文/ Juergen Hahn

大型流程設(shè)備的建設(shè)項(xiàng)目大都經(jīng)過周密的核算，并且通常很少有資金來緩沖合同之外的意外事變。但每一個(gè)執(zhí)行過具體項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人都知道，大型流程設(shè)備建設(shè)項(xiàng)目過程中往往出現(xiàn)一定的變動(dòng)。一旦在經(jīng)濟(jì)上失控，例如出現(xiàn)建筑工程延期、沒有按時(shí)完成任務(wù)或者分包商辦事馬馬虎虎等問題，當(dāng)問題積累到不可收拾的時(shí)候，復(fù)雜的索賠管理程序啟動(dòng)就是不得不面臨的問題，這對于承包商和客戶都是不愉快的事情。

索賠的指控必須要有證據(jù)支持，而這些證據(jù)的基礎(chǔ)就是繁瑣的舉證，而舉證的困難在于所舉證的事情需要具有可追溯性。所有的項(xiàng)目參與者最好都有一些前瞻性的索賠管理方法。那么如何進(jìn)行前瞻性的索賠管理？接下來，來自實(shí)踐的例子會(huì)詳細(xì)介紹。

項(xiàng)目中的實(shí)踐

“我們的現(xiàn)場施工難度太大了，纜車公司的人不停地在那里轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去?！蹦彻艿拦こ坦镜捻?xiàng)目負(fù)責(zé)人說道。“我們要索賠?！彼睦习逶诿恐艿捻?xiàng)目會(huì)議上說。處于相互信任，一般情況下由第三方原因造成的停工、施工進(jìn)度損失和附加費(fèi)用，只需項(xiàng)目經(jīng)理給項(xiàng)目的合同發(fā)包方發(fā)一份函，在信函的表格中寫上他估計(jì)的賠償金額即可，但管道工程公司要求的賠償金額很高。合同發(fā)包方很快就寫了一封措辭得當(dāng)?shù)幕匦牛揭筇峁┧髻r需要的具有可追溯性的文件資料。

從懷疑到認(rèn)可

此時(shí)，合同雙方都被迫回過頭去研究索賠管理的問題了。但回過頭去尋找各種正式的、手寫的證據(jù)類文字資料，包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部郵箱中的文檔資料是一件相當(dāng)困難的事情。在巨量的文件中還包括了外部企業(yè)發(fā)來的文件，包括項(xiàng)目采購、技術(shù)服務(wù)商等，從中找出能夠經(jīng)得起檢驗(yàn)的索賠要求證據(jù)幾乎是不可能的。

良好的索賠工作準(zhǔn)備使被索賠人能夠更好地了解索賠人的權(quán)利主張，而且為了說明索賠的中立性，有必要對現(xiàn)有證明文件進(jìn)行結(jié)構(gòu)化整理和分類。這些工作都可以在前期伴隨著項(xiàng)目的進(jìn)展進(jìn)行，或者事后再整理。

證明是好事，但證實(shí)更好

德國有句諺語：“證明是好事，但證實(shí)更好”。這尤其適用于項(xiàng)目施工過程的索賠管理。項(xiàng)目文件中通常都包含了數(shù)百個(gè)，甚至數(shù)千個(gè)證明文件。在如此多的文件中找出適用于合同雙方的可信證據(jù)非常困難，因此必須進(jìn)行結(jié)構(gòu)化分類，可以按照下述方式。

●修改訂單引起的爭議賠償；

●施工工期延長索賠；

●額外困難導(dǎo)致工作無法進(jìn)展；

●由于實(shí)時(shí)日期與計(jì)劃制定日期的不同而出現(xiàn)了價(jià)格與合同條款不符；

●由加快過程進(jìn)度而帶來的額外費(fèi)用；

●購買價(jià)格上漲導(dǎo)致的額外費(fèi)用。

還可以設(shè)想的等級分類有：

●相關(guān)合同條款；

●技術(shù)規(guī)范；

●設(shè)計(jì)圖紙；

●誤工通知書/誤工截止日期通知書；

●誤工預(yù)測信息；

●變更請求/工程變更通知單；

●施工現(xiàn)場工作日記；

●有關(guān)協(xié)議；

●工時(shí)記錄；

擁有整整齊齊的索賠管理文件就成功了一半

●成本費(fèi)用單據(jù)。

所有證明（或者駁斥）索賠可靠性的證據(jù)文件都應(yīng)分類保存在一個(gè)數(shù)據(jù)庫中。當(dāng)合同雙方因意外原因引起的額外費(fèi)用補(bǔ)償發(fā)生分歧和糾紛時(shí)，前瞻性索賠管理就具有時(shí)間上的優(yōu)勢。精心準(zhǔn)備的索賠案卷因其完整性、文件結(jié)構(gòu)的條理性以及高透明度能給人留下深刻印象，標(biāo)志著項(xiàng)目合作伙伴的專業(yè)性和可信度。最重要的是，盡管在項(xiàng)目合作中出現(xiàn)了額外費(fèi)用的糾紛，也仍然能夠保持良好的合作伙伴關(guān)系。

另外，處理索賠事宜的人還可以進(jìn)一步給文件分配一個(gè)表示處理索賠事宜時(shí)的利用價(jià)值數(shù)，例如數(shù)字“1”表示“不能作為有說服力的證據(jù)”，數(shù)字“10”表示“無可辯駁的索賠合法證據(jù)”等。

結(jié)語

“在項(xiàng)目實(shí)施過程中，我們沒有時(shí)間做與項(xiàng)目有關(guān)的索賠準(zhǔn)備。”這是申訴人經(jīng)常會(huì)說的一句話。誠然，為很久以前的一件事找到證據(jù)非常困難：刪除了的硬盤、隨意起的文件名、已經(jīng)離開公司的專業(yè)技術(shù)服務(wù)商以及不同員工對項(xiàng)目同一事實(shí)不同的語言表達(dá)習(xí)慣等，都是尋找索賠文件時(shí)必須面對的挑戰(zhàn)。最好的處理方法就是在收集索賠證據(jù)時(shí)要勤快一點(diǎn)，高質(zhì)量整理文件，以迎接未來可能的檢驗(yàn)。 ●