龔嵐

（內(nèi)蒙古赤峰市第二醫(yī)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

0 引言

醫(yī)院的檔案管理具有一定的難度，其檔案本身具有復(fù)雜性突出、類別多樣化的特征，因此以過(guò)去的檔案管理措施進(jìn)行管理，往往很難取得實(shí)際的成果。在這種情況下，調(diào)整醫(yī)院的服務(wù)管理模式、促進(jìn)檔案管理的信息化檔案勢(shì)在必行。在這種情況下，對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化進(jìn)行研究具有一定的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

1 信息化給醫(yī)院檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇

1.1 使檔案資料得以長(zhǎng)期保存。檔案的保存是保證檔案工作效果的根本基礎(chǔ)，只有檔案本身完好無(wú)損，檔案管理才有實(shí)際意義，確保檔案保管的效果就是提升檔案管理工作的質(zhì)量，檔案資料的長(zhǎng)期有效保存是一切工作的基礎(chǔ)。借助數(shù)字化設(shè)備對(duì)醫(yī)院的檔案資料進(jìn)行掃描和處理，并且將之利用電子信息文檔的方法進(jìn)行保存，能夠從根本上提升檔案資料的處理效率，能夠避免檔案資料的損壞和丟失。同時(shí)，在信息化技術(shù)的支持之下，醫(yī)院檔案管理工作的數(shù)據(jù)平臺(tái)將會(huì)更加穩(wěn)定，云文件的保存和上傳更是能夠讓檔案保管更加長(zhǎng)久[1]。

1.2 能夠減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度。醫(yī)院的服務(wù)體系本身就具有一定的復(fù)雜性，特別是檔案管理更是十分復(fù)雜，涉及到多方面的問(wèn)題和影響因素，檔案管理人員在工作中往往需要承擔(dān)巨大的工作壓力。過(guò)去的檔案管理工作都是以人工管理、手工存檔的方式對(duì)檔案資料進(jìn)行保存分類，檔案文件的編號(hào)和目錄的編制都需要人工進(jìn)行，在這種情況下檔案管理工作的質(zhì)量和效率可想而知。但是在檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用以后，過(guò)去的人工操作開(kāi)始朝著信息化自動(dòng)化發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的強(qiáng)大運(yùn)算能力，工作人員能夠在最短的時(shí)間內(nèi)完成檔案資料的保存、歸檔、編號(hào)等等，這有效的減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。同時(shí)，二維碼技術(shù)的應(yīng)用也提升了醫(yī)院檔案管理工作的水平和質(zhì)量，同時(shí)二維碼技術(shù)的應(yīng)用提升了檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行效率，醫(yī)院檔案的收集整理和保管工作都將會(huì)得到有效的發(fā)展[2]。

1.3 能夠?qū)崿F(xiàn)檔案利用最大化。經(jīng)過(guò)整合的檔案往往具有更加有效的實(shí)用性、更加可觀的共享性、更加便利的系統(tǒng)性，電子數(shù)據(jù)檔案往往能夠在更多方面發(fā)揮應(yīng)用效果，比未經(jīng)過(guò)處理的檔案原件更具實(shí)踐價(jià)值。信息技術(shù)的應(yīng)用，解決了傳統(tǒng)檔案管理中檔案資料系統(tǒng)不明確的問(wèn)題，不同科室不同崗位的工作人員都能根據(jù)自己的實(shí)際需求，通過(guò)內(nèi)部的檔案共享系統(tǒng)查找到相應(yīng)的檔案內(nèi)容，并且還能實(shí)現(xiàn)有效的下載，便于后續(xù)的使用。信息技術(shù)和醫(yī)院檔案管理工作的有效結(jié)合，從根本上提升了醫(yī)療管理工作的有效性，能夠讓檔案管理與時(shí)代發(fā)展并駕齊驅(qū)，杜絕了醫(yī)院檔案管理跟不上時(shí)代、落后于其他行業(yè)的可能性。

