雷國(guó)雅

摘 要：社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)發(fā)展背景下，資源共享理念已經(jīng)在社會(huì)各界達(dá)成共識(shí)，通過(guò)資源優(yōu)化配置和共享，有助于帶來(lái)更加可觀的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益和生態(tài)效益。作為自然資源開(kāi)發(fā)和保護(hù)中所產(chǎn)生的檔案資料，自然資源檔案總量急劇增長(zhǎng)，新時(shí)期應(yīng)積極引入現(xiàn)代化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)自然資源檔案數(shù)字化管理。但是，受諸多因素影響和限制，現(xiàn)階段自然資源檔案數(shù)字化管理中仍有很多不足之處，亟待優(yōu)化改進(jìn)。本文基于資源共享角度著手分析，在把握自然資源檔案內(nèi)涵與特點(diǎn)基礎(chǔ)上，提出切實(shí)可行的措施推動(dòng)自然資源檔案數(shù)字化管理，提升檔案管理效率的同時(shí)，深層次挖掘?qū)I(yè)檔案的潛在價(jià)值。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理;自然資源檔案;資源共享;信息共享

自然資源檔案規(guī)模不斷擴(kuò)大，主因是自然資源開(kāi)發(fā)和保護(hù)、城市規(guī)劃建設(shè)中所產(chǎn)生的資料信息量急劇增加。自然資源檔案具有較強(qiáng)的應(yīng)用價(jià)值，尤其是當(dāng)前資源節(jié)約型社會(huì)建設(shè)背景下，加強(qiáng)自然資源檔案開(kāi)發(fā)管理，優(yōu)化資源配置，便于更好迎合新時(shí)期工作需要，提升自然資源檔案管理的有效性。相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作，自然資源檔案管理相對(duì)特殊，專業(yè)特點(diǎn)更加鮮明，但是由于傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，不同程度上影響到自然資源檔案管理工作效率和質(zhì)量。因此，積極引入現(xiàn)代化技術(shù)手段，推動(dòng)自然資源檔案數(shù)字化管理，有助于實(shí)現(xiàn)檔案資源深度挖掘和利用，更好地滿足自然資源檔案管理工作高水平發(fā)展需要，對(duì)于推動(dòng)我國(guó)檔案管理事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

一、新時(shí)期自然資源檔案的特點(diǎn)和意義

自然資源檔案，主要是自然資源管理部門在工作活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄。加強(qiáng)自然資源檔案的管理，便于實(shí)現(xiàn)自然資源最優(yōu)化配置，提升檔案服務(wù)效能，為資源節(jié)約型社會(huì)建設(shè)和發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

就自然資源檔案的特點(diǎn)來(lái)看，主要有以下幾點(diǎn)：（1）范圍廣，內(nèi)容類型多樣。自然資源檔案涵蓋的內(nèi)容豐富多樣，覆蓋范圍較廣。機(jī)構(gòu)改革后，自然資源部門承擔(dān)著更多的管理職能，包括了城鄉(xiāng)規(guī)劃管理職責(zé)、國(guó)土資源局職責(zé)以及林業(yè)發(fā)展等部門職責(zé)，因此，自然資源檔案管理工作要求較高。（2）檔案載體多樣，主要是指自然資源檔案資料載體包括了聲像材料、文字材料、圖像材料和實(shí)物等，同時(shí)還有很多電子檔案材料。這些材料中，主要是記錄了資源保護(hù)、資源開(kāi)發(fā)、資源利用和生態(tài)修復(fù)、城市規(guī)劃建設(shè)等檔案材料。（3）地域性較強(qiáng)，自然資源檔案是依據(jù)不同行政區(qū)劃為單位，形成更具地域性特點(diǎn)的自然資源檔案資料。其中包括自然資源調(diào)查監(jiān)測(cè)評(píng)價(jià)、權(quán)屬確權(quán)等級(jí)和自然資源有償使用等內(nèi)容，有助于為資源開(kāi)發(fā)和使用提供支持，協(xié)調(diào)解決矛盾沖突，應(yīng)用價(jià)值較高。

