劉圣宏 吳海媛
(大連大學圖書館,遼寧 大連116622)
ISO9000系列標準是國際標準化組織(ISO)推出的迄今為止最成熟、最成功、最廣泛的國際通用標準,為各類組織建立了質(zhì)量管理的基本框架,為消除國際貿(mào)易壁壘、促進國際合作與交流起到了基礎(chǔ)性作用。ISO9001標準作為ISO9000系列標準中最核心的標準,為穩(wěn)定提供滿足顧客要求和適用的法律法規(guī)要求的產(chǎn)品和服務(wù),規(guī)定了質(zhì)量管理體系最基本的要求。ISO9001是國際通用標準,適用于各種類型、不同規(guī)模和提供不同產(chǎn)品和服務(wù)的組織[1]。
隨著互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)的發(fā)展,以及構(gòu)建學習型社會的需求,高校圖書館在大數(shù)據(jù)時代將面臨越來越多的機遇和挑戰(zhàn)。如何使高校圖書館融入當前乃至未來的發(fā)展浪潮并立于不敗之地,筆者認為可以貫徹應(yīng)用ISO9001標準,按最先進的國際標準要求建立健全并運行高校圖書館質(zhì)量管理體系,充分利用標準提出的基于風險的思維理念,采用過程方法,結(jié)合PDCA循環(huán)(即:Plan計劃、Do執(zhí)行、Check檢查和Act處理)對高校圖書館服務(wù)的全過程進行全方位的系統(tǒng)管理、持續(xù)改進,以適應(yīng)時代的不斷發(fā)展變化,從而更好更全面地貫徹和落實“一切為了讀者”的服務(wù)宗旨。
高校圖書館基于ISO9001標準要求建立質(zhì)量管理體系是一項戰(zhàn)略性決策[1]。高校圖書館以達標為目標,在此過程中,會更專注于全方位為讀者服務(wù),從而促進高校圖書館整體績效的提高。文件化的高校圖書館質(zhì)量管理體系能使圖書館館員更深入地理解管理與服務(wù)的重要性,熟悉對其從事工作的專業(yè)技術(shù)要求,使管理與服務(wù)工作有規(guī)可依、有據(jù)可查,其作用主要體現(xiàn)在:
(1)持續(xù)穩(wěn)定地提供符合讀者要求及適用法律法規(guī)要求的服務(wù)的能力:針對預(yù)期和非預(yù)期的結(jié)果確定相應(yīng)的措施,以提供讀者能接受或超越讀者期望的服務(wù)。
(2)提升讀者滿意度:通過分析讀者和其他相關(guān)方的需求,提升高校圖書館讀者滿意度。
(3)對內(nèi)不斷地提高高校圖書館的管理水平,不斷地強化高校圖書館工作人員的質(zhì)量意識、管理意識和服務(wù)意識,持續(xù)提升高校圖書館的業(yè)績和管理效率,最大限度地實現(xiàn)高校圖書館對社會的貢獻。
(4)對外進一步提升高校圖書館的形象,擴大知名度和美譽度,獲得國際“通行證”,為參與國際化合作奠定堅實的基礎(chǔ)。
從目前我國大陸地區(qū)已經(jīng)推行ISO9001質(zhì)量管理體系的部分高校圖書館[2]以及我國臺灣地區(qū)高校圖書館實施ISO9001認證[3]的成效上看,標準起到了如下作用:規(guī)范了高校圖書館的過程管理與讀者服務(wù)流程,使其系統(tǒng)化;通過持續(xù)改進,優(yōu)化了高校圖書館的管理與服務(wù);通過建立讀者至上的高校圖書館質(zhì)量管理體系,提升了讀者及相關(guān)方的滿意程度;強化培訓(xùn),提高了高校圖書館員素質(zhì),增強了團隊凝聚力;促進了高校圖書館的持續(xù)發(fā)展等。
高校圖書館按ISO9001標準建立實施其質(zhì)量管理體系,首先要進行系統(tǒng)地策劃,根據(jù)ISO9001標準要求,結(jié)合高校圖書館的現(xiàn)狀,充分貫徹“基于風險思維”的理念,從高校圖書館內(nèi)外部所處的環(huán)境、相關(guān)方的需求和期望以及高校圖書館服務(wù)過程等方面入手,運用相關(guān)的技術(shù)工具(如SWOT分析法)有針對性地分析,確定高校圖書館面臨的風險和機遇,并提出應(yīng)對措施。
