目前，為加強(qiáng)對(duì)出資企業(yè)國(guó)有資產(chǎn)的監(jiān)督管理，依法履行出資人職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范市屬?lài)?guó)有企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》、《中華人民共和國(guó)企業(yè)國(guó)有資產(chǎn)法》、《中共中央辦公廳關(guān)于進(jìn)一步推進(jìn)國(guó)有企業(yè)貫徹落實(shí)“三重一大”決策制度的意見(jiàn)》、《山東省企業(yè)國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，各市均陸續(xù)出臺(tái)了有關(guān)重大事項(xiàng)管理的規(guī)章制度。

因此，結(jié)合國(guó)有企業(yè)監(jiān)管新規(guī)，做好企業(yè)的檔案管理工作，對(duì)工作中存在的問(wèn)題加以研究，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的改進(jìn)以及優(yōu)化是完善企業(yè)管理的必經(jīng)之路。

• 充分認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的至關(guān)重要性

1.企業(yè)檔案是企業(yè)文化、日常經(jīng)營(yíng)信息、重要?dú)v史檔案資料的重要記載。企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的記錄，反映著企業(yè)的發(fā)展歷程，記錄了企業(yè)發(fā)揮過(guò)程中的關(guān)鍵性重大事件，收錄了企業(yè)發(fā)展的時(shí)間表、履歷表、光榮冊(cè)、以及受訓(xùn)錄。通過(guò)查閱企業(yè)檔案，是快速了解企業(yè)，同企業(yè)共成長(zhǎng)的最快速的方法。在企業(yè)發(fā)展的時(shí)間長(zhǎng)河里，有成功、有喜悅、有經(jīng)驗(yàn)同時(shí)也有教訓(xùn)，這對(duì)于減少企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的失誤，使企業(yè)少走彎路是很有必要的。

2.企業(yè)文化傳承及交流需要企業(yè)檔案作為載體和橋梁。企業(yè)文化是企業(yè)的核心文化，同時(shí)是一個(gè)企業(yè)與同類(lèi)企業(yè)間最本質(zhì)的區(qū)別，具有不可替代性和不可復(fù)制性。一個(gè)具有優(yōu)秀企業(yè)文化的企業(yè)，能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中更加具有底蘊(yùn)和創(chuàng)新基石，能夠在暴風(fēng)雨來(lái)臨時(shí)更加穩(wěn)固而不易被掀翻，能夠在與時(shí)俱進(jìn)中更具有創(chuàng)新能力，能夠把自身的文化同優(yōu)秀傳統(tǒng)文化相嫁接。但同時(shí)，企業(yè)文化的傳承不是書(shū)本知識(shí)，不能通過(guò)老師的講授來(lái)快速的學(xué)習(xí)及傳承。這就需要檔案來(lái)做最原始的記錄，并在整理的過(guò)程中的得到不斷的傳承。同時(shí)，檔案也是企業(yè)文化交流的橋梁。企業(yè)文化的形成并不是一朝一夕的事情，而是一個(gè)不斷的傳承與沉淀的漫長(zhǎng)過(guò)程，在這一過(guò)程中，文化通過(guò)交流被企業(yè)員工所熟知，并在繼承中不斷完善。當(dāng)每個(gè)員工都參與到企業(yè)文化的建設(shè)中來(lái)，在整個(gè)企業(yè)中才能形成一種良好的文化氛圍。這一切都需要文化檔案對(duì)企業(yè)歷史進(jìn)行記錄，使每一代企業(yè)員工都能吸收借鑒前輩的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)并發(fā)揚(yáng)光大。企業(yè)間交流也是通過(guò)檔案為橋梁進(jìn)行最有效、最真實(shí)的互動(dòng)。人員的交流、技術(shù)的交流都無(wú)法替代檔案資料帶來(lái)的歷史感和真實(shí)感。

