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        淺談電子化在事業(yè)單位檔案管理中的發(fā)展趨勢

        2021-01-15 20:59:48李紅偉吉林省洮南市科技服務中心
        環(huán)球市場 2021年22期
        關鍵詞:電子化檔案資料管理人員

        李紅偉 吉林省洮南市科技服務中心

        如今我國正處于時代發(fā)展的新時期,為了保障事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展,從而更好的應對時代發(fā)展需求,必須對傳統(tǒng)且落后的檔案管理方法進行創(chuàng)新,實現(xiàn)更高效率、高質(zhì)量的檔案管理,這對于事業(yè)單位的長久發(fā)展有重要作用。

        一、電子化在事業(yè)單位檔案管理中的應用問題

        (一)檔案管理安全問題

        以往開展檔案管理工作多采取紙質(zhì)記錄的方式,這種方式不管在信息數(shù)據(jù)的收集、記錄還是后續(xù)保存方面,都存在極大的缺陷,很容易導致資料的遺漏和確實,而隨著電子化技術的應用,使得事業(yè)單位檔案資料可以通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)更加高效的收集和存儲,但是互聯(lián)網(wǎng)具有連通性,因此事業(yè)單位檔案資料在網(wǎng)絡平臺連通很容易出現(xiàn)安全風險。在電子檔案資料的收集和整理過程中,往往會采取線上平臺文件傳輸?shù)男问?,然而在文件傳輸過程中極有可能受到病毒侵害,因此導致電子檔案資料遭受損壞、泄露和丟失[1],因此給電子化檔案管理的安全性埋下了極大隱患,經(jīng)過調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn),很多事業(yè)單位都存在計算機網(wǎng)絡受到病毒入侵的問題,繼而導致很多事業(yè)單位發(fā)展信息和員工信息被泄露,這也給事業(yè)單位的發(fā)展帶來了一些影響。

        (二)檔案管理人員水平不足

        在新時期的時代發(fā)展背景下,社會和人民對事業(yè)單位電子檔案管理要求越來越高,也因此需要檔案管理人員具備足夠的專業(yè)水平。然而縱觀我國很多事業(yè)單位檔案資料管理情況來看,往往并不具備足夠的高素質(zhì)檔案管理人員,不僅基層檔案管理者水平不足,很多事業(yè)單位還存在管理人員素質(zhì)較差的問題,因此,事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)亟待提升。與此同時,很多初入事業(yè)單位就業(yè)的員工并不具備足夠的檔案管理經(jīng)驗,因此在面對大量檔案資料整理工作時往往無法適應[2],所以很難有效提升檔案管理效率和質(zhì)量。除了上述因素之外,我國很多事業(yè)單位檔案管理部門都存在人員流動性高的問題,缺乏長時間固定在同一崗位的員工,而新員工無法第一時間勝任工作,因此使得電子檔案管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)操作問題。

        (三)檔案管理方式不規(guī)范

        如今我國科學技術水平在不斷提升,使得電子化的管理方式得到了高度推廣,在很多企業(yè)和事業(yè)單位中都發(fā)揮了重要作用,但是與此同時,很多事業(yè)單位并未就電子檔案管理制定完善的管理制度,與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式相比,傳統(tǒng)的管理制度更加嚴密,主要原因就是一旦紙質(zhì)檔案發(fā)生丟失就會導致非常麻煩的后果,但是在電子檔案管理過程中,因為可以隨時備份,所以很多管理人員并未對檔案資料的管理制度進行完善,繼而導致電子檔案資料管理過程中出現(xiàn)遺漏問題。

        二、電子化在事業(yè)單位檔案管理中的發(fā)展

        (一)加強電子檔案管理安全保障

        對于電子化事業(yè)單位檔案管理來說,檔案資料的安全問題是最為重點的內(nèi)容,從檔案資料管理人員的角度出發(fā),要求檔案管理者更加嚴謹?shù)膶Υ龣n案資料,避免向外部泄露,同時還要在事業(yè)單位的檔案管理平臺建立完善的訪客制度,從而實現(xiàn)對訪客的管理,對用戶的瀏覽時間也要加以控制,以此來保障電子檔案的安全管理和運行。此外,還應該對事業(yè)單位的檔案管理設備進行定期維修和檢查,例如計算機等設備,必須保障其安全平穩(wěn)的運行[3],同時也要避免使用盜版軟件,以免給硬件設備的運行以及所存儲的檔案資料埋下安全隱患。與此同時,事業(yè)單位應該保障能夠定期對檔案管理人員展開培訓,保障員工具備足夠的安全管理意識,從而更加重視電子檔案管理設備的正常運行。

        (二)加強對檔案管理人才的培養(yǎng)

        在電子檔案管理過程中,雖然硬件設備等是非常關鍵的因素,但是管理人員也是非常重要的影響因素,在事業(yè)單位電子化檔案管理期間,要求管理人員必須掌握足夠的專業(yè)技術,同時也要足夠掌握檔案資料管理的所有內(nèi)容,以此來保障管理工作開展過程中一旦發(fā)生問題也能及時采取措施加以解決。與此同時,事業(yè)單位在進行當年資料管理人才的選用時,還必須對管理人員的綜合素養(yǎng)等因素充分調(diào)研,保障事業(yè)單位的人才基礎[4],從而進一步提升事業(yè)單位電子化檔案管理效率。隨著時代的發(fā)展,事業(yè)單位電子化檔案管理人才也必須不斷提升自身水平,從而全方位發(fā)展,掌握更多管理技能,實現(xiàn)更高效、高質(zhì)量的電子檔案管理。

        (三)強化事業(yè)單位檔案管理技術

        為了最大程度保障事業(yè)單位電子化檔案資料的安全,除了要保障硬件設備的完好之外,還要對檔案管理技術和制度進行強化。以往進行的紙質(zhì)檔案管理需要花費大量的人力物力資源成本,因此其管理制度較為復雜,需要很多調(diào)用程序,因此為了節(jié)省時間,實現(xiàn)更加高效率的檔案資料管理,就必須采取更加現(xiàn)代化的管理方式,使用電子計算機建立網(wǎng)絡平臺,采用分類歸納整理的方式管理檔案資料,同時采取網(wǎng)絡檢索的形式也可以實現(xiàn)更加快速高效的檔案資料搜索和調(diào)用。

        三、結束語

        總而言之,為了更好的順應時代的發(fā)展,實現(xiàn)事業(yè)單位檔案資料的電子化管理是非常重要的,而隨著我國科學技術水平的提升,事業(yè)單位電子化檔案資料管理也必然走入各行各業(yè),從而發(fā)揮出重要作用。

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