羅紅麗

摘要：數(shù)字化檔案管理可以提升檔案管理的質(zhì)量、安全和效率，進(jìn)而解決出現(xiàn)檔案管理的多種弊端，本文從檔案數(shù)字化的原則、問(wèn)題出發(fā)，探討了如何做好檔案數(shù)字化管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;原則;措施

引言

數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)在于能夠整體化地將檔案信息做好記錄，建設(shè)更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用軟件管理模式，確保檔案的收集、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都能維持科學(xué)的模式。在統(tǒng)籌規(guī)劃要求下，數(shù)字化運(yùn)作模式能夠幫助檔案管理部門更新現(xiàn)有的工作模式，強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)督和信息預(yù)測(cè)，確保各項(xiàng)流程的操作符合工作要求。

1、基本原則

從基本原則來(lái)看，需要從業(yè)務(wù)角度確定數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用要求。未來(lái)的檔案從生成——存檔——利用的環(huán)節(jié)當(dāng)中，需要考慮到業(yè)務(wù)層面、數(shù)據(jù)層面、性能層面的要求，滿足基本原則。

數(shù)字化加工掃描設(shè)備將成為長(zhǎng)效機(jī)制建設(shè)過(guò)程當(dāng)中的重點(diǎn)，目的在于集中、一次性地將庫(kù)存的關(guān)鍵檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，必要時(shí)選擇一些專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備并配備技術(shù)人員參與到各項(xiàng)工作當(dāng)中，結(jié)合檔案工作崗位的特定能力要求，逐步構(gòu)建數(shù)字化管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息化管理。在檔案部門的直接管理之下，可以委托服務(wù)單位提供設(shè)備、人員，將需要保存的電子檔案全部至定制開(kāi)發(fā)的數(shù)字化系統(tǒng)當(dāng)中，完成圖文數(shù)據(jù)的全方位應(yīng)用管理，有效地配合現(xiàn)階段的業(yè)務(wù)管理辦公系統(tǒng)，在功能層面上滿足實(shí)際要求。

2、檔案數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題現(xiàn)狀分析

2.1檔案數(shù)字化建設(shè)的管理系統(tǒng)存在漏洞

檔案管理工作離不開(kāi)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，但由于數(shù)字化管理系統(tǒng)缺乏相應(yīng)的科學(xué)管理標(biāo)準(zhǔn)，信息資源混亂，再加上檔案管理軟件在信息儲(chǔ)存方面存在落后性，導(dǎo)致信息安全存在漏洞;信息技術(shù)的不斷變革在20世紀(jì)90年代中期至20世紀(jì)末形成了單機(jī)與局域網(wǎng)結(jié)合的檔案信息化人才服務(wù)信息化建設(shè)，也會(huì)直接影響檔案數(shù)字化建設(shè)管理系統(tǒng)的安全。

2.2數(shù)字化檔案管理進(jìn)程較慢

社會(huì)科技的快速發(fā)展，終端技術(shù)的運(yùn)用替代了手工立卷，檔案載體具有很大轉(zhuǎn)變，電子載體不斷加多，非紙張載體以及紙質(zhì)載體的檔案都是檔案管理的主體內(nèi)容，新型載體、新型類型檔案資料的出現(xiàn)為檔案管理工作添加全新的內(nèi)容。以

2.3具體管理推進(jìn)中存在不規(guī)范、無(wú)標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題

當(dāng)前，數(shù)字化檔案管理工作雖說(shuō)得到了一定程度的開(kāi)展，但是，也存在形式大于實(shí)質(zhì)的問(wèn)題，還沒(méi)有完善的數(shù)字化檔案管理工作流程。特別是在立檔、入檔、管理、使用、服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)缺乏明確的工作標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格的程序要求，影響了數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)際成效。

3、檔案數(shù)字化建設(shè)安全管理措施

3.1突破以往的管理理念

打破以往管理思維，提高數(shù)字化檔案管理的充分重視，就必須要進(jìn)行全方位的普及宣傳，確保相應(yīng)工作人員可以正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化技術(shù)的必要性以及關(guān)鍵性。各個(gè)部門對(duì)于檔案的理解有所區(qū)別，要通過(guò)各個(gè)部門的工作屬性，設(shè)立相應(yīng)的宣傳方案，從而提升宣傳成效。不斷進(jìn)行宣傳活動(dòng)外，還需要分批次組織相關(guān)人員進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的參觀，經(jīng)過(guò)近距離體驗(yàn)，充分提高工作人員對(duì)于數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而提升各部門對(duì)于檔案數(shù)字化管理的配合。