二、資源共享視域下的數(shù)字化自然資源檔案管理

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，資源共享已經(jīng)成為時(shí)代的主旋律，基于信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)信息資源快速傳輸共享，盤(pán)活原本的閑置資源，實(shí)現(xiàn)資源最大程度上開(kāi)發(fā)和利用。資源共享有助于實(shí)現(xiàn)社會(huì)資源最優(yōu)化配置和利用，維護(hù)生態(tài)系統(tǒng)平衡穩(wěn)定。結(jié)合我國(guó)《檔案法》相關(guān)規(guī)定，新時(shí)期推動(dòng)檔案信息化建設(shè)是必然選擇，面對(duì)不斷增長(zhǎng)的檔案總量，應(yīng)積極推動(dòng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)以及檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)等。通過(guò)此種方式，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理開(kāi)發(fā)和利用，檔案資料價(jià)值得到最大程度發(fā)揮。另外，傳統(tǒng)檔案資源和數(shù)字化資源有機(jī)融合，便于提升檔案管理數(shù)字化水平和資源利用率。

新時(shí)期推動(dòng)自然資源檔案數(shù)字化管理，應(yīng)遵循相應(yīng)原則，具體如下：

其一，重點(diǎn)優(yōu)先化。由于基層自然資源部門承擔(dān)業(yè)務(wù)職能較多，每年所移交歸檔的資料規(guī)模較大。由于傳統(tǒng)檔案管理工作強(qiáng)度大，應(yīng)積極推動(dòng)自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)，發(fā)揮前沿技術(shù)手段優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共建共享，同時(shí)優(yōu)化自然資源檔案管理流程，煩瑣環(huán)節(jié)精簡(jiǎn)化，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共建共享。但由于基層檔案工作強(qiáng)度大，工作軟硬件配套不完善，極大影響到工作有效性。因此，應(yīng)立足于基層檔案管理工作現(xiàn)狀，針對(duì)特色檔案資源優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化改革，循序漸進(jìn)，切實(shí)提升自然資源檔案數(shù)字化檔案管理的有效性。

其二，標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化是自然資源檔案管理工作數(shù)字化改革的主要方向之一，也是實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)和管理現(xiàn)代化的主要手段之一，有助于推進(jìn)自然資源檔案信息共建共享進(jìn)程。依據(jù)《檔案數(shù)字化流程與規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等文件制度，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化信息資源共建共享，切實(shí)提升自然資源檔案數(shù)字化管理水平。

其三，協(xié)作化。在部門改革持續(xù)深化下，自然資源檔案數(shù)字化改革可以實(shí)現(xiàn)信息采集、錄入、傳輸及共享等，其中包括科技、文書(shū)、聲像和業(yè)務(wù)等不同類型的存檔資料。實(shí)現(xiàn)自然資源檔案數(shù)字化管理目標(biāo)，需要多部門協(xié)調(diào)合作，整合資源，全方位提升自然資源檔案數(shù)字化管理水平。

其四，功能化。信息資源共享背景下，推動(dòng)自然資源檔案管理數(shù)字化建設(shè)，基于參考數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)檢索工具等增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)擴(kuò)展功能，豐富數(shù)據(jù)庫(kù)功能，以此來(lái)滿足后期數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的管理和維護(hù)需要，切實(shí)提升自然資源檔案信息利用率。

其五，安全化。數(shù)字化檔案管理工作，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作更加復(fù)雜，要求更高，管理過(guò)程中存在一系列安全隱患，不同程度上影響到檔案資源共建共享。所以，新時(shí)期為了保障自然資源檔案安全，應(yīng)建立完善的管理機(jī)制，并注重現(xiàn)代化技術(shù)手段靈活運(yùn)用，以便于實(shí)現(xiàn)自然資源檔案數(shù)字化管理，盡可能規(guī)避檔案資料篡改和泄漏，全面保障檔案數(shù)據(jù)信息安全。

三、自然資源檔案數(shù)字化管理中的不足分析

結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，自然資源檔案數(shù)字化管理工作盡管取得了可觀成效，先進(jìn)技術(shù)手段優(yōu)勢(shì)得到了發(fā)揮，但仍然受限于諸多因素影響，致使自然資源檔案數(shù)字化管理效果不理想，同預(yù)期目標(biāo)相差甚遠(yuǎn)，極大地影響到自然資源檔案工作有效性。就其中的問(wèn)題來(lái)看，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.數(shù)字化管理方法單一、滯后