第一步,要確定與高校圖書館服務(wù)宗旨、管理理念和發(fā)展戰(zhàn)略相關(guān)的內(nèi)外部的環(huán)境問題,這些問題的影響有正面也有負面。由于這些內(nèi)外部問題是動態(tài)變化的,因此,必須健全管理體系,對問題定期監(jiān)視和評審。對于高校圖書館,這些內(nèi)外部因素主要可以從如下兩方面確定。
內(nèi)部因素:主要涉及高校圖書館整體績效方面;高校圖書館基礎(chǔ)資源方面(如文獻信息資源、服務(wù)設(shè)施設(shè)備、高校圖書館知識等)、高校圖書館人力資源方面(如館員的能力、高校圖書館的行為文化等)、高校圖書館運行方面(如高校圖書館服務(wù)提供的環(huán)境與能力、管理與服務(wù)績效、讀者滿意情況等)等。
外部因素:主要涉及政治因素(如政治穩(wěn)定性、公共投入等)、經(jīng)濟因素(如國家經(jīng)濟形勢、資源建設(shè)經(jīng)費的投入等)、社會因素(如讀者安全感知、讀者教育水平、公共假期和工作日、職業(yè)道德規(guī)范建設(shè)等)、技術(shù)因素(如新技術(shù)應(yīng)用、新設(shè)備投入、專利期限等)等[4]。
第二步,在確定高校圖書館管理體系相關(guān)方的基礎(chǔ)上理解其要求,同時建立監(jiān)視和評審相關(guān)方要求的健全體系。高校圖書館可以通過制定相關(guān)的準則來確定相關(guān)方。對于某個體高校圖書館來說,相關(guān)方名錄可能是唯一的。有關(guān)高校圖書館的相關(guān)方主要包括但不限于:讀者、知識產(chǎn)權(quán)所有人、出版商、發(fā)行商、數(shù)據(jù)庫開發(fā)商、文獻捐獻者、學校及學校內(nèi)相關(guān)機構(gòu)、行業(yè)和專業(yè)協(xié)會或?qū)W會、兄弟高校圖書館、高校圖書館管理者和圖書館員等。這些相關(guān)方的要求會體現(xiàn)在諸多方面,比如讀者對高校圖書館的要求,包括閱讀環(huán)境舒適安靜、館藏資源豐富全面、服務(wù)熱情禮貌周到等。再如學校對高校圖書館的要求,包括科學合理利用經(jīng)費、統(tǒng)籌文獻資源建設(shè)、提高服務(wù)質(zhì)量水平等。最后,出版發(fā)行商等外部供應(yīng)商對高校圖書館的要求,包括及時簽定合同并按時履約等。
第三步,在綜合分析高校圖書館的內(nèi)外部環(huán)境因素、高校圖書館的相關(guān)方要求基礎(chǔ)上,結(jié)合高校圖書館所提供的服務(wù),準確定義高校圖書館質(zhì)量管理體系的范圍。ISO9000標準里的術(shù)語“服務(wù)”,其主要特征是無形。高校圖書館提供的讀者服務(wù)是建立在高校圖書館與讀者之間的一種輸出關(guān)系,高校圖書館向讀者提供借閱、咨詢、導(dǎo)讀等服務(wù)。相關(guān)的服務(wù)設(shè)施、設(shè)備、文獻信息、操作系統(tǒng)等軟硬件產(chǎn)品,主要通過館員向讀者提供,并與讀者進行溝通,了解其需求和期望,這種輸出是在高校圖書館和讀者接觸面上進行的活動,除了提供服務(wù)外,還與讀者建立了較長期而持續(xù)的關(guān)系,因此高校圖書館輸出的結(jié)果主要是為廣大師生服務(wù),高校圖書館的業(yè)務(wù)主要也是圍繞著這些讀者的需求而開展的。
第四步,在考慮上述確定下來的高校圖書館內(nèi)外部環(huán)境因素、相關(guān)方及其要求以及質(zhì)量管理體系范圍等方面的前提下,應(yīng)結(jié)合高校圖書館實際使用如“SWOT分析法”“PESTLE分析模型”或“結(jié)構(gòu)化假設(shè)分析技術(shù)(SWIFT)”等技術(shù)方法和工具,根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果確定高校圖書館面臨的風險和機遇,再經(jīng)過分析和評價制定出應(yīng)對的措施并評價其有效性[1]。
