè)備時就要填寫登記表，然后才可以交給使用的部門。而且對于登記簿要定期檢查，這樣才可以將責(zé)任落實(shí)到具體部門身上，防止出現(xiàn)責(zé)任無人擔(dān)當(dāng)?shù)那闆r。如果有醫(yī)院職工或者部門需要查閱檔案資料則一定要進(jìn)行借閱登錄并且進(jìn)行簽字，還要建立相應(yīng)的追查丟失責(zé)任制度。醫(yī)院的人才流動是常有的事，所以要多加留意如果有人才進(jìn)行調(diào)動時要查詢其是否有過借閱的記錄，如若有則要及時追回進(jìn)行重新登記。

五、充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息優(yōu)勢

當(dāng)今是互聯(lián)網(wǎng)時代，互聯(lián)網(wǎng)對于資料信息的管理有著傳統(tǒng)手段不可比擬的快捷、方便以及有效性，所以醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作人員還要注重將計算機(jī)運(yùn)用到日常工作當(dāng)中去。計算機(jī)一大優(yōu)勢就是體現(xiàn)在檢索、統(tǒng)計以及數(shù)據(jù)分析的高效性上面，所以檔案管理人員可以將檔案資料單獨(dú)制作成一份電子檔案上傳到醫(yī)院存檔保存下來，既能方便管理還可以方便他人查閱。

六、總結(jié)語

現(xiàn)階段的醫(yī)院都已經(jīng)有了培養(yǎng)專業(yè)的設(shè)備檔案管理人才的意識，所以可以肯定的是在未來醫(yī)院設(shè)備檔案管理一定會往更科學(xué)和規(guī)范化的道路發(fā)展，不過人才的培養(yǎng)不是立竿見影的事，所以在現(xiàn)階段還是需要一定的規(guī)章制度形成根本保障，這樣才能切實(shí)完成檔案管理規(guī)范化。