李小環(huán)

（廣東煙草佛山市有限責(zé)任公司，廣東 佛山 528100）

一、引言

煙草行業(yè)財務(wù)管理信息系統(tǒng)經(jīng)歷了從最簡單的單機核算軟件到目前的系統(tǒng)集成，在信息化技術(shù)高速發(fā)展的新形勢下，面臨進一步升級優(yōu)化，這既是一個機遇，也是一個挑戰(zhàn)。財務(wù)管理信息化經(jīng)歷了三個階段。首先是會計電算化，單機版核算軟件在20世紀90年代末的應(yīng)用，使會計電算化替代了手工記賬；其次是會計信息化，行業(yè)會計核算軟件以及網(wǎng)絡(luò)型會計電算化從2003年開始普及應(yīng)用，使財務(wù)工作從“會計核算型”轉(zhuǎn)變?yōu)椤柏攧?wù)管理型”；最后是財務(wù)管理信息化，煙草行業(yè)在2010年對會計核算軟件進行了統(tǒng)一實施，使財務(wù)工作從“財務(wù)管理型”跨越到了“企業(yè)管理型”，從而實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)財務(wù)。本文對煙草行業(yè)財務(wù)信息化實施過程中的問題進行了細致剖析，提出了相應(yīng)的解決辦法，并對財務(wù)全程無紙化操作進行了重點闡述，希望能幫助企業(yè)管理者共同提升財務(wù)管理水平。

二、財務(wù)管理信息化的重要意義

1.可以大大減輕工作強度，提高財務(wù)管理效率

財務(wù)管理信息化是在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，開發(fā)、利用信息平臺對財務(wù)各項數(shù)據(jù)信息進行整合。有了財務(wù)信息平臺，財務(wù)人員可以利用憑證模板快速出具會計憑證；可以方便、迅速地查詢會計數(shù)據(jù)；在報表系統(tǒng)點擊“報表計算”，可以自動生成報表數(shù)據(jù)，快速編制出快報、物流報表、量本利等各種報表；通過財務(wù)分析軟件可以很快編制出財務(wù)分析報告。財務(wù)管理信息化讓眾多的財務(wù)人員從繁雜的工作中解脫出來，將更多的精力投入到財務(wù)管理方面，從而提高財務(wù)管理工作效率。

2.具有較強的滲透性，能實現(xiàn)全員、全過程、全方位的管理

一個企業(yè)涉及到各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)，這些經(jīng)濟業(yè)務(wù)與財務(wù)是密不可分的，所以財務(wù)管理信息化需要滲透到財務(wù)、業(yè)務(wù)各種系統(tǒng)，從而讓業(yè)務(wù)計劃、資金預(yù)算、財務(wù)核算、內(nèi)部控制、統(tǒng)計分析等觸角延伸到各相關(guān)管理層，以及各職能部門的最末稍，從而實現(xiàn)全員、全過程、全方位的管理。

3.能夠加快提升煙草行業(yè)競爭力

煙草行業(yè)逐步把信息化融入了財務(wù)管理工作，比如用友NC系統(tǒng)包含預(yù)算、資產(chǎn)、資金、報銷、營銷等各種模塊，體現(xiàn)了財務(wù)管理信息化在財務(wù)管理工作方面帶來的成果。財務(wù)管理信息化，通過信息的快速傳遞，不但讓企業(yè)和社會實現(xiàn)了有機聯(lián)系，而且讓企業(yè)間的信息也實現(xiàn)了共享。企業(yè)管理層可通過信息系統(tǒng)，順暢查詢財務(wù)、業(yè)務(wù)各種相關(guān)數(shù)據(jù)，對企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境進行正確分析、研判，從而制定合理的管理措施，實現(xiàn)企業(yè)價值增長，保證企業(yè)的核心市場競爭優(yōu)勢。

三、新形勢下煙草行業(yè)財務(wù)管理信息化過程中存在的不足

通過財務(wù)管理信息化建設(shè)，財務(wù)管理職能得到了延伸，使財務(wù)工作從會計管理轉(zhuǎn)向了企業(yè)管理，企業(yè)財務(wù)管理的核心仍然是管理問題，財務(wù)管理信息化可以用信息技術(shù)提升管理，但不能解決企業(yè)管理的所有問題，目前還存在著一定的不足。

