王學禮 洮南市應急信息中心
事業(yè)單位的檔案管理工作具有一定的復雜性,對于事業(yè)單位來說,檔案管理工作無法在日常工作中體現(xiàn)出比較明顯的價值,因此使得事業(yè)單位很多工作人員沒有對齊重視起來,然而,事業(yè)單位的檔案管理工作往往針對一些重要數(shù)據(jù)、資料和文件,需要對這些檔案資料進行分類歸納和存儲,這對于事業(yè)單位的發(fā)展來說是非常重要的,檔案管理也成為事業(yè)單位中重要的工作崗位,由此可見,檔案管理在事業(yè)單位的長期發(fā)展中表現(xiàn)出了重要作用,因此要求相關管理人員必須提高重視,從而加強對檔案資料的科學化管理,充分發(fā)揮出檔案資料的重要作用,為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展打下堅實的基礎。
如今大部分事業(yè)單位所采取的檔案管理方式都比較落后,未能根據(jù)信息化時代發(fā)展的需求對檔案管理制度進行優(yōu)化和創(chuàng)新,這種不完善的檔案管理制度也對事業(yè)單位檔案管理水平的提升造成了阻礙。首先,目前很多事業(yè)單位檔案資料的查閱方式過于低效,一般使用的都是紙質(zhì)檔案,查閱過程速度較慢,然而事業(yè)單位的數(shù)據(jù)檔案資料數(shù)量往往非常龐大,因此想從中查找出需要的資料比較困難;其次,事業(yè)單位未能對檔案管理人員的調(diào)度建立完善的管理機制,使得很多管理人員對自身職責不夠明確,進而無法充分發(fā)揮出檔案資料的作用[1];最后,大多數(shù)事業(yè)單位并未能緊跟時代的步伐,未能根據(jù)新時期的發(fā)展需求對檔案資料管理方式進行革新,未能建立全新的管理制度,進而影響了事業(yè)單位檔案管理水平的提升。
新時期很多事業(yè)單位檔案管理水平得不到提升的主要原因是人員問題,這些單位不具備足夠專業(yè)的管理人員,主要體現(xiàn)在很多檔案管理人員對現(xiàn)代化信息技術不夠了解,也未能對標準化檔案管理工作提起重視,這些檔案管理人員的管理意識仍然處于傳統(tǒng)落后階段[2],未能對新時期檔案管理的信息化發(fā)展有足夠的認知。除此之外,很多事業(yè)單位安排在檔案管理崗位的工作人員并不具備足夠的專業(yè)水平,因此無法在高速發(fā)展的信息化檔案管理工作中高度適應,影響了檔案管理效果。同時,正是由于很多事業(yè)單位的不夠重視,讓檔案管理人員無法定期接受培訓和教育,其專業(yè)水平也就無法提升。
為了更好的滿足新時期事業(yè)單位發(fā)展需求,必須對檔案管理設備進行創(chuàng)新和優(yōu)化,但是受到事業(yè)單位經(jīng)費有限問題的影響,再加上目前很多地區(qū)對事業(yè)單位的撥款審批過于滯后,進而會導致事業(yè)單位檔案管理硬件設備無法得到及時更新,需要長時間的設備采購周期,通常情況下需要先上報申請再經(jīng)過審批、招標、采購、設備質(zhì)量檢查等一系列工作,這在很大程度上延長了檔案管理設備的配置效率[3],不利于事業(yè)單位檔案管理水平的提升。除此之外,很多事業(yè)單位選擇一次性采購齊全所需要的檔案管理設備,但是之后很多年時間內(nèi)都不會再對設備進行更新,因此導致設備投入使用一段時間之后就會出現(xiàn)無法滿足日益發(fā)展的檔案管理工作需求。
新時期的時代背景下,事業(yè)單位必須全面提升對檔案管理重要性的認知,要求領導層必須具備長遠的發(fā)展眼光,從而能夠對事業(yè)單位檔案管理工作進行科學合理的統(tǒng)籌規(guī)劃,制定合理的檔案管理制度,同時還要將檔案管理各個環(huán)節(jié)的責任進行落實[4],讓所有工作人員都能對檔案管理的重要性提起重視。除此之外,還必須加強對人力、資金等資源的優(yōu)化配置,從而促使檔案管理工作可以更有保障的開展。
由于事業(yè)單位的檔案管理工作是一項復雜且具有較高專業(yè)度的工作,因此事業(yè)單位應該制定完善的管理制度并將之落實,從而保障檔案管理工作順利開展。事業(yè)單位檔案管理部門應該根據(jù)自身工作的開展實際情況,制定出更加符合新時期發(fā)展需求的規(guī)范化檔案管理制度,重點對績效考核等問題進行約束,定期開展針對基層工作者的績效考核工作,將檔案管理制度充分落實。與此同時,還要實現(xiàn)規(guī)范標準的檔案資料收集和保存,避免出現(xiàn)檔案管理漏洞,導致檔案資料丟失或者損壞。
想要實現(xiàn)高質(zhì)量的事業(yè)單位檔案管理,必須由專業(yè)的檔案管理人才開展工作,因此,事業(yè)單位必須對優(yōu)秀檔案管理人才的培養(yǎng)問題重視起來,通過一系列的培訓教育手段培養(yǎng)出高專業(yè)度、高素質(zhì)水平的檔案管理人才。對此,事業(yè)單位可以聘請一些專業(yè)水平較高的行業(yè)內(nèi)專家來單位內(nèi)部開講座,從而進一步提升檔案管理人員的專業(yè)知識掌握程度[5],此外,還要提升檔案管理人員信息化技術水平,從而強化檔案管理效率和質(zhì)量。與此同時,事業(yè)單位還應該對人才引進問題重視起來,建立完善的人力資源管理制度,提供更加符合員工需求的福利政策,拓寬人才的引進渠道,將更加優(yōu)秀的管理人才引進到事業(yè)單位中。
綜上所述,事業(yè)單位檔案管理水平能夠充分反映出事業(yè)單位整體管理水平,因此,事業(yè)單位的管理層必須對現(xiàn)代化管理模式提起重視,為了更好的滿足新時期需求,必須對檔案管理制度進行完善,引進更多專業(yè)人才,提升事業(yè)單位檔案管理效率。