張友明

（中廣核核電運營有限公司，廣東 深圳 518000）

在信息時代，大數(shù)據(jù)等技術得到了廣泛的運用，財務共享模式的發(fā)展前景更加引人關注。在企業(yè)財務檔案管理中，通過應用財務共享模式，促進了財務檔案管理效率的大幅度提高，財務檔案信息的重要性更加彰顯。如何在財務共享的環(huán)境下發(fā)揮財務檔案管理的重要作用，是一個值得探討的問題。

一、財務共享模式的發(fā)展背景和共享內(nèi)容

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術的支持下，信息傳輸快速準確及時的特性，使財務共享模式應運而生。財務共享信息系統(tǒng)主要包括以下幾個方面：①網(wǎng)絡報銷體系。通過現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)以網(wǎng)絡信息數(shù)字化方式開展在線填報、在線報銷、在線完成業(yè)務審批、數(shù)字票據(jù)在線傳輸和審核等一系列工作，統(tǒng)一傳播路徑，保證了信息共享的透明度與信息的高效傳輸，同時也保證了其安全性和真實性。②報表生成體系，可以在線編輯賬單，月末自動生成報表。該方式可以減少報表生成過程中的錯誤率。③圖像管理體系。以該財務共享系統(tǒng)為支撐，可以掃描財務票據(jù)自動生成電子票據(jù)作為載體進行信息傳輸。在這個信息化的過程中，數(shù)據(jù)的傳輸方式發(fā)生了變化。生成電子文檔時，可以存儲票據(jù)的數(shù)字信息，發(fā)送圖像信息，審批更加方便，也能規(guī)范流程進行整體管理，審批效率也能得到保障。④資金管理體系。保證了資金收支、結算、管理的可視化操作，減少了財務運行環(huán)節(jié)所帶來的財務風險。⑤自動生成財務電子檔案體系。用戶可在線閱讀和調(diào)用財務檔案，有利于有效降低管理財務檔案的成本。

二、財務共享環(huán)境下財務檔案管理的特點

1.打破了地域限制。財務共享模式支持財務檔案管理的規(guī)律性和完整性的要求，財務共享過程中可以縱向管理各子公司的財務系統(tǒng)，符合企業(yè)內(nèi)部控制的要求，保證了信息傳遞不受地域阻隔限制，傳遞能及時順利完成。

2.拓寬了工作范圍。財務檔案可以從單位轉(zhuǎn)移到財務共享服務中心，對于財務信息收集、檔案傳輸渠道中存在容易丟失的風險等，得到了有效的控制，在信息傳輸?shù)姆秶贤貙捔素攧諜n案范圍。

3.增加了監(jiān)管難度。財務共享模式擴大了財務檔案的記錄內(nèi)容，財務管理的范圍擴大，豐富了財務信息收集與財務檔案管理的內(nèi)容，但是增加了對財務檔案信息監(jiān)督的難度，需要消除每一個環(huán)節(jié)的潛在風險，才能保證財務檔案能夠得到合理的利用。

三、財務共享環(huán)境下財務檔案的重要性與優(yōu)勢

在財務共享環(huán)境下，一些信息處理更加精準，依靠新技術的手段，為企業(yè)提供更多財務檔案管理的服務，財務共享模式對實現(xiàn)數(shù)據(jù)同步和規(guī)范財務檔案管理發(fā)揮著重要的促進作用。

1.信息輸入及時。財務共享環(huán)境下運用財務檔案，要求保證新信息輸入財務檔案的準確有效性，為財務檔案更新創(chuàng)造管理有序的條件。及時共享紙質(zhì)文件和電子文件，確保財務檔案的及時性。企業(yè)各分支機構的財務部門要建立專門的財務檔案管理隊伍，有序推進財務檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決。定期維護網(wǎng)絡升級安全，運用先進的信息技術支持財務檔案信息錄入的準確性，提高檔案管理的有效性。

2.擴大文件處理規(guī)模。在財務共享環(huán)境下，企業(yè)財務檔案管理工作的開展需要夯實基礎性工作，包括財務檔案的傳遞、保管等工作。運用統(tǒng)一規(guī)范的文件處理平臺，提升處理大批量財務檔案管理能力，減輕企業(yè)財務檔案的管理負擔。財務原始檔案形成后，應及時做好檔案核查工作，及時分類統(tǒng)計，及時發(fā)現(xiàn)錯誤，避免質(zhì)量不合格問題，吸取經(jīng)驗，制定相應的風險規(guī)避策略，進一步提升企業(yè)財務檔案管理的工作水平。

3.節(jié)約運營成本。制定規(guī)范企業(yè)財務檔案管理的程序和規(guī)則，選擇適合企業(yè)開展財務檔案管理的最佳方式。對此，提升財務人員的綜合素質(zhì)和人才結構，營造良好的財務共享環(huán)境，合理控制財務部門的管理成本。此外，以高標準要求強化財務檔案管理，減少不必要的重復環(huán)節(jié)，通過優(yōu)化財務共享流程，提升財務檔案管理的效率。

四、財務共享環(huán)境下企業(yè)財務檔案管理的優(yōu)化措施

財務檔案在財務共享的環(huán)境下，為企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展提供了高效的管理方式。大數(shù)據(jù)時代的財務檔案管理，從收集檔案信息、分析和應用檔案信息等方面提升企業(yè)財務管理。企業(yè)在充分認識財務共享模式后，充分發(fā)揮財務檔案管理共享的優(yōu)勢，形成財務共享環(huán)境下財務檔案管理的具體方法是非常必要的。