1.財務(wù)系統(tǒng)模塊之間沒有對接，未能充分發(fā)揮管理會計工具的功能

目前煙草行業(yè)財務(wù)NC系統(tǒng)包含預(yù)算、資產(chǎn)、資金、報銷、營銷等各種模塊，但是有些模塊并沒有進行對接達到融合。比如預(yù)算系統(tǒng)和報銷管理系統(tǒng)沒有對接，兩個系統(tǒng)相對獨立，目前的預(yù)算系統(tǒng)只發(fā)揮了編制預(yù)算的功能，其預(yù)算數(shù)據(jù)不能融入到報銷管理系統(tǒng)中，所以報銷管理系統(tǒng)中的某個項目在開支時，即使已經(jīng)超出預(yù)算，報銷管理系統(tǒng)未有預(yù)警機制，不能顯示剩余預(yù)算額度，仍然能夠繼續(xù)報銷，這樣財務(wù)就無法監(jiān)督和管理經(jīng)濟業(yè)務(wù)，從而不能發(fā)揮預(yù)算這一管理會計工具的功能。

2.財務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒有對接、融合，信息無法共享

由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)之間不能實現(xiàn)對接和融合，導(dǎo)致業(yè)、財系統(tǒng)數(shù)據(jù)不能共享。比如煙草行業(yè)雖然在財務(wù)用友NC系統(tǒng)中可以查詢V6營銷系統(tǒng)的部分業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，但是并不能查詢所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，而且業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)也不能直接導(dǎo)入到財務(wù)系統(tǒng)，財務(wù)數(shù)據(jù)也不能及時反饋給業(yè)務(wù)系統(tǒng)，所以使得財務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法充分共享。財務(wù)無法及時準確地監(jiān)督業(yè)務(wù)部門，也無法為業(yè)務(wù)部門提供相應(yīng)的服務(wù)，從而對企業(yè)的科學(xué)決策有一定的影響。

3.系統(tǒng)軟件之間數(shù)據(jù)源繁多，數(shù)據(jù)的集中管理和有效集成相對缺乏

在信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的新形勢下，煙草行業(yè)不斷使用日益成熟的財務(wù)核算系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財務(wù)分析系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、資金監(jiān)管系統(tǒng)等等，這些系統(tǒng)在推進信息化建設(shè)的同時，也缺乏數(shù)據(jù)的集中管理和有效集成。比如煙草行業(yè)目前正在實施的財務(wù)用友NC系統(tǒng)與資金監(jiān)管系統(tǒng)，二者存在相同的系統(tǒng)模塊即“報銷模塊”，這使得報銷人員需要在兩個系統(tǒng)同時錄入相同的報銷內(nèi)容，這樣就增加了報賬人員和審核人員的工作量，同時讓這些系統(tǒng)在一定程度上產(chǎn)生了信息的冗余和浪費。

4.財務(wù)和信息知識同時具備的復(fù)合型人才相對欠缺

雖然煙草行業(yè)擁有眾多的注會、高會和中級會計師等財務(wù)隊伍，這些財務(wù)人員專業(yè)技能普遍較高，但既懂財務(wù)又懂信息的人才相對欠缺。由于財務(wù)人員不了解信息技術(shù)，信息人員不了解財務(wù)知識，所以在軟件開發(fā)過程中常常會出現(xiàn)一定的分歧，有時會出現(xiàn)系統(tǒng)功能和業(yè)務(wù)模塊融合的設(shè)計問題，從而給系統(tǒng)運行和功能帶來一定的風(fēng)險和阻礙。

5.財務(wù)管理信息化培訓(xùn)對象單一，對業(yè)務(wù)部門培訓(xùn)力度有待加強

財務(wù)新系統(tǒng)的上線實施，一般主要強調(diào)對財務(wù)人員的培訓(xùn)，而對于業(yè)務(wù)鏈條中的其他部門經(jīng)辦人員的培訓(xùn)力度明顯不足，在培訓(xùn)手段上缺乏多樣性和持續(xù)性，這都會影響后續(xù)的財務(wù)系統(tǒng)處理，影響工作效率的提升。

