李紅偉 吉林省洮南市科技服務(wù)中心

如今我國(guó)正處于時(shí)代發(fā)展的新時(shí)期，為了保障事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，從而更好的應(yīng)對(duì)時(shí)代發(fā)展需求，必須對(duì)傳統(tǒng)且落后的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)更高效率、高質(zhì)量的檔案管理，這對(duì)于事業(yè)單位的長(zhǎng)久發(fā)展有重要作用。

一、電子化在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用問(wèn)題

（一）檔案管理安全問(wèn)題

以往開(kāi)展檔案管理工作多采取紙質(zhì)記錄的方式，這種方式不管在信息數(shù)據(jù)的收集、記錄還是后續(xù)保存方面，都存在極大的缺陷，很容易導(dǎo)致資料的遺漏和確實(shí)，而隨著電子化技術(shù)的應(yīng)用，使得事業(yè)單位檔案資料可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)更加高效的收集和存儲(chǔ)，但是互聯(lián)網(wǎng)具有連通性，因此事業(yè)單位檔案資料在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)連通很容易出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)。在電子檔案資料的收集和整理過(guò)程中，往往會(huì)采取線上平臺(tái)文件傳輸?shù)男问?，然而在文件傳輸過(guò)程中極有可能受到病毒侵害，因此導(dǎo)致電子檔案資料遭受損壞、泄露和丟失[1]，因此給電子化檔案管理的安全性埋下了極大隱患，經(jīng)過(guò)調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位都存在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)受到病毒入侵的問(wèn)題，繼而導(dǎo)致很多事業(yè)單位發(fā)展信息和員工信息被泄露，這也給事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)了一些影響。

（二）檔案管理人員水平不足

在新時(shí)期的時(shí)代發(fā)展背景下，社會(huì)和人民對(duì)事業(yè)單位電子檔案管理要求越來(lái)越高，也因此需要檔案管理人員具備足夠的專業(yè)水平。然而縱觀我國(guó)很多事業(yè)單位檔案資料管理情況來(lái)看，往往并不具備足夠的高素質(zhì)檔案管理人員，不僅基層檔案管理者水平不足，很多事業(yè)單位還存在管理人員素質(zhì)較差的問(wèn)題，因此，事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)亟待提升。與此同時(shí)，很多初入事業(yè)單位就業(yè)的員工并不具備足夠的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，因此在面對(duì)大量檔案資料整理工作時(shí)往往無(wú)法適應(yīng)[2]，所以很難有效提升檔案管理效率和質(zhì)量。除了上述因素之外，我國(guó)很多事業(yè)單位檔案管理部門(mén)都存在人員流動(dòng)性高的問(wèn)題，缺乏長(zhǎng)時(shí)間固定在同一崗位的員工，而新員工無(wú)法第一時(shí)間勝任工作，因此使得電子檔案管理過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)操作問(wèn)題。

（三）檔案管理方式不規(guī)范

如今我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平在不斷提升，使得電子化的管理方式得到了高度推廣，在很多企業(yè)和事業(yè)單位中都發(fā)揮了重要作用，但是與此同時(shí)，很多事業(yè)單位并未就電子檔案管理制定完善的管理制度，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式相比，傳統(tǒng)的管理制度更加嚴(yán)密，主要原因就是一旦紙質(zhì)檔案發(fā)生丟失就會(huì)導(dǎo)致非常麻煩的后果，但是在電子檔案管理過(guò)程中，因?yàn)榭梢噪S時(shí)備份，所以很多管理人員并未對(duì)檔案資料的管理制度進(jìn)行完善，繼而導(dǎo)致電子檔案資料管理過(guò)程中出現(xiàn)遺漏問(wèn)題。

二、電子化在事業(yè)單位檔案管理中的發(fā)展

（一）加強(qiáng)電子檔案管理安全保障

對(duì)于電子化事業(yè)單位檔案管理來(lái)說(shuō)，檔案資料的安全問(wèn)題是最為重點(diǎn)的內(nèi)容，從檔案資料管理人員的角度出發(fā)，要求檔案管理者更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)待檔案資料，避免向外部泄露，同時(shí)還要在事業(yè)單位的檔案管理平臺(tái)建立完善的訪客制度，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)訪客的管理，對(duì)用戶的瀏覽時(shí)間也要加以控制，以此來(lái)保障電子檔案的安全管理和運(yùn)行。此外，還應(yīng)該對(duì)事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備進(jìn)行定期維修和檢查，例如計(jì)算機(jī)等設(shè)備，必須保障其安全平穩(wěn)的運(yùn)行[3]，同時(shí)也要避免使用盜版軟件，以免給硬件設(shè)備的運(yùn)行以及所存儲(chǔ)的檔案資料埋下安全隱患。與此同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該保障能夠定期對(duì)檔案管理人員展開(kāi)培訓(xùn)，保障員工具備足夠的安全管理意識(shí)，從而更加重視電子檔案管理設(shè)備的正常運(yùn)行。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)

在電子檔案管理過(guò)程中，雖然硬件設(shè)備等是非常關(guān)鍵的因素，但是管理人員也是非常重要的影響因素，在事業(yè)單位電子化檔案管理期間，要求管理人員必須掌握足夠的專業(yè)技術(shù)，同時(shí)也要足夠掌握檔案資料管理的所有內(nèi)容，以此來(lái)保障管理工作開(kāi)展過(guò)程中一旦發(fā)生問(wèn)題也能及時(shí)采取措施加以解決。與此同時(shí)，事業(yè)單位在進(jìn)行當(dāng)年資料管理人才的選用時(shí)，還必須對(duì)管理人員的綜合素養(yǎng)等因素充分調(diào)研，保障事業(yè)單位的人才基礎(chǔ)[4]，從而進(jìn)一步提升事業(yè)單位電子化檔案管理效率。隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位電子化檔案管理人才也必須不斷提升自身水平，從而全方位發(fā)展，掌握更多管理技能，實(shí)現(xiàn)更高效、高質(zhì)量的電子檔案管理。

（三）強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理技術(shù)

為了最大程度保障事業(yè)單位電子化檔案資料的安全，除了要保障硬件設(shè)備的完好之外，還要對(duì)檔案管理技術(shù)和制度進(jìn)行強(qiáng)化。以往進(jìn)行的紙質(zhì)檔案管理需要花費(fèi)大量的人力物力資源成本，因此其管理制度較為復(fù)雜，需要很多調(diào)用程序，因此為了節(jié)省時(shí)間，實(shí)現(xiàn)更加高效率的檔案資料管理，就必須采取更加現(xiàn)代化的管理方式，使用電子計(jì)算機(jī)建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，采用分類歸納整理的方式管理檔案資料，同時(shí)采取網(wǎng)絡(luò)檢索的形式也可以實(shí)現(xiàn)更加快速高效的檔案資料搜索和調(diào)用。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，為了更好的順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案資料的電子化管理是非常重要的，而隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的提升，事業(yè)單位電子化檔案資料管理也必然走入各行各業(yè)，從而發(fā)揮出重要作用。