另外,在貫徹ISO9001標準的策劃階段,高校圖書館的最高領(lǐng)導(dǎo)者還要制定符合本館愿景及戰(zhàn)略發(fā)展方向并與其服務(wù)宗旨相適應(yīng)的質(zhì)量方針,以及在質(zhì)量方針框架下可實現(xiàn)的質(zhì)量目標,還需要重新審視并確定適合高校圖書館可持續(xù)發(fā)展的組織架構(gòu)并分派相應(yīng)的職責和權(quán)限。
總之,策劃階段是高校圖書館貫徹ISO9001標準最開始,也是最關(guān)鍵的環(huán)節(jié),關(guān)乎整個貫標的方向和全局的成敗。
在前期充分策劃的基礎(chǔ)上,貫徹ISO9001標準,建立高校圖書館質(zhì)量管理體系,需關(guān)注以下幾個方面:
第一,資源方面。任何一個組織的管理體系運行都離不開資源的支持,高校圖書館也不例外。支持高校圖書館質(zhì)量管理體系運行的資源主要體現(xiàn)在人力資源方面、服務(wù)設(shè)施設(shè)備方面、服務(wù)環(huán)境提供方面、服務(wù)的監(jiān)測資源方面以及擁有的圖書館知識等方面。高校圖書館在貫徹ISO9001標準時,于人力資源方面,在充分保證人員能力前提下,還應(yīng)該滿足《普通高等學校圖書館規(guī)程》中關(guān)于“專業(yè)館員的數(shù)量應(yīng)不低于館員總數(shù)的50%的要求。專業(yè)館員一般應(yīng)具有碩士研究生及以上層次學歷或高級專業(yè)技術(shù)職務(wù),并經(jīng)過圖書館學專業(yè)教育或系統(tǒng)培訓(xùn)。輔助館員一般應(yīng)具有高等教育??萍耙陨蠈哟螌W歷”的規(guī)定[5]。在服務(wù)的設(shè)施和設(shè)備方面,除去館舍等要達到相應(yīng)標準要求外,其他配備的各種家具、服務(wù)設(shè)備和用品的提供也應(yīng)達標,還要重視自動化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化等現(xiàn)代化建設(shè)[5]。在服務(wù)環(huán)境提供方面,包括社會因素(如穩(wěn)定和諧、沒有歧視等)、心理因素(如緩解壓力、預(yù)防疲勞、保護個人情感等)和物理因素(如適宜的溫濕度、清潔衛(wèi)生、合格照明、空氣流通、無噪聲等)[4]。在提供服務(wù)過程中,社會因素和心理因素對服務(wù)質(zhì)量影響尤為明顯,應(yīng)更多關(guān)注;在服務(wù)的監(jiān)視和測量資源方面,高校圖書館主要涉及讀者服務(wù)質(zhì)量滿意程度調(diào)查表、監(jiān)控設(shè)備等;在高校圖書館的知識方面,對包括內(nèi)部知識來源如知識產(chǎn)權(quán)、經(jīng)歷中獲取的知識、失敗或成功經(jīng)驗中總結(jié)教訓(xùn)等,外部知識來源如標準數(shù)據(jù)庫、專業(yè)學術(shù)交流研討會議、圖書館論壇、相關(guān)方等處獲取的知識[1],都需要及時地整理和收集。
第二,培訓(xùn)方面。這里的培訓(xùn)主要是針對工作人員能力和意識方面的培訓(xùn),主要包括標準知識的培訓(xùn)、質(zhì)量管理體系文件的培訓(xùn)、業(yè)務(wù)知識和技能培訓(xùn)、內(nèi)審員培訓(xùn)、質(zhì)量意識培訓(xùn)等,應(yīng)對培訓(xùn)制定計劃并嚴格執(zhí)行,以保證人員能力達到規(guī)定要求。
