李通全

(北京天保佳景綠化工程有限公司，北京 101300)

一、合同的分類

1.服務(wù)外包合同

服務(wù)外包合同也被稱作是業(yè)務(wù)外包合同，即企業(yè)內(nèi)部在開展相關(guān)業(yè)務(wù)活動的時候，將關(guān)于活動與流程等方面的管理、執(zhí)行責(zé)任通過承包的方式直接轉(zhuǎn)至外部服務(wù)供應(yīng)商，讓服務(wù)供應(yīng)商來開展此項(xiàng)工作，這樣企業(yè)便能最大程度上優(yōu)化工作的效率。一般來講，業(yè)務(wù)外包合同有兩大類內(nèi)容，即固定資產(chǎn)的外部化管理與員工轉(zhuǎn)移的外部化管理。關(guān)于業(yè)務(wù)外包合同，一般是把企業(yè)當(dāng)中某個部門的職能，如相應(yīng)的人力、物流等直接外包，或是將業(yè)務(wù)范圍中的部分活動，比如戰(zhàn)略采購以及倉庫等直接對外承包[1]。

2.物資采購合同

物資采購合同，即自然人或相應(yīng)法人和相關(guān)組織間開展的關(guān)于生產(chǎn)、物資買賣等各方面的協(xié)議，其歸屬買賣合同范圍，簽訂的幾方需按照協(xié)議明確出賣人、買收入的權(quán)責(zé)。其中，出賣人主要是對生產(chǎn)以及相關(guān)所有權(quán)進(jìn)行出賣，買收入則是對此類內(nèi)容進(jìn)行接受同時支付相應(yīng)的款項(xiàng)。針對此些內(nèi)容，還可能會具體劃分成材料采購合同、設(shè)備采購合同，這兩個合同均具備買賣合同特征，也就是將財(cái)產(chǎn)轉(zhuǎn)移所有權(quán)當(dāng)作主要目標(biāo)，將支付款額當(dāng)作是最終的結(jié)價。供貨方一般為物資供應(yīng)單位或材料和設(shè)備生產(chǎn)廠家。其中供貨方的主要職責(zé)是把控生產(chǎn)質(zhì)量，采購方的職責(zé)是驗(yàn)收合同當(dāng)中的各項(xiàng)內(nèi)容完成情況。

3.勞務(wù)派遣合同

勞務(wù)派遣合同，即實(shí)際用工單位首先與勞務(wù)派遣公司之間簽訂相應(yīng)的協(xié)議。協(xié)議簽訂后，勞動派遣公司會進(jìn)行人員招聘與派遣。在這當(dāng)中，勞動力給付的內(nèi)容主要體現(xiàn)在派遣勞工、實(shí)際用工單位這二者間，不過實(shí)際用工單位也需面向勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)來支付相應(yīng)的服務(wù)費(fèi)、面向具體的勞動人員擔(dān)負(fù)相應(yīng)的報酬。比如對于很多的用人單位，內(nèi)部工作量較大但是并無充足的編制無法直接對外招聘人員的時候便需選擇派遣人員來完成工作。此處派遣人員本質(zhì)上是勞務(wù)派遣公司的人員，無須納入到自身單位，不過關(guān)于勞務(wù)派遣人員與正式的合同人員，二者采取的是“同工同酬”的模式。

4.維修維保合同

維保合同也就是維修保養(yǎng)合同，主要是維修保養(yǎng)一方、簽訂合同方二者簽訂的合同。對于維保企業(yè)來講，其可能會給出三類服務(wù)形式，即清包、全包與半包模式。關(guān)于清包，即維保公司僅提供服務(wù)當(dāng)中的必要工具與勞務(wù)，剩余的零部件不會以免費(fèi)方式來提供；半包即維包公司在提供相關(guān)工具、勞務(wù)的基礎(chǔ)上還需擔(dān)負(fù)一些免費(fèi)零部件；大包即維修保養(yǎng)當(dāng)中涉及的工具、勞務(wù)及絕大部分的零部件均會提供[2]。

