隨著計(jì)算機(jī)、信息化、圖文影像等技術(shù)的快速發(fā)展，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供了更加成熟、穩(wěn)定、安全的軟硬件技術(shù)，將有助于建筑集團(tuán)解決因機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位多且層級(jí)復(fù)雜、項(xiàng)目分散，造成檔案資料難歸集、利用不充分等問(wèn)題。本文筆者從黨組織如何推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)的角度闡述自己的解決思路，希望能給相關(guān)單位和從業(yè)人員提供借鑒。

近年來(lái)，因信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，使計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊、多媒體技術(shù)更加成熟，各級(jí)檔案館、機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位都在探索推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，然而受標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、資金投入大、工作內(nèi)容繁雜等因素的影響，多數(shù)單位的數(shù)字檔案建設(shè)仍停留在館藏檔案的數(shù)字化，以及文件級(jí)、案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)層面，網(wǎng)絡(luò)查詢內(nèi)容不豐富，開(kāi)發(fā)利用水平亟待提升。

一、數(shù)字檔案館概念及背景研究

（一）數(shù)字檔案館的概念

數(shù)字檔案館是指以電子檔案為對(duì)象，以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用的檔案管理模式。

（二）背景研究

進(jìn)入新世紀(jì)后，以信息化為代表的技術(shù)革命正日益影響和改變著人類的工作、生活和思維方式，并成為大國(guó)競(jìng)爭(zhēng)的戰(zhàn)略制高點(diǎn)。我國(guó)的數(shù)字檔案館建設(shè)起步較晚，但積累了后發(fā)優(yōu)勢(shì)，在各級(jí)檔案館中做了大量的探索與嘗試，并在深圳、青島等城市的數(shù)字檔案館建設(shè)方面取得了明顯成效。然而，在企事業(yè)單位中，受領(lǐng)導(dǎo)重視程度、人員專業(yè)素養(yǎng)、資金資源投入等因素影響，數(shù)字檔案館建設(shè)仍處在相對(duì)滯后階段。

二、建設(shè)數(shù)字檔案館的重要意義

（一）數(shù)字檔案館建設(shè)是落實(shí)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想的重要舉措

我們黨和國(guó)家歷來(lái)高度重視檔案管理工作，黨的十八大以來(lái)，習(xí)近平總書(shū)記就做好新時(shí)代檔案工作，讓歷史說(shuō)話、用史實(shí)發(fā)言，加強(qiáng)文化遺產(chǎn)保護(hù)利用等作出了一系列重要論述，為做好檔案工作提供了科學(xué)指導(dǎo)和根本遵循。建設(shè)數(shù)字檔案館，既是社會(huì)形勢(shì)變化的迫切需要，也是檔案部門與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新的過(guò)程。面對(duì)滾滾而來(lái)的信息化浪潮，只有抓住機(jī)遇、迅速推進(jìn)檔案數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程，才能促進(jìn)檔案工作不斷邁上新的臺(tái)階，更好地服務(wù)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)發(fā)展。

（二）數(shù)字檔案館建設(shè)為檔案工作實(shí)現(xiàn)健康持續(xù)發(fā)展注入了新的活力

數(shù)字化的檔案信息相較于傳統(tǒng)檔案有著便于管理、查詢方便等優(yōu)點(diǎn)，受到社會(huì)各界人士的普遍歡迎。新時(shí)期的檔案管理工作，只有順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)和民心民意，才能取得更大的成果。因此必須把檔案數(shù)字化建設(shè)作為推動(dòng)各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)工作的切入點(diǎn)，才能保證檔案事業(yè)的穩(wěn)定、持續(xù)、健康發(fā)展。

（三）數(shù)字檔案館建設(shè)將進(jìn)一步提升檔案工作的重要地位

數(shù)字檔案館的建設(shè)，將極大地提高檔案在收集、整理、保護(hù)、利用各環(huán)節(jié)的工作效率，不再受時(shí)間和地域的限制，有利于更加充分、全面地發(fā)揮檔案的價(jià)值，提升檔案工作的地位。