第三,文件方面。2015版ISO9001標準“成文信息”這一術(shù)語的提出賦予了管理體系文件更多的彈性和靈活性,標準要求組織在貫徹質(zhì)量管理體系時要從方便管理和科學管理的角度出發(fā)、編制適宜的文件。高校圖書館在編制文件時,一定要結(jié)合本館的辦館規(guī)模、服務(wù)過程的復(fù)雜程度、各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的開展及相互作用、館員的能力及素質(zhì)等因素,編制行之有效的符合本館實際的管理體系文件。在編制文件前,應(yīng)成立文件編寫小組,在深入了解本館現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,對現(xiàn)有規(guī)章制度進行有序梳理并擬定修訂或編寫文件的草案,然后進一步征求相關(guān)人員的意見,形成報批稿予以審批。管理體系文件一定要體現(xiàn)法規(guī)性、唯一性、適用性和可操作性的原則。按目前貫標經(jīng)驗及國際慣例,高校圖書館質(zhì)量管理體系文件可以分為:規(guī)范性文件和證據(jù)性文件。規(guī)范性文件如方針、目標和手冊;程序文件;服務(wù)規(guī)范、技術(shù)標準等具體的操作指導(dǎo)文件;外來文件;表格等。證據(jù)性文件如表格填寫內(nèi)容后的記錄。
總之,質(zhì)量管理體系建立初期階段,在最高管理者的支持和創(chuàng)造條件下,需要高校圖書館工作人員的全員積極參與,這是有效地管理高校圖書館,實現(xiàn)其創(chuàng)造價值,進而實現(xiàn)其質(zhì)量目標的必要條件。
高校圖書館質(zhì)量管理體系的運行需要在不同的業(yè)務(wù)模塊上協(xié)調(diào)進行,首先需要對不同模塊的業(yè)務(wù)流程進行梳理,高校圖書館業(yè)務(wù)內(nèi)容廣泛,環(huán)節(jié)甚多,這些內(nèi)容和環(huán)節(jié)前后銜接,有很強的連續(xù)性,是一個有機的整體。但總體來講,其業(yè)務(wù)體系主要由文獻信息資源建設(shè)(如紙質(zhì)文獻建設(shè)、電子文獻建設(shè)、特色數(shù)據(jù)庫開發(fā)等)和讀者服務(wù)(如文獻借閱導(dǎo)讀、信息情報咨詢、館際互借、閱讀推廣、定制服務(wù)等)兩大環(huán)節(jié)組成。在管理體系運行中,必須清楚并理順所有業(yè)務(wù)流程中每一個過程的控制要求、接收準則、資源需求以及控制措施的實施情況,所有的輸出均應(yīng)適合高校圖書館質(zhì)量管理體系的運行需要。對于管理體系運行過程中涉及的外包過程(如文獻加工環(huán)節(jié)、設(shè)施設(shè)備維修服務(wù)、操作系統(tǒng)的維護升級、物業(yè)服務(wù)等)要確保始終受高校圖書館控制。高校圖書館質(zhì)量管理體系運行過程中應(yīng)重點關(guān)注以下幾個方面。
第一,服務(wù)要求方面,要利用各種方式與讀者溝通,及時征求讀者的意見,了解讀者的愿望,解決讀者的訴求,調(diào)查讀者的感受。要確定和評審服務(wù)有關(guān)的要求,對讀者在滿足基本服務(wù)承諾同時,利用高校圖書館資源和人才的優(yōu)勢,盡可能地提供更多更好的服務(wù)內(nèi)容,以達到并超越讀者的期望。
第二,業(yè)務(wù)開發(fā)方面,高校圖書館要充分發(fā)揮專業(yè)人才的聰明才智,開拓更多更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)項目,比如利用大數(shù)據(jù),建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫,從項目開發(fā)的策劃、立項、調(diào)查論證、實施、結(jié)論成果等所有環(huán)節(jié)給予大力支持,同時對于所有新開發(fā)的業(yè)務(wù)必須全部納入高校圖書館質(zhì)量管理體系中予以控制并管理。