1.4 使醫(yī)院檔案管理的服務(wù)模式得到創(chuàng)新。過(guò)去的檔案資料一般都是紙質(zhì)文件的形式，歸檔以后也是通過(guò)書(shū)面文件的形式進(jìn)行保存，這就給保存檔案的庫(kù)房條件帶來(lái)了一定的要求，能否做好溫度控制、濕度控制和蟲(chóng)害控制都決定了醫(yī)療檔案管理的最終效果，借閱者如果需要借閱某檔案資料，必須要本人到檔案室進(jìn)行登記、經(jīng)工作人員查找才能最終拿到所需檔案，整個(gè)過(guò)程十分復(fù)雜且困難，工作效率非常低。信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，讓醫(yī)院檔案管理工作的數(shù)據(jù)化得以實(shí)現(xiàn)，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)模式由此建立。在這種情況下，信息技術(shù)能夠與醫(yī)院的實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理情況相結(jié)合，使檔案資料的數(shù)字化保存及快速查找成為了可能，另外，電子檔案可以和載體分開(kāi)存在，因此信息化建設(shè)使醫(yī)院醫(yī)療檔案具有了可復(fù)制可共享的特征，從過(guò)去的紙質(zhì)檔案到今天的電子數(shù)據(jù)檔案，從難以復(fù)制到簡(jiǎn)單復(fù)制，從管理難度大到便捷化管理，信息技術(shù)的出現(xiàn)和使用，讓醫(yī)院檔案管理工作的服務(wù)模式發(fā)生了巨大的變化[3]。

1.5 有利于實(shí)現(xiàn)區(qū)域資源的共享與利用。醫(yī)院檔案管理的根本目標(biāo)是為了提升檔案的利用效率，使其能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用，提升檔案信息資源的有效性?，F(xiàn)代化公立醫(yī)院的信息化發(fā)展是信息化時(shí)代的必然選擇，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，能否做好檔案工作的管理、能否建立數(shù)字化信息化的檔案管理體系，決定了醫(yī)院在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中能否占據(jù)一席之地，也體現(xiàn)了一個(gè)醫(yī)院的綜合建設(shè)能力和發(fā)展能力。信息化技術(shù)的出現(xiàn)，讓檔案管理的自動(dòng)化發(fā)展成為了可能，讓檔案信息的儲(chǔ)存和查找都更加便利，在有需要的情況下也可以完成信息的有效提取，這樣一來(lái)檔案信息的共享和利用效率必然會(huì)得到提升。在這種情況下，很多現(xiàn)代化公立醫(yī)院都開(kāi)始在檔案管理信息化建設(shè)中投入大量資金，并且投入更多的人力物力進(jìn)行建設(shè)，希望最終能夠達(dá)到提升檔案信息化管理效果的目標(biāo)。

2 信息化對(duì)醫(yī)院檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)

2.1 對(duì)檔案安全性帶來(lái)的挑戰(zhàn)。信息化技術(shù)的使用和引進(jìn)，確實(shí)從一定程度上提升了醫(yī)院檔案資料的使用效果和共享便利性，但是與此同時(shí)我們也必須要認(rèn)識(shí)到數(shù)字化技術(shù)也讓檔案信息的安全性受到了嚴(yán)重威脅。如何才能保證檔案管理的安全性，是我們必須要研究的重要課題之一。過(guò)去傳統(tǒng)的書(shū)面檔案保存安全一般來(lái)說(shuō)指的就是存放安全，及書(shū)面資料是否丟失、是否損壞等等，和這種書(shū)面檔案比較起來(lái)，電子檔案的安全性更難以理解也更難以保證，這正是信息化給醫(yī)院檔案管理的挑戰(zhàn)之一。具體來(lái)說(shuō)，和書(shū)面檔案比較起來(lái)電子檔案的修改很難留下明顯的痕跡，因此一旦有人惡意篡改醫(yī)療資料將極難被發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院的檔案往往涉及到各種患者的隱私，因此很容易成為黑客攻擊的對(duì)象，怎樣才能確保電子檔案的安全性值得我們進(jìn)行研究。最后，醫(yī)院檔案具有一定的特殊性，對(duì)其進(jìn)行備份保存十分重要，管理人員必須要做好檔案的備份，避免檔案信息的徹底遺失，杜絕可能存在的一系列風(fēng)險(xiǎn)。在信息化時(shí)代下，如何保證醫(yī)院檔案管理的安全性，成為了我們必須要研究的重要課題之一。總體來(lái)說(shuō)，信息化對(duì)醫(yī)院檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)中最嚴(yán)重的就是導(dǎo)致檔案管理的安全性大幅度下降[4-5]。

