廖 慧

（華南協(xié)同創(chuàng)新研究院，廣東 東莞 523808）

一、引言

在改革開放四十多年間經(jīng)濟騰飛以及信息爆炸時代電商快速發(fā)展的大背景下，倉儲行業(yè)成為時代的風(fēng)口。根據(jù)中國統(tǒng)計年鑒數(shù)據(jù)，中國貨運量統(tǒng)計在近十年間呈現(xiàn)出指數(shù)式增長，增長比例約99.26%，從數(shù)量上增長近一倍。中國網(wǎng)上零售額相較前年增長23.93%，其中實物需派送商品占總比77.94%以上，需要倉儲行業(yè)支持的商品數(shù)量仍占較大比例且增長迅速。貨物進出口額在近十年間增長比例約69.52%。無論是國內(nèi)貿(mào)易還是進出口貿(mào)易的增長都需要物流、倉儲行業(yè)的支持。貨物的下達與派送都需要物流的支持，倉儲作為物流行業(yè)中的基礎(chǔ)設(shè)施產(chǎn)業(yè)也呈現(xiàn)出較高的增長速度。但同時，倉儲行業(yè)的發(fā)展也出現(xiàn)了諸如費用過高、企業(yè)內(nèi)部資源配置不平衡等問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)零售、5G信息技術(shù)、機械自動化設(shè)備及物聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，倉儲行業(yè)將加快行業(yè)的整合及效率的提升，行業(yè)內(nèi)企業(yè)將面臨加強控制與管理、降低費用、需求結(jié)構(gòu)變化改變企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)構(gòu)造等諸多挑戰(zhàn)，倉儲企業(yè)需要在機遇來臨時把握機會，在挑戰(zhàn)之下調(diào)整企業(yè)自身，提升企業(yè)的核心競爭力。

二、費用管理與控制基本理論概述

何為費用，對于不同的領(lǐng)域，人們對費用有著不同的看法。而在會計領(lǐng)域，費用是損益表的要素之一，并且對所有者權(quán)益與利潤產(chǎn)生著重大的影響，作為損益類的費用都直接影響著本年利潤的增減，對于企業(yè)而言是急需關(guān)注的要素。企業(yè)為生產(chǎn)商品和提供勞務(wù)等發(fā)生的直接費用，計入生產(chǎn)經(jīng)營成本；為生產(chǎn)商品和提供勞務(wù)而發(fā)生的間接費用，應(yīng)當按一定標準分配計入生產(chǎn)經(jīng)營成本。行政管理部門為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營活動而發(fā)生的管理和財務(wù)費用，為銷售和提供勞務(wù)而發(fā)生的費用，應(yīng)當作期間費用，計入當期損益。狹義上，費用指的是與商品或勞務(wù)的提供相聯(lián)系的耗費；廣義上，費用包括各種耗費和損失。本文所述費用包含直接費用與間接費用，重點關(guān)注企業(yè)期間費用，且將采取與會計知識關(guān)聯(lián)角度，進行分析與敘述。

而有關(guān)費用的內(nèi)部管理控制是內(nèi)部管理控制與內(nèi)部會計控制的統(tǒng)稱。前者由與經(jīng)營效率和企業(yè)運營政策相關(guān)、與財務(wù)記錄間接相關(guān)的所有方法和程序組成；后者由企業(yè)對會計報告、記錄等一系列會計業(yè)務(wù)以及相關(guān)活動，還有直接與財務(wù)記錄直接相關(guān)的程序組成。整體來說，內(nèi)部管理控制是為了提高企業(yè)經(jīng)營效率，促使內(nèi)部人員遵守企業(yè)的管理方法。