3.2加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)是十分繁瑣的工作，首先針對(duì)當(dāng)前的管理工作人員展開(kāi)業(yè)務(wù)考核，之后按照考核結(jié)果對(duì)管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行重新建立，把業(yè)務(wù)水平較高的人員放置在關(guān)鍵職位上。培訓(xùn)是提高業(yè)務(wù)能力的主要策略，按照考核的最終結(jié)果對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，有助于提高管理團(tuán)隊(duì)的整體水平。并且，管理機(jī)構(gòu)要通過(guò)當(dāng)前人員結(jié)構(gòu)，針對(duì)薄弱環(huán)節(jié)展開(kāi)人才引入，經(jīng)過(guò)此種模式可以在較短的期限內(nèi)對(duì)管理團(tuán)隊(duì)整體結(jié)構(gòu)展開(kāi)合理優(yōu)化。

3.3以嚴(yán)密的檔案整理確保檔案的安全性

檔案整理需要在特定的空間、時(shí)間完成，對(duì)保密性強(qiáng)的檔案還應(yīng)在封閉的空間由特定的人員操作完成，不允許外人接觸，也不允許檔案上網(wǎng)。對(duì)安全系數(shù)高的檔案，要在專用電腦上完成數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。數(shù)字化檔案依靠的技術(shù)都是計(jì)算機(jī)以及相關(guān)電子設(shè)備，檔案管理室要達(dá)到防潮、防水等要求，必要時(shí)配備相應(yīng)的除濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境合格。尤其是在數(shù)字化的過(guò)程中，要注意對(duì)網(wǎng)絡(luò)的管理，禁止外網(wǎng)入侵，注意防范病毒，確保檔案不泄漏。檔案管理人員進(jìn)入檔案保管室都要通過(guò)人臉識(shí)別、指紋識(shí)別等方式，確保身份的真實(shí)性。同時(shí)，要在數(shù)字化存儲(chǔ)上做多手準(zhǔn)備，在不同的設(shè)備上多次備份。

3.4以先進(jìn)科技提高檔案管理的安全性

在檔案數(shù)字化建設(shè)中對(duì)網(wǎng)絡(luò)防火墻的構(gòu)建尤為重要。電力企業(yè)與技術(shù)公司要在系統(tǒng)的安全性能保障上下功夫，在防火墻搭建、操作系統(tǒng)安全等方面入手，在技術(shù)上做更多的探索和突破。技術(shù)公司可以嘗試數(shù)字化加密方式，在最大程度上提升檔案管理的安全性。對(duì)公開(kāi)性檔案和保密性檔案采取不同的加密方式，只有從多個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)檔案信息進(jìn)行保護(hù)，才能確保檔案數(shù)字化管理水平的提高，確保檔案信息更加安全保密。

3.5加強(qiáng)宏觀層面的安全管理

數(shù)字化檔案信息的安全保障工作是一項(xiàng)復(fù)雜而繁瑣的工作，其不僅需要強(qiáng)大的技術(shù)手段支持，還必須要有一系列的安全管理保障來(lái)支撐。因此，想要真正形成有效的數(shù)字化信息安全保障體系，還必須要進(jìn)行有效的安全性管理保障建設(shè)。在安全性管理保障建設(shè)過(guò)程中，可以從宏觀的層面進(jìn)行管理。比如，建立健全信息安全管理機(jī)構(gòu)，形成統(tǒng)一高效的檔案信息管理思想，形成穩(wěn)定的檔案信息管理領(lǐng)導(dǎo)工作小組等，提升檔案信息安全管理工作的整體把控水平。

4、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化檔案管理有利于提高檔案工作效率，節(jié)約人力、物力，使檔案資料發(fā)揮更大使用價(jià)值。當(dāng)前，數(shù)字化檔案管理工作正呈現(xiàn)出加快推進(jìn)、高質(zhì)量發(fā)展的良好勢(shì)頭。搞好今后的數(shù)字化檔案管理工作，需要綜合考慮軟硬件配置、管理標(biāo)準(zhǔn)化、人力資源培育等因素，統(tǒng)籌推進(jìn)，科學(xué)施策，使數(shù)字化檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中起到更大的作用。

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