趙桂倩 李 芳

推進(jìn)學(xué)校后勤采購(gòu)招標(biāo)工作信息化的思考——以清華大學(xué)學(xué)生社區(qū)管理服務(wù)中心為例

趙桂倩 李 芳

[清華大學(xué)學(xué)生社區(qū)管理服務(wù)中心]

學(xué)校后勤招標(biāo)工作具有涉及部門(mén)多、工作環(huán)節(jié)多、專(zhuān)業(yè)人員少的特點(diǎn)，且存在采購(gòu)招標(biāo)種類(lèi)多、數(shù)量多、時(shí)間緊的狀況。鑒于招標(biāo)工作規(guī)范性強(qiáng)、操作過(guò)程繁瑣、資料繁多、出錯(cuò)不良影響大的諸多因素，借助信息平臺(tái)建設(shè)，推進(jìn)學(xué)校后勤招標(biāo)工作信息化，以提高工作效率和工作準(zhǔn)確度是非常必要的。采購(gòu)招標(biāo)工作的信息化過(guò)程需要通過(guò)建立諸多模塊進(jìn)行組合來(lái)實(shí)現(xiàn)，不僅為工作人員帶來(lái)便利，同時(shí)也可為招標(biāo)工作積累經(jīng)驗(yàn)和參考依據(jù)。

采購(gòu)招標(biāo)；信息化建設(shè)；效率；準(zhǔn)確性

一、背景與問(wèn)題

隨著國(guó)家互聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)信息化進(jìn)程不斷推進(jìn)，各類(lèi)信息化智能化系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生，采購(gòu)招標(biāo)信息化建設(shè)也已成為新形勢(shì)下的工作思考。

清華大學(xué)學(xué)生社區(qū)管理服務(wù)中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中心”）為保障國(guó)有資金的合理使用，提高資金使用效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《政府采購(gòu)非招標(biāo)采購(gòu)方式管理辦法》及《清華大學(xué)采購(gòu)與招標(biāo)管理規(guī)定》，制訂了中心的采購(gòu)招標(biāo)制度。每年涉及的采購(gòu)招標(biāo)項(xiàng)目近200項(xiàng)，由于采購(gòu)招標(biāo)工作流程繁瑣、規(guī)則性強(qiáng)、需要工作人員注意其中每個(gè)細(xì)節(jié)，完全靠人力來(lái)完成這些工作難免百密一疏，但如果出現(xiàn)錯(cuò)誤，則會(huì)給單位造成較大損失和影響。

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，工作信息化已經(jīng)成為提高工作效率、規(guī)范工作流程的重要手段。采購(gòu)招標(biāo)工作信息化已經(jīng)有很多應(yīng)用案例，例如北京市建設(shè)工程發(fā)包承包交易中心，鐵道部的“鐵道工程交易中心招投標(biāo)平臺(tái)”，天津大學(xué)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)跨區(qū)遠(yuǎn)程電子評(píng)標(biāo)等等。為了適應(yīng)新的要求、新的環(huán)境，提升工作水平，提高工作效率，對(duì)采購(gòu)招標(biāo)工作進(jìn)行信息化管理，將產(chǎn)生重要的作用[1]。

二、采購(gòu)招標(biāo)項(xiàng)目管理信息化的意義

采購(gòu)招標(biāo)工作涉及環(huán)節(jié)多、審批結(jié)點(diǎn)多、文件制作規(guī)范，時(shí)間周期較長(zhǎng)，這與不少招標(biāo)項(xiàng)目的“時(shí)間緊、任務(wù)重”形成矛盾。另外，傳統(tǒng)招標(biāo)方式與國(guó)家倡導(dǎo)的節(jié)約環(huán)保理念相背離。而采購(gòu)招標(biāo)信息化管理正是針對(duì)這一系列矛盾，簡(jiǎn)化和完善工作流程，為招標(biāo)工作的順利進(jìn)展提供了很好的輔助作用。具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

