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        油氣田建設(shè)工程項(xiàng)目檔案資料的管理

        2021-01-03 08:32:39龍良菊
        企業(yè)文化 2021年29期
        關(guān)鍵詞:油氣田檔案資料項(xiàng)目管理

        文|龍良菊

        工程項(xiàng)目檔案資料其實(shí)就是工程項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)以及施工竣工等過(guò)程中獲取的具有價(jià)值的文字、圖紙、音像等不同載體的檔案資料,也是進(jìn)行工程項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)估以及工程日后維護(hù)的主要依據(jù)。首先,隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的提升,人們對(duì)石油產(chǎn)品的需求量日益上漲,油氣田建設(shè)工程數(shù)量日益增多。但這一類(lèi)工程的檔案資料涉及較多內(nèi)容,范圍廣、周期長(zhǎng)、內(nèi)容繁雜不成系統(tǒng),無(wú)法進(jìn)行有效整理及管理,導(dǎo)致檔案資料的整體管理工作并不理想。其次,很多石油公司因?yàn)轫?xiàng)目檔案資料管理困難,整理難度大,也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這些檔案資料對(duì)公司未來(lái)發(fā)展的積極影響,只對(duì)檔案資料進(jìn)行常規(guī)管理,管理后基本不再使用,最終導(dǎo)致檔案資料的實(shí)際價(jià)值無(wú)法被挖掘出來(lái),間接對(duì)石油公司的整體發(fā)展造成了不良影響。

        油氣田的建設(shè)工程項(xiàng)目檔案屬于油田主要檔案,數(shù)量最多,記載的大多數(shù)是每一處油田的開(kāi)采、建設(shè)等信息資料,直接影響油氣田生產(chǎn)建設(shè)以及經(jīng)營(yíng)效益,這一類(lèi)檔案資料是石油公司最有價(jià)值的檔案資料,更是石油公司的核心資產(chǎn)以及重要信息資源,直接影響油田歷史、現(xiàn)狀以及未來(lái)發(fā)展情況。但是,從實(shí)際調(diào)查結(jié)果可看出,現(xiàn)有的油氣田建設(shè)工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量參差不齊,有大量問(wèn)題存在。這些問(wèn)題不僅會(huì)降低檔案資料的實(shí)際價(jià)值,更會(huì)妨礙油氣田進(jìn)行準(zhǔn)確勘探開(kāi)發(fā),最終妨礙油氣田的實(shí)際開(kāi)采價(jià)值,對(duì)石油公司可持續(xù)發(fā)展造成不良影響。因此,站在石油公司檔案管理人員的角度,分析油氣田檔案資料的實(shí)際價(jià)值,明確檔案管理中存在的問(wèn)題,結(jié)合問(wèn)題制定有效整改對(duì)策是非常有必要的。

        一、檔案資料中包含的內(nèi)容

        簡(jiǎn)單從檔案資料內(nèi)容分析,可發(fā)現(xiàn)油氣田檔案資料中的內(nèi)容有五大類(lèi)。第一類(lèi),油氣田實(shí)際勘探開(kāi)采過(guò)程中所應(yīng)用的各項(xiàng)技術(shù)、原始記錄、數(shù)據(jù)信息、分析結(jié)果,這些內(nèi)容以圖紙、曲線(xiàn)、照片、數(shù)據(jù)表以及實(shí)物標(biāo)本呈現(xiàn)。第二類(lèi),油氣田涉及的成果,包含方案、設(shè)計(jì)以及最終結(jié)果。第三,建筑工程項(xiàng)目施工人員所提供的相應(yīng)技術(shù)報(bào)告、油氣田區(qū)域整體分析。第四,針對(duì)油氣田實(shí)際情況,所開(kāi)發(fā)的油氣田項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施以及成果。第五,油氣田建設(shè)工程項(xiàng)目中出現(xiàn)的各種問(wèn)題、問(wèn)題的解決方法以及解決過(guò)程,最終解決情況等。

        二、管理中的問(wèn)題

        從油氣田的建筑工程項(xiàng)目檔案資料的管理現(xiàn)狀可發(fā)現(xiàn),現(xiàn)今管理中有大量問(wèn)題存在,這些問(wèn)題是影響檔案資料發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值、再次有效利用的主要原因。因此,明確管理中的問(wèn)題,進(jìn)一步挖掘檔案資料的利用價(jià)值,是非常有必要的。

