文書對于企業(yè)或者政治部門來說，是沿用傳統(tǒng)方法處理經(jīng)濟、文化、政治、社會等各類事務的一種工具。隨著信息時代的到來，人們的思維觀念、工作方法發(fā)生了根本性變化，公文處理做法也相應地發(fā)生變化。因此新時期，無論是紙質公文還是電子公文在處理工作方面，對管理人員、工作方式、技術條件的要求更高，因此相關工作面臨很大的挑戰(zhàn)。

一、文書工作的特點

文書是指人們在工作和社會交往中記錄、傳遞和存儲信息的工具。從古至今，“文書”在廣義上被視為行政單位、社會組織、企事業(yè)單位在工作中發(fā)出、接收或由工作產(chǎn)生的，各種文件材料的總稱。從文書出現(xiàn)后，文書管理就成為一項專業(yè)的工作，而且也備受領導層重視。從歷史記錄中我們發(fā)現(xiàn)，從夏朝開始政府就設置太史令官職，負責處理文書、編寫史書、整理記錄國家重要典籍和天文歷法等，以后歷朝歷代也十分重視文書處理的相關工作，設置專職部門處理該項工作。從文書處理工作的開展過程中，可以總結出其主要特點：

（一）文書處理工作是一項嚴肅的、專業(yè)性很強的工作

因為文書處理工作要求及時、準確、安全，工作流程要嚴格執(zhí)行國家相關的制度，嚴格把握各道環(huán)節(jié)，做到環(huán)環(huán)有手續(xù)、層層有記錄，要建立完善的收文、發(fā)文、傳閱、借閱、移交、銷毀制度，建立專業(yè)的處理保管部門，培養(yǎng)具有專業(yè)素養(yǎng)的負責人處理、保管文書，以保證文書妥善、安全的管理。

（二）文書的處理工作要依法依規(guī)進行

文書內容關系到各級管理層核心工作，關系到很多重要內容，因此文書處理要遵循相關的法律制度。首先文書處理要依照相關制度，形成規(guī)范的處理體系。例如文書符合文體結構要求，要有明確的簽章，內容簡明扼要，使用、管理要嚴格遵守管理單位及國家的規(guī)范和法律制度，形成較為成熟的處理體系。

（三）文書的安全性必須有保障

隨著電子文書的廣泛應用，文書的安全性面臨全新的挑戰(zhàn)。文書內容涉及管理部門的核心工作，必須采取相應的安全措施。首先要保證文書內容的安全性，嚴格按照要求控制知悉范圍，出現(xiàn)任何外泄情況，都要依法追究責任人。其次是防止文書內容被篡改，文書內容要變更或者內容要公開發(fā)布，都需要嚴格遵守相關管理程序。

二、當前文書管理工作面臨的主要問題

（一）文書管理人員的工作理念和非專業(yè)素養(yǎng)都需要提升

結合當前文書管理工作的開展情況，發(fā)現(xiàn)目前許多文書管理工作人員工作理念很傳統(tǒng)，抱著做一天和尚撞一天鐘的思想，缺少創(chuàng)新改革的魄力。有的單位管理理念落后，輕視文書管理工作，認為都是些簡單的事務性工作，不需要對工作能力或者專業(yè)素質有過高的要求，甚至安排對該項工作沒有任何興趣或即將退休的老同志負責這些工作，所以無論管理層還是工作人員工作理念都需要轉變。還有部分文書管理人員上崗前沒有經(jīng)過專業(yè)培訓和組織審查，缺乏專業(yè)素養(yǎng)和技能就匆匆上崗，因此難以承擔起公文管理的重任。再者文書管理人員工作調動頻繁，這樣對于文書管理不利，因此要重視相關工作人員人事管理。

（二）文書管理技術需要提升

文書管理技術落后，主要原因在于管理理念、工作理念落后。雖然隨著經(jīng)濟和科技發(fā)展，各行業(yè)都在推進工作改革，但是文書管理方面投入的資金和技術研究很少。雖然投入了一些新管理設備，但技術系統(tǒng)完善、標準、平臺的構建需要投入大量的人力、物力，才能確保新技術的安全性。電子文書應用后，還依靠“管住人，鎖好門”“管好人、管好嘴、鎖好門”傳統(tǒng)的工作方法和管理技術已經(jīng)無法保障文書的安全。

（三）管理制度不夠完善，也需要提升落實效率

目前隨著工作環(huán)境的變化，需要根據(jù)工作實際開展情況，不斷地完善相關管理規(guī)定和制度，實際工作中，這項工作一直滯后。同時，很多單位規(guī)范制度雖然被掛在墻上，記在本上，但是落實效率卻很低。文書管理制度落實不到位，就會造成文書管理混亂，文書管理安全工作失控的局面發(fā)生。再者因為中國人重人情，所以導致出現(xiàn)人情重于法規(guī)，鉆管理制度的空子的現(xiàn)象，這對于文書管理制度的落實極為不利。