三、虎門港G公司費用管理與控制問題分析

東莞虎門港G公司（以下簡稱“G公司”）是一家現(xiàn)代物流有限公司，于2012年在東莞市登記注冊，位于東莞市沙田鎮(zhèn)虎門港。企業(yè)經(jīng)營范圍為倉儲服務(wù)、倉儲設(shè)施的經(jīng)營及相關(guān)的咨詢和物流服務(wù)。作為現(xiàn)代物流企業(yè)，其費用的構(gòu)成特點是與制造相關(guān)的成本類會計科目中產(chǎn)生的數(shù)額幾乎為零，大多分布在期間費用中，具體由管理費用、財務(wù)費用、銷售費用、稅金及附加構(gòu)成。其中，管理費用細分比較復(fù)雜，包含辦公費、職工薪酬、長期待攤費用等，財務(wù)費用細分主要是借貸產(chǎn)生的利息收支與手續(xù)費。G公司的期間費用占據(jù)營業(yè)成本大部分，期間費用內(nèi)的管理費用、財務(wù)費用異常波動較大。該公司在近年的企業(yè)目標也從單純擴大規(guī)模轉(zhuǎn)變到了維持企業(yè)盈利能力，展現(xiàn)企業(yè)盈利水平。根據(jù)近年G公司的財務(wù)數(shù)據(jù)可知，該企業(yè)的營業(yè)成本構(gòu)成不合理，期間費用的變動率異常，為求穩(wěn)定利潤增速，體現(xiàn)企業(yè)盈利能力，需要對其開展費用的控制與管理，提高經(jīng)營管理能力和市場競爭力。下面是對G公司在成本控制環(huán)節(jié)存在問題的分析：

（一）費用成本管理與控制體系存在缺陷

G公司對于費用的管理與控制體系中存在明顯的漏洞與缺陷。首先，G公司的費用管理與控制方法目前是為企業(yè)規(guī)模擴大的戰(zhàn)略目標而選取的，在費用的管控方面，近三年至五年都不重視企業(yè)的利潤與現(xiàn)金流，只在乎資產(chǎn)負債表內(nèi)的財務(wù)指標上升，忽視利潤表科目的異常變動。對于企業(yè)的內(nèi)部控制審批制度也存在著各種缺陷，例如：企業(yè)的決策文件只需要內(nèi)部副經(jīng)理或者以上級別高管一個人簽字就能施行。在票據(jù)管控方面，企業(yè)存在著發(fā)票代數(shù)報銷的情況，也造成了一定程度上的管理費用虛高。由于倉儲企業(yè)的特殊性，在收發(fā)貨、包裝、分揀、運輸?shù)母鱾€業(yè)務(wù)流程中也沒有明確的成本分配與歸結(jié)，導(dǎo)致許多本應(yīng)該是營業(yè)成本的耗費計入了企業(yè)的期間費用中，企業(yè)對成本與費用的分別核算并不到位。G公司并沒有根據(jù)自身的管理需求編制合理的費用管理以及控制制度。

（二）企業(yè)結(jié)構(gòu)臃腫導(dǎo)致費用管理難度大

G公司的職能部門數(shù)量為33個，數(shù)量龐大，營業(yè)部數(shù)量眾多。由于企業(yè)尚處與擴張的階段，企業(yè)內(nèi)部部門眾多、交流匱乏的現(xiàn)象成為這一階段的突出問題，公司關(guān)于各個流程和部門的費用核算難以落實，費用碎片化并難以歸結(jié)。在控制上企業(yè)結(jié)構(gòu)類似于U型組織結(jié)構(gòu)，但是在企業(yè)總經(jīng)理之下的部門數(shù)量遠超其余企業(yè)。工資表顯示，該公司為了營業(yè)部門管轄，使每一個倉儲地點設(shè)立一個營業(yè)部，營業(yè)部掌管該倉庫的倉儲相關(guān)的所有業(yè)務(wù)。在此行政體系結(jié)構(gòu)下，消息雖然能夠直接由下至上反映，但造成組織結(jié)構(gòu)十分臃腫，并且讓費用控制難度加大，進而使企業(yè)的費用管理失效，費用內(nèi)部控制措施失靈，使期間費用出現(xiàn)如此大的波動。在G公司的各個部門使用費用時，由于部門數(shù)量眾多，使費用預(yù)算下發(fā)之后出現(xiàn)了實際的使用狀況與預(yù)算相偏離的情況，也出現(xiàn)了因為行政體系費用管控不嚴格，虛假發(fā)生數(shù)額較大而費用增減波動十分大的情況。