數(shù)字化技術(shù)憑借其優(yōu)勢(shì)，已經(jīng)在諸多行業(yè)領(lǐng)域中得到應(yīng)用，可以極大提升工作效率，減少人員工作強(qiáng)度，助力行業(yè)變革發(fā)展。但是，在自然資源檔案數(shù)字化管理工作開(kāi)展進(jìn)程中，需要管理人員養(yǎng)成數(shù)字化管理思維，加深數(shù)字化技術(shù)認(rèn)知和重視，改善傳統(tǒng)自然資源檔案管理模式中存在的缺陷和不足，積極推進(jìn)數(shù)字化檔案管理模式應(yīng)用。但是，因目前紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案同時(shí)存在，管理難度大幅增加，為了滿足新時(shí)期自然資源檔案數(shù)字化管理需要，動(dòng)態(tài)調(diào)整管理內(nèi)容和范圍是必然選擇。大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為自然資源檔案管理工作改進(jìn)發(fā)展的重要?jiǎng)恿?，但受限于滯后、單一的管理方法，致使信息處理效率偏低，自然資源檔案管理錯(cuò)誤率增加，極大影響到自然資源檔案數(shù)字化管理工作效率。

2.數(shù)字化檔案管理制度不健全

開(kāi)展自然資源檔案數(shù)字化管理工作，一項(xiàng)重要內(nèi)容是需要健全和完善的管理制度支持，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)工作有章可循。但自然資源檔案管理制度是工作重難點(diǎn)所在，自然資源管理部門工作精力多投入在日常窗口業(yè)務(wù)中，即便數(shù)字化檔案管理人才培養(yǎng)力度不斷提升，實(shí)際上卻未能取得可觀的工作成效，背離自然資源檔案數(shù)字化管理目標(biāo)的本質(zhì)。另外，部分自然資源檔案管理人員專業(yè)能力和責(zé)任意識(shí)存在不足，尤其是數(shù)字化思維缺失，未能及時(shí)整合與配置自然資源檔案，不可避免地出現(xiàn)檔案資料積壓情況，制約了自然資源檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展。檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入力度不足，較多部門由于檔案資料長(zhǎng)時(shí)間積壓，無(wú)法及時(shí)錄入檔案資料，因此出現(xiàn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不完整，在一定程度上阻礙檔案資源建設(shè)和發(fā)展。

3.數(shù)字化檔案管理平臺(tái)不完善

數(shù)字化檔案管理，相較于以往的管理模式，不僅是管理方法的變革，同時(shí)也是思想的變革。但是還有很多部門思想陳舊，未能正確看待自然資源檔案數(shù)字化管理重要性，仍然受困于傳統(tǒng)思想，一定程度上制約后續(xù)自然資源檔案數(shù)字化管理工作開(kāi)展。數(shù)字化管理需要建立對(duì)應(yīng)平臺(tái)支持，但由于投入力度不足，還處于相對(duì)落后局面，主要是由于有關(guān)負(fù)責(zé)人未能正確看待檔案潛在價(jià)值，忽視檔案管理信息資源深度挖掘和信息化建設(shè)。檔案管理人員信息化操作水平偏低，無(wú)法通過(guò)信息化技術(shù)手段優(yōu)勢(shì)來(lái)提升檔案管理工作效率。加之信息化基礎(chǔ)建設(shè)滯后，更新速度緩慢，難以滿足新時(shí)期的自然資源檔案工作需要。也正是此類問(wèn)題，在一定程度上影響到各部門協(xié)作配合，增加自然資源檔案管理工作難度，有待進(jìn)一步改進(jìn)和完善。

四、資源共享視域下自然資源檔案數(shù)字化管理有效措施

自然資源檔案主要是記錄了自然資源、生態(tài)環(huán)境相關(guān)信息，是自然資源開(kāi)發(fā)和保護(hù)的主要依據(jù)。在構(gòu)建資源節(jié)約型社會(huì)背景下，加強(qiáng)自然資源檔案數(shù)字化管理意義重大。管理工作可以從以下幾個(gè)方面著手改進(jìn)，以便于提升自然資源檔案數(shù)字化管理水平。

1.構(gòu)建檔案數(shù)字化共享聯(lián)動(dòng)機(jī)制

在資源共享背景下，加強(qiáng)自然資源檔案數(shù)字化管理，應(yīng)該正確看待資源共享重要性，積極推動(dòng)自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的大檔案理念，明確各級(jí)負(fù)責(zé)人，建立合作小組為自然資源檔案數(shù)字化管理提供支持。明確自然資源檔案數(shù)字化管理相關(guān)政策、要求和原則，選擇合理的方法;加強(qiáng)內(nèi)部各部門協(xié)調(diào)配合，建立統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和數(shù)字化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)字化資源共建共享。

2.多措并舉助力數(shù)字化建設(shè)

