劉懿 四川省綿陽市中心醫(yī)院

時代的進步，孕育了新的技術(shù)和新的理念，不斷完善著行業(yè)發(fā)展的路徑。信息技術(shù)的到來，給醫(yī)院人事檔案管理帶來了新動力，必將推動醫(yī)院人事檔案管理向前發(fā)展，展現(xiàn)出信息化管理的巨大優(yōu)越性，最大限度地防止傳統(tǒng)人事檔案管理中的風險隱患，切實提高人事檔案管理效率。

一、新形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設的概述

醫(yī)院人事管理工作的重點內(nèi)容就是檔案管理。醫(yī)院的信息化建設有效緩解了人事檔案管理的緊張需要，醫(yī)院通過以下途徑來實現(xiàn)管理的信息化：用電子檔案代替紙質(zhì)檔案，即利用當前醫(yī)院檔案管理部門以及整個醫(yī)院信息系統(tǒng)，對醫(yī)院的人事檔案進行有效的整理，系統(tǒng)地對人事檔案進行管理，方便于日常使用和未來檢索、查找、傳遞。這其實也是一個大數(shù)據(jù)庫，將大家的信息數(shù)字化，這樣人事管理的信息不僅易于收集，還能有效地保存和管理；而且還可以進行統(tǒng)一管理，在需要信息時，直接傳輸或者共享，信息交流速度和準確性極大提高；利用信息技術(shù)轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的存儲方式，例如將數(shù)據(jù)上傳云端，利用虛擬空間實現(xiàn)人事檔案資源管理，不僅可減少檔案實際空間的占用，也確保了其在安全環(huán)境下的重復利用，從而控制醫(yī)院檔案管理的成本投入；從檔案中挖掘數(shù)據(jù)資源，形成數(shù)據(jù)分析模型，并運用到人事決策、預測、管理中來，挖掘檔案資源的應用價值。然而，目前醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設存在的一些問題值得關(guān)注。一是缺乏合理建設。在內(nèi)部人事信息化管理方面，大多數(shù)醫(yī)院都沒有進行合理的規(guī)劃與系統(tǒng)的安排，或者管理人員不專業(yè)，使得人事管理信息化出現(xiàn)片面化的缺點，這樣的漫無目的地信息化管理是不利于人事管理信息化發(fā)展的。二是缺乏足夠重視。在醫(yī)院的發(fā)展建設中，相較于醫(yī)療衛(wèi)生工作，人事檔案管理工作處于從屬地位，醫(yī)院在資源配置中必然會有所偏向，將更多的資源投入到醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生服務水平的提升上，客觀上造成人事檔案信息化建設在資金、人才、技術(shù)這三個關(guān)鍵因素上的缺失，信息化建設工作難以落到實處。三是缺乏統(tǒng)一的標準要求。信息化環(huán)境下，統(tǒng)一化、標準化的信息內(nèi)容才能夠保證信息的錄入、傳輸、調(diào)用。然而，目前醫(yī)院在檔案管理中缺乏統(tǒng)一認識，缺乏嚴格的檔案標準，使得導致人事檔案管理在工作運行中出現(xiàn)了矛盾，這直接導致檔案信息傳遞受到了阻礙，信息的分享性和利用度降低。四是缺乏專業(yè)性人才。由于醫(yī)院管理層對人事檔案重視程度不高，在人力資源安排上也相對隨意，往往將一些年齡偏大、工作方法陳舊的工作人員長期安排在崗位上，這些人對于信息化檔案管理的適應性不強，缺乏主動參與信息化建設的動力，從而影響了人事檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的融合[1]。

二、新形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設的必要性

（一）醫(yī)院人事檔案管理信息化建設是適應新時代的必然趨勢

在市場經(jīng)濟發(fā)展中，醫(yī)院會面臨一些嚴峻挑戰(zhàn)，人才對其發(fā)展起著重要作用，合理利用人事檔案管理來合理規(guī)劃醫(yī)院內(nèi)部的人才資源，將人力資源的利用做到最大化，充分地利用醫(yī)院人才，為醫(yī)院提高自我競爭力提供支撐服務。信息時代的到來，使得全社會各方面的信息都計入互聯(lián)網(wǎng)，信息化已經(jīng)成為時代發(fā)展的重要標志，醫(yī)院只有緊隨時代腳步，將信息化做到最優(yōu)，才能夠提升自己的市場價值，樹立良好品牌形象。因此醫(yī)院人事檔案資源的有效開發(fā)應用就在于醫(yī)院能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息的信息化建設發(fā)展[2]。

（二）醫(yī)院人事檔案管理信息化建設是解決傳統(tǒng)問題的發(fā)必由之路

以本地為例，為了滿足群眾日益增長的健康需求，各大醫(yī)院規(guī)模不斷擴張，臨床學科體系建設會不斷發(fā)展，規(guī)模會迅速倍增，個別三甲醫(yī)院人事檔案管理人員已經(jīng)無法滿足當前人事檔案管理的需要，傳統(tǒng)的檔案存放、目錄整理、查找檢索、傳閱傳遞、復印使用等工作耗費大量人工，外包已成權(quán)宜之計，雖然一定程度上緩解了整理檔案資料的矛盾，但是其專業(yè)性讓人擔憂，同時也相應花費不少財力。

（三）醫(yī)院人事檔案管理信息化建設是服務醫(yī)院發(fā)展的現(xiàn)實需要

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，各項專業(yè)技術(shù)檔案分類越來越多，如人才引進、人員招聘、職稱評聘、崗位聘用、獎勵懲處、辭職離崗等相關(guān)內(nèi)容信息量大、形式多樣、內(nèi)容繁雜，人工管理已經(jīng)不能完全適應需要，容易造成一人多檔、缺檔少頁、傳遞失誤等問題。各大醫(yī)院多地辦醫(yī)、多方合作等多元發(fā)展的空間布局，客觀上要求人事檔案管理具備從簡從快的分享性，而傳統(tǒng)的人事檔案管理在借閱、傳遞、收集等方面具有天然的局限性，給管理使用帶來極大不便，相應會增加管理成本和使用成本。