6.目前還未推行電子發(fā)票，不利于無紙化進程

煙草行業(yè)目前還有很多企業(yè)完全沒有實施電子專用發(fā)票，而且在報賬的過程中完全以紙質(zhì)發(fā)票為準。比如目前煙草行業(yè)仍然使用紙質(zhì)專用發(fā)票，每月需要購票、開票、加蓋印章，有時系統(tǒng)故障等原因還會出現(xiàn)重開或漏開的現(xiàn)象。紙質(zhì)發(fā)票存在著用票成本多、人工勞動量大、容易毀損和遺失、防偽難度大等一系列的缺點，阻礙了無紙化辦公的進程，也阻礙了財務(wù)管理信息化建設(shè)。

4.財務(wù)系統(tǒng)線上線下“兩條腿”的現(xiàn)象

目前，煙草行業(yè)在財務(wù)管理信息系統(tǒng)實施過程中還存在線上線下“兩條腿”的現(xiàn)象，比如，有些企業(yè)目前仍以紙質(zhì)審批流程為主，在紙質(zhì)審批流程結(jié)束后，同時需要再走一遍系統(tǒng)審批流程，這樣產(chǎn)生了重復(fù)的工作量，降低了工作效率。

8.煙草行業(yè)與相關(guān)銀行間的信息化建設(shè)有待加強

目前煙草行業(yè)正在實施的資金監(jiān)管系統(tǒng)，該系統(tǒng)已設(shè)置網(wǎng)銀支付功能，但由于企業(yè)與相關(guān)銀行之間還未實現(xiàn)銀企直連，所以系統(tǒng)里面的支付功能暫時還未投入使用，目前仍然采用支票或網(wǎng)銀盾的傳統(tǒng)方式進行支付。采用支票的方式，財務(wù)人員需要購買支票、開具支票、加蓋印章、設(shè)置支票密碼、前往銀行辦理，這樣需要花費大量的時間；采用銀行網(wǎng)銀盾的支付方式，也不夠完善，因為需要財務(wù)人員根據(jù)紙質(zhì)報銷單據(jù)的各種信息，手工錄入網(wǎng)銀系統(tǒng)，然后再進行網(wǎng)上支付。

四、煙草行業(yè)加強財務(wù)管理信息化建設(shè)的對策

1.加強財務(wù)系統(tǒng)之間的模塊對接與融合，充分發(fā)揮管理會計工具的作用

煙草行業(yè)要將財務(wù)NC系統(tǒng)中各個模塊進行最大程度的對接，讓各個模塊的功能和數(shù)據(jù)充分共享，從而有力發(fā)揮管理會計工具的作用。比如，煙草行業(yè)將財務(wù)NC系統(tǒng)中的預(yù)算系統(tǒng)與報銷管理系統(tǒng)進行對接和融合，讓預(yù)算數(shù)據(jù)融入到報銷系統(tǒng)中，并設(shè)置預(yù)警機制，這樣，報銷經(jīng)辦人可以實時查詢某項目的剩余預(yù)算額度，讓經(jīng)辦人合理安排開支。當(dāng)報銷管理系統(tǒng)的某項開支超過預(yù)算額度時，報銷管理系統(tǒng)會自動啟動預(yù)警機制，使該筆項目報銷不能進行系統(tǒng)提交，這樣從根源上加強財務(wù)對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的監(jiān)督與管控，讓預(yù)算具有剛性約束力，從而充分發(fā)揮預(yù)算這一管理會計工具的作用。

2.加強財務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接、融合，實現(xiàn)業(yè)、財信息充分共享

煙草行業(yè)要根據(jù)財務(wù)實際工作情況，完善各軟件系統(tǒng)接口，將財務(wù)信息化軟件之間、財務(wù)信息化軟件和其他管理軟件之間進行深度融合，將企業(yè)內(nèi)部的各種資源進行高度集中的管控和配置，做到“數(shù)據(jù)同源，信息集中”，從而迅速地對企業(yè)各種財務(wù)、管理方案做出最科學(xué)、最有價值的決策。比如可以將煙草行業(yè)的營銷V6系統(tǒng)與財務(wù)核算軟件用友NC系統(tǒng)進行深度融合，讓業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以直接導(dǎo)入到財務(wù)系統(tǒng)進行核算，這將大大提升財務(wù)管理質(zhì)量。