（一）縮短逐級(jí)審批時(shí)間

利用傳統(tǒng)方式開(kāi)展采購(gòu)招標(biāo)工作，從計(jì)劃采購(gòu)、立項(xiàng)審批、采購(gòu)啟動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)審批，到進(jìn)入采購(gòu)流程，涉及諸多溝通環(huán)節(jié)，有些需要口頭審批，有些需要書(shū)面審批。各項(xiàng)工作，都需要協(xié)調(diào)報(bào)告人和審批人的時(shí)間，在當(dāng)今工作節(jié)奏快、每個(gè)人都承擔(dān)多項(xiàng)工作的情況下，提高有效時(shí)間利用率就顯得非常重要。而信息化則減少了這些撰寫(xiě)報(bào)告、報(bào)送報(bào)告、當(dāng)面匯報(bào)的過(guò)程，每個(gè)人都根據(jù)自己的時(shí)間安排進(jìn)行系統(tǒng)填報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批操作，從而大大了提高工作效率。

（二）采購(gòu)招標(biāo)相關(guān)文件模版化

招標(biāo)工作中涉及到諸多法律法規(guī)問(wèn)題，對(duì)文件的格式和內(nèi)容要求規(guī)范，如果不熟悉工作或者有所疏漏，很容易造成嚴(yán)重后果。但招標(biāo)文件也有相對(duì)規(guī)范的模板，如果能夠嚴(yán)格按照模板來(lái)填寫(xiě)，會(huì)給工作人員帶來(lái)準(zhǔn)確性的保障和效率的提高，信息化給這個(gè)方面帶來(lái)了巨大的便利，利用系統(tǒng)后臺(tái)編寫(xiě)好格式和通用文字，只需要把每個(gè)項(xiàng)目不同的方面設(shè)置成填寫(xiě)項(xiàng)，提交后自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)化格式的文件，切實(shí)體現(xiàn)信息化帶來(lái)的便利。

（三）采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程管理透明化

采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程涉及到投標(biāo)企業(yè)的篩選，而社會(huì)上也不乏招標(biāo)單位個(gè)別人與投標(biāo)企業(yè)勾結(jié)牟利的情況。而招標(biāo)信息化，使得所有信息都在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)公開(kāi)，相關(guān)過(guò)程完整記錄，相關(guān)人員都可以看到，降低了監(jiān)督門(mén)檻，擴(kuò)大了監(jiān)督范圍，從而使采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程更加透明化，有利于廉政建設(shè)和保護(hù)單位利益。

（四）采購(gòu)信息歸檔完備，歷史數(shù)據(jù)查詢(xún)方便

采購(gòu)信息化實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目從立項(xiàng)到采購(gòu)結(jié)束各環(huán)節(jié)材料的電子化保存，完整地記錄了采購(gòu)過(guò)程中的各項(xiàng)痕跡，包括參與的工作人員、領(lǐng)導(dǎo)的審批、采購(gòu)招標(biāo)文件、企業(yè)遴選信息，評(píng)委評(píng)審過(guò)程以及對(duì)成交企業(yè)的評(píng)價(jià)信息等資料。采購(gòu)過(guò)程結(jié)束資料檔案即整理完成，節(jié)約人力，節(jié)省時(shí)間。采購(gòu)系統(tǒng)基于B/S結(jié)構(gòu)（瀏覽器/服務(wù)器），里面的資料隨用隨查，不再受地點(diǎn)和時(shí)間的限制，采購(gòu)數(shù)據(jù)的積累還可以為領(lǐng)導(dǎo)提供立項(xiàng)決策依據(jù)，保障立項(xiàng)內(nèi)容和周期合理科學(xué)。[2]

三、采購(gòu)招標(biāo)項(xiàng)目信息化管理的實(shí)踐探索

（一）采購(gòu)招標(biāo)工作流程梳理

概括起來(lái)，采購(gòu)招標(biāo)工作主要流程包括立項(xiàng)、采購(gòu)招標(biāo)公告、投標(biāo)企業(yè)資格審查、采購(gòu)招標(biāo)文件制作、開(kāi)標(biāo)、評(píng)審、中標(biāo)公示、簽署合同。