當(dāng)服務(wù)方式屬于清包、半包方式的時候，所簽訂維保服務(wù)的單位需就服務(wù)過程中涉及到的各項(xiàng)設(shè)備保養(yǎng)、維修零部件進(jìn)行費(fèi)用方面的列舉，甲方審核之后即可放入合同附件；屬于全包方式的，需于合同當(dāng)中明確出需單獨(dú)支付費(fèi)用的部件類型。在這當(dāng)中尤其需關(guān)注的內(nèi)容是:涉及重大維修及改造項(xiàng)目的時候，雙方需單獨(dú)簽訂合同，這樣才能最大程度上降低實(shí)施過程當(dāng)中涉及的風(fēng)險的出現(xiàn)。

二、合同管理的難點(diǎn)

1.規(guī)范與效率問題

(1)合同管理制度不健全，整體的流程把控水平也較差。相對健全的內(nèi)部控制制度應(yīng)綜合關(guān)注合同策劃及后期調(diào)查等各項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容，進(jìn)而開展考核、審計(jì)等工作，確保業(yè)務(wù)全流程的正常開展。關(guān)于合同制度管理方面的全面性，主要是指制度當(dāng)中針對不同的合同類型有細(xì)化規(guī)定，且管理制度也是關(guān)于合同規(guī)范與管理的重要保障，與法律在社會方面的全面化管理具有相似性。管理制度與企業(yè)之間的關(guān)系，和法律與國家間的關(guān)系也是很相似的，若想維持兩者間的正常關(guān)系，則需要企業(yè)當(dāng)中所有部門、職工能夠遵守相應(yīng)的規(guī)則，所以便需企業(yè)方面首先擁有科學(xué)化且合理化的管理制度，這樣才能夠確保之后各項(xiàng)工作的效率與最終的效果。當(dāng)下，企業(yè)當(dāng)中專門針對合同管理流程方面的文件很多，比如《議事規(guī)則》《合同管理規(guī)定》《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》《采購管理規(guī)定》《招投標(biāo)管理規(guī)定》和《外包服務(wù)管理規(guī)定》，但這些還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，有些地方的規(guī)定還不健全。公司合同均根據(jù)議事規(guī)則相關(guān)規(guī)定經(jīng)公司經(jīng)理會、董事會等逐級審批，所以會導(dǎo)致辦公效率慢。

(2)合同管理業(yè)務(wù)流程不健全，事前與事后的管理不到位。合同管理當(dāng)中涉及的具體規(guī)定和招投標(biāo)管理流程完善度有待提升，這樣便造成相關(guān)流程可能出現(xiàn)問題，關(guān)于前期準(zhǔn)備部分也沒有將絕大比例的業(yè)務(wù)包含在范圍內(nèi)。第一，針對日常使用頻率很高的相對標(biāo)準(zhǔn)化的合同范本，可直接于企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行推廣使用，除此之外，以降低合同的篡改概率為目的，還可直接把合同進(jìn)行打印，以書面方式進(jìn)行呈現(xiàn)。第二，合同條款當(dāng)中的全部內(nèi)容均需維持前后的一致性，這樣才可最大程度上減少各類問題的出現(xiàn)，而關(guān)于合同當(dāng)中的具體用詞，需秉持規(guī)范性，不可使用“大約”等模糊性詞語，這樣才可明確出雙方的具體權(quán)責(zé)義務(wù)，降低各類潛在風(fēng)險的出現(xiàn)。除此之外，簽訂的合同當(dāng)中，各類內(nèi)容均需符合法律規(guī)定，不可出現(xiàn)與國家法律不符的“黑白”合同，針對此類“黑白”合同，國家不會保障合同當(dāng)中的各項(xiàng)內(nèi)容，這樣合同簽訂的意義也會降低。而關(guān)于合同簽訂過程中的特殊合同條款，必須進(jìn)行特殊化標(biāo)記，比如關(guān)于“合同糾紛需于合同簽約地進(jìn)行訴訟”這樣的字樣，便需直接且詳細(xì)地寫在合同當(dāng)中。

(3)監(jiān)督考核制度不完善?！逗贤芾硪?guī)定》當(dāng)中并未就合同管理后期當(dāng)中可能出現(xiàn)的各項(xiàng)考核與審計(jì)內(nèi)容進(jìn)行明確化規(guī)定。而《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》與《采購管理規(guī)定》當(dāng)中所明確的內(nèi)容則僅僅涉及公司當(dāng)中業(yè)務(wù)的整體介紹，并未包含具體化的審計(jì)、考核內(nèi)容，這樣便會導(dǎo)致合同管理內(nèi)部審計(jì)制度出現(xiàn)相應(yīng)的問題，最終造成工作僅限于形式，引發(fā)各類非必要風(fēng)險的出現(xiàn)。

