呂靜靜 鄒平市好生街道審計所

審計檔案主要指的是審計機關(guān)在進行項目審計過程中所產(chǎn)生的成果材料，包括文字、圖表等信息，審計工作的進步和發(fā)展與審計檔案的管理程度是息息相關(guān)的，促進審計檔案管理的信息化是非常有必要的。審計部門每年需要經(jīng)手大量檔案資料，這些檔案資料有著十分重要的作用，不僅記載了國家財政財務(wù)收支審計的實際情況，而且也能為今后審計項目的開展提供借鑒和參考。審計業(yè)務(wù)的工作量每年都在增加，與此同時審計檔案數(shù)量同樣在不斷增長，所以促進審計檔案的信息化管理是審計工作需要及時開展的重要工作。

一、審計檔案管理的現(xiàn)存問題

對于當(dāng)前審計檔案管理工作問題的闡述，以下將根據(jù)兩種不同方式進行闡述，第一種是采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的問題，第二種是電子檔案管理的問題。

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)審計檔案管理的問題

首先，傳統(tǒng)檔案是以紙質(zhì)為載體，但是紙質(zhì)資料的保存比較嚴(yán)格，受所處環(huán)境的影響會發(fā)生變化，比如高溫、高濕或強光等都會造成紙張的氧化，在較長時間的放置下，紙張中的字跡也會出現(xiàn)模糊或者擴散等不同程度的變化。因紙張的易損性，為檔案管理和借閱工作帶來了較大的難度；其次，紙質(zhì)檔案的保存需要一定的空間，再加上檔案信息資料的逐年增加，更是為檔案保存帶來了難題，一般檔案存放空間需要單獨一間或者幾間房建，不僅查找借閱十分不便，而且管理也比較麻煩；再次，紙質(zhì)檔案若被人借閱使用，那么在這一時間段內(nèi)其他人便不能再借閱，所以紙質(zhì)檔案信息資源共享的能力是不具備的；最后，傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作內(nèi)容僅僅是保管，檔案管理人員可為需要借閱檔案的人員提供人工查閱，但是這種檢索方式比較麻煩，且效率極低，檔案的信息服務(wù)功能得不到充分的體現(xiàn)，所以很多檔案資料沒有發(fā)揮出最大的價值。

（二）電子審計檔案管理的問題

電子檔案管理是利用AO-OA 交互上傳的方式，將檔案信息傳輸?shù)絆A 系統(tǒng)中。對于電子審計檔案管理的問題，主要體現(xiàn)在以下方面：首先，已經(jīng)歸檔的審計項目數(shù)量和實際數(shù)量不相符，出現(xiàn)這一問題的原因是項目資料沒有完成統(tǒng)一上傳；其次，檔案資料不完整。這一問題出現(xiàn)的原因是檔案紙質(zhì)審計成果、證據(jù)資料等不能上傳到系統(tǒng)中進行保存，同時審核監(jiān)督過程中負(fù)責(zé)主審的人員，沒有將審計組成員上交的資料及時匯總便打包上傳到系統(tǒng)；最后，審計檔案的查閱功能存在限制。系統(tǒng)功能不健全使得檔案資料上傳以后，只能由同項目組的人員進行查閱，而其他人員沒有查閱的權(quán)限。

二、審計檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計

審計檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，能夠讓審計檔案管理的效率和質(zhì)量在一定程度上得以提升，進而促進審計信息化水平的增強。本次研究設(shè)計是以結(jié)構(gòu)化的方式，在B/S 結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上建立的審計檔案管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)能夠同時具備檢索處理、借閱處理、建檔、檔案管理、系統(tǒng)管理等多項功能，充分體現(xiàn)了電子化和網(wǎng)絡(luò)化的特征，對檔案信息管理工作能夠在較大程度上進行滿足。應(yīng)用該系統(tǒng)以后，傳統(tǒng)審計檔案管理的問題便迎刃而解，同時還有效提升了審計檔案管理效率，讓檔案的作用和價值得到了最大化的體現(xiàn)。