立項(xiàng)過(guò)程，根據(jù)中心招標(biāo)采購(gòu)制度規(guī)定，按項(xiàng)目的預(yù)算費(fèi)用劃分采購(gòu)招標(biāo)形式，不同的形式有不同的立項(xiàng)程序。單位內(nèi)部的招標(biāo)立項(xiàng)主要包括各級(jí)審批、指定工作小組成員、成立評(píng)審工作小組等；招標(biāo)公告過(guò)程，主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等途徑對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目信息及投標(biāo)注意事項(xiàng)進(jìn)行公布，從而達(dá)到信息公開(kāi)的目的；投標(biāo)企業(yè)資格預(yù)審過(guò)程，一般由采購(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)指派評(píng)委進(jìn)行資格審查，綜合企業(yè)提交的資料和考察情況，推薦擬邀請(qǐng)投標(biāo)企業(yè)；開(kāi)標(biāo)過(guò)程，到投標(biāo)截止時(shí)間，通知投標(biāo)企業(yè)相關(guān)開(kāi)標(biāo)事宜，現(xiàn)場(chǎng)投標(biāo)人進(jìn)行唱標(biāo)；評(píng)審過(guò)程，請(qǐng)?jiān)u委根據(jù)投標(biāo)企業(yè)的報(bào)價(jià)和相關(guān)資料進(jìn)行綜合評(píng)審，形成評(píng)審結(jié)論；中標(biāo)成交通知，招標(biāo)工作小組最終根據(jù)單位領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)通知中標(biāo)企業(yè)簽訂合同。

（二）各環(huán)節(jié)信息化可行性分析

通過(guò)上述的過(guò)程描述，結(jié)合中心工作實(shí)際，部分環(huán)節(jié)可以通過(guò)信息化的手段進(jìn)行處理，主要包括基層提出招標(biāo)申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、單位領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審批，招標(biāo)工作小組上傳招標(biāo)文件，待確定評(píng)委后提交評(píng)委信息，企業(yè)上報(bào)材料后在系統(tǒng)里提交企業(yè)資料，由領(lǐng)導(dǎo)審核，在評(píng)標(biāo)過(guò)程中，通過(guò)信息系統(tǒng)填寫(xiě)評(píng)委打分匯總表和招標(biāo)評(píng)審報(bào)告，最后利用系統(tǒng)進(jìn)行合同存檔。在合作一段時(shí)間后，還可以利用系統(tǒng)匯總和記錄對(duì)企業(yè)的評(píng)估信息。

（三）信息化平臺(tái)建設(shè)

根據(jù)采購(gòu)工作需要，學(xué)生社區(qū)管理服務(wù)中心利用現(xiàn)有OA辦公系統(tǒng)（http://oa.myhome.tsinghua. edu.cn），開(kāi)發(fā)了采購(gòu)工作系統(tǒng)。系統(tǒng)依據(jù)工作實(shí)際情況設(shè)置不同管理權(quán)限，科室權(quán)限實(shí)現(xiàn)采購(gòu)申請(qǐng)基本功能、采購(gòu)招標(biāo)管理員權(quán)限涉及采購(gòu)招標(biāo)工作全過(guò)程操作功能、領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限具有審批和查看采購(gòu)招標(biāo)全過(guò)程功能。該系統(tǒng)最初設(shè)立了采購(gòu)申請(qǐng)模塊、招標(biāo)文件管理模塊、企業(yè)庫(kù)管理模塊、評(píng)委庫(kù)模塊、采購(gòu)評(píng)標(biāo)模塊、采購(gòu)模版與共享資源等模塊。經(jīng)過(guò)試運(yùn)行后，又加入了手機(jī)短信提醒、計(jì)劃內(nèi)與計(jì)劃外采購(gòu)審批、企業(yè)黑名單管理等模塊，各模塊按流程運(yùn)轉(zhuǎn)如圖1：

圖1 各模塊按流程運(yùn)轉(zhuǎn)圖

1.招標(biāo)申請(qǐng)模塊

該模塊主要的功能是各級(jí)審批。主要包括如下功能：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)起，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批、單位領(lǐng)導(dǎo)審批。如果某一級(jí)的審批結(jié)果為不同意，則退回前一申請(qǐng)者，申請(qǐng)者可繼續(xù)在原申請(qǐng)界面進(jìn)行修改，如果單位領(lǐng)導(dǎo)的審批結(jié)果為同意，則招標(biāo)申請(qǐng)內(nèi)容為不允許修改。單位領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送短信，對(duì)招標(biāo)申請(qǐng)人和專(zhuān)職招標(biāo)工作人員進(jìn)行下一步工作提醒。圖2為科室采購(gòu)工作的模塊：

