云偉

（鄂爾多斯市中心醫(yī)院，內蒙古 鄂爾多斯）

1 存在問題

1.1 醫(yī)院工程項目檔案前期資料內容殘缺

醫(yī)院成立前，未建立醫(yī)院檔案管理部門[1]，而醫(yī)院工程前期資料為多個項目或是多期工程總的證明材料，未能及時將建設資料原件歸檔。在后期建立檔案時，可能存在歸檔缺失現(xiàn)象，當時未有醫(yī)院相關的檔案管理，醫(yī)院工程管理人士歸檔意識薄弱，往往不能及時歸檔，后期造成歸檔資料殘缺。

1.2 未嚴格按照施工文件執(zhí)行

施工文件是體現(xiàn)建筑工程整個過程的重要文件[2]，但部分施工單位在施工過程中，未妥善記錄、保存施工文件。工作人員只重視施工，忽略施工文件的管理，導致施工資料的缺失，過后回憶重補，數(shù)據(jù)缺乏真實性，導致施工內容殘缺不全，不能體現(xiàn)工程質量的實際情況，缺乏工程建設的真實性和參考性。

1.3 工程圖真實性欠缺

某些工程施工前，未嚴格把控設計方案[3]，邊施工邊修改，后由于某些后天原因修改設計方案，為了施工進度，而執(zhí)行變更程序不規(guī)范，設計部門有時將現(xiàn)場變更通知單直接發(fā)放到施工單位的手中，不通過建設單位項目資料人員，施工方未對現(xiàn)場變更做好匯總登記，在驗收時變更總目錄上沒有體現(xiàn)，導致竣工圖與實物不符。

1.4 醫(yī)院檔案管理人員少

醫(yī)院工程項目檔案管理人員少，把醫(yī)院檔案管理員作為全能選手，負責事務多。而檔案管理人員不具備資料員的建筑知識、看不懂施工圖、不了解各種施工技術及竣工資料表格填寫等，這些屬于資料員管理范疇。醫(yī)療機構不重視醫(yī)院工程項目檔案管理，把資源集中于醫(yī)療行業(yè)。在日常工作中，醫(yī)院檔案管理員除了整理醫(yī)院工程檔案和掌握現(xiàn)場施工技術資料外，更注重醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度的建立和執(zhí)行[4]。檔案管理員兼資料員的工作非常難，所負責工作重點和專業(yè)差異，使得檔案管理人員非常吃力[5-6]。努力做好工程項目檔案管理就需要付出更多的辛苦與汗水。

1.5 醫(yī)院檔案管理人員技術水平有待提高

在醫(yī)院工程項目管理中，檔案管理員的話語權小。在醫(yī)院工程建設項目中，檔案管理的核心是保證文件材料形成的質量。在日常工作中，醫(yī)院檔案管理人員不了解施工技術規(guī)范和要求，對施工技術資料的內容則缺乏判斷能力，從而導致對上級指示形成的施工技術資料只是被動接收，前端控制原則往往被遺忘，只是走形式而已。

2 整改策略

2.1 強化檔案管理工作

醫(yī)院檔案管理人員加強當下檔案管理，不斷完善前期檔案。在日常工作管理中，善于思考，總結經(jīng)驗，摸索方法，制定高效的管理制度與流程圖，強化醫(yī)院工程檔案管理效果[7]。從規(guī)化、設計、施工、更改、驗收方案的資料，通過制度規(guī)范行動，從而使檔案管理人員收集到的內容真實、有效、及時、明確地保存到檔案管理中心，以便后續(xù)的施工改造及維修。

2.2 專員管理

醫(yī)院的管理人員重視工程項目管理的資料管理[8-9]，指定專員跟蹤項目的每一步，放眼于未來，認識到規(guī)劃到驗收每一步的重要性，及時將檔案材料歸類整理存放，以便資料回收的真實性與客觀性，避免后期資料的補收集。

2.3 加強檔案管理人員的價值

在醫(yī)院各部門中，檔案管理人員少，不被關注，信息交流匱乏，不被臨床工作人員所重視，這與其專業(yè)知識差異有關[10-12]。一名合格的檔案管理人員，在熟悉檔案管理的基礎上，還要了解建設項目的基礎知識，還要對工程施工方案有一定的判斷力，需要多方面學習。因此，醫(yī)院需要提倡檔案管理人員加強業(yè)務培訓學習，提高檔案相關的專業(yè)知識，開拓眼界，增加其能力與價值。從而提高醫(yī)院檔案管理人員的積極性，提高歸檔意識，由被動變主動，提高醫(yī)院檔案管理的整體水平。

2.4 加強醫(yī)院檔案管理的信息化建設

在信息化發(fā)展的時代，檔案管理部門也要利用先進的、科學的、便捷的管理檢索系統(tǒng)。讓部門管理人員帶動新入職員工，利用便捷時間，把之前的檔案信息錄入電腦系統(tǒng)，實現(xiàn)工程檔案數(shù)字化建設，方便永久保存，便捷查詢與閱讀，提高工作效率。

3 討論

醫(yī)院工程項目檔案管理中存在的主要問題有工程前期檔案管理不重視導致檔案資料內容缺失、部分施工未嚴格按照文件規(guī)劃執(zhí)行、工程圖質量欠缺、檔案管理人員不足。對應的主要解決方案有加強檔案管理、提倡專員管理、提高檔案管理人員的價值，加強醫(yī)院信息化建設。

綜上所述，要全面落實醫(yī)院檔案管理制度，提高檔案管理人員的能力，做好醫(yī)院檔案管理工作，促使醫(yī)院高速、便捷的發(fā)展。