        (一)管理意識(shí)淡薄

        首先,石油公司的實(shí)際建筑工程項(xiàng)目管理工作中便可發(fā)現(xiàn),多數(shù)項(xiàng)目管理均具備同一個(gè)問(wèn)題,將注意力投注在建設(shè)過(guò)程中,輕視項(xiàng)目檔案管理工作,而項(xiàng)目管理人員更是重視項(xiàng)目本身的經(jīng)濟(jì)利益,并不認(rèn)為檔案資料對(duì)工程項(xiàng)目造成的實(shí)際影響。所以,項(xiàng)目管理過(guò)程中,多有項(xiàng)目資料收集不全、項(xiàng)目資料混亂無(wú)序、項(xiàng)目資料整理混亂等問(wèn)題,這些問(wèn)題是導(dǎo)致重要項(xiàng)目資料缺失的主要原因。而項(xiàng)目資料缺失,會(huì)給后續(xù)項(xiàng)目管理造成不小的麻煩。其次,很多工作人員并未充分認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目資料管理的重要性,甚至缺乏整理相關(guān)資料,上交資料,保護(hù)資料的意識(shí),最終導(dǎo)致資料不全。還有些項(xiàng)目管理人員根本不將項(xiàng)目資料整理收集納入項(xiàng)目管理流程中,也沒(méi)有要求參與工作人員提供詳細(xì)充足的項(xiàng)目資料,也沒(méi)有安排工作人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料的收集管理工作。而項(xiàng)目人員的流動(dòng)性比較大,若沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)的項(xiàng)目收集工作人員,而是讓項(xiàng)目人員兼職,則容易導(dǎo)致交接不到位、項(xiàng)目資料不完善現(xiàn)象。最后,油氣田建設(shè)工程項(xiàng)目比較大型,涉及單位眾多,每一個(gè)單位進(jìn)行相應(yīng)施工期間,均會(huì)有項(xiàng)目檔案資料產(chǎn)生,若不能進(jìn)行長(zhǎng)期、合理有效的管理,則無(wú)法保證項(xiàng)目資料的完整性,也無(wú)法在項(xiàng)目管理期間提供需要的檔案資料。

        (二)項(xiàng)目建設(shè)及資料管理工作未同步進(jìn)行

        建設(shè)工程項(xiàng)目在提出,并進(jìn)行規(guī)劃時(shí)就會(huì)有相應(yīng)檔案資料產(chǎn)生。建筑工程項(xiàng)目啟動(dòng)后,項(xiàng)目進(jìn)行期間檔案資料同步產(chǎn)生。首先,從項(xiàng)目檔案資料管理可發(fā)現(xiàn),很多單位進(jìn)行相應(yīng)工程建設(shè)的時(shí)候,并沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行檔案資料收集與信息資料歸檔管理等工作。部分單位的施工速度加快時(shí),甚至沒(méi)有按照要求采集相應(yīng)的信息資料,而是在施工完成后,回憶施工期間的相關(guān)情況,事后總結(jié)分析。其次,部分單位屬于新組建項(xiàng)目組,中途參與到項(xiàng)目過(guò)程中,并不熟悉石油公司的檔案管理要求,所以資料收集整理總結(jié)工作往往都是放在最后,導(dǎo)致檔案資料有拖欠現(xiàn)象,甚至?xí)邢冉Y(jié)算后上交資料等情況。施工單位完成結(jié)算工作后,往往不負(fù)責(zé)資料收集整理工作,所以資料的實(shí)際歸檔率比較低下,個(gè)別檔位甚至在結(jié)算前才會(huì)突擊性收集整理資料。最后,各個(gè)單位的成員素養(yǎng)參差不齊,總包單位以及分包單位的工程竣工資料管理內(nèi)容并未明確,分工模糊,導(dǎo)致檔案資料不完整。個(gè)別單位甚至不認(rèn)為工程檔案資料重要,根本沒(méi)有用心收集相應(yīng)檔案資料,資料數(shù)據(jù)中甚至有一些數(shù)值是錯(cuò)誤的,最終導(dǎo)致檔案資料的真實(shí)性持續(xù)下降,無(wú)法保障工程項(xiàng)目的實(shí)際質(zhì)量。

        三、基于問(wèn)題制定的管理對(duì)策

        (一)健全檔案管理制度

        首先,項(xiàng)目啟動(dòng)后,項(xiàng)目管理人員就需要結(jié)合《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》《檔案工作規(guī)定》《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》與石油公司實(shí)際檔案管理工作情況,制定相應(yīng)的油氣田建設(shè)工程項(xiàng)目的實(shí)際驗(yàn)收資料,明確歸檔范圍,明確檔案資料的真實(shí)性及可信度要求,并要求各個(gè)單位能夠全面遵從石油公司檔案部門(mén)的實(shí)際管理要求,將項(xiàng)目細(xì)化的同時(shí),將項(xiàng)目的檔案資料管理內(nèi)容與職責(zé)也進(jìn)行細(xì)化,要求單位能夠承擔(dān)相應(yīng)的工作職能,從而保證檔案管理工作的整體效果。其次,石油公司還需結(jié)合建筑工程項(xiàng)目的特點(diǎn)與特性,石油公司現(xiàn)有檔案管理制度,找出制度中的漏洞,在遵循法律法規(guī)的基礎(chǔ)上一一解決這些漏洞,提升制度的完善性,并將制度一一落到實(shí)處。讓項(xiàng)目相關(guān)單位進(jìn)行檔案管理工作時(shí),能夠有法可依,從而提升單位的檔案資料保證,也能為之后的竣工驗(yàn)收增加保障。在制度落實(shí)的時(shí)候,必須實(shí)現(xiàn)一級(jí)抓一級(jí),總項(xiàng)目管理人員抓分項(xiàng)目管理人員,總承包單位抓分承包單位、層層落實(shí)、全員重視,才能保證所收集總結(jié)資料滿(mǎn)足歸檔范圍,檔案資料齊全完善,符合歸檔條件。石油公司檔案管理人員進(jìn)行一一核查后,才能在竣工資料匯交清單上簽字,確定驗(yàn)收。財(cái)務(wù)部門(mén)確定檔案資料驗(yàn)收后,才能付款,做好竣工結(jié)算工作。各個(gè)項(xiàng)目組還需積極督促相應(yīng)單位,積極根據(jù)公司工程建設(shè)的實(shí)際要求,在規(guī)定時(shí)間以及項(xiàng)目進(jìn)度期間,及時(shí)進(jìn)行歸檔工作,從而保障竣工資料的真實(shí)性、完整性以及準(zhǔn)確性。