3.企業(yè)檔案管理同時(shí)是對(duì)企業(yè)自身知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合法經(jīng)營(yíng)具有重要保護(hù)意義。知識(shí)產(chǎn)權(quán)、日常經(jīng)營(yíng)資料、各類(lèi)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)報(bào)表是企業(yè)合規(guī)經(jīng)營(yíng)及核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素。每一項(xiàng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)都凝結(jié)著企業(yè)員工的大量心血，是一項(xiàng)重要的企業(yè)資產(chǎn)。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)，對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)從研發(fā)到正式使用的過(guò)程都有相關(guān)記錄;各類(lèi)生產(chǎn)報(bào)表及財(cái)務(wù)報(bào)表都是反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況的最真實(shí)、有效的記錄。

二、國(guó)有企業(yè)檔案管理依然存在諸多不完善的情況

檔案作為記錄憑證，在某種意義上來(lái)說(shuō)等同于票據(jù)。對(duì)企業(yè)而言，合理管理檔案等于是對(duì)企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的最大化保護(hù)，然而當(dāng)前多數(shù)國(guó)有企業(yè)檔案管理或是止步不前，或是因循舊制，創(chuàng)新意識(shí)與檔案管理知識(shí)的匱乏造成當(dāng)前的國(guó)有企業(yè)管理現(xiàn)狀呈現(xiàn)如下形式：

1.對(duì)專(zhuān)職檔案員依然缺少制度支持，“兼職化”情況普遍

近幾年，國(guó)家到地方陸續(xù)出臺(tái)政策，加強(qiáng)了黨建工作和紀(jì)檢工作，要求設(shè)置專(zhuān)職檔案管理人員，但缺少制度文件要求。因此，很多企業(yè)從節(jié)省人力角度出發(fā)，普遍設(shè)置兼職檔案員。但各企業(yè)檔案員普遍較少接受系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)。

2.檔案管理意識(shí)依然不高，分類(lèi)不明確

提及檔案管理，相當(dāng)一部分的國(guó)企員工會(huì)感到陌生，甚至完全不知道有檔案管理的說(shuō)法。在很多員工意識(shí)里，檔案的界定也不明確，什么是檔案這一問(wèn)題很少有人能全面地闡釋。其中有很大一部分員工認(rèn)為檔案就是公司每年大事記的音像、書(shū)面材料的匯總。而實(shí)質(zhì)上，檔案作為對(duì)一個(gè)公司或者團(tuán)體乃至國(guó)家而言，是多種資料的匯編。不僅只局限于圖片、大事記這些方面，例如對(duì)員工信息、經(jīng)營(yíng)合同、資金流動(dòng)等各個(gè)方面來(lái)談，檔案的存在都是必要的、切實(shí)的，并且影響與作用是相當(dāng)遠(yuǎn)大的。因此界定好、定義好檔案，做好檔案管理是必要的，而不是主觀思想上認(rèn)為檔案是每年領(lǐng)導(dǎo)備查的材料。檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，定義不好檔案是目前國(guó)有企業(yè)的一大問(wèn)題。

三、國(guó)有企業(yè)檔案管理面臨的新環(huán)境

新的歷史背景下，國(guó)有企業(yè)的改革是實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)突破瓶頸再發(fā)展的必由之路，加強(qiáng)現(xiàn)代化企業(yè)制度的建設(shè)是必然的歷史趨勢(shì)。面對(duì)國(guó)企監(jiān)管的新格局，誰(shuí)能抓住改革的浪潮，誰(shuí)就能實(shí)現(xiàn)激越式發(fā)展。因此，加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案管理建設(shè)是切實(shí)符合歷史發(fā)展要求的，國(guó)有企業(yè)檔案管理其背后是改革大環(huán)境的一個(gè)縮影，實(shí)行國(guó)有企業(yè)檔案制度、體系的改革與調(diào)整是具備改革環(huán)境的。具體來(lái)看，主要表現(xiàn)為以下方面：