2.合同范本的可重復(fù)使用有限

工作中各種合同種類繁多，每份合同都各不相同，還需要結(jié)合現(xiàn)實(shí)中的具體情況，而合同范本中的條款不一定符合實(shí)際情況，一旦讓有心之人鉆了標(biāo)準(zhǔn)合同的空子，會給公司造成很大的損失，這就導(dǎo)致了合同范本的可重復(fù)使用性就大大減弱，不能滿足現(xiàn)有的項(xiàng)目合同實(shí)際的多樣性需求。格式合同在帶來種種便利的同時，也存在許多不容忽視的缺陷。格式合同的另一個弊端是排除了相對人選擇與協(xié)商的可能性，由于提供格式條款的一方在經(jīng)濟(jì)方面具有絕對的優(yōu)勢，它可以將條款強(qiáng)加給對方當(dāng)事人從而使對方失去討價還價的機(jī)會，依據(jù)經(jīng)濟(jì)實(shí)力等條件而在事實(shí)上形成的壟斷性經(jīng)營地位。

3.合同簽訂與履行階段的差異

合同簽訂時的條款往往會和履行階段的現(xiàn)實(shí)情況存在差異，所以這種合同糾紛也是合同管理的難點(diǎn)之一。合同糾紛處理階段可能涉及風(fēng)險控制對策、防治及相應(yīng)的承擔(dān)工作，而其中各類風(fēng)險的綜合組合便是合同管理制度。構(gòu)建相對完善化的合同糾紛管理制度，進(jìn)一步確定出合同糾紛的類別、辦法與職責(zé)，這樣才能夠在突發(fā)狀況出現(xiàn)后，以最快的速度尋找到最佳的解決辦法，同時也能夠進(jìn)一步提升履約過程中整體的風(fēng)險防范意識，尋求更多與本方利益相符的證據(jù)。進(jìn)行合同糾紛處理工作的事后，所有的部門、個人均不能在沒有獲得授權(quán)的基礎(chǔ)上進(jìn)行糾紛方面的回答。除此之外，還需最大程度上留存相應(yīng)的合同證據(jù)，就合同全過程當(dāng)中涉及的各項(xiàng)業(yè)務(wù)憑證予以歸口管理，以便于日后解決糾紛時提供不出對己方有利的內(nèi)容而措手不及。

4.合同款后續(xù)付款審批流程繁瑣

對于合同來講，其中涉及的合同款收付進(jìn)度信息也是一類能夠?qū)贤募s風(fēng)險進(jìn)行評判的重要方式。財(cái)務(wù)人員開展相應(yīng)的業(yè)務(wù)工作時，必須首先由審核經(jīng)辦人員給出關(guān)于合同執(zhí)行過程方面的證明材料，分析其和合同約定內(nèi)容間的匹配程度，然而合同付款往往需要根據(jù)額度經(jīng)不同層級會議審議，再經(jīng)主管人員逐級審批，由此造成合同后續(xù)付款周期較長；同樣，在公司對外業(yè)務(wù)回款過程，往往多項(xiàng)付款前期準(zhǔn)備。針對匹配合同約定的內(nèi)容，才可開展后續(xù)的資金收付和結(jié)算業(yè)務(wù)，同時需明確好合同款收付會計(jì)信息。所以，會計(jì)核算系統(tǒng)當(dāng)中所呈現(xiàn)的合同款收付進(jìn)度同樣是可以很好地展現(xiàn)出合同履約狀況的，也能夠從中分析出合同執(zhí)行過程中違約風(fēng)險的概率，為后續(xù)組織和協(xié)調(diào)工作的開展奠定基礎(chǔ)。按照固定的時間進(jìn)行合同款執(zhí)行進(jìn)度方面的探析，對合同簽訂方面的經(jīng)濟(jì)合理性、具體完成狀況的績效性進(jìn)行評估，以此逐漸構(gòu)建起合作單位方面的信用檔案，減少合同簽訂及后續(xù)執(zhí)行過程中各類風(fēng)險的出現(xiàn)。

