趙旌含 劉冠秀 曾剛 王傳珂

摘 要?本文首先根據(jù)大科學(xué)裝置的特點(diǎn)，分析闡述大科學(xué)裝置管理全過程中形成的檔案的特點(diǎn);然后以激光聚變用驅(qū)動(dòng)裝置（ICF）為例，結(jié)合工作中的實(shí)際情況，對(duì)大科學(xué)裝置檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并指出目前存在的問題;最后針對(duì)存在的問題提出優(yōu)化解決的途徑，用以規(guī)范和指導(dǎo)大科學(xué)裝置檔案管理，以期達(dá)到提高大科學(xué)裝置檔案管理水平的目的。

關(guān)鍵詞?大科學(xué)裝置 檔案管理 規(guī)范 優(yōu)化

大科學(xué)裝置是面向世界科技前沿、面向經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)、面向國(guó)家重大需求，通過較大規(guī)模投入和工程建設(shè)完成的、建成后需長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行和持續(xù)開展科學(xué)技術(shù)活動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)重大科學(xué)技術(shù)和公益服務(wù)的國(guó)家大型基礎(chǔ)設(shè)施[1-3]。大科學(xué)裝置兼具工程建設(shè)和科學(xué)研究的屬性，其設(shè)計(jì)、建造、運(yùn)行和維護(hù)，既體現(xiàn)了國(guó)家意志，又實(shí)現(xiàn)了科技能力的突破。伴隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新，大科學(xué)裝置已經(jīng)成為世界各國(guó)展示綜合國(guó)力和科技發(fā)展水平的重要指標(biāo)[4]72。

隨著我國(guó)綜合國(guó)力的不斷提升，諸如北京正負(fù)電子對(duì)撞機(jī)、合肥同步輻射裝置、蘭州重離子加速器、海洋科學(xué)綜合考察船（MORV項(xiàng)目）、FAST等一批大科學(xué)裝置建成并投入使用。大科學(xué)裝置的特點(diǎn)決定了其形成的檔案呈現(xiàn)出數(shù)量大、類別多、載體形式多的特點(diǎn)，同時(shí)由于工程量大、涉及多學(xué)科多專業(yè)，還具有檔案形成周期長(zhǎng)、形成端口多的特點(diǎn)。

本文以激光聚變用驅(qū)動(dòng)裝置為例，分析大科學(xué)裝置形成的檔案的特點(diǎn)，結(jié)合裝置實(shí)際工作情況，研究了大科學(xué)裝置檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，并提出了優(yōu)化解決的途徑。

一、大科學(xué)裝置與大科學(xué)裝置檔案

1.大科學(xué)裝置的特點(diǎn)。大科學(xué)裝置普遍具有設(shè)計(jì)建造周期長(zhǎng)、資金投入數(shù)量多、技術(shù)要求難度大、涉及學(xué)科門類廣、運(yùn)行維護(hù)成本高的特點(diǎn)，能夠?yàn)槎囝I(lǐng)域、多學(xué)科研究提供支撐。由于其本身的復(fù)雜程度，也使大科學(xué)裝置成為人才匯集和管理創(chuàng)新的平臺(tái)。

激光聚變研究（ICF）[5]76是典型的大科學(xué)工程，涉及等離子體物理、流體物理、材料物理、原子與分子物理、光學(xué)工程、光電子科學(xué)、精密加工、精密制造等多門學(xué)科或?qū)I(yè)，涉及理論、實(shí)驗(yàn)、診斷、制靶、驅(qū)動(dòng)器五大領(lǐng)域工作，是一項(xiàng)目標(biāo)明確、投資巨大、技術(shù)難度極高的大科學(xué)工程。激光聚變用驅(qū)動(dòng)器屬于典型的大科學(xué)裝置，如位于中科院上海光機(jī)所的神光—Ⅱ裝置和神光—Ⅱ升級(jí)裝置，位于中國(guó)工程物理研究院激光聚變研究中心的神光—Ⅲ原型裝置和星光—Ⅲ裝置。一方面，具有明確的國(guó)家戰(zhàn)略需求、明確的科學(xué)工程目標(biāo)、明確的研究周期和研究經(jīng)費(fèi);另一方面具有技術(shù)指標(biāo)高、經(jīng)費(fèi)體量大、研制周期長(zhǎng)的特點(diǎn)。