第三,資源建設(shè)方面,高校圖書館的文獻資源是提供服務(wù)的基礎(chǔ)。目前國內(nèi)高校圖書館的文獻資源主要包括紙質(zhì)文獻資源、數(shù)字文獻資源和其他載體文獻資源。外部供應(yīng)商主要包括出版發(fā)行商、書店、數(shù)據(jù)庫開發(fā)提供商等。在文獻資源建設(shè)過程中,要按制定的準則對這些供應(yīng)商進行評價、選擇、績效監(jiān)視及再評價,確定合格供應(yīng)商,進行分類控制并動態(tài)管理,確保提供的產(chǎn)品和服務(wù)滿足要求。在采購過程中,要提供明確的信息給供應(yīng)商,尤其對外包過程(如圖書采購過程中磁條的粘貼、蓋館藏章、編目數(shù)據(jù)的提供、運輸?shù)龋┑目刂贫家象w系文件規(guī)定的要求。
第四,服務(wù)提供的控制方面,要確定有能力的高校圖書館員實施相關(guān)的服務(wù)提供,這方面是高校圖書館質(zhì)量管理體系運行的核心部分。包括如何執(zhí)行高校圖書館服務(wù)規(guī)范;在服務(wù)過程中執(zhí)行哪些控制要求;需要的基礎(chǔ)設(shè)施和過程運行環(huán)境情況;利用什么監(jiān)測資源監(jiān)測整個服務(wù)過程,監(jiān)測結(jié)果如何;服務(wù)過程中應(yīng)使用哪些可追溯性標識;在提供服務(wù)過程中如何處置讀者及外部相關(guān)方的財產(chǎn);服務(wù)提供過程的所有階段的防護要求;服務(wù)交付后的一些活動要求以及服務(wù)過程涉及更改的控制要求等。
第五,服務(wù)放行方面,高校圖書館服務(wù)放行之前,必須符合服務(wù)規(guī)范等相應(yīng)文件要求,由具備授權(quán)放行服務(wù)的人員實施。目前,高校圖書館的有些業(yè)務(wù)都是通過局域網(wǎng)絡(luò)完成的,這種服務(wù)放行方式往往采用網(wǎng)絡(luò)身份認可的模式,由系統(tǒng)管理員確認讀者的資格和權(quán)限。如借還書環(huán)節(jié),由讀者通過系統(tǒng)檢索,然后再到圖書館相應(yīng)書架上找到圖書,最后通過圖書館借還書系統(tǒng)自動完成借還,從而在系統(tǒng)中生成借還記錄,這種放行有別于傳統(tǒng)服務(wù)放行模式,都需要結(jié)合實際來設(shè)置和控制。
總之,在質(zhì)量管理體系運行過程中,必須要深刻領(lǐng)會ISO9001標準的內(nèi)涵,結(jié)合實際,靈活運用,將ISO9001標準要求與高校圖書館的業(yè)務(wù)過程相融合并加以管理,只有這樣,高校圖書館的質(zhì)量管理體系才能真正運行并切實發(fā)揮應(yīng)有的作用。
高校圖書館質(zhì)量管理體系是否能保持正常運行,也要從“人、機、料、法、環(huán)、測”各環(huán)節(jié)予以保障。除了上述資源、文件、服務(wù)要求、服務(wù)開發(fā)、文獻資源建設(shè)、外包方控制、讀者服務(wù)提供的控制等過程,還需要對于目標的考核、讀者滿意程度、數(shù)據(jù)分析與評價,內(nèi)部審核,管理評審以及不符合和糾正措施、持續(xù)改進等過程進行有效控制。
高校圖書館制定的總質(zhì)量目標分解到各職能、層次和過程后,就必須按策劃的要求予以考核。讀者滿意程度如何,按要求采用適宜的方式和頻次進行調(diào)查;對于體系運行過程中收集的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息,要用適宜的統(tǒng)計技術(shù)進行科學系統(tǒng)的分析與評價,在肯定成績的同時也應(yīng)找出主要問題,為改進管理體系提供決策依據(jù)。