三、文書管理工作的完善措施

（一）提升文書管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

提升文書管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)可以從選拔、教育和管理三個途徑入手。首先文書管理人員選拔上崗時要嚴格按照審查程序對選拔人員進行審查。審查工作不能流于表面，通過簡單的填表來落實，要落到實處，比如審核入選人員的思想道德素質、政治信仰和應變能力等。因為文書管理人員有機會接觸單位的機要文書，所以工作人員要遵紀守法、品行良好，否則容易被拉攏腐蝕失職瀆職。再者文書管理工作人員要具有穩(wěn)定的政治立場和清醒的分辨能力，這樣就能時刻保持警惕，防止被別有用心的人利用，為文書安全管理埋下隱患。尤其國家重要的政治、軍事單位，選拔文書管理人員，要全面綜合審查他們的性格品德、成長環(huán)境、自我管理能力、歷史表現(xiàn)等各類因素。

其次要重視文書管理人員的教育培訓工作，要有計劃、根據(jù)實際需要有針對性地進行。提高員工的責任心和警惕意識。因此日常教育培訓中要加強思想政治教育、法律法規(guī)和管理制度的培訓，通過這類培訓能強化員工的安全責任意識，認識到工作任務的重要性。再者，文書管理要加強專業(yè)技術和工作方法的培訓，使員工能牢固掌握技術要領，嚴格按照技術標準和工作流程執(zhí)行工作任務，鼓勵員工在工作中發(fā)揮創(chuàng)新思想進行創(chuàng)新變革。

最后加強文書管理人員工作中日常性管理。日常性管理主要從人文關懷角度出發(fā)，關心員工的精神狀況、心理變化和工作中的難題。無論是工作上還是生活中都要履行個人應盡的義務，注意規(guī)范自己的言談舉止。

（二）借鑒現(xiàn)代科學技術創(chuàng)新文書管理技術

首先依托現(xiàn)代網(wǎng)絡信息處理技術建立文書處理綜合應用管理平臺。通過這個管理平臺可以規(guī)范文書的擬定、傳閱、查詢、流轉等各項文書處理工作。信息化管理平臺自動化管理，不僅提高工作效率，還避免人情化管理降低公文安全風險。其次將先進的科學技術應用到文書管理工作中提升工作質量。例如采用人臉識別技術、紅外線報警技術和視頻監(jiān)控技術，可以提升文書安全管理等級，實施24 小時安全監(jiān)控，能減輕工作人員的工作壓力。最后比如利用條碼技術可以實現(xiàn)安全的自動化文書交換。現(xiàn)代二維條碼信息容量大，可以存儲多種類型的數(shù)字化的信息，圖片、文字、視頻等都行。處理效率高、準確性強，還便于管理，所以很實用。二維碼標簽能和用戶的信息綁定在一起，這樣對文書處理的全過程進行監(jiān)督管理，實現(xiàn)了文書管理工作的全方位管控。

（三）完善文書管理制度提升文書管理執(zhí)行力

文書管理制度的建立和完善直接關系工作實施水平。完備的法律法規(guī)和制度規(guī)范是指導文書管理工作科學運行的依據(jù)。首先制度建設方面，要完善文書管理的監(jiān)督檢查機制，定期評估文書管理工作流程和管理制度適用性，檢查管理和監(jiān)督制度上存在的漏洞，督促相關部門進行完善處理。其次結合實踐管理經(jīng)驗，建立全過程監(jiān)督管理體系。具體的做法就是檢查、審核文書管理工作中每個工作環(huán)節(jié)的監(jiān)管制度，如文書收集、整理、分類、傳閱等每一個環(huán)節(jié)的管理制度，以確保文書安全性和有效性。最后保證規(guī)范制度的落實到位，落實責任到個人，工作人員要對自己所負責的管理工作負責，發(fā)生任何管理問題或者安全問題，都要及時追究負責人的相關責任，并依照相關制度對其進行處罰，從而保證管理制度的執(zhí)行力。

總之文書管理工作有其自身的發(fā)展特點和規(guī)律，并不似看起來那么簡單，并且對日常工作的順利開展有重要的影響作用，因此必須要重視起來。工作中既要繼承傳統(tǒng)良好的工作態(tài)度和方法，也要與時俱進敢于創(chuàng)新，在管理技術和方法上進行改革創(chuàng)新，提升工作效率，保障文書管理工作安全高效進行。