2.大科學(xué)裝置檔案的特點(diǎn)。大科學(xué)裝置檔案是裝置在論證、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、建造、交付、運(yùn)行和維護(hù)全過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式、各種載體的文件材料，是對(duì)大科學(xué)裝置全過程的真實(shí)記錄?？蔀轫?xiàng)目的科學(xué)決策、建設(shè)管理、監(jiān)察審計(jì)、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)、改造升級(jí)、改建擴(kuò)建、維權(quán)追責(zé)等提供全面、可靠的參考和憑證[4]72。

伴隨ICF裝置的建設(shè)，開始形成大量的文件材料，檔案管理工作也同步開展。目前，ICF裝置的檔案管理遵循“承擔(dān)單位保存本單位任務(wù)的完整檔案，主管單位保存本單位形成的文件材料、合同要求成果形式和承擔(dān)單位歸檔清單”的管理模式。ICF大科學(xué)裝置檔案管理模式如圖所示。

由于合同的約束，主管單位要求的成果形式基本能實(shí)現(xiàn)歸檔齊全。各承擔(dān)單位因?yàn)楣芾硭胶凸芾硪蟮牟灰恢拢菀壮霈F(xiàn)歸檔質(zhì)量參差不齊的情況，從齊全、完整、系統(tǒng)、規(guī)范的角度都存在或多或少的問題，如重要節(jié)點(diǎn)或階段的文件未歸檔、復(fù)印件太多、文件有效性無法確認(rèn)等。

二、大科學(xué)裝置檔案管理存在的問題

綜合來看，不管是承辦單位還是主管單位的檔案管理，都存在以下一些問題。

1.重科研、輕管理。重視科研文件材料的收集歸檔，容易忽略管理性文件歸檔?？蒲形募倘辉谏a(chǎn)建設(shè)和科學(xué)研究中起到重要的參考作用，但一些重要的管理性文件，如會(huì)議紀(jì)要、管理規(guī)定;賬外文件，如會(huì)議材料、專家工作筆記等，對(duì)回顧歷史和輔助科研同樣起到非常重要的作用。

2.重文字、輕聲像。重視文字性材料的收集歸檔，容易忽略聲像檔案的采集。人們對(duì)檔案的理解大多還停留在紙質(zhì)載體上，對(duì)聲像載體檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足。比如，ICF裝置建設(shè)過程中，一些重要的階段和節(jié)點(diǎn)，如奠基、開工、評(píng)審、驗(yàn)收以及施工過程中的隱蔽工程階段;科研工作中，一些重要的實(shí)驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)、評(píng)審會(huì)議;宣傳報(bào)道中重要人物來訪、參觀等，都需要聲像檔案的支撐，才能更好、更立體地還原大科學(xué)裝置的整個(gè)建設(shè)過程。

3.重紙質(zhì)、輕數(shù)字。重視紙質(zhì)檔案的管理，容易忽略數(shù)字化工作?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展和普及沖擊著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式，人們對(duì)效率提升和資源共享的需求，使檔案數(shù)字化已成為一項(xiàng)迫在眉睫的任務(wù)，這是檔案事業(yè)順應(yīng)時(shí)代潮流的必然要求。而在目前的工作中，管理部門把重心放在紙質(zhì)檔案的收集歸檔上，意識(shí)不到數(shù)字化對(duì)檔案管理和提供利用的重要作用，數(shù)字化工作開展相對(duì)滯后，由此導(dǎo)致工作量的堆積，增加數(shù)字化的難度。另一方面，基于“主管單位存合同要求成果形式和歸檔清單”的工作原則，作為ICF裝置建設(shè)的責(zé)任單位，其保存的檔案既達(dá)不到齊全性要求，也無法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性要求。而開展數(shù)字化工作，用檔案數(shù)字化成果代替歸檔清單，利于解決這一問題。