三、建筑企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的緊迫性和重要性認(rèn)識(shí)仍顯不足

多數(shù)企業(yè)仍習(xí)慣按傳統(tǒng)思路開(kāi)展檔案工作，未將數(shù)字檔案館建設(shè)納入信息化工作統(tǒng)籌規(guī)劃，對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)缺乏前瞻性思考。部分已開(kāi)展數(shù)字檔案館建設(shè)的單位，也多停留在檔案收集、管理層面，開(kāi)發(fā)、利用仍然不夠。

（二）對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的資源投入仍然不夠

數(shù)字檔案館建設(shè)是項(xiàng)長(zhǎng)期、持續(xù)的工作，短期內(nèi)難以見(jiàn)到成效，并且專業(yè)性很強(qiáng)，只有在一些特殊工作中才能凸顯其可貴價(jià)值，很多企業(yè)不愿在這方面投入過(guò)多的資源，習(xí)慣按部就班地開(kāi)展工作。

（三）數(shù)字檔案館建設(shè)所需的專人人才仍然稀缺

數(shù)字檔案館建設(shè)和傳統(tǒng)檔案工作有著很大的區(qū)別，除傳統(tǒng)檔案工作所需要的知識(shí)技能外，需要掌握更多數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)、圖文、軟件方面的知識(shí)，很多復(fù)合型人才不愿長(zhǎng)期從事相對(duì)枯燥、單一的檔案管理工作。

四、建筑集團(tuán)數(shù)字檔案館建設(shè)的發(fā)展思路

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)戰(zhàn)略性工程，可謂功在當(dāng)代，利在千秋。必須從戰(zhàn)略層面予以統(tǒng)籌考量，特別是要發(fā)揮黨組織把方向、管大局、保落實(shí)的作用，引領(lǐng)數(shù)字檔案工作不斷邁上新的臺(tái)階。

（一）強(qiáng)化引領(lǐng)作用的發(fā)揮，保持正確的發(fā)展方向

新版檔案法中明確：“檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。電子檔案和傳統(tǒng)載體具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！苯ㄖ瘓F(tuán)黨組織要發(fā)揮好引領(lǐng)作用，督促相關(guān)行政部門科學(xué)編制檔案信息化工作規(guī)劃，并將其納入企業(yè)信息化工作整體規(guī)劃，統(tǒng)籌研究部署，確保制定的規(guī)劃符合新時(shí)代檔案工作的開(kāi)展需要，使其始終沿著正確的方向發(fā)展。

（二）強(qiáng)化重點(diǎn)工作的落實(shí)，有序推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程

數(shù)字檔案館建設(shè)是個(gè)長(zhǎng)期、專業(yè)、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，建筑集團(tuán)黨組織要發(fā)揮好管大局的作用，定期聽(tīng)取重點(diǎn)工作匯報(bào)，督促各部門協(xié)同配合，整合內(nèi)外部資源，有序推進(jìn)重點(diǎn)工作落實(shí)落地。

1.推動(dòng)硬件設(shè)施投入到位

首先，應(yīng)配備數(shù)字檔案館建設(shè)所需的硬件設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)及相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備等，必須采用高性能、符合保密要求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲(chǔ)管理。要根據(jù)國(guó)家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級(jí)管理確定等級(jí)，明確安全域。建設(shè)的數(shù)字檔案網(wǎng)需要與單位的辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔離。其次，檔案館要配備專門的計(jì)算機(jī)與辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)連接，實(shí)現(xiàn)文件收集歸檔和檔案信息查詢利用，要確保檔案數(shù)據(jù)安全。

