文｜高俊榮

（作者單位：北京航天控制儀器研究所）

班組是企業(yè)從事科研生產(chǎn)和經(jīng)營最基層的組織，是各項(xiàng)任務(wù)執(zhí)行的終端單位，班組的工作質(zhì)量將直接決定企業(yè)各項(xiàng)決策目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)和完成，因此，開展班組建設(shè)是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要手段，能夠有效消除企業(yè)發(fā)展過程中存在的無形壁壘。航天企業(yè)班組根據(jù)工作性質(zhì)分為技術(shù)型、生產(chǎn)型、管理型班組。檔案班組屬于管理型班組，是企業(yè)科研生產(chǎn)鏈條中必不可少的組成部分，起到服務(wù)保障作用，工作質(zhì)量如何，直接影響企業(yè)各項(xiàng)工作能否順利進(jìn)行。加強(qiáng)檔案班組建設(shè)對(duì)進(jìn)一步夯實(shí)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理，增強(qiáng)檔案工作的執(zhí)行力、凝聚力和戰(zhàn)斗力，推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展和持續(xù)改進(jìn)具有重要意義。

一、航天企業(yè)檔案班組主要工作內(nèi)容和特點(diǎn)

航天企業(yè)檔案班組工作主要分為，現(xiàn)行工作和檔案工作兩條主線?，F(xiàn)行工作主要完成產(chǎn)品研制生產(chǎn)階段的現(xiàn)行技術(shù)文件的保管；根據(jù)科研計(jì)劃為內(nèi)、外部產(chǎn)品生產(chǎn)單位配套提曬圖紙；對(duì)已進(jìn)入流通的技術(shù)文件進(jìn)行有效的管理；根據(jù)設(shè)計(jì)要求執(zhí)行文件的更改、銷毀、換版等工作。檔案工作是指企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)結(jié)束后，形成的文書、經(jīng)營、科研、產(chǎn)品、質(zhì)量、基建、設(shè)備儀器、特殊載體等，各門類檔案文件的歸檔、電子化、以及檔案開發(fā)利用等工作。

由于航天產(chǎn)品技術(shù)難度高、研制復(fù)雜、工序多、批生產(chǎn)量大、任務(wù)急，對(duì)檔案班組工作提出了更高的要求，文件管理具有專業(yè)性、多樣性、成套性、使用性的特點(diǎn)?，F(xiàn)行文件更改頻繁，更改要求時(shí)效性強(qiáng)，準(zhǔn)確率高；圖紙?zhí)釙?，文件互相借用的情況多，致使圖紙配套工作量大而復(fù)雜；產(chǎn)品在多方案、多狀態(tài)的情況下同時(shí)生產(chǎn)時(shí)，文件控制責(zé)任重大，直接關(guān)系到產(chǎn)品生產(chǎn)的合格率。

二、檔案班組工作遇到的問題

2013年企業(yè)改革重組，單位研產(chǎn)一體化發(fā)展，經(jīng)營開發(fā)，型號(hào)任務(wù)不斷擴(kuò)大，以及智能制造技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變遷等，產(chǎn)生了許多新的檔案工作內(nèi)容和工作形態(tài)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理和控制提出了許多新的要求。檔案班組工作狀態(tài)與航天產(chǎn)品要求高質(zhì)量、高效益目標(biāo)相比，有一定的差距，存在一些亟待解決和需要進(jìn)一步完善的地方。一是檔案業(yè)務(wù)分段式管理，人員不適應(yīng)流動(dòng)，資源不能共享，在檔案業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程中崗位間的協(xié)調(diào)、配合出現(xiàn)銜接性、默契性差，而導(dǎo)致文件管理出現(xiàn)漏洞，班組結(jié)構(gòu)已不適應(yīng)企業(yè)的變革和發(fā)展。二是檔案班組與企業(yè)技術(shù)型班組相比缺乏創(chuàng)新意識(shí)，工作處于被動(dòng)狀態(tài)，沒能及時(shí)捕捉到科研生產(chǎn)需求，前瞻性和預(yù)先性服務(wù)意識(shí)不足。三是檔案編研工作效率低，編研成果少，研究范圍窄，許多課題信息加工簡(jiǎn)單，編研深度不夠。四是檔案信息化建設(shè)明顯滯后于單位科研生產(chǎn)的信息化進(jìn)程，難以適應(yīng)企業(yè)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的需求，檔案信息缺乏透明度，不能及時(shí)與用戶共享。五是檔案班組在企業(yè)不屬于科研生產(chǎn)一線，檔案工作人員待遇低，提拔機(jī)會(huì)少，崗位評(píng)級(jí)比較低等，造成檔案人才的引進(jìn)較為困難，同時(shí)又引發(fā)人才流失、人員老化等問題。

三、班組建設(shè)舉措及成效

（一）整合檔案資源，全面優(yōu)化班組結(jié)構(gòu)