1.加強數(shù)字化信息處理系統(tǒng)的建設。充分利用先進技術信息處理技術為重要支撐，對財務檔案進行管理，確保檔案管理工作的有序、安全。通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化的方式對財務檔案信息進行管理，可以將財務檔案信息以綜合的方式呈現(xiàn)出來，進而以更加科學的方式共享財務檔案。這就要求企業(yè)在財務檔案管理過程中平衡存儲成本和通信成本，確保財務檔案數(shù)字化管理符合處理平臺的要求?；谪攧諜n案管理的規(guī)定，財務共享服務中心應該建立符合財務檔案管理標準的網(wǎng)絡環(huán)境，改進硬件和軟件環(huán)境，以促進財務檔案信息傳播共享。在已滿足財務檔案硬件管理的要求后，有必要積極完善信息傳輸網(wǎng)絡，提高財務檔案的使用效率，確保能夠通過財務共享中心更好地進行對外拓展業(yè)務，實現(xiàn)回收成本進一步完善與提升財務檔案管理的水平。企業(yè)應注重日常維護管理系統(tǒng)，提高信息處理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，切實維護共享環(huán)境的安全性。

2.建立健全信息管理制度。有必要建立健全管理制度，以保證財務檔案管理工作的質(zhì)量。財務共享環(huán)境下對檔案管理工作提出了更高的要求，財務檔案管理在財務共享模式中發(fā)揮作用，重視財務檔案管理系統(tǒng)能妥善保管財務數(shù)據(jù)用于打印的副本，根據(jù)稅務和審計等管理要求，以不同的格式要求打印報表等文檔。嚴格按照國家檔案管理標準籌建會計電算化檔案存儲系統(tǒng)，將財務檔案數(shù)據(jù)用高質(zhì)量的磁盤介質(zhì)進行備份，分開備份，有利于磁盤防塵防腐等要求，還可以節(jié)省存儲板空間；按照財務檔案的時間順序，按內(nèi)容建立檔案卡，確保財務檔案的有效管理。此外，必須建立嚴格的檔案借用程序制度。在財務共享環(huán)境下，必須按照規(guī)定由負責人出具書面同意借用后，才能出借財務檔案。企業(yè)財務部門對于關鍵環(huán)節(jié)的財務記錄必須實施財務檔案風險控制，用專業(yè)技能處理自動生成后的財務數(shù)據(jù)，確保財務共享文檔的質(zhì)量，提高企業(yè)財務檔案管理的有效性。從財務檔案管理工作的發(fā)展方向看，企業(yè)財務檔案管理者還需要結合企業(yè)的實際需要，在正確認識財務檔案管理意義的前提下，對財務檔案進行分類，為今后檔案使用創(chuàng)造安全的條件。

3.加快檔案數(shù)據(jù)更新頻率。由于傳統(tǒng)的財務檔案數(shù)據(jù)是靜態(tài)的、不變化的，因此，企業(yè)很難通過檔案數(shù)據(jù)分析了解企業(yè)的發(fā)展狀況。傳統(tǒng)的財務檔案數(shù)據(jù)缺乏實時數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)時效對企業(yè)的決策產(chǎn)生滯后的影響。共享環(huán)境下生成的財務檔案，可以有效地避免信息滯后問題，因此，應在原始數(shù)據(jù)的基礎上進行掃描生成新的電子數(shù)據(jù)，其有助于更新企業(yè)財務檔案數(shù)據(jù)信息的準確性，從而可以使企業(yè)根據(jù)數(shù)據(jù)分析結果進行決策。

4.加強財務檔案保存風險的管理。企業(yè)必須了解財務檔案的形成過程，進一步加強財務檔案管理，提高財務檔案記錄的數(shù)據(jù)質(zhì)量。檔案信息資源是現(xiàn)代社會極為寶貴的資源，應確保信息資源的真實性和安全性。檔案數(shù)據(jù)的真實性是風險的焦點，如果數(shù)據(jù)缺乏真實性，就失去了對于企業(yè)決策的現(xiàn)實意義。因此，企業(yè)應加強財務檔案管理風險的防范措施。在財務共享環(huán)境下，企業(yè)應從宏觀的角度進一步開發(fā)建設整體財務記錄管理系統(tǒng)，能夠及時篩選出潛在的風險錯誤信息，確保有針對性地收集財務數(shù)據(jù)。此外，制定一個科學和完善的應急計劃，在數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中設置不同類型的風險處理措施，從而提高系統(tǒng)處理突發(fā)風險的能力，避免出現(xiàn)大的風險事故。

5.提高財務檔案管理人員的知識技能。企業(yè)應進一步加強對財務檔案管理人員的重視，創(chuàng)造實行現(xiàn)代化信息管理的條件，有效提高財務檔案管理效率。加大從業(yè)人員的培訓力度。財務檔案管理者素質(zhì)的高低，決定著財務檔案管理的水平，因此，作為財務檔案管理者必須樹立財務檔案管理的重要理念，遵循財務檔案收錄會計信息的保密性，嚴格按照要求規(guī)范檔案管理人員的行為。

五、結語

信息技術的廣泛使用，推動了企業(yè)財務信息化的發(fā)展進程。因此，財務共享模式進入了財務管理領域。在財務共享環(huán)境下研究管理財務檔案，有助于企業(yè)節(jié)省財務管理成本的投入，并且能夠進一步改進企業(yè)財務人員的現(xiàn)代化辦公條件，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。因此，依托財務共享環(huán)境，建設數(shù)字化的財務檔案共享管理平臺，可以幫助企業(yè)加強有針對性地收集，提升分析各種數(shù)據(jù)的效率，提高了各種數(shù)據(jù)的準確性，加速了提高信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)募皶r性，幫助企業(yè)降低信息管理成本。