三、合同管理的風(fēng)險防控對策

1.以標(biāo)準(zhǔn)化方式提升合同管理效率

完善合同管理制度，與建設(shè)大樓是一樣的道理，當(dāng)制度完善度提升的時候，合同管理系統(tǒng)大樓整體的建造方向才能進(jìn)一步明確。在進(jìn)行合同管理制度的制定過程中，需首先分析合同方面的協(xié)調(diào)、全面、落實(shí)等各項(xiàng)內(nèi)容，搭建起完善化的合同管理制度后，各項(xiàng)合同管理工作便有了很重要的依據(jù)。關(guān)于合同的立項(xiàng)、草擬、簽訂、執(zhí)行等也要及時把控，這樣才能確保事前與事后的控制工作達(dá)標(biāo)。除此之外，針對具體的合同管理工作還需構(gòu)建相應(yīng)的管理制度、審批制度、糾紛處理制度等多項(xiàng)內(nèi)容，這樣才能確保合同管理制度體系整體的完善度與全面性。

嚴(yán)格按照事先設(shè)定的流程進(jìn)行，以標(biāo)準(zhǔn)化方式提升合同管理效率。首先，合同履約之前需進(jìn)行合同交底，讓項(xiàng)目所有管理人員均能夠很好地了解并認(rèn)知合同狀況，之后就合同當(dāng)中的各個風(fēng)險與薄弱點(diǎn)進(jìn)行認(rèn)知，掌握其中有利于自己方發(fā)展的條款，減少不利條款的簽訂。其次，從整體上認(rèn)知合同條款內(nèi)容，依據(jù)相應(yīng)規(guī)定來構(gòu)建起合同管理臺賬，同時按照詳細(xì)的內(nèi)容設(shè)計(jì)實(shí)施計(jì)劃并進(jìn)行落實(shí)，有組織完成后續(xù)的履約、付款與催款工作。再次，合同的具體履約時，若找出了與己方不利的內(nèi)容，或存在很大風(fēng)險的內(nèi)容，便需直接和專業(yè)人員進(jìn)行對接尋求合理的辦法進(jìn)行調(diào)整，以此來減少合同的持續(xù)履約可能造成的不利影響。另外，提升合同履約過程的把控，若另一方的經(jīng)濟(jì)狀況急劇惡化，或是出現(xiàn)了很嚴(yán)重的違約狀況的時候，便需立刻通過書面形式進(jìn)行上報，同時采取合理措施進(jìn)行解決，在這當(dāng)中特別需要關(guān)注直接影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的風(fēng)險。最后，當(dāng)合同出現(xiàn)意外必須暫停、終止的時候，應(yīng)首先使用暫停方式，通過書面形式來簽訂對應(yīng)的暫停合同，之后對雙方的權(quán)責(zé)義務(wù)進(jìn)行進(jìn)一步的明確，此時如果己方權(quán)益出現(xiàn)很大損害的話，便需及時就對方的責(zé)任進(jìn)行追究。

只有明確的制度，才能在執(zhí)行的過程中被人們接受，防止互相扯皮，減少各執(zhí)一詞狀況的出現(xiàn)。制度自身即具備明確性，而這明確性便需首先從設(shè)計(jì)時進(jìn)行明確。制度協(xié)調(diào)性，即合同管理制度之間可以相互補(bǔ)充，無沖突狀況存在。當(dāng)制度間能夠相互補(bǔ)充的時候，合同管理工作也能更好地開展。在這當(dāng)中也可開展動態(tài)化方式管理，動態(tài)方式表面上與制度的權(quán)威可能存在一定的沖突，但是其實(shí)制度自身也是處于不斷變化當(dāng)中的。制度出現(xiàn)時目的主要是推動工作的開展，不過在制度被執(zhí)行時間逐步拉長的時候，其中所存的各項(xiàng)問題也會出現(xiàn)，而因?yàn)闊o法直接匹配實(shí)際，制度便可能變成工作開展過程中的阻礙，此種狀況下，制度屬于工作開展過程中的阻礙而非動力。不過制度方面的動態(tài)管理也不是可以隨意變動制度，一旦制度隨意更改，其自身的權(quán)威性便會喪失，相應(yīng)的約束作用同樣會降低。所以必須以合理方式來動態(tài)管理制度，這樣才能夠確保制度符合并服務(wù)實(shí)際工作的開展。

