尹承梅 山東省泰安市新泰市交通運輸局

隨著我國信息時代的到來和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)當前信息技術(shù)發(fā)展的需要，因此檔案管理信息化亟須進行。對檔案進行良好的管理并加以利用是促進我國社會發(fā)展的一個重要因素。當前，檔案信息化是檔案管理未來的發(fā)展方向，是實現(xiàn)我國信息工程的重要戰(zhàn)略。檔案信息化管理必須緊跟信息技術(shù)創(chuàng)新的步伐，不斷創(chuàng)新檔案信息化管理方式，從而更好地實現(xiàn)檔案的信息化管理。

一、交通檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理理念滯后

一方面檔案管理人員自身對檔案信息管理的認識不高，不能及時提供管理決策，導致檔案信息管理中大數(shù)據(jù)的時效性失效。另一方面由于檔案信息化管理理念落后，資金投入不足，檔案信息管理未能得到管理部門的重視，忽視了檔案信息管理的內(nèi)部建設(shè)，缺乏資金來引進先進的設(shè)施推進檔案信息管理，阻礙了檔案管理價值的發(fā)揮，阻礙了檔案信息化管理工作的進展。

（二）數(shù)字化檔案應(yīng)用便利與安全隱患并存

檔案數(shù)字化作為一種新的技術(shù)管理手段，還處于探索階段，但此前已做了許多工作，就是把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成圖片保存?？萍紮n案建設(shè)要走向數(shù)字化和建立數(shù)據(jù)庫，并利用第三方提供的云服務(wù)，還有待政府的支持和企事業(yè)單位的努力。科技檔案數(shù)字化建設(shè)必定給我們帶來方便和快捷，為工程維護管理提供最優(yōu)質(zhì)服務(wù)，但也存在安全隱患，需要通過技術(shù)手段和制度約束消除隱患。在做好檔案安全防護之外，針對涉及機密的文件，按分級原則必須由專人負責加強管理。同時，相關(guān)的行政檔案管理部門還要對檔案安全進行定期和不定期檢查，避免檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫被攻擊，防止機密信息數(shù)據(jù)泄漏或數(shù)據(jù)庫遭受破壞。

（三）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高

信息化檔案管理的建設(shè)離不開專業(yè)人員的參與，由于信息化檔案管理并不是一個熱門專業(yè)，因此很多的單位和部門都面臨的一個共同問題就是專業(yè)的檔案管理人才的缺乏，一些單位的管理人員一般是即將退休的工作人員或者是其他部門的工作人員兼職，其技術(shù)水平有限，并未接受過專業(yè)機構(gòu)的訓練。部分單位的檔案管理人員即使經(jīng)歷過簡單的技術(shù)培訓，但也較為淺顯并未涉及信息化方面的技術(shù)手段，無法保證其設(shè)備操作的規(guī)范性，從而制約了信息化檔案管理的開展。

二、交通檔案管理創(chuàng)新措施

（一）利用大數(shù)據(jù)推動檔案信息化開發(fā)步伐

檔案管理信息化程度的增加有利于提高檔案管理的工作效率，通過使用大數(shù)據(jù)推動檔案信息的發(fā)展，促進建立大數(shù)據(jù)的檔案信息管理平臺，提高檔案信息化的程度，提高檔案信息管理，擴大檔案信息管理的方法，創(chuàng)新檔案信息管理模式，建立一個快速、方便、安全的檔案信息管理環(huán)境。推動檔案信息化的開發(fā)步伐還有利于提高檔案管理人員的技術(shù)水平和工作動力，方便管理人員提升自我水平，為檔案信息化管理水平提升新的臺階。檔案管理部門應(yīng)該在實踐中不斷改善檔案管理模式，制定適合自身的檔案信息化建設(shè)標準，同時，相關(guān)企事業(yè)單位，尤其是政府部門應(yīng)加強對檔案信息管理發(fā)展的財政支持，重視檔案信息管理的發(fā)展，實現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的深度融合，建立全面有效的信息管理系統(tǒng)，促進檔案信息化管理工作的高效率、高質(zhì)量，加快檔案管理的信息化進程。

（二）加大工程檔案信息化管理的投資

施工企業(yè)及監(jiān)管部門在日常的運轉(zhuǎn)過程中，就應(yīng)當加大工程檔案信息化管理方面的投資，通過聘請具備計算機專業(yè)技術(shù)的工作人員，構(gòu)建一個專屬工程建設(shè)的檔案數(shù)據(jù)庫。另外，通過購進全新的計算機設(shè)備或者相關(guān)的辦公軟件來完成相關(guān)文件的存取。通過加強這方面的投資，構(gòu)建一個存取都具備一定便捷性的數(shù)據(jù)庫。此外，施工企業(yè)也需要加強對服務(wù)器的建設(shè)，該服務(wù)器主要服務(wù)于工程中的各參建方，當各參建單位產(chǎn)生信息或者數(shù)據(jù)時，可以通過該服務(wù)器直接上傳相關(guān)文件，并且共享于其他參建方，保障所有信息都能透明。施工企業(yè)還要加強對掃描儀等配置的優(yōu)化，改善傳統(tǒng)的信息收集、整合模式，通過各種電子設(shè)備完成對施工現(xiàn)場數(shù)據(jù)的采集與儲存工作。

（三）加強檔案管理人員隊伍建設(shè)

首先要加強檔案管理人員的學習和培訓，通過集中學習、網(wǎng)上自學、專家講座等多種形式，學習檔案管理、施工設(shè)計、財務(wù)管理、成本控制等相關(guān)的理論知識和檔案管理的實踐經(jīng)驗，提高工作人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，并定期進行考核，考核結(jié)果和量化考核的績效相關(guān)聯(lián)，調(diào)動檔案管理人員的積極性，促使他們不斷提高專業(yè)水平。多為他們提供外出參觀培訓的機會，加強不同單位之間的溝通交流，取長補短，運用于自己單位的檔案管理實踐。實行獎勵激勵制度，對工作認真、貢獻突出的檔案管理人員給予鼓勵和獎勵，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。在可能的情況下，聘請業(yè)內(nèi)知名人士開展咨詢服務(wù)，促進檔案管理人員隊伍建設(shè)。

三、結(jié)束語

交通工程檔案管理工作對工程項目具有重要的意義，是交通監(jiān)管部門指導施工企業(yè)加強管理的重要內(nèi)容，工程檔案不僅是工程施工過程的真實反映，更是工程竣工后后續(xù)工作的依據(jù)和參考。工程檔案的管理工作是一項艱辛而復(fù)雜的工作，需要常抓不懈，需要齊心合力，才能做得更好。