北京大學財務部

引言

高校項目經(jīng)費，是指高校按項目進行財務管理與輔助核算的經(jīng)費。高校對經(jīng)費進行項目管理，目的之一就是要控制經(jīng)費支出，確保經(jīng)費在預定的范圍和額度內(nèi)進行開支，維持預算的嚴肅性和財務的穩(wěn)健性。高校財務對項目經(jīng)費的支出控制，按照由上至下的層級順序，可以分為資金來源控制、項目余額控制和支出預算控制三級。

一、資金來源控制

（一）資金來源的概念

資金來源，是指財政部門批復的高校部門支出預算中的明細科目和項目。預算明細科目和項目一般由校內(nèi)若干具體項目匯總而成，這些具體項目具有不同的負責人、財務編碼和預算金額。高校財務部門在收到財政預算撥款或國庫額度后，會將預算進一步分配、下達到各具體項目。于是，預算明細科目和項目就成了校內(nèi)各對應具體項目的資金來源，具體項目是資金來源在校內(nèi)的細化和再分配。

（二）資金來源的功能

高校財務系統(tǒng)通過設(shè)置資金來源管理模塊，可以實現(xiàn)一系列功能：

（1）資金來源可以承擔部分預算會計明細科目及項目屬性的功能。例如可以通過資金來源的屬性設(shè)置，區(qū)分“財政撥款”“非財政專項資金”和“其他資金”等資金類型，區(qū)分“基本支出”和“項目支出”等資金性質(zhì)，區(qū)分“財政直接支付”“財政授權(quán)支付”和“一般支付”等支付方式，以及記錄支出功能分類科目等。通過資金來源管理模塊進行以上屬性的區(qū)分，可以減少預算會計科目的明細分層設(shè)置，并可通過與項目的關(guān)聯(lián)，簡化項目屬性設(shè)置。

（2）資金來源具有核算支持和出納支持的功能。核算支持，是指資金來源與項目進行關(guān)聯(lián)，并與“銀行存款”和“零余額賬戶用款額度”科目進行關(guān)聯(lián)，再通過會計憑證的資金來源借貸平衡檢查，就能確保不同資金來源的項目與其對應的銀行科目相一致。例如：某項目X采用國庫集中支付，其對應的資金來源為Y；資金來源Y的支付方式為“財政授權(quán)支付”，其關(guān)聯(lián)的銀行科目為“1011-零余額賬戶用款額度”。當項目X發(fā)生1000元支出時，借記其費用科目1000元，并且由于項目X關(guān)聯(lián)資金來源Y，同時借記資金來源Y1000元；貸記“1011-零余額賬戶用款額度”科目1000元，并且由于“1011-零余額賬戶用款額度”科目關(guān)聯(lián)資金來源Y，同時貸記資金來源Y1000元。這樣資金來源Y就實現(xiàn)了借貸平衡。如果項目X的支出貸記了“1002-銀行存款”科目，由于“1002-銀行存款”科目并未關(guān)聯(lián)資金來源Y，就會導致資金來源Y的借貸不平衡，因而無法通過。

出納支持，是指對于采用財政授權(quán)支付的資金，可以利用資金來源中記錄的資金性質(zhì)、支出功能分類科目等屬性自動生成財政授權(quán)支付令。

（3）資金來源具有支出控制的功能。利用資金來源余額進行支出控制，是通過資金來源與銀行科目（“銀行存款”和“零余額賬戶用款額度”）的關(guān)聯(lián)來實現(xiàn)的。當項目收到撥款時，借記銀行科目，同時借記資金來源，資金來源的余額增加；當項目發(fā)生支出時，貸記銀行科目，同時貸記資金來源，資金來源的余額減少。這樣就可以通過資金來源的余額，對資金來源關(guān)聯(lián)的所有項目進行總體支出控制。

（三）資金來源支出控制的實現(xiàn)場景

資金來源控制的主要對象是采用國庫集中支付的財政撥款資金。

以A大學為例，其某年度部門支出預算中有以財政撥款為經(jīng)費來源的預算項目B，批復金額100萬元，采用財政授權(quán)支付。預算項目B在A大學校內(nèi)細化為10個具體項目。A大學在財務系統(tǒng)中建立預算項目B所對應的資金來源C，并將10個項目與資金來源C進行關(guān)聯(lián)。當A大學的零余額賬戶中收到預算項目B的額度100萬元時，借記“1011-零余額賬戶用款額度”科目，資金來源C的余額增加100萬元。