4.重形式、輕內(nèi)容。重視歸檔的形式，容易忽略檔案本身的內(nèi)容和價(jià)值。在實(shí)際工作中，由于受到制度的約束，文件形成部門或形成者將文件歸檔作為一項(xiàng)任務(wù)完成，強(qiáng)調(diào)歸檔這一動(dòng)作，卻容易忽略文件本身是否具有歸檔價(jià)值。由于缺乏價(jià)值鑒定，容易形成“該歸檔的未歸檔，不該歸檔的誤歸檔”的現(xiàn)象，不但影響后期利用的查準(zhǔn)率，還會(huì)給數(shù)字化工作和庫(kù)房容量增加壓力，后期檔案進(jìn)館也增加了鑒定的工作量。

5.重成果、輕過程。重視合同要求中成果形式的歸檔，容易忽略過程性文件的歸檔。由于合同中明確了應(yīng)形成和歸檔的成果形式，因此在歸檔過程中，這些內(nèi)容更容易引起重視。合同約束之外的一些過程性文件，如調(diào)試記錄、評(píng)審文件、匯報(bào)PPT、外協(xié)往來文件等，也從不同的側(cè)面記載了整個(gè)裝置建設(shè)過程，同樣具有重要的參考價(jià)值。而在管理和歸檔工作中，大家往往容易忽略這方面的文件。

6.重歸檔、輕利用。重視檔案實(shí)體歸檔，容易忽略歸檔后的檔案利用工作。提供利用是檔案管理的最終目的，也是檔案價(jià)值的唯一體現(xiàn)。現(xiàn)實(shí)工作中，有一系列的規(guī)章制度用以約束文件材料的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求等，同時(shí)各單位也付諸一定的人力、財(cái)力用于檔案的整理、保管，庫(kù)房的建設(shè)等。相較之下，關(guān)于檔案利用的管理要求和規(guī)章制度要少很多。尤其在檔案編研方面，作為檔案主動(dòng)利用的重要手段，往往缺乏人手，缺乏相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)支持;另一方面，由于保密要求日趨嚴(yán)格，不同承擔(dān)單位對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)日益突出，檔案的被動(dòng)利用次數(shù)也寥寥可數(shù)，凝聚了眾多心血和精華的檔案被束之高閣，自身價(jià)值得不到發(fā)揮。

三、優(yōu)化途徑分析

1.強(qiáng)化管理流程設(shè)計(jì)。頂層設(shè)計(jì)是整個(gè)管理流程的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，它既是宏觀上對(duì)戰(zhàn)略全局的規(guī)劃，也能從微觀上指明目標(biāo)和方向。一方面，要強(qiáng)化檔案工作在整個(gè)大科學(xué)裝置頂層設(shè)計(jì)中的地位，將檔案工作納入大科學(xué)裝置的質(zhì)量管理體系，納入年度目標(biāo)考核，納入合同管理驗(yàn)收，確保檔案深入工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，從而強(qiáng)化文件形成者的檔案意識(shí);另一方面，要強(qiáng)化檔案工作本身的頂層設(shè)計(jì)。以檔案齊全、完整、系統(tǒng)、規(guī)范和實(shí)現(xiàn)檔案資源利用共享為目的，自上而下的建立檔案工作體系。ICF檔案管理頂層設(shè)計(jì)如圖所示。

2.健全管理規(guī)章制度。規(guī)章制度是約束工作規(guī)范性的重要方式。從檔案管理的角度出發(fā)，以實(shí)現(xiàn)前端控制和全程管理兩個(gè)目標(biāo)為切入點(diǎn)，建立健全覆蓋ICF裝置工作全流程的檔案規(guī)章制度，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都有法可依，有據(jù)可考。要加大檔案規(guī)章制度與其他工作制度的融合度，不能孤立于業(yè)務(wù)工作談檔案;要提高制度的可操作性和便利性，避免科研人員和管理人員視檔案為壓力。