面對(duì)新時(shí)期自然資源檔案數(shù)字化相關(guān)要求，應(yīng)多措并舉，整合資源營(yíng)造有利條件。首先，強(qiáng)化自然資源檔案管理能力，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自然資源檔案共建共享。其次，提升檔案管理可靠性，明確相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)完善配套軟硬件，確定磁盤(pán)陣列產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，為后續(xù)的自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。再次，強(qiáng)化磁盤(pán)陣列多元化保護(hù)，優(yōu)化系統(tǒng)功能，為系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息安全提供建設(shè)保障。最后，結(jié)合國(guó)家政策法規(guī)，強(qiáng)化檔案信息化管理逆向思維，確定自然資源檔案資料信息化管理要求，以及具體歸檔范圍，切實(shí)提升自然資源檔案規(guī)范化管理水平。

3.設(shè)立檔案數(shù)字化資源管理平臺(tái)

在政策法規(guī)方面，將推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)工作納入自然資源檔案規(guī)范化和建設(shè)方案范疇，對(duì)于不同部門所產(chǎn)生的檔案資料，應(yīng)分門別類地自動(dòng)化錄入和歸檔，并將自然資源檔案管理信息網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)、辦公網(wǎng)連接，實(shí)現(xiàn)信息資源傳輸和共享，提升檔案資源利用率。積極收集和整理數(shù)字化檔案資料，建立自然資源業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確定自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)和管理標(biāo)準(zhǔn)，同原有的檔案管理系統(tǒng)有效銜接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的高效、安全存儲(chǔ)，避免數(shù)據(jù)丟失。需要注意的是，為了保障檔案信息安全，應(yīng)明確各級(jí)檔案資料查詢、利用等級(jí)，依據(jù)等級(jí)來(lái)提供對(duì)應(yīng)的檔案信息和服務(wù)。

4.建立數(shù)字化信息系統(tǒng)

迎合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，應(yīng)建立數(shù)字化信息系統(tǒng)，購(gòu)買檔案管理軟件，內(nèi)部授權(quán)后實(shí)現(xiàn)各部門網(wǎng)絡(luò)化管理。各部門可以依據(jù)自身權(quán)限將檔案信息錄入到系統(tǒng)中，及時(shí)歸檔，避免檔案材料積壓造成丟失情況，提升檔案管理工作效率。基于互聯(lián)網(wǎng)+移動(dòng)APP方式，推動(dòng)智能化檔案管理APP建設(shè)，移動(dòng)端APP即可查詢和利用檔案資料，實(shí)現(xiàn)自然資源檔案高效開(kāi)發(fā)和利用。同時(shí)，信息化系統(tǒng)定期更新和完善，消除漏洞，可以提升系統(tǒng)運(yùn)行可靠性。加之?dāng)?shù)字化技術(shù)的合理運(yùn)用，虛擬動(dòng)態(tài)演示自然資源檔案，可以更進(jìn)一步加強(qiáng)交互效果，提升自然資源檔案數(shù)字化的管理水平。

5.加強(qiáng)自然資源檔案數(shù)字化資源共享和利用

強(qiáng)化檔案主管部門職能，加強(qiáng)自然資源檔案的建設(shè)和管理，助力數(shù)字檔案館建設(shè)，立足于實(shí)際情況來(lái)動(dòng)態(tài)調(diào)整和完善自然資源檔案數(shù)字化信息內(nèi)容，數(shù)字化轉(zhuǎn)化價(jià)值高和使用頻繁的自然資源檔案，以便于增強(qiáng)自然資源檔案的可讀性和可用性，提供優(yōu)質(zhì)和便捷的服務(wù)。加強(qiáng)各部門溝通和聯(lián)系，在聯(lián)動(dòng)機(jī)制支持下來(lái)擴(kuò)大自然資源檔案數(shù)字化影響力，實(shí)現(xiàn)檔案資源最優(yōu)化配置和利用。對(duì)于執(zhí)法檢查、確權(quán)登記等保密性較強(qiáng)的檔案材料，選擇數(shù)據(jù)備份和身份認(rèn)證等手段，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化安全保密，避免重要檔案數(shù)據(jù)泄漏帶來(lái)的不必要損失。

五、結(jié)論

綜上所述，資源共享背景下，積極轉(zhuǎn)變自然資源檔案管理理念和方法，強(qiáng)化數(shù)字化思維，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)手段來(lái)提升自然資源檔案管理水平，便于提升檔案資源利用效率，發(fā)揮自然資源檔案潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理的現(xiàn)代化，對(duì)于我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展意義深遠(yuǎn)。

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（作者單位：廣東省佛山市南海區(qū)自然資源檔案館）