一是國(guó)有企業(yè)及其權(quán)屬企業(yè)發(fā)生的重大事項(xiàng)，依據(jù)國(guó)家出資企業(yè)重大事項(xiàng)管理暫行辦法，必須向所在市政府或市國(guó)資局申報(bào)核準(zhǔn)和備案的事項(xiàng)，在該事項(xiàng)申報(bào)核準(zhǔn)和備案前，必須經(jīng)公司黨委會(huì)、董事會(huì)依據(jù) “三重一大”決策實(shí)施管理辦法的規(guī)定，按程序集體研究通過(guò)。企業(yè)黨委會(huì)、董事會(huì)研究通過(guò)后，應(yīng)當(dāng)形成相關(guān)決議文件，再由企業(yè)協(xié)同集團(tuán)分管部室向市政府或市國(guó)資局申報(bào)核準(zhǔn)和備案企業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈的持續(xù)完善促使國(guó)有企業(yè)檔案管理面臨新的結(jié)構(gòu)環(huán)境。這些新規(guī)所產(chǎn)生的檔案資料就需要檔案管理機(jī)構(gòu)與人員及時(shí)改變檔案管理結(jié)構(gòu)，及時(shí)按門(mén)類(lèi)、收納結(jié)構(gòu)等作出適應(yīng)性調(diào)整。

二是伴隨科技迅速發(fā)展，檔案管理面臨新的技術(shù)環(huán)境。信息化建設(shè)的結(jié)果是各個(gè)企業(yè)通過(guò)局域網(wǎng)、區(qū)域網(wǎng)和遠(yuǎn)程互動(dòng)平臺(tái)方面建設(shè)保證企業(yè)產(chǎn)品、資料的數(shù)據(jù)化生成、流轉(zhuǎn)、利用、共享等方面均取得不同程度的進(jìn)展。作為企業(yè)各種信息歸集、編研、提供利用的機(jī)構(gòu)，檔案管理機(jī)構(gòu)的管理手段、存儲(chǔ)介質(zhì)等要素不可能脫離其間。因此，面臨新的技術(shù)環(huán)境是迫切的現(xiàn)實(shí)客觀實(shí)際。

四、國(guó)企監(jiān)管新規(guī)下檔案管理工作幾點(diǎn)建議

1.全面突出檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要地位

新規(guī)中明確提出了對(duì)各類(lèi)事項(xiàng)或經(jīng)上級(jí)國(guó)資審核后報(bào)市政府批準(zhǔn)，或?qū)嵭袌?bào)批、備案制。因此對(duì)企業(yè)“三重一大”事項(xiàng)的完整記錄至關(guān)重要。檔案管理應(yīng)根據(jù)國(guó)企監(jiān)管新規(guī)，強(qiáng)化對(duì)涉及公司“三重一大”類(lèi)的檔案進(jìn)行重點(diǎn)梳理和存檔。國(guó)企監(jiān)管新規(guī)中規(guī)定企業(yè)增加或減少注冊(cè)資本、出資設(shè)立新公司（含全資、控股子公司）、出資企業(yè)及其重要子企業(yè)進(jìn)行特別監(jiān)管類(lèi)的重大投資項(xiàng)目，發(fā)行股票、債券等融資行為，出資企業(yè)及其重要子企業(yè)轉(zhuǎn)讓全部國(guó)有產(chǎn)權(quán)（股權(quán)）或轉(zhuǎn)讓部分國(guó)有產(chǎn)權(quán)（股權(quán)）致使出資人不再擁有控股權(quán)等重大事項(xiàng)均需經(jīng)直屬?lài)?guó)企監(jiān)管部門(mén)審核后報(bào)所在上級(jí)政府批準(zhǔn)后實(shí)施。因此對(duì)該類(lèi)事項(xiàng)的檔案類(lèi)資料的保存至關(guān)重要。對(duì)黨委會(huì)研究、董事會(huì)研究的過(guò)程性檔案及決議都是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的核心資料和工作秘密，應(yīng)該得到妥善保存，必要時(shí)對(duì)相關(guān)會(huì)議記錄、報(bào)表、招投標(biāo)文件、專(zhuān)家論證報(bào)告、表決情況等要進(jìn)行定密管理，永久保存。