        (二)強(qiáng)化管理人員意識(shí)

        石油公司在啟動(dòng)項(xiàng)目之前,確定項(xiàng)目管理人的時(shí)候,首先,需將檔案管理意識(shí)作為主要考核項(xiàng)目之一,盡可能選擇重視檔案管理工作的人員作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。工程項(xiàng)目早期,需組織相應(yīng)建設(shè)單位進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容有項(xiàng)目建設(shè)要求以及項(xiàng)目檔案資料管理規(guī)章制度,不斷提升相關(guān)人員對(duì)于檔案管理工作的實(shí)際重視程度,進(jìn)一步確定檔案管理的職責(zé)。其次,還需有效整合項(xiàng)目檔案管理工作,將其作為項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程以及項(xiàng)目管理工作中的一部分,明確歸檔內(nèi)容、歸檔責(zé)任、歸檔考核指標(biāo),明確相關(guān)檔案管理人員的實(shí)際管理職責(zé),并安排專(zhuān)人承擔(dān)檔案管理工作,專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案資料的收集與整理。最后,各個(gè)單位的檔案管理人員也需要和各個(gè)職能部門(mén)進(jìn)行有效溝通協(xié)調(diào),主動(dòng)追蹤相應(yīng)工程進(jìn)度,主動(dòng)收集相應(yīng)檔案數(shù)據(jù)信息,深入工程項(xiàng)目建設(shè)工作,實(shí)現(xiàn)檔案資料實(shí)時(shí)獲取與業(yè)務(wù)指導(dǎo)實(shí)時(shí)進(jìn)行,從而提升檔案資料的規(guī)范性與完整性,可減少后期因檔案資料不規(guī)范、不完整導(dǎo)致的不良現(xiàn)象,促進(jìn)單位和諧,促使建筑施工順利完成。

        (三)實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目、檔案管理同步進(jìn)行

        首先,建設(shè)單位必須認(rèn)識(shí)到,項(xiàng)目檔案管理工作的實(shí)際重要性,并將其作為項(xiàng)目建設(shè)管理工作中的重要內(nèi)容,明確檔案收集、整理工作涉及的各個(gè)范圍與各項(xiàng)內(nèi)容,結(jié)合本次建設(shè)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況以及分配的檔案管理工作,盡可能讓檔案管理工作和項(xiàng)目管理工作同步進(jìn)行,同步完成。保證檔案管理工作能夠在項(xiàng)目整個(gè)建設(shè)過(guò)程中貫徹,從而提升檔案管理的實(shí)際效果。其次,檔案管理工作和項(xiàng)目管理工作同步進(jìn)行,若提供或收集的資料中存在問(wèn)題,相應(yīng)建設(shè)人員可及時(shí)幫助檔案管理人員糾正修整,可提升檔案資料的可信度與真實(shí)性。檔案管理人員還可結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度,調(diào)整檔案收集整理速度,保證檔案管理工作的整體效率。最后,工程建設(shè)完成,檢查工程質(zhì)量的時(shí)候,還可同時(shí)檢查收集的檔案資料,并進(jìn)行準(zhǔn)確匯總分析,明確工程質(zhì)量,明確檔案質(zhì)量,從而保證項(xiàng)目檔案的完整性、全面性及真實(shí)性。

        油氣田建設(shè)工程項(xiàng)目檔案資料管理工作中還存在很多問(wèn)題,這些問(wèn)題無(wú)疑會(huì)影響檔案資料實(shí)際價(jià)值,也會(huì)對(duì)工程項(xiàng)目質(zhì)量審查造成不良影響,甚至?xí)?duì)整個(gè)項(xiàng)目質(zhì)量造成不良影響。所以,須結(jié)合已知問(wèn)題,解決相應(yīng)問(wèn)題。

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