為適應(yīng)企業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整以及檔案業(yè)務(wù)的變化和發(fā)展需求。全面梳理檔案班組每個(gè)崗位工作內(nèi)容和實(shí)際效果，經(jīng)過崗位分析與統(tǒng)計(jì)，對(duì)班組設(shè)置和崗位都進(jìn)行了適應(yīng)性調(diào)整，優(yōu)化各項(xiàng)業(yè)務(wù)分配關(guān)系。針對(duì)此前檔案、現(xiàn)行、更改、配套提曬等業(yè)務(wù)分散管理的狀態(tài)，進(jìn)行整合，按照產(chǎn)品或項(xiàng)目重新劃分崗位，每個(gè)檔案員負(fù)責(zé)一個(gè)或幾個(gè)產(chǎn)品（項(xiàng)目）全生命周期中的檔案管理工作，檔案管理工作由原來的分段式管理向縱向管理發(fā)展，減少了現(xiàn)行和檔案各崗位工作之間的接口問題，既提高了檔案工作效率，又拓寬了每個(gè)員工的業(yè)務(wù)面，培養(yǎng)“一專多能”人才，使得檔案組遇到任何突發(fā)狀況，都能夠游刃有余地調(diào)配人力資源，解決問題，從根本上掃除檔案工作順利開展的障礙。

（二）規(guī)范管理制度，高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)控基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

根據(jù)檔案工作實(shí)際，組織對(duì)現(xiàn)有檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、制度、流程的科學(xué)性、覆蓋性和正確性進(jìn)行梳理和確認(rèn)，尤其是針對(duì)檔案業(yè)務(wù)過程質(zhì)量控制要求偏低的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，重復(fù)性標(biāo)準(zhǔn)，與企業(yè)發(fā)展不統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行梳理，確保檔案管理要求在各個(gè)層面予以落實(shí)。加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)質(zhì)量的監(jiān)控和預(yù)警手段，提高工作效率和數(shù)據(jù)的可追溯性，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)閉環(huán)管理。

（三）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制，保障班組工作質(zhì)量

深入分析產(chǎn)品研制生產(chǎn)過程中檔案管理要求和過程控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，查找管理上存在的薄弱環(huán)節(jié)和共性問題，制定糾正和預(yù)防措施。明確崗位責(zé)任制，進(jìn)一步完善和健全獎(jiǎng)懲辦法，調(diào)動(dòng)人員的積極性，使業(yè)務(wù)工作到位，技術(shù)技能到位，杜絕因人為質(zhì)量事故或管理問題，造成文件資料管理失控，或因更改不到位，造成圖紙非現(xiàn)行有效等問題的發(fā)生。針對(duì)檔案業(yè)務(wù)中易錯(cuò)、難操作的工作過程，完善工作方法和量化控制要求、加嚴(yán)監(jiān)督對(duì)質(zhì)量影響較大的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。針對(duì)人員技能依賴強(qiáng)的工作環(huán)節(jié)，通過信息技術(shù)的應(yīng)用來規(guī)避管理問題的產(chǎn)生。進(jìn)一步把質(zhì)量意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，有效融入班組各個(gè)崗位，落實(shí)到檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。

（四）通過共同參與，帶動(dòng)班組共同進(jìn)步

班組的生命力，要靠每一位員工的積極參與，只有員工有了過硬的崗位技能，班組建設(shè)才能更牢靠。通過組織開展檔案編研課題研究、管理創(chuàng)新、QC小組活動(dòng)、金牌班組建設(shè)、學(xué)習(xí)改善工程等活動(dòng)，帶動(dòng)全組人員共同參與，總結(jié)和復(fù)盤專項(xiàng)檔案工作，將做任務(wù)的工作經(jīng)驗(yàn)、處理問題的步驟和心得、典型事例的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，進(jìn)行梳理總結(jié)，提取可被重復(fù)使用的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、方法，集合起來一起學(xué)習(xí)和探討，這就做到了在工作中學(xué)習(xí)，同時(shí)也為班組學(xué)習(xí)提供了素材，對(duì)由于產(chǎn)品或項(xiàng)目差異，而檔案管理交流不足起到了及時(shí)彌補(bǔ)的作用，實(shí)現(xiàn)班組成員之間相互學(xué)習(xí)、共同提高的目的。

（五）深入檔案編研，提供檔案增值服務(wù)