2.檔案管理要更加突出分級(jí)管理及重點(diǎn)管理

伴隨國(guó)有企業(yè)發(fā)展面臨市場(chǎng)機(jī)制與改革形勢(shì)的新要求，檔案管理工作也應(yīng)作出相應(yīng)的組織調(diào)整，現(xiàn)代企業(yè)制度要求法人作為企業(yè)監(jiān)管主體，在企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、物資設(shè)備、人力資源等方面都具有相應(yīng)的自主權(quán)。而各行各業(yè)本身的企業(yè)特質(zhì)又不盡相同，如何管理本公司檔案，企業(yè)自身就應(yīng)該因地制宜，有計(jì)劃有目的地選擇適合本單位的檔案管理模式：如選擇梯級(jí)檔案管理模式，子（分）公司具備一定檔案管理權(quán)限，總公司每年定期檔案檢查，規(guī)定范圍內(nèi)的重要資料要依規(guī)向上級(jí)部門(mén)移交，各企業(yè)留存電子版;再如實(shí)行網(wǎng)狀檔案管理模式，由檔案管理部門(mén)牽頭，各相關(guān)部門(mén)進(jìn)行資料收集工作，最后交由檔案管理部門(mén)匯總整理。另外根據(jù)國(guó)企監(jiān)管新規(guī)，公司國(guó)有產(chǎn)權(quán)（股權(quán)）轉(zhuǎn)讓?zhuān)瑖?guó)有股權(quán)變動(dòng)、重大資產(chǎn)調(diào)整事項(xiàng);擬從事與主業(yè)無(wú)關(guān)的股票、期貨、證券、保險(xiǎn)等高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù);企業(yè)股東代表/產(chǎn)權(quán)代表委派，企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)成員和總經(jīng)理、副總經(jīng)理的推薦;企業(yè)負(fù)責(zé)人年度薪酬分配方案以及中長(zhǎng)期激勵(lì)方案;年度內(nèi)累計(jì)超過(guò)一定數(shù)額的對(duì)外捐贈(zèng);年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、決算方案、利潤(rùn)分配方案和彌補(bǔ)虧損方案;董事會(huì)年度工作報(bào)告、重大事項(xiàng)報(bào)告、公司改革發(fā)展情況報(bào)告，以及其他正式報(bào)告;以及其他按規(guī)定應(yīng)報(bào)集團(tuán)公司核準(zhǔn)的其他重大事項(xiàng)都應(yīng)該被納入到檔案管理的重要內(nèi)容。

3.信息化管理是當(dāng)前檔案管理的發(fā)展方向

當(dāng)下處在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)越來(lái)越成為辦公必不可少的組成部分?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)革新加速了信息資源的共享率和淘汰率，這就意味著誰(shuí)抓住網(wǎng)絡(luò)技術(shù)變革的浪潮，誰(shuí)就能抓住瞬變的信息資源。因此，對(duì)渴求深度轉(zhuǎn)變的現(xiàn)代國(guó)企來(lái)說(shuō)，其建設(shè)也必須是信息化的。針對(duì)本文議題更直接地說(shuō)，就是企業(yè)檔案管理結(jié)構(gòu)方式應(yīng)更加網(wǎng)絡(luò)化。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理結(jié)構(gòu)，可以實(shí)現(xiàn)將檔案信息資源最大傳遞容量、最快傳輸速度的異時(shí)異地調(diào)閱，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接，利用者可以隨時(shí)進(jìn)入企業(yè)檔案管理中心，將信息快速反饋至查閱者。如此，計(jì)算機(jī)終端上的電子檔案與檔案室紙質(zhì)檔案無(wú)形地組成樞紐，這樣極大減少了信息流轉(zhuǎn)程序，保證檔案資源流通性與時(shí)效性的統(tǒng)一。同時(shí)，電子檔案的錄入工作對(duì)于發(fā)展歷史悠久的公司來(lái)說(shuō)，將是巨大的工作量，但錄入保存以后，在查閱過(guò)程中將極大的提高效率。全面提升網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)質(zhì)量和提升智能化系統(tǒng)是建設(shè)新型檔案管理的核心過(guò)程。