2.2 對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求。檔案管理工作雖然具有極高的重要性，但是受到傳統(tǒng)工作的思維影響，醫(yī)院的檔案管理往往難以受到足夠的重視，在這種情況下，醫(yī)院檔案管理工作崗位上的工作人員能力、素質(zhì)都可想而知。更有甚者認(rèn)為檔案管理毫無(wú)實(shí)際意義，只是醫(yī)院老員工退休之前養(yǎng)老的崗位，他們往往沒(méi)有足夠的專業(yè)性知識(shí)，甚至沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)專業(yè)化的培訓(xùn)和再教育就上崗工作，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)還停留在查找檔案的階段，工作中也是一味強(qiáng)調(diào)表面、不對(duì)檔案管理的發(fā)展進(jìn)行深入探索[6-9]。信息化技術(shù)的應(yīng)用能夠讓醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到提升，但同時(shí)也給工作人員帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，除了過(guò)硬的專業(yè)素質(zhì)之外，檔案管理人員還需要具有極強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新意識(shí)，才能在信息技術(shù)不斷更新?lián)Q代的今天，跟上時(shí)代的步伐、在檔案管理信息化背景下取得工作上的突破。但是問(wèn)題在于，很多檔案管理人員本身并沒(méi)有這些素質(zhì)，也不具有檔案管理的專業(yè)能力，這種新時(shí)代背景帶來(lái)的能力需求和落后的工作人員能力之間形成了嚴(yán)重的沖突，這一問(wèn)題如果不得到妥善處理，那么后續(xù)的其他工作必然會(huì)受到影響[10]。

2.3 對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了新的要求。過(guò)去醫(yī)院檔案管理模式中存在諸多問(wèn)題，其根本目的在于為人們提供查閱和調(diào)用服務(wù)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案的保存和收藏。在這種情況下，人們利用檔案和使用檔案都有一定的難度，檔案的公開(kāi)程度、應(yīng)用效率都比較有限，很難發(fā)揮實(shí)質(zhì)性的作用。而信息化技術(shù)的使用，則讓檔案的查閱和使用變得更加便利，檔案資料本來(lái)存在的神秘感將逐漸消退，并且為人們提供有效、真實(shí)的信息。另外，檔案的查詢工作目前也成為了判斷醫(yī)院服務(wù)效果的一項(xiàng)因素，患者家屬、患者本人、合作醫(yī)療機(jī)構(gòu)等等都對(duì)檔案資料的公開(kāi)有了更高的需求，在這種情況下傳統(tǒng)的檔案管理模式必然要進(jìn)行創(chuàng)新和調(diào)整，這正是醫(yī)院檔案管理信息化的挑戰(zhàn)。

3 結(jié)論

提升檔案管理的質(zhì)量、提升檔案資料的應(yīng)用效率，是檔案管理信息化的最終目標(biāo)。在今后的工作中我們必須要牢牢把握住醫(yī)院檔案管理信息化的機(jī)遇、以最積極主動(dòng)的態(tài)度和措施應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，為提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量做出努力。