三、新形勢下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設路徑

（一）轉(zhuǎn)變管理意識，構(gòu)建人事檔案管理信息化制度

新形勢下管理者應當對信息化檔案工作的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新給予足夠重視，主動學習國內(nèi)外信息化管理經(jīng)驗，樹立信息化管理理念，從宏觀層面推動醫(yī)院內(nèi)部管理制度的調(diào)整與優(yōu)化，以便充分適應信息時代對醫(yī)院人力資源管理提出的新要求。檔案管理制度建設是各項工作有序進行的保障，醫(yī)院應以國家相關(guān)政策為指導，從制度上做出安排，確保各項資源的合理投入，利用已經(jīng)存在的信息系統(tǒng)平臺構(gòu)建科學發(fā)展規(guī)劃，從長期、短期等多個方面來促進信息化發(fā)展；在落實相關(guān)規(guī)定時，管理者要對當前醫(yī)院發(fā)展趨勢進行探究，深入探討信息化人事檔案管理，了解其特征，將信息化人事檔案管理執(zhí)行起來，挖掘有用信息；提高信息安全管理意識，熟知信息化管理的制度要求，對醫(yī)院檔案管理做出規(guī)定，并保證信息的安全、隱秘，以及利用的合理性。

（二）加強醫(yī)院人事檔案信息化管理的隊伍建設為人事檔案信息化建設工作的開展提供強有力的人才保障

醫(yī)院要加強對人事檔案隊伍的建設，首先要選派政治素質(zhì)高、業(yè)務能力強、責任心強的檔案專業(yè)人員從事人事檔案管理工作，同時重點引進配備計算機專業(yè)的人員充實到醫(yī)院人事檔案管理工作中，并通過多種途徑加強對從事檔案管理人員有關(guān)檔案管理專業(yè)知識業(yè)務培訓和信息化專業(yè)知識培訓，使他們成為既懂檔案專業(yè)知識又懂計算機信息化管理知識，并具有較強的綜合網(wǎng)絡技術(shù)和管理能力的復合型人才[3]。

（三）增加資源投入，提高信息化人事檔案的利用效率

醫(yī)院應從軟硬件兩個層面入手，打造全方位、立體化的檔案管理模式，以實現(xiàn)對人事檔案的高效、安全管理，提高檔案資源的利用效率。目前，相關(guān)部門頒布的《全國檔案系統(tǒng)信息化建設實施綱要》對于醫(yī)院的人事檔案信息化管理做出了明確指導，醫(yī)院應結(jié)合《綱要》內(nèi)容，開列硬件采購清單，為人事檔案的信息化轉(zhuǎn)型奠定堅實的物質(zhì)基礎；醫(yī)院應根據(jù)全面性與動態(tài)性原則，完善軟件系統(tǒng)，結(jié)合醫(yī)院員工管理構(gòu)建系統(tǒng)功能，形成一系列數(shù)據(jù)信息，并將這些信息納入檔案管理。在檔案管理中，對個人的品質(zhì)、思想覺悟、經(jīng)歷以及業(yè)務專業(yè)能力進行探究整合，形成更系統(tǒng)的檔案資源。此外，管理者還應通過分析數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性，將人事檔案作為醫(yī)護人員職業(yè)素養(yǎng)評價的重要標準，根據(jù)大數(shù)據(jù)分析，組織醫(yī)護人員進行衛(wèi)生技術(shù)考核，形成醫(yī)德醫(yī)風檔案等等，依靠信息化人事檔案打造高素質(zhì)的醫(yī)療衛(wèi)生服務隊伍[3]。

（四）實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息系統(tǒng)的有效維護

人事檔案管理特別要注意的就是信息的安全，所以醫(yī)院在建設信息化人事檔案管理系統(tǒng)時，要注意對人事信息的保密。要確保以及肯定人事檔案中的相關(guān)信息不會發(fā)生泄露的問題，或者出現(xiàn)各種安全隱患的問題。人事檔案信息系統(tǒng)的安裝需要專業(yè)人員來操作，但同時操作人員還要具有誠信的品質(zhì)，具備保密資質(zhì)，保證信息安全，不發(fā)生往外面泄露的問題。此外，醫(yī)院還應該建立網(wǎng)絡信息安全系統(tǒng)，提升安全防護技術(shù)水平[5]。

四、結(jié)語

總之，醫(yī)院人事檔案管理信息化已經(jīng)是新時代對其發(fā)展的必然要求，也是醫(yī)院自我發(fā)展的必經(jīng)之路，這關(guān)系著醫(yī)院能否成功從傳統(tǒng)意義的醫(yī)院轉(zhuǎn)型為新時代醫(yī)院。醫(yī)院的人事檔案管理信息化的發(fā)展能夠優(yōu)化檔案管理，使得醫(yī)院成功轉(zhuǎn)型，促進醫(yī)院在未來的發(fā)展，解決由于檔案管理復雜的原因產(chǎn)生的就醫(yī)難的問題。同時，信息化社會也帶動了醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展，促進了醫(yī)院檔案管理的信息化，創(chuàng)新了檔案管理的方法和手段。在目前的環(huán)境中，醫(yī)院只有創(chuàng)設屬于自己的人事檔案管理信息化，才能將人事管理做好，最大限度的利用人事檔案管理資源，使得人事檔案管理發(fā)揮其作用。