圖2 科室采購(gòu)工作模塊

2.招標(biāo)文件上傳模塊

系統(tǒng)自動(dòng)生成招標(biāo)文件功能還在開(kāi)發(fā)中，目前該模塊的功能實(shí)現(xiàn)采購(gòu)文件上傳存儲(chǔ)在服務(wù)器中，方便評(píng)委自行登陸系統(tǒng)查看文件，可以做到為今后同類(lèi)項(xiàng)目采購(gòu)提供招標(biāo)范本，保留歷史資料。

3.企業(yè)管理庫(kù)和評(píng)委庫(kù)模塊

該模塊實(shí)現(xiàn)企業(yè)資料電子化存檔，專(zhuān)家評(píng)委信息入庫(kù)存檔。模塊在系統(tǒng)建立初期數(shù)據(jù)量較大，企業(yè)資料包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照信息、資質(zhì)證書(shū)信息、安全生產(chǎn)許可證等相關(guān)商務(wù)內(nèi)容以及上述文件的掃描件。評(píng)委包括專(zhuān)業(yè)、單位、聯(lián)系方式等。企業(yè)庫(kù)與評(píng)委庫(kù)的建立，可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)短信通知相關(guān)信息，同時(shí)，方便對(duì)企業(yè)進(jìn)行評(píng)估，分析歷史合作信息以及黑名單企業(yè)管理等，評(píng)委庫(kù)還是系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分配評(píng)委功能的依據(jù)，同時(shí)記錄各個(gè)評(píng)委的參評(píng)情況。

4.采購(gòu)評(píng)標(biāo)模塊

該模塊可實(shí)現(xiàn)評(píng)審過(guò)程電子化記錄。系統(tǒng)正在開(kāi)發(fā)線(xiàn)上評(píng)審功能，將來(lái)實(shí)現(xiàn)分區(qū)評(píng)審。目前，招標(biāo)工作管理人員可系統(tǒng)編輯打印評(píng)分表，評(píng)委線(xiàn)下進(jìn)行打分，工作人員在系統(tǒng)中填寫(xiě)評(píng)委的打分明細(xì)，系統(tǒng)根據(jù)后臺(tái)設(shè)定計(jì)算規(guī)則，自動(dòng)計(jì)算評(píng)委分?jǐn)?shù)，并生成評(píng)委打分匯總表和評(píng)審過(guò)程報(bào)告。減少人工計(jì)算失誤和評(píng)審報(bào)告撰寫(xiě)的工作量。

5.采購(gòu)模版與存檔模塊

該模塊主要用于存檔各種文件資料，包括工程、服務(wù)、貨物采購(gòu)招標(biāo)公告和招標(biāo)采購(gòu)模版以及國(guó)家、學(xué)校相關(guān)采購(gòu)招標(biāo)法律法規(guī)。同時(shí)該模塊還在開(kāi)發(fā)合同管理，合同線(xiàn)下完成簽字用印上傳存檔，存檔時(shí)登記合同類(lèi)別，設(shè)置合同每期結(jié)款及合同到期提醒功能，并直觀(guān)顯示合同執(zhí)行進(jìn)度。

（四）信息系統(tǒng)功能總結(jié)

信息系統(tǒng)模塊后臺(tái)可進(jìn)行登陸設(shè)置、權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)管理等功能，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目申請(qǐng)及審批過(guò)程，評(píng)委自動(dòng)分配，評(píng)分匯總和評(píng)審報(bào)告自動(dòng)生成，企業(yè)后續(xù)評(píng)估等諸多功能的信息化處理，從而幫助工作人員縮短審批時(shí)間，保證評(píng)審計(jì)算準(zhǔn)確率。系統(tǒng)完成全過(guò)程資料存儲(chǔ)，記錄各項(xiàng)評(píng)價(jià)信息，為以后的類(lèi)似項(xiàng)目招標(biāo)提供歷史資料，可以系統(tǒng)性地提高整個(gè)采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程的工作效率。

[1]楊培飛,賀錦.基于信息化平臺(tái)的高校貨物和服務(wù)采購(gòu)管理模式研究[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理,2019,36（11）:290-293.

[2]朱寶,賈沛,孫寧.初探新時(shí)代信息化環(huán)境對(duì)高校采購(gòu)與招標(biāo)的影響[J].中國(guó)管理信息化,2020,23（03）:224-226.

（責(zé)任編輯：楊書(shū)元）