2.以通用條款和專用條款提升適用性

合同管理制度的完善也是確保合同管理工作的規(guī)范和效率二者間的重要方式。對于合同監(jiān)督部門來講，其需按照監(jiān)督方面的具體要素確定出相應(yīng)的送審材料，通過標(biāo)準(zhǔn)化手段來完成各項(xiàng)任務(wù)。關(guān)于合同管理制度的制定，可通過編制《合同管理手冊》的辦法把各項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容及節(jié)點(diǎn)變成表格，讓其發(fā)揮指南性作用。

主要交易名詞的范圍界定、生效條件、產(chǎn)品或服務(wù)涉及的專用名詞釋義、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、爭議解決方式、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條件等相對穩(wěn)定的合同權(quán)利義務(wù)界定，專用合同條款則可以根據(jù)中標(biāo)單位的商務(wù)標(biāo)承諾等招標(biāo)結(jié)果，形成中標(biāo)合同的“專用合同條款”。“通用合同條款”的使用，可以很大程度上解決合同必備條款缺失或者招標(biāo)過程中遺漏重要權(quán)利義務(wù)配置條款的問題，也可以大量節(jié)省采購人員和合同審查人員的時間成本，直接將已明確的“通用合同條款”照搬使用即可?！皩Ｓ煤贤瑮l款”便是直接解決合同條款固化內(nèi)容的重要方式，可以很好地讓中標(biāo)合同文本匹配招標(biāo)結(jié)果，這樣一來便能夠讓示范文本的標(biāo)準(zhǔn)、個性進(jìn)行完美的結(jié)合。

致力于完善管理制度，實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)統(tǒng)一管理。為規(guī)范公司招標(biāo)投標(biāo)管理工作，根據(jù)國家法律法規(guī)，及時修訂規(guī)章制度，公司統(tǒng)一管理，強(qiáng)化招標(biāo)審批、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等事務(wù)管理及獎懲考核各個環(huán)節(jié)。規(guī)范組織合同項(xiàng)目招標(biāo)議標(biāo)工作。通過科學(xué)制定招標(biāo)方案，公平合理設(shè)計(jì)評標(biāo)因素和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范組織招標(biāo)投標(biāo)準(zhǔn)備會和開標(biāo)會，有效地保證招標(biāo)議標(biāo)質(zhì)量。開發(fā)并運(yùn)行了招投標(biāo)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)審批流程化、客戶資源網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)場開標(biāo)電子化。實(shí)現(xiàn)增強(qiáng)合同項(xiàng)目管理操作、生產(chǎn)經(jīng)營降本增效的有效統(tǒng)一，從而破解合同示范文本可重復(fù)使用性有限的問題。

3.規(guī)范合同履行交接清單模式

合同簽訂與履行階段的不統(tǒng)一不僅影響合同目的的全面實(shí)現(xiàn)，而且使得合同前期的磋商、審查成果都付之一炬。對于這種采購人員與履行或驗(yàn)收人員之間的信息不對稱問題，筆者認(rèn)為也可以通過“通用合同條款”培訓(xùn)以及“專用合同條款”清單交接的方式破解。一個普通的項(xiàng)目合同，專用合同條款主要集中于中選單位的商務(wù)投標(biāo)、承諾，將標(biāo)的物的基本情況、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收要求、服務(wù)承諾、聯(lián)系方式等直接與合同履行有關(guān)的條款以“清單”的形式交接給合同履行或驗(yàn)收人，就可以讓合同履行或驗(yàn)收人對需要關(guān)注的情況一目了然，有效解決合同履行或驗(yàn)收，人不熟悉合同內(nèi)容，精力、理解能力有限而造成的合同簽訂與履行不統(tǒng)一問題。

四、總結(jié)

健全的合同管理機(jī)制不僅能夠幫助企業(yè)防范合同本身潛在的法律風(fēng)險，還可以幫助企業(yè)抵御合同管理過程中潛在的法律風(fēng)險，在法律風(fēng)險防控的規(guī)范性與效率性之間找到“平衡點(diǎn)”，在合同履行出現(xiàn)狀況時也能夠及時采取有效的法律方式予以解決。