A大學出于內(nèi)部管理及加快預算執(zhí)行進度的需要，經(jīng)過嚴格的校內(nèi)申請、論證和審批程序，決定對預算項目B對應的具體項目進行“超額撥款”，以使資金向能花錢、花錢快的項目傾斜，提高資金使用效率。10個項目共獲得經(jīng)費額度110萬元，超出資金來源C余額10萬元。隨著業(yè)務的開展，項目每支出一筆資金，資金來源C的余額就會相應減少。臨近期末，預算項目B的國庫額度已使用完畢，資金來源C的余額變?yōu)?。此時，10個項目中的某一項目由于經(jīng)費使用率低，尚有項目余額2萬元，但當其再進行經(jīng)費支出時，就會由于資金來源C超支而無法通過。期末，A大學將10個項目的剩余余額（如有）統(tǒng)一收回。

二、項目余額控制

項目余額控制，是傳統(tǒng)意義上的支出控制方式，是通過項目與會計科目的關(guān)聯(lián)，生成項目余額表，利用項目的“可用余額”進行經(jīng)費支出控制。項目余額表可分為“統(tǒng)計型”和“控制型”兩類。

（一）統(tǒng)計型項目余額表

統(tǒng)計型項目余額表是傳統(tǒng)意義上的項目余額表，它一般包括“期初數(shù)”“本期收入數(shù)”“本期支出數(shù)”“暫付款數(shù)”“項目余額”“凍結(jié)金額”和“可用余額”等字段。當與項目關(guān)聯(lián)的收入、費用、預付賬款等會計科目發(fā)生記賬時，其發(fā)生額會分別計入項目余額表的相應字段，“項目余額”和“可用余額”則由其他字段通過加減運算得出?？梢钥闯?，統(tǒng)計型項目余額表除了可以通過“可用余額”進行經(jīng)費支出控制，還具有一定的報表統(tǒng)計功能，能反映項目的收、支及結(jié)余情況。

（二）控制型項目余額表

控制型項目余額表一般包括“期初數(shù)”“本期增加數(shù)”“本期減少數(shù)”“項目余額”“凍結(jié)金額”和“可用余額”等字段。項目雖與會計科目建立關(guān)聯(lián)，但不考慮科目類別和余額方向。無論關(guān)聯(lián)的會計科目屬于哪一類、科目余額在借方還是貸方，只要其貸方有發(fā)生，就視為項目額度增加，將貸方發(fā)生額計入項目余額表的“本期增加數(shù)”；只要其借方有發(fā)生，就視為項目額度減少，將借方發(fā)生額計入項目余額表的“本期減少數(shù)”?？刂菩晚椖坑囝~表摒棄了報表統(tǒng)計功能，將目標精簡為生成項目的“可用余額”并進行經(jīng)費支出控制，報表統(tǒng)計功能則由項目預算管理模塊提供，因而可以簡化財務系統(tǒng)設(shè)計、減少數(shù)據(jù)計算、避免功能重復。

三、支出預算控制

支出預算控制，是根據(jù)項目支出預算中每一預算項的“可用余額”進行經(jīng)費支出控制，是在經(jīng)費開支范圍層面的支出控制。

（一）預算模板

不同類別的項目，根據(jù)各自的經(jīng)費管理辦法所規(guī)定的開支范圍，關(guān)聯(lián)相應的預算模板。不同的預算模板包含不同的支出預算項，如“勞務費”“業(yè)務費”等。每個預算項關(guān)聯(lián)一個或多個支出經(jīng)濟分類科目，例如：“勞務費”關(guān)聯(lián)“30226-勞務費”，“業(yè)務費”關(guān)聯(lián)“30206-電費”“30213-維修（護）費”等。

（二）支出預算執(zhí)行控制表

支出預算執(zhí)行控制表以預算模板的預算項為行，以“預算數(shù)”“支出數(shù)”“凍結(jié)金額”和“可用余額”等字段為列。當項目初始化時，將批復的項目支出預算金額寫入對應預算項的“預算數(shù)”。當開支經(jīng)費時，財務系統(tǒng)會通過“項目——預算模板——支出經(jīng)濟分類科目”的關(guān)聯(lián)關(guān)系，檢查所開支的費用類別是否允許支出、屬于哪個預算項以及是否超支。如果檢查通過，則將支出金額計入費用所屬預算項的“支出數(shù)”，此預算項的“可用余額”減少；反之，則拒絕開支請求，實現(xiàn)了經(jīng)費支出控制。