內(nèi)部審核是按編制的程序文件要求進行,由高校圖書館自行組織,依據(jù)ISO9001標準和本館質(zhì)量管理體系文件要求等審核準則,對本館質(zhì)量管理體系運行績效和有效性進行系統(tǒng)性評價,以驗證本館質(zhì)量管理體系是否符合自身的文件規(guī)定和ISO9001標準要求,以及本館質(zhì)量管理體系的實施和保持是否有效。內(nèi)審過程審核發(fā)現(xiàn)的不符合應(yīng)按要求采取糾正措施整改封閉,對于內(nèi)審形成的報告應(yīng)輸入管理評審。
管理評審是館長按策劃的時間根據(jù)本館的戰(zhàn)略方向開展的活動,目的是評價本館質(zhì)量管理體系是否適宜、充分和有效,根據(jù)評審輸入得出體系績效和有效性以及所需的任何決策和措施方面的輸出和信息。對于管理評審結(jié)論中的糾正措施要及時跟蹤驗證。
高校圖書館質(zhì)量管理體系日常運行過程中出現(xiàn)的不合格品(如文獻采購、設(shè)備采購等)或不合格服務(wù)(如外包服務(wù)、讀者服務(wù)等),應(yīng)根據(jù)具體事實進行原因分析,擬定需要采取的糾正措施并評價措施的可行性,實施措施并驗證結(jié)果,目的是消除危害和不利影響,通過舉一反三,達到持續(xù)改進質(zhì)量管理體系之目的,使其始終保持高效運行狀態(tài)。
總之,高校圖書館質(zhì)量管理體系的保持與改進是不斷提高績效的循環(huán)活動,需要建立一個行之有效的改進機制,遵循PDCA的原理,螺旋式地提升管理與服務(wù)水平,在持續(xù)滿足讀者要求的同時,不斷地增強讀者滿意程度。
高校圖書館應(yīng)用ISO9001標準建立實施保持改進質(zhì)量管理體系,一定要把握并貫徹質(zhì)量管理七項原則,要始終以讀者為關(guān)注焦點,將“以人為本,讀者至上”的理念貫穿其中,以“讀者第一,服務(wù)育人”為宗旨,既要服好務(wù),又要育好人。高校圖書館的領(lǐng)導(dǎo)者要高起點高標準統(tǒng)籌規(guī)劃本館未來發(fā)展的宏偉藍圖,營造全員積極參與的氛圍,努力完成質(zhì)量目標,實現(xiàn)本館的發(fā)展愿景。在管理過程中注重過程方法的使用,科學決策,高效管理,始終致力于本館的持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新。
實踐證明,發(fā)展是硬道理。目前經(jīng)濟全球化、構(gòu)建人類命運共同體已是發(fā)展必然。高校圖書館作為高等學校文獻信息中心,按國際最先進的質(zhì)量管理標準要求建立、實施、保持和改進其質(zhì)量管理體系,對發(fā)揮其教育職能和信息服務(wù)職能[5],與國際接軌,在復(fù)合型人才培養(yǎng)、科學技術(shù)研究、文獻信息服務(wù)和文化傳承創(chuàng)新融合中能起到強大的助推作用?!秶鴦?wù)院關(guān)于加強質(zhì)量認證體系建設(shè)促進全面質(zhì)量管理的意見》中指出,“創(chuàng)新質(zhì)量管理工具,積極采用國際先進質(zhì)量管理標準,推廣應(yīng)用質(zhì)量管理先進標準和方法[6]?!备咝D書館必須抓住歷史機遇,科學部署,統(tǒng)籌謀劃,轉(zhuǎn)變觀念,運用ISO9001標準和方法,持續(xù)提升自身的管理和服務(wù)水平,以互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等新技術(shù)創(chuàng)新高校圖書館傳統(tǒng)管理與服務(wù)模式,建立起高校圖書館現(xiàn)代化質(zhì)量管理體系,帶動高校圖書館管理與服務(wù)的全面升級,適應(yīng)新形勢的變化,讓讀者滿意,也為高校圖書館的永續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。