（三）費用管理與控制不夠精細

G公司的費用管理與控制制度中，相較費用的管控，忽視了對利潤有直接影響的費用的把控，出現(xiàn)期間費用忽高忽低，財務(wù)數(shù)據(jù)歸結(jié)錯誤的現(xiàn)象，導(dǎo)致對費用管理措施落實不到位。對于管理費用的折舊費，明細表中也只有二級會計科目的歸結(jié)，對于為何而來的折舊費用，并未能提供相應(yīng)的會計憑證和票據(jù)。在繁雜的費用情況下，如此籠統(tǒng)的管理與內(nèi)部控制措施，未做到對費用的精細化與高質(zhì)量的管理。在驗收近年來的報表時，高層在費用數(shù)額明顯異常的情況下并沒有做出明顯的反應(yīng)，對于費用的核算、由來，高層人員沒有做出質(zhì)詢，只關(guān)心企業(yè)的規(guī)模數(shù)額增長。對于倉儲流程中的費用使用，沒有做出明細的規(guī)定，內(nèi)部控制條例中與費用相關(guān)部分僅僅列明不超支、不允許財務(wù)人員舞弊以及虛假報銷管理費用這些條例。而精細到企業(yè)主要的倉儲業(yè)務(wù)中發(fā)生的費用有關(guān)條例，如常見的倉儲費用出入庫發(fā)生費用審批，內(nèi)部審批表費用一欄金額的詳細列明和用途都未詳細列出。

（四）費用成本管理與控制意識薄弱

G公司對于倉儲費用控制的重要性并沒有充分的認知，也不夠重視費用成本的管理與控制。在公司章程以及員工行為準則編制中，均未提及費用成本的管理與控制，對于這方面的控制制度也幾乎為零。倉儲人員沒有統(tǒng)一的工作標準作為工作的依據(jù)，倉儲的分工、職責(zé)在組織中并不明確，相關(guān)流程大都以項目的形式從經(jīng)理層下發(fā)到各個營業(yè)部門或者運營部門，因而員工對于倉儲流程中的費用發(fā)生管控隨意性嚴重，費用耗費浪費時常發(fā)生。另外，倉儲行業(yè)的大多數(shù)就業(yè)者學(xué)歷較低，對于有良好的管控意識需要公司管理層在組織設(shè)計和員工教育上落實。在組織中的各部門經(jīng)理出現(xiàn)教育程度與職位不匹配的現(xiàn)象，較多部門管理者對于財務(wù)知識毫無涉獵，對于費用的管控沒有意識。從高層編制企業(yè)規(guī)章制度到基層員工無所依靠，G公司由上至下對于費用成本的管理與控制意識尚處于低水平。

（五）費用管控中的監(jiān)督機制存在缺陷

G公司內(nèi)部控制上存在明顯缺陷，監(jiān)督機制漏洞巨大。企業(yè)內(nèi)部沒有設(shè)立獨立的監(jiān)督機構(gòu)，對于企業(yè)的經(jīng)濟活動實施，都是發(fā)生就默認為正確，沒有重復(fù)審查這一內(nèi)部控制程序。在經(jīng)濟活動財會記錄上，也沒有設(shè)立的內(nèi)部審計團隊檢查財務(wù)報表的真實性、準確性。對于倉儲流程的管理，也單純是根據(jù)出入庫票據(jù)的驗收和發(fā)送，沒有對出入庫流程進行再次核對。在實行授權(quán)批準制度之下，總經(jīng)理時常對各部門經(jīng)理做出超越權(quán)限的授信，部門經(jīng)理也時常超過授信的權(quán)力處理決策，但是在監(jiān)督機制的處罰條例中，未見有越權(quán)實行權(quán)力的處罰細則，也因此造成了這樣的亂象。

四、改善東莞虎門港G公司費用管理與控制的措施

G公司在力求擴大企業(yè)規(guī)模后，費用的管理與控制出現(xiàn)了如上的問題和缺陷，費用也在以往三年失衡，讓企業(yè)利潤受到巨大的影響。那么，G公司假若想營造良好的內(nèi)部環(huán)境，提升企業(yè)競爭力與盈利水平，這就需要更高質(zhì)量的費用的管理與控制的實施，建議通過如下措施完善：