3.加強業(yè)務(wù)整合，規(guī)范業(yè)務(wù)流程

煙草行業(yè)在企業(yè)進行財務(wù)信息系統(tǒng)具體搭建前，需要充分了解具體業(yè)務(wù)，根據(jù)實際情況，重新整合企業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)，重新梳理業(yè)務(wù)流程，對系統(tǒng)功能接近的業(yè)務(wù)模塊進行歸集，擴大業(yè)務(wù)幅度，將管理層級盡量壓縮，對每個信息系統(tǒng)模塊的具體工作進行明確，在合理規(guī)范業(yè)務(wù)流程、合理規(guī)劃系統(tǒng)模塊的基礎(chǔ)上，對相關(guān)業(yè)務(wù)流程進行系統(tǒng)設(shè)計，在開發(fā)過程中也要做好各系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)銜接，避免因銜接不善影響工作效率的提升。比如煙草行業(yè)資金監(jiān)管系統(tǒng)與財務(wù)核算NC系統(tǒng)中的報銷管理系統(tǒng)具有相同的系統(tǒng)功能，即報賬系統(tǒng)功能，如果將這兩個系統(tǒng)中相同的功能模塊進行融合并做好銜接，就可以解決報賬經(jīng)辦人重復(fù)錄入報賬信息的問題，從而大大減少經(jīng)辦人員和審核人員的工作量。

4.加強信息化培訓(xùn)，培養(yǎng)一批財務(wù)信息化復(fù)合型人才

由于煙草行業(yè)同時具備財務(wù)和信息知識的人才相對欠缺，所以需要針對性地引進一批財務(wù)知識精湛、計算機知識精通的綜合型人才，同時通過各種渠道和方式對財務(wù)人員提供必要的、多元化的、持續(xù)性的財務(wù)專業(yè)和信息化知識培訓(xùn)；同時要鼓勵財務(wù)人員主動加大對信息化知識的自學(xué)，善于思考研究，努力將自己打造成符合財務(wù)管理信息化要求的復(fù)合型技術(shù)骨干。

5.加強業(yè)務(wù)部門財務(wù)信息系統(tǒng)的多元化培訓(xùn)

由于財務(wù)信息系統(tǒng)趨于集成化，公司各業(yè)務(wù)部門都需要應(yīng)用相關(guān)的財務(wù)系統(tǒng)，這樣就需要通過上課、觀看視頻、定期整理相關(guān)資料等各種培訓(xùn)手段，對相關(guān)業(yè)務(wù)人員進行持續(xù)性的培訓(xùn)，從而讓其充分熟悉財務(wù)系統(tǒng)有關(guān)功能及財務(wù)相關(guān)要求，以確保及時、準確的歸集系統(tǒng)數(shù)據(jù)，從而發(fā)揮好信息系統(tǒng)的強大功能。

6.逐步取消紙質(zhì)發(fā)票，大力推行電子發(fā)票，加快財務(wù)無紙化建設(shè)

伴隨信息技術(shù)的成熟運用，電子普通發(fā)票在煙草行業(yè)已有部分使用，但電子專票仍未實施。紙質(zhì)發(fā)票具有一定的缺陷，電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票相比，主要有五大優(yōu)勢：一是領(lǐng)用方式快捷及時，遠程交付安全便利。實施電子發(fā)票，納稅人可以通過辦稅服務(wù)廳、電子稅務(wù)局等渠道領(lǐng)用電子發(fā)票，而且實現(xiàn)“即領(lǐng)即用”?？梢酝ㄟ^電子郵箱、二維碼等方式交付電子發(fā)票，安全便利。二是降低企業(yè)用票成本，減少工作量，提高工作效率。推行電子發(fā)專票，既能節(jié)省用票成本和勞動成本，又能真正保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏蚀_性與安全性。三是發(fā)票核算完全可以實現(xiàn)無紙化操作。電子發(fā)票從開票到發(fā)票數(shù)據(jù)傳輸，再到收付款雙方將數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入，整個過程都不會再生成紙質(zhì)發(fā)票。四是降低接收假票風(fēng)險，使財務(wù)管理更高效。信息化時代，電子防偽技術(shù)將成為主流，納稅人可以通過下載增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器，查閱電子發(fā)票并驗證電子簽名有效性。五是存儲保管更經(jīng)濟，社會效益更顯著。電子發(fā)票采用信息化存儲方式，無需專門場所存放，可以大幅降低后續(xù)人工成本。同時電子發(fā)票的推出，還有利于實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)字化、一體化發(fā)展，進而對整個經(jīng)濟社會的數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生積極影響。推行電子發(fā)票，有利于加快財務(wù)全程無紙化建設(shè)的進程，也是財務(wù)管理信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)。

