董鍇 河北省藥品職業(yè)化檢查員總隊

檔案是一個人學歷，經歷等的證明，是至關重要的。隨著事業(yè)單位的改革，單位內部和外部環(huán)境都發(fā)生了相應的變化，而檔案管理也隨之出現了多樣化的改變。將檔案管理進行信息化管理是必然的趨勢，其對提高檔案管理的質量和效率具有重要的意義。

一、構建信息化檔案的迫切性

以往的事業(yè)單位管理檔案都是采用的紙質資料的方式，在查找上較為麻煩。通過檔案信息化以后，將資料數字化，通過計算機進行管理，不僅提高了效率，降低了差錯率，在需要查找時，也能快速找出。拓展了檔案管理的信息類型及提高了獲取的能力。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案人員的信息化水平低

由于以往的檔案管理都是通過紙質的方式，很多檔案管理人員對電腦相關的技術并不了解，且缺乏相關的培訓，使得檔案人員的信息化水平較低，且整體的人員組成老化，接受新鮮事物的速度較慢，甚至持有消極或者抵觸情緒，不利于檔案信息化工作進程的開展。

（二）工作制度不完善

以往在檔案數量較少時，傳統(tǒng)的檔案模式還能正常運行，但是隨著檔案的不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端越來越明顯，已經不能完全滿足發(fā)展的需要，管理的漏洞也不斷的出現。當相關部門已經意識到問題所在，并引入信息化進行調整時，有關的條例制度并沒有及時進行變更，在一定程度上限制了信息化技術的發(fā)展，使其過于形式化。

（三）檔案信息作用不明顯

檔案資料的作用包括有信息的存檔，后期的查找以及為決策提供參考依據。但是，由于很多檔案需要進行保密處理，不能進行信息化，所以檔案信息化使用頻率少。

三、提升事業(yè)單位檔案信息化建設的方法

（一）建設管理規(guī)范

因事業(yè)單位的特殊性，會不可避免的涉及相關的法律法規(guī)和條例。因此，檔案的管理必須是建立在滿足法律條例要求的基礎上并落實相關準則。為了確保管理過程的規(guī)范化，需要對管理人員及管理的方式進行規(guī)范。同時，相關部門要做好監(jiān)督，根據管理的流程制定相關的措施，確保責任明確，細化到每個崗位，提高人員的責任感和參與度。最后，還有根據檔案信息的性質和特點進行體系建設，按照類別將檔案進行歸類，這也便于后期檔案的查找和取出。

（二）加強培訓

目前，各事業(yè)單位檔案管理人員的能力參差不齊，需要根據員工的實際情況和檔案管理的需要來開展各種不同的培訓，并讓員工積極參加。以往的管理檔案的人員大多由于沒有與時俱進學習新的知識，跟不上時代發(fā)展的腳步，很多人不會使用電腦或者電腦水平停留在初級階段，而大部分的檔案管理都需要人工操作進行數據導入，對數據的統(tǒng)計分析能力是必不可少的。因此，在內容的培訓上，要抓住重難點，加入計算機使用的培訓，目的在于讓員工能夠便捷式的工作，能夠滿足工作需要。

（三）樹立檔案管理的現代化發(fā)展意識

各行各業(yè)要持續(xù)發(fā)展都要具有發(fā)展的眼光，事業(yè)單位的檔案管理也一樣。事業(yè)單位應當采取相關的措施，加強檔案管理人員思想上的進步，使得管理人員能夠具備發(fā)展的思想意識，不斷提升自我，積極進取。

（四）完善檔案管理基礎設施

檔案管理不僅需要管理方式，管理人員的改進，還要基礎設施等硬件條件的優(yōu)化，才能使效益最大化。要提升信息化水平，必不可少的就是辦公設備，事業(yè)單位應當要增加對設備的資金投入。事業(yè)單位要在計算機的基礎上，對檔案信息進行有效的整理和分析，歸檔。且其自帶的檢索功能更是簡單高效的能查找到對應的檔案信息。事業(yè)單位應當逐步由紙質向電子化檔案邁進，確保信息的完整性。

（五）強化檔案信息數據的安全性

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子化檔案雖然在速度和效率上有很大的優(yōu)勢，但是其對電腦的依賴性也很強。在檔案管理中，要確保對資料的保護，避免因為設備出現的故障導致資料的損毀和不可修復性。同時，也要盡量避免這種情況的出現，做好對設備運行情況的監(jiān)測和調試。

（六）構建專業(yè)化的網站

檔案管理工作在信息化進程中，會涉及信息化系統(tǒng)和專業(yè)化的網站。為了提高檔案管理宗座智能化，從檔案的掃描上傳到下載都將實現一體化服務。而專業(yè)化的網站可以及時為用戶提供相關的信息和資料，極大提高工作效率，使工作質量得到保障。

四、結束語

事業(yè)單位的檔案管理工作要隨著時代的變化做出響應。通過加入信息化元素，可以使檔案工作變得更加的便捷，能直面事業(yè)單位改革中所面臨的挑戰(zhàn)。通過優(yōu)化檔案管理體系，提高工作質量，能讓資源得到合理的應用，為決策的做出提供依據。