王炬堡

摘要：檔案管理在事業(yè)單位的工作建設(shè)中，是一個(gè)十分關(guān)鍵的基礎(chǔ)工作。隨著當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益發(fā)展，把信息化工程導(dǎo)入檔案管理之中已逐步形成了時(shí)代趨勢(shì)，從而更有助于推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的工作發(fā)展，但同時(shí)也將在實(shí)施工程中出現(xiàn)相應(yīng)的技術(shù)問(wèn)題與缺陷。基于此，本文將根據(jù)新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案保存及信息化建設(shè)所面臨的新問(wèn)題，給出具體可行的解決舉措，并為其提供了有效的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設(shè)

隨著我國(guó)“互聯(lián)網(wǎng)+”的到來(lái)，事業(yè)單位的檔案管理工作也逐漸“信息化”，如何將信息化技術(shù)運(yùn)用到事業(yè)單位檔案管理中，提高檔案管理信息化建設(shè)的工作效率，是事業(yè)單位工作中的重要內(nèi)容。目前，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理信息化工作，主要是運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段進(jìn)行，只有不斷優(yōu)化改進(jìn)管理中存在的問(wèn)題，才能真正意義上實(shí)現(xiàn)在檔案管理的高效工作。

一.基于信息化建設(shè)下開(kāi)展檔案管理工作的重要意義

1.1促進(jìn)檔案管理工作效率的提高

事業(yè)單位檔案管理本身就是一項(xiàng)較為枯燥的工作，如果一味地面對(duì)一堆紙質(zhì)材料，也會(huì)影響到工作人員的情緒，降低工作效率。而信息化建設(shè)的加入，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐步普及到檔案管理的工作中，一定程度上能夠?qū)堎|(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行整合優(yōu)化，便于工作人員更好地進(jìn)行檔案管理，例如，檔案資料儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，能夠更快地進(jìn)行查詢、編輯、共享，有效促進(jìn)了檔案管理工作效率的提升。

1.2迎合信息化發(fā)展的工作趨勢(shì)

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)成為人們工作、生活中不可缺少的一部分，對(duì)相關(guān)行業(yè)的工作開(kāi)展也起到一定的推進(jìn)作用。在事業(yè)單位中，除了檔案管理工作，也有很多工作業(yè)務(wù)需要信息化建設(shè)的有力支持，在信息化建設(shè)的重要推動(dòng)中，更有利于事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展，提高整體工作的質(zhì)量。在事業(yè)單位各項(xiàng)工作中融入信息化建設(shè)，已經(jīng)成為現(xiàn)今社會(huì)上一種必然的工作趨勢(shì)。

1.3提升檔案管理人員的工作水平

隨著信息化建設(shè)的不斷深入，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作無(wú)論在管理內(nèi)容還是管理形式上，都面臨著新的工作要求，這也對(duì)檔案管理的工作人員提出了新的工作任務(wù)，他們需要在信息化建設(shè)下開(kāi)展檔案管理工作，巧妙借助信息化的力量，了解并掌握最新的檔案管理工作業(yè)務(wù)，并及時(shí)更新對(duì)最新信息技術(shù)的認(rèn)知，一定程度上能夠提升檔案管理人員的工作水平和綜合素質(zhì)。

二.目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

隨著我國(guó)信息技術(shù)的普及，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)也越來(lái)越常見(jiàn)。然而，目前還是有很多事業(yè)單位在其工作建設(shè)中缺乏足夠的重視程度，顧而沒(méi)有形成合理的工作機(jī)制，具體表現(xiàn)如下：

2.1對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不夠重視

在我國(guó)部分事業(yè)單位中，還是存在“光說(shuō)不練假把式”的現(xiàn)象，盡管他們?cè)跈n案工作信息化建設(shè)的關(guān)注度有所提升，但并沒(méi)有根據(jù)檔案管理的具體情況進(jìn)行深入的工作部署。例如，有些事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏充分的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致工作效率低下，另外，在資金、設(shè)備方面比較緊缺，沒(méi)有結(jié)合實(shí)際情況及時(shí)進(jìn)行更新，一定程度上阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的工作開(kāi)展。

2.2檔案管理信息化建設(shè)工作制度不夠全面

開(kāi)展檔案管理的信息化建設(shè)，需要建立健全的工作機(jī)制作為管理工作的重要保障。目前，我國(guó)很多事業(yè)單位在檔案管理信息化中的工作制度不夠全面，具體表現(xiàn)在制度內(nèi)容的單一性。例如，有的事業(yè)單位仍然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理工作，在信息化建設(shè)上的強(qiáng)化程度匱乏，也有的事業(yè)單位雖然建立了工作機(jī)制，但是卻沒(méi)有真正落實(shí)到實(shí)際工作中;另外，有的事業(yè)單位在檔案管理上與信息化建設(shè)缺乏緊密結(jié)合性，檔案管理工作的執(zhí)行與信息化技術(shù)的更新存在一定的滯后性。