（一）構(gòu)建完善的費用內(nèi)部控制體系

作為倉儲企業(yè)，公司應(yīng)當基于其行業(yè)的特殊性，規(guī)章制度的設(shè)立深入貫徹到業(yè)務(wù)發(fā)生的每一個環(huán)節(jié)，從業(yè)務(wù)發(fā)生到結(jié)束制定一系列的內(nèi)部控制規(guī)章。重點關(guān)注的有：成本費用是否準確地進行歸結(jié)到各個流程和部門；費用的分配制度是否有明確、合理的分配方法；費用是否按照企業(yè)編制預(yù)算進行使用；財會部門是否用合理的核算制度；核算制度內(nèi)是否有專門的復(fù)核人員；人員編制是否實現(xiàn)崗位分離；費用異常波動是否有相應(yīng)的財務(wù)指標風(fēng)險提示以及風(fēng)險應(yīng)對策略；費用的記錄、編制報表的過程中財會部門是否做到真實的核對、是否符合會計標準等，這都是構(gòu)建完善的成本費用內(nèi)部控制體系的步驟。在保證倉儲質(zhì)量的前提下，構(gòu)建落實關(guān)于費用的內(nèi)部控制體系，最大限度地優(yōu)化企業(yè)成本費用。

（二）調(diào)整企業(yè)組織結(jié)構(gòu)

針對組織結(jié)構(gòu)臃腫的現(xiàn)象，要提升費用管理與內(nèi)部控制的質(zhì)量就必須調(diào)整企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。通過部門之間合并、兼并等方法，以企業(yè)所需要的部門功能數(shù)量劃分，減少不必要的部門分支。比如，把處理倉儲物品收發(fā)業(yè)務(wù)的同類型的營業(yè)部合并，把倉儲監(jiān)管職能的部門合并，而不是以企業(yè)倉儲倉庫個數(shù)劃分部門數(shù)量。調(diào)整企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，總經(jīng)理適當下放權(quán)力，在總經(jīng)理與部門之間設(shè)立管理多部門的副經(jīng)理，并對其管理部門設(shè)立費用控制指標。對企業(yè)審批程序中，審批權(quán)力從管理層由一人確認就可實施，變更為權(quán)力制衡的審批制度，根據(jù)股東權(quán)力投票或者董事會聘請的經(jīng)理人員互相制衡以行使審批權(quán)限，避免費用批用亂象導(dǎo)致的浪費。調(diào)整企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，使費用管理控制對象數(shù)量減少的同時，令企業(yè)信息處理的效率提升。

（三）加強成本費用精細化管理

精細化的費用管理能夠節(jié)約企業(yè)在費用開支上的浪費，能對倉儲業(yè)務(wù)發(fā)生的繁雜瑣碎的費用精細化地管理與控制。為了加強成本費用的細節(jié)管理，應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)要求各層級人員都參與到細節(jié)管理的計劃中，加強管理力度，提升管理水平，細分管理層次，明確各層人員的職責(zé)，對進行費用細節(jié)把控在每一個經(jīng)濟活動過程中，從倉儲業(yè)務(wù)發(fā)生的流程入手，完善企業(yè)內(nèi)部控制評價考核機制，把費用管理工作計入部門業(yè)績考核范圍中，用績效考評的方式讓細節(jié)管理的實施取得有效性。比如，對倉儲活動發(fā)生流程中的庫存管理、出庫管理，實行關(guān)于業(yè)務(wù)流程的報告審批制度，確保每一流程的費用如實并且準確。特別地，對于倉儲企業(yè)的庫存模塊管理，從交貨計劃表、交貨卡、物料卡、送檢卡、檢查出入庫報告、報失報廢報告、庫存調(diào)整表格、倉儲費用單等單據(jù)一一與實際發(fā)生業(yè)務(wù)核對，確保費用無虛報、夸大等現(xiàn)象。從細節(jié)管理上，優(yōu)化費用內(nèi)部控制的質(zhì)量。