3.建立有效網(wǎng)絡(luò)體系。建立切實(shí)有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。在激勵(lì)考核機(jī)制和檔案規(guī)章制度的雙重作用下，建立以專職檔案員和兼職檔案員為主體的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，如圖所示。依托ICF裝置基于WBS構(gòu)建的任務(wù)分解結(jié)構(gòu)[6]，結(jié)合任務(wù)分工，在每一項(xiàng)目，每一課題都設(shè)置兼職檔案員，分擔(dān)檔案工作壓力，各自負(fù)責(zé)本層級(jí)形成的文件材料的收集歸檔。專職檔案員負(fù)責(zé)檢查和指導(dǎo)兼職檔案員的工作，負(fù)責(zé)ICF裝置檔案的收集、整理、保管和提供利用工作。通過管理網(wǎng)絡(luò)的交互合作，實(shí)現(xiàn)檔案的齊全、完整、有效和規(guī)范。

4.開發(fā)先進(jìn)管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)前端控制和全程管理的重要平臺(tái)。以ICF裝置項(xiàng)目管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，開發(fā)滿足以下需求的檔案管理系統(tǒng)：打通項(xiàng)目管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口，監(jiān)控文件形成、流轉(zhuǎn)、辦理和歸檔的過程;在文件形成階段設(shè)置關(guān)鍵詞、摘要等字段，便于檔案人員開展鑒定和編研;實(shí)現(xiàn)兼職檔案員在線歸檔和實(shí)時(shí)歸檔的操作;自動(dòng)捕捉項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的元數(shù)據(jù)，確保歸檔文件的一致性;電子文件全文歸檔，減輕數(shù)字化工作壓力;查詢利用桌面化，提供網(wǎng)上審批，實(shí)現(xiàn)電子文件的全文檢索和利用。

5.提升服務(wù)保障能力。提升服務(wù)保障能力，主動(dòng)開展檔案利用工作。以需求為導(dǎo)向，開展針對(duì)不同對(duì)象的利用服務(wù)：提供面向科研人員和管理人員的普遍性服務(wù)，借助檔案管理系統(tǒng)，定期推送不同權(quán)限和范圍的文件目錄;提供面向總設(shè)計(jì)師和專家的定向性服務(wù)，圍繞ICF裝置的重點(diǎn)、重要研究方向推送相關(guān)文件[7]103;提供針對(duì)個(gè)人的個(gè)性化服務(wù)，借助大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，向不同用戶推送近期與其關(guān)注事項(xiàng)相關(guān)的文件目錄。

開展不同深度的編研工作。一方面依據(jù)文件形成者對(duì)關(guān)鍵詞、摘要的標(biāo)注，編制特定專題的文件匯編，通過利用界面，推送到相關(guān)人員桌面;另一方面，與ICF裝置的科研人員共同開展關(guān)于課題研究、數(shù)據(jù)分析等深層次的編研工作。

6.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。培養(yǎng)一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)專、見識(shí)廣的檔案人才隊(duì)伍是提高檔案管理水平和質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)既要注重人員數(shù)量，也要注重人員質(zhì)量;既要注重工作的嚴(yán)謹(jǐn)，也要注重思維的創(chuàng)新;既要注重學(xué)歷學(xué)位，也要注重繼續(xù)教育;既要注重檔案業(yè)務(wù)，也要注重全方面發(fā)展。只有加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)，才能更好地確保各項(xiàng)檔案工作規(guī)范落地，才能更好地為大科學(xué)裝置的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。

大科學(xué)裝置通常是針對(duì)特定的科學(xué)問題和國(guó)家戰(zhàn)略任務(wù)而部署建設(shè)，肩負(fù)著國(guó)家使命。這也決定了裝置的建設(shè)起點(diǎn)高、運(yùn)行時(shí)間久、科學(xué)壽命長(zhǎng)的特點(diǎn)和其開放共享的最終本質(zhì)。大科學(xué)裝置檔案在裝置的整個(gè)生命周期中肩負(fù)著反映事實(shí)和還原歷史的重任，承載著管理和學(xué)術(shù)的寶貴經(jīng)驗(yàn)，是裝置開放共享的媒介和載體。因此如何優(yōu)化和解決檔案管理中存在的問題，確保檔案作用的最大發(fā)揮，成為目前大科學(xué)裝置檔案工作的重點(diǎn)。本文相關(guān)意見和建議對(duì)于規(guī)范和提升大科學(xué)裝置的檔案管理工作有較強(qiáng)的借鑒意義。

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