2.推動(dòng)應(yīng)用軟件升級(jí)到位

要結(jié)合企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)際，采用獨(dú)立開(kāi)發(fā)、聯(lián)合開(kāi)發(fā)等方式，升級(jí)完善軟件系統(tǒng)。電子文件歸檔管理系統(tǒng)主要用于實(shí)現(xiàn)電子文件實(shí)時(shí)歸檔和網(wǎng)上移交，包括檔案的鑒定、整理編目以及數(shù)據(jù)加工與報(bào)送等。數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)主要用于電子檔案接收、檔案資料注錄、整理加工、檢索利用，以及檔案編研、鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房管理等。檔案進(jìn)館和報(bào)送管理系統(tǒng)主要用于規(guī)范進(jìn)館前檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)，需滿足國(guó)家規(guī)定的檔案數(shù)據(jù)及其目錄數(shù)據(jù)格式要求。檔案查詢利用系統(tǒng)要設(shè)立分級(jí)權(quán)限，只有經(jīng)管理員授權(quán)后，才能查閱相關(guān)密級(jí)的電子檔案資料。數(shù)據(jù)庫(kù)包含檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。要促進(jìn)各軟件系統(tǒng)的融合共通，提高檔案工作管理效率和開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。

3.推動(dòng)制度標(biāo)準(zhǔn)制定到位

要結(jié)合數(shù)字化采集、數(shù)字化管理、數(shù)字化查閱等環(huán)節(jié)的特點(diǎn)，制定規(guī)范的操作標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)采集過(guò)程中，注重各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核，突出對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，不得出現(xiàn)破損。數(shù)字化管理要注重對(duì)傳統(tǒng)管理模式的創(chuàng)新，突出安全與保密。數(shù)字化查詢要對(duì)閱檔過(guò)程進(jìn)行留痕管理，保持可追溯性。制定制度要突出前瞻性，適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作和信息化發(fā)展要求，強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)采集、管理、使用的規(guī)范化、流程化和可追溯性，使制度長(zhǎng)期有效，這樣能夠更好地指導(dǎo)和推進(jìn)數(shù)字檔案工作不斷向前發(fā)展。

（三）強(qiáng)化保障措施的落地，營(yíng)造數(shù)字化發(fā)展氛圍

數(shù)字檔案館建設(shè)的核心在于確保數(shù)據(jù)安全和價(jià)值的充分利用。黨組織要發(fā)揮保落實(shí)的重要作用，在人員、資金、設(shè)施上給予充分保障，營(yíng)造良好氛圍。

1.在安全管理上聚焦發(fā)力

更加突出主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)安全管控，注重主機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行的物理環(huán)境和操作系統(tǒng)安全，以及網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)級(jí)別控制、防火墻、加密技術(shù)和病毒防護(hù)技術(shù)等。要確保投入到位，做到硬件、軟件兩手抓、兩手硬。

2.在人員培訓(xùn)上聚焦發(fā)力

要從具有一定信息化基礎(chǔ)的員工中挑選優(yōu)秀人才加以培養(yǎng)，暢通檔案管理人員的成長(zhǎng)通道，提高其收入、待遇水平，對(duì)有突出貢獻(xiàn)的檔案管理人員要給予重獎(jiǎng)或優(yōu)先提拔使用，使更多的檔案管理人員能夠扎根崗位、成長(zhǎng)成才。

3.在氛圍營(yíng)造上聚焦發(fā)力

要從思維模式和行為方式上加以引導(dǎo)，讓廣大員工養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，在形成傳統(tǒng)檔案的同時(shí)，自覺(jué)生成完整規(guī)范的數(shù)字化檔案，并及時(shí)歸集、提交，提高檔案的生成效率，同時(shí)嚴(yán)格其管理、利用程序，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

目前，數(shù)字檔案館建設(shè)在多數(shù)建筑集團(tuán)中仍處于起步階段，尚有諸多的堵點(diǎn)、痛點(diǎn)問(wèn)題亟待解決。希望有更多的企業(yè)能在數(shù)字檔案館建設(shè)方面大膽探索、勇于實(shí)踐，積累可供借鑒和推廣使用的成熟經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)檔案管理工作的升級(jí)發(fā)展。