圖1 項目經(jīng)費支出控制體系示意圖（連線表示關(guān)聯(lián)或部分關(guān)聯(lián)關(guān)系）

支出預算執(zhí)行控制表是網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的基礎(chǔ)。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)讀取支出預算執(zhí)行控制表的數(shù)據(jù)，將可開支的費用類別和可開支金額展示給報銷人，并檢查報銷金額是否超支。這樣就可將支出控制提前，避免出現(xiàn)進入財務系統(tǒng)進行賬務處理時才發(fā)現(xiàn)費用類別不允許開支和超支的情況，實現(xiàn)了“讓數(shù)據(jù)多跑路、讓報銷人少跑腿”的目標，提升了財務服務水平。

支出預算執(zhí)行控制表還具有報表統(tǒng)計功能，可以直觀地反映項目的明細支出情況及預算執(zhí)行率，便于項目負責人了解經(jīng)費使用進度、合理安排經(jīng)費的后續(xù)使用、編制項目財務決算等。

（三）資金凍結(jié)和凍結(jié)金額

凍結(jié)金額，是沒有實際支出但需要提前占用的、不能被其他業(yè)務所使用的一部分資金額度。隨著網(wǎng)上報銷的普及和“業(yè)財融合”的推進，很多業(yè)務提出了資金凍結(jié)的需求，資金凍結(jié)有了更多的應用場景，在經(jīng)費支出控制中發(fā)揮著重要作用。因此，項目余額表和支出預算執(zhí)行控制表都設(shè)置了“凍結(jié)金額”字段。

資金凍結(jié)的應用場景一般有以下幾種：

（1）網(wǎng)上報銷凍結(jié)：用戶在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)提交預約報銷單后，報銷金額處于凍結(jié)狀態(tài)。財務部門對預約報銷單進行審核記賬后，凍結(jié)釋放并轉(zhuǎn)為支出發(fā)生額。

（2）業(yè)務系統(tǒng)凍結(jié)：校內(nèi)業(yè)務系統(tǒng)（如采購平臺等）通過數(shù)據(jù)接口與財務系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換，用戶可直接在業(yè)務系統(tǒng)內(nèi)進行財務結(jié)算。業(yè)務系統(tǒng)生成結(jié)算單后，結(jié)算金額處于凍結(jié)狀態(tài)。財務部門對結(jié)算單進行審核記賬后，凍結(jié)釋放并轉(zhuǎn)為支出發(fā)生額。

（3）人員費凍結(jié)：項目組自聘工作人員、招收博士后、招收自籌經(jīng)費研究生等，明確由項目經(jīng)費承擔工資或獎助學金的，為保證薪資補助的及時、足額發(fā)放，避免資金被其他業(yè)務占用，需要提前將這部分人員費凍結(jié)。

在資金凍結(jié)功能出現(xiàn)之前，報銷過程中時常發(fā)生資金被其他業(yè)務占用的情況，給報銷人和財務人員的工作造成了反復。這也凸顯了資金凍結(jié)功能的重要性，它既是網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的基礎(chǔ)，也是在業(yè)務系統(tǒng)中進行財務結(jié)算的前提。項目和預算項的實際余額減去凍結(jié)金額才是它們的可用余額。但是資金凍結(jié)功能也有一些弊端：如果經(jīng)辦人在將資金凍結(jié)之后遲遲不辦理財務入賬，就會導致資金的長期占用，影響資金使用進度。這就需要通過設(shè)置凍結(jié)有效期等手段加以解決。

結(jié)語

隨著經(jīng)費出資方和主管方對經(jīng)費預算管理要求的進一步提高，也出于高校內(nèi)部對經(jīng)費管理更加精細化的需要，高校財務對項目經(jīng)費的支出控制必須從傳統(tǒng)單一的項目余額控制向多維度、多層級的經(jīng)費支出控制體系躍進。借助財務信息化的發(fā)展和財務管理系統(tǒng)的更新迭代，高校財務部門通過財務系統(tǒng)各模塊之間復雜而嚴謹?shù)年P(guān)聯(lián)關(guān)系（見圖1）建立起項目經(jīng)費支出的三級控制體系，既擴展了支出控制的廣度和深度，又實現(xiàn)了控制節(jié)點的提前，強化了項目預算執(zhí)行管理，提升了高校財務管理和內(nèi)部控制的水平。