檔案只有在利用中體現(xiàn)價(jià)值，深入推進(jìn)檔案編研工作，拓展和深化檔案利用，提供檔案增值服務(wù)。用項(xiàng)目管理理論創(chuàng)新檔案編研工作模式，從組織管理、課題開發(fā)、研制實(shí)施、成果應(yīng)用等方面，遞進(jìn)式推進(jìn)檔案編研工作向系統(tǒng)化、專業(yè)化方向發(fā)展。圍繞企業(yè)中心工作開發(fā)檔案編研課題，充分調(diào)研信息需求。拓寬編研范圍，涉及產(chǎn)品研制、工藝技術(shù)、試驗(yàn)操作、質(zhì)量案例等貼近一線科研生產(chǎn)的技術(shù)研究類項(xiàng)目增多。創(chuàng)新編研形式，信息加工由簡(jiǎn)單信息匯編向信息研究分析發(fā)展。經(jīng)過不懈努力，檔案編研工作由量變到質(zhì)變?nèi)〉昧碎L足的發(fā)展，涌現(xiàn)出《航天產(chǎn)品配套關(guān)系匯編》、《組織機(jī)構(gòu)沿革（1965-2017年）》、《航天產(chǎn)品歷年飛行試驗(yàn)信息綜述》、《航天型號(hào)質(zhì)量問題歸零信息匯編（1962-2019年）》、《載人航天工程大事記》等一批優(yōu)秀的編研成果。檔案編研工作調(diào)動(dòng)了班組學(xué)習(xí)的積極性，成為班組開闊視野、增長知識(shí)、提升能力的一個(gè)有力學(xué)習(xí)平臺(tái)。

（六）推進(jìn)檔案信息化，創(chuàng)新班組工作手段

檔案信息化建設(shè)是新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的方向，也是檔案創(chuàng)新發(fā)展的重要手段。檔案班組從三個(gè)方面深入開展檔案信息化建設(shè)。一是檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)，通過數(shù)據(jù)錄入，檔案電子化，實(shí)現(xiàn)各門類檔案文件電子借閱、全文閱覽，推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化。二是以企業(yè)產(chǎn)品工程信息化為切入點(diǎn)，圍繞企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)建設(shè)，將產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)過程的管理工作，從傳統(tǒng)紙質(zhì)化手工管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮恿鞒袒芾砟Ｊ?，?shí)現(xiàn)航天產(chǎn)品現(xiàn)行技術(shù)文件從生成、審批、流轉(zhuǎn)的過程管控，以及文件多版本的電子化管理，帶動(dòng)現(xiàn)行文件基礎(chǔ)資源庫建設(shè)。三是以需求為牽引，開發(fā)實(shí)現(xiàn)科研生產(chǎn)圖紙?zhí)釙?、審批、流轉(zhuǎn)、分發(fā)、銷毀等業(yè)務(wù)流程信息化管理，工作進(jìn)度可以實(shí)時(shí)跟蹤，信息共享。通過加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新班組工作方式，提高了檔案工作質(zhì)量和效率，降低出錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，提高檔案業(yè)務(wù)透明度。

（七）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，激發(fā)班組工作活力

優(yōu)秀的人才隊(duì)伍是班組建設(shè)的基礎(chǔ)，檔案人才的引進(jìn)、留住和成長需要一個(gè)良好的環(huán)境，這一點(diǎn)作為領(lǐng)導(dǎo)者必須要有足夠的重視和大力的支持，并在制定各項(xiàng)政策、規(guī)劃時(shí)得到充分的體現(xiàn)。企業(yè)除了通過教育、培訓(xùn)為檔案人員提供自我發(fā)展的機(jī)會(huì)和條件外，還應(yīng)給予檔案員充分的權(quán)力，使他們可以有效地為用戶提供服務(wù)并及時(shí)解決服務(wù)中出現(xiàn)的問題。教育和培訓(xùn)所帶來的素質(zhì)提高，授權(quán)所激發(fā)出來的責(zé)任感、主動(dòng)性和積極性，無疑增加了檔案人員在不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量過程中獲得成就感和滿足感。在崗位評(píng)定、升遷晉級(jí)等方面給予機(jī)會(huì)，從而使檔案人員摒棄弱勢(shì)思維，以積極的心態(tài)推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展。

四、體會(huì)與認(rèn)識(shí)

（一）開展班組建設(shè)是推動(dòng)檔案全面發(fā)展的有效途徑

任何管理模式都是不斷成長、發(fā)展的，當(dāng)企業(yè)為適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，為拓展生存空間，對(duì)能力結(jié)構(gòu)進(jìn)行了調(diào)整，對(duì)各種業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了優(yōu)化的時(shí)候，檔案部門也應(yīng)該積極響應(yīng)，進(jìn)行班組建設(shè)，提升檔案工作綜合能力，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（二）從班組建設(shè)中提升檔案部門的公眾形象和認(rèn)可度

檔案部門在企業(yè)屬于服務(wù)保障部門，處于弱勢(shì)地位，要想進(jìn)一步提高其社會(huì)地位和知名度，需要檔案人員要有所“為”，以“精益管理”、“服務(wù)設(shè)計(jì)”、“保障生產(chǎn)”為目標(biāo)，開展班組建設(shè)，產(chǎn)生出讓人看得見的顯著效益，促進(jìn)檔案部門的地位得到提高。