（四）加強企業(yè)費用管控的監(jiān)督意識與工作

只有通過監(jiān)督才能保障費用管控流程的實施，加強管控與樹立監(jiān)督意識。應(yīng)當要求基層員工對于倉儲物流業(yè)務(wù)發(fā)生所涉及費用金額準確上報，對于小額款項不錯報、不漏報，做到基層信息的提供準確。中層管理人員在收到費用數(shù)據(jù)信息時，不能只簡單地確認，而應(yīng)當對金額復(fù)核，找到相應(yīng)的出票據(jù)以及利用倉儲管理系統(tǒng)做到金額與票據(jù)相對應(yīng)、業(yè)務(wù)發(fā)生申領(lǐng)費用與實際發(fā)生情況相對應(yīng)。高層管理人員在收到費用數(shù)據(jù)時，應(yīng)當設(shè)立獨立的內(nèi)審機構(gòu)，把財務(wù)部門交出的財務(wù)報告交予內(nèi)審財會人員。同時，應(yīng)該重視企業(yè)外部第三方的客觀監(jiān)督，例如：聘請會計師事務(wù)所出具審計報告或獨立董事獲得專家意見，使費用不再出現(xiàn)歸結(jié)不合理的現(xiàn)象。同時，培養(yǎng)管理層員工監(jiān)督意識，對管理人員加強培養(yǎng)，提升管理人員素質(zhì)，聘請高素質(zhì)倉儲類管理人才取代制造業(yè)管理經(jīng)驗人員，淘汰企業(yè)內(nèi)部裙帶關(guān)系員工。明確管理人員的責(zé)任，充分認識監(jiān)督費用情況在提高企業(yè)經(jīng)濟效益方面的重要性。對于授權(quán)審批制度，應(yīng)當對授權(quán)審批后的項目效益、費用使用情況進行跟蹤，及時有效地防止越權(quán)濫用費用行為發(fā)生。聘請管理專家組，評估企業(yè)戰(zhàn)略合理性，使決策人員不會做出單純追求企業(yè)規(guī)模的擴大，利用借貸杠桿，導(dǎo)致財務(wù)費用瘋狂增加這樣錯誤的決策。

（五）完善對費用管控的監(jiān)督機制

首先，在企業(yè)的內(nèi)部設(shè)立獨立的監(jiān)督機構(gòu)，包括但不限于獨立的內(nèi)部審計部門、內(nèi)部驗資部門等機構(gòu)，加強對費用的管控和監(jiān)督環(huán)節(jié)的力度，提高監(jiān)督的有效性。其次，企業(yè)應(yīng)當對有關(guān)費用的內(nèi)部循環(huán)中的各環(huán)節(jié)進行監(jiān)督。比如，健全內(nèi)部審批制度，通過企業(yè)內(nèi)部OA、電子信息化審批，對授權(quán)審批中的審批流程能有更為有效的監(jiān)督途徑，既避免了審批程序的繁瑣又給予了監(jiān)督的便利以及準確性。另外，對企業(yè)中授權(quán)審批制度的越級現(xiàn)象要加以關(guān)注以及管理，變更公司章程，添加對中層管理層的越權(quán)行為的處罰條目。使用以上方法，就更有把握地做好企業(yè)監(jiān)督這一環(huán)節(jié)，尤其加強對費用管控上的監(jiān)督力度，提升監(jiān)督質(zhì)量。

五、結(jié)束語

綜上所述，一方面，東莞虎門港G公司作為倉儲行業(yè)在過去兩年以費用的亂象為代價擴大企業(yè)規(guī)模，導(dǎo)致費用管控質(zhì)量低下，影響利潤引人深思；另一方面，東莞虎門港G公司又在2018年度對費用進行的控制讓企業(yè)扭虧為盈又值得借鑒。本文通過在G公司自身基礎(chǔ)的費用管理與內(nèi)部控制理論知識體系上對相關(guān)費用管控的文獻知識進行一定的參考與研究，并結(jié)合企業(yè)的實際情況，為企業(yè)今后的費用控制提出有效性建議措施，希望能幫助企業(yè)在降低費用的同時提高行業(yè)競爭優(yōu)勢，為目前我國正處于轉(zhuǎn)型發(fā)展的倉儲企業(yè)提供具有應(yīng)用價值與現(xiàn)實意義的參考。