2.3檔案管理信息化缺少專業(yè)人才

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，對(duì)于檔案管理人員也有一定的要求。在我國(guó)部分事業(yè)單位的實(shí)際工作中，普遍存在很多檔案管理人員不夠?qū)I(yè)的現(xiàn)象，一方面，有些工作人員長(zhǎng)期在管理崗位上，對(duì)相關(guān)的檔案工作幾乎爛熟于心，但關(guān)于信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)卻知之甚少，缺乏在檔案管理信息化建設(shè)中的專業(yè)性;另一方面，有些事業(yè)單位會(huì)通過(guò)崗位抽調(diào)的模式招聘管理人才，沒(méi)有嚴(yán)格招聘具有專業(yè)知識(shí)背景的人員，使得其對(duì)檔案管理工作信息化建設(shè)開(kāi)展停留于表面工作的認(rèn)識(shí)，無(wú)法達(dá)到專業(yè)化要求。

三.強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

3.1加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的重視

在當(dāng)前的新時(shí)代背景下，事業(yè)單位必須要深切意識(shí)到檔案保存與信息化建設(shè)的必要性，進(jìn)一步提高檔案保管機(jī)關(guān)對(duì)信息化建設(shè)工作的重視，認(rèn)真做好科學(xué)規(guī)劃工作，對(duì)檔案保管新形勢(shì)和工作上的新精神加以更加透徹的認(rèn)識(shí)，并主動(dòng)地根據(jù)本單位在檔案保管工作中的實(shí)際狀況，作出更加科學(xué)的工作部署，以保證各類檔案管理工作的正常有序開(kāi)展。首先，要把國(guó)家信息化建設(shè)的實(shí)際建設(shè)經(jīng)驗(yàn)貫徹到工作之中，以防止"紙上談兵";其次，各級(jí)事業(yè)單位在檔案管理工作中都要設(shè)置自己的安全屏障，避免因檔案信息泄露造成重要事故;最后，加強(qiáng)資金、設(shè)備上的投入，從設(shè)施上重點(diǎn)做好建設(shè)管理工作，推動(dòng)檔案管理和信息化建設(shè)的有機(jī)融合，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理與信息化建設(shè)管理的工作。

3.2建立健全完善的管理工作機(jī)制

基于信息化建設(shè)下的檔案管理工作，要不斷完善并建立健全的工作機(jī)制，約束檔案管理工作中可能出現(xiàn)的失誤。第一，事業(yè)單位要明確對(duì)檔案管理工作機(jī)制內(nèi)容的制定，設(shè)立具體的制度條款，并征求相關(guān)部門對(duì)制度內(nèi)容的意見(jiàn)，可通過(guò)匿名留言的方式收集各部門對(duì)工作條款的建議，進(jìn)一步完善檔案管理制度;第二，事業(yè)單位要認(rèn)真貫徹落實(shí)工作制度，針對(duì)檔案管理部門的工作內(nèi)容，進(jìn)行具體的分工細(xì)化，對(duì)檔案的錄入、歸納與保密工作人員實(shí)行嚴(yán)格的整合，共同推進(jìn)信息化建設(shè)的科學(xué)開(kāi)展;第三，事業(yè)單位要及時(shí)跟蹤檔案信息化建設(shè)的相關(guān)制度落實(shí)工作，并進(jìn)行監(jiān)督檢查，如存在落實(shí)不到位的地方要及時(shí)整改處理，確保各項(xiàng)制度執(zhí)行工作的到位與完善。

3.3加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作

檔案管理的人才專業(yè)化，能夠更好地推進(jìn)工作的進(jìn)行。因此，要重視對(duì)檔案管理人才的建設(shè)，關(guān)注人才引進(jìn)的質(zhì)量，及時(shí)配備熟悉檔案管理業(yè)務(wù)和信息化建設(shè)的優(yōu)秀人才，推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展;另一方面，對(duì)于在崗的檔案管理人才，要定期開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn)工作，重視工作人員在檔案管理知識(shí)的理論性和信息化操作技術(shù)的實(shí)踐性，促進(jìn)其綜合能力的培養(yǎng)。

四.結(jié)語(yǔ)

目前，我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理工作上，和信息化建設(shè)結(jié)合的體現(xiàn)越來(lái)越常見(jiàn)，這就足以見(jiàn)得其對(duì)信息化建設(shè)的重視。當(dāng)然，事業(yè)單位也要對(duì)目前存在的問(wèn)題進(jìn)行深刻的反思，要想得到更加全面的發(fā)展，還需要事業(yè)單位在管理方式、工作機(jī)制內(nèi)容上進(jìn)行更進(jìn)一步的創(chuàng)新與學(xué)習(xí)，正確認(rèn)識(shí)檔案管理與信息化建設(shè)的關(guān)系，重視對(duì)檔案管理人才、資金、設(shè)備的投入，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的深化發(fā)展。

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