7.采用系統(tǒng)報賬，切實解決線上線下“兩條腿”的問題

目前煙草行業(yè)部分企業(yè)仍以紙質(zhì)審批流程為主，在走完紙質(zhì)審批流程的同時，還需要再走一遍系統(tǒng)審批流程，影響了財務(wù)工作效率的提升。煙草行業(yè)要完善和健全各系統(tǒng)功能，確保報賬工作有強大的系統(tǒng)支撐，從而取消紙質(zhì)審批流程，完全實施系統(tǒng)報賬，切實解決線上線下“兩條腿”的問題。系統(tǒng)報賬模式與紙質(zhì)報賬模式相比，具有四大優(yōu)勢：一是系統(tǒng)填單可以保存模板，使用復(fù)制、粘貼的功能，解決了紙質(zhì)報賬中報銷單據(jù)填寫工作量大且容易填錯的問題；二是系統(tǒng)審批不受時間的約束，不但可以縮短審批時間，還可以保障領(lǐng)導(dǎo)的時間不被隨時打斷；三是自動生成會計憑證，不但可以大大減少勞動量，還能最大程度上確保數(shù)據(jù)的準確性和安全性，從而提高財務(wù)管理效率；四是電子檔案可以長久保存，而且查閱時調(diào)取非常容易?？傊到y(tǒng)報賬作為實現(xiàn)財務(wù)管理信息化的重要環(huán)節(jié)，能夠大大降低各種管理費用、人力成本、以及信息重復(fù)成本，使經(jīng)辦人報賬真正實現(xiàn)自動化。系統(tǒng)報賬模塊是財務(wù)全程無紙化操作的重要環(huán)節(jié)，也是財務(wù)管理信息化建設(shè)的重要舉措。

8.推進企業(yè)與銀行之間的信息化建設(shè)，努力實現(xiàn)銀企直連

煙草行業(yè)要加強與銀行間的深度融合，實現(xiàn)銀企直連。銀企直連是指企業(yè)通過信息化平臺建立與銀行之間的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系，將企業(yè)業(yè)務(wù)平臺與網(wǎng)銀支付功能無縫對接，通過信息流的方式，完成各種銀行金融業(yè)務(wù)。煙草行業(yè)目前的資金支付主要是采用支票以及銀行網(wǎng)銀盾的方式，這兩種傳統(tǒng)的支付方式都有一定的缺陷。銀企直連與傳統(tǒng)的支付方式相比，具有四大優(yōu)勢：一是由于銀企直連采用了電子化交易，將資金流轉(zhuǎn)換為信息流，可以利用銀行先進的大集中式核心系統(tǒng)瞬間完成轉(zhuǎn)賬；二是解決了支票支付中的購票、開票、蓋章以及親臨銀行網(wǎng)點柜臺辦理手續(xù)的一系列問題；三是解決了銀行網(wǎng)銀盾支付操作中的根據(jù)紙質(zhì)報銷單據(jù)手工錄入相關(guān)信息的問題；四是銀企直連可以自由、安全、方便、快捷的辦理轉(zhuǎn)賬、匯款、查詢等各種銀行業(yè)務(wù)，從而實現(xiàn)資金管理自動化。銀企直連對財務(wù)全程無紙化操作及財務(wù)管理信息化建設(shè)具有積極的作用。

五、結(jié)語

總之，煙草行業(yè)要想打造企業(yè)核心競爭力，實現(xiàn)跨越式發(fā)展，就需要通過信息技術(shù)來實現(xiàn)行業(yè)的創(chuàng)新管理。財務(wù)管理信息化持續(xù)深入的建設(shè)，對推動煙草行業(yè)向“嚴格規(guī)范、充滿活力、創(chuàng)新驅(qū)動”的高質(zhì)量發(fā)展具有重大的戰(zhàn)略意義。