審計檔案管理信息系統(tǒng)由五個模塊組成，分別為管理檔案、系統(tǒng)管理、檢索處理、借閱處理、創(chuàng)建檔案。檢索檔案分為檔案檢索、查看檔案基本信息，作用是幫助借閱人對己入庫的檔案更加便捷的查詢；借閱檔案分為合法性審查、涉密借閱處理、借閱，作用是幫助借閱人可以更加方便的借閱已經(jīng)檢索到的檔案資料；創(chuàng)建檔案分為錄入檔案信息、檔案整理、檔案審核、歸檔處理，作用是幫助建檔人建立新檔案；管理檔案分為到期檔案銷毀、檔案信息維護、檔案統(tǒng)計，作用是更好維護檔案信息；系統(tǒng)管理分為用戶管理、日志管理、數(shù)據(jù)備份，作用是幫助管理員更好地維護管理系統(tǒng)。

三、系統(tǒng)實施過程中需解決的問題

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)重視

在單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)對審計檔案管理信息系統(tǒng)進行深入的宣傳，這能夠讓領(lǐng)導(dǎo)者和審計人員從客觀的角度度認(rèn)識管理信息系統(tǒng)，以及建設(shè)系統(tǒng)的迫切性，結(jié)合其他單位成功經(jīng)驗，在單位整體工作內(nèi)容中納入系統(tǒng)建設(shè)相關(guān)內(nèi)容。

（二）形成正確認(rèn)識

信息管理系統(tǒng)對于審計工作來說，作用更多體現(xiàn)在輔助性方面，而不是代替審計人員開展審計工作，讓系統(tǒng)在工作應(yīng)用過程中的阻力能夠得到控制，讓審計管理系統(tǒng)在單位內(nèi)部的推進和應(yīng)用更加順利。

（三）提升審計人員能力，建立專業(yè)隊伍

單位內(nèi)部應(yīng)逐步組建一支高素質(zhì)的審計隊伍，提升審計人員的知識結(jié)構(gòu)和綜合能力，使其能夠在熟練完成審計業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，也能熟知信息技術(shù)、法律、經(jīng)濟管理等相關(guān)的各類專業(yè)知識，讓審計人員逐漸成為一專多能的復(fù)合型人才。除了內(nèi)部培養(yǎng)，也可在社會中吸納更多高素質(zhì)的專業(yè)人才，擴充審計隊伍。負(fù)責(zé)信息技術(shù)工作的人員也應(yīng)當(dāng)同時具備信息技術(shù)和審計常識，知曉最新的審計方法和法律常識，在開展工作的過程中可以更加專業(yè)化。信息技術(shù)人員要在完善系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)上，對審計工作給予更多技術(shù)上的幫助。

（四）統(tǒng)一系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口

審計檔案管理數(shù)據(jù)的獲取是信息系統(tǒng)設(shè)計和創(chuàng)建的重要基礎(chǔ)，只有獲得有效的檔案數(shù)據(jù)信息，才能讓信息系統(tǒng)的功能更好地發(fā)揮出來。為讓電子數(shù)據(jù)具備透明性的特點，審計檔案管理信息系統(tǒng)要具備數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)換接口，此接口要和系統(tǒng)相符合，審計人員可以將原來數(shù)據(jù)采集、轉(zhuǎn)換、清洗的工作重點，轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)分析、挖掘和審計。

（五）建立數(shù)據(jù)傳輸機制

審計檔案管理信息系統(tǒng)功能和作用的發(fā)揮，需要在外部獲得更加充分地審計數(shù)據(jù)，結(jié)合審計特點，我們需要按照正確獲取審計數(shù)據(jù)的方法開展相應(yīng)工作，同時在單位內(nèi)部制定審計數(shù)據(jù)獲取的考核機制，讓審計系統(tǒng)的安全性能夠進一步提升，促進其功能的有效發(fā)揮。