凌宏偉

（湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 衡陽(yáng) 421005）

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，人們的信息安全受到了嚴(yán)重的影響。尤其是在教育方面，信息化更是對(duì)其產(chǎn)生了極大的影響。教育部門也明確表明，高校的服務(wù)和信息數(shù)據(jù)管理應(yīng)該進(jìn)行革新，提升高校的管理水平和辦學(xué)效益，進(jìn)行現(xiàn)代化教育服務(wù)，應(yīng)該將信息化產(chǎn)物應(yīng)用到高校的管理和教育中去。當(dāng)前，高校的人事信息數(shù)據(jù)管理方面，也應(yīng)該用信息化的產(chǎn)物進(jìn)行管理。下面基于辦公自動(dòng)化視角下對(duì)高校人事信息數(shù)據(jù)安全進(jìn)行研究，以湖南某高校為例。

1 關(guān)于辦公自動(dòng)化

辦公自動(dòng)化是信息時(shí)代下的產(chǎn)物，其可以幫助現(xiàn)代的辦公人員實(shí)現(xiàn)辦公數(shù)字化。隨著辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)，在很大程度上改變了人們辦公的方式和使用的工具。并且將辦公自動(dòng)化技術(shù)分為3個(gè)方面。1）小型局域網(wǎng)的處理。如簡(jiǎn)單的文檔制作、數(shù)據(jù)庫(kù)和電子表格的繪制等。這一類技術(shù)很少簡(jiǎn)單，大部分的辦公人員都會(huì)使用，也是現(xiàn)在人們必須學(xué)會(huì)的技能。這些技能可以幫助我們擬定方案、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和進(jìn)行簡(jiǎn)單的匯報(bào)等，非常簡(jiǎn)單和方便。2）信息管理型。這一類的辦公系統(tǒng)將事務(wù)型的辦公系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)合在一起，方便人們查找辦公數(shù)據(jù)，是一種在一體化下進(jìn)行辦公信息處理的系統(tǒng)。3） 決策支持型。決策支持型辦公自動(dòng)化將使用數(shù)據(jù)庫(kù)提供的一些有用的信息進(jìn)行決策。

辦公自動(dòng)化一般情況下用來處理公文或者進(jìn)行事務(wù)的管理，同時(shí)為辦公人員提供信息服務(wù)。具體表現(xiàn)為以下6個(gè)常見功能需求：提供電子郵件功能、處理復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)、支持工作流的應(yīng)用、支持協(xié)同工作和移動(dòng)辦公、具有完整的安全性控制功能、集成了其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和Internet[1]。

20世紀(jì)50年代，辦公自動(dòng)化被提出成為一種新型的辦公理念。隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，更是為這一辦公理念注入了新的內(nèi)容。使它從簡(jiǎn)單的單機(jī)辦公變成制定決策的重要工具。辦公自動(dòng)化改變了傳統(tǒng)的辦公流程，并且將辦公過程進(jìn)行了簡(jiǎn)化，這不僅提高了人們的工作效率，同時(shí)也縮短了人們辦公需要的時(shí)間。辦公自動(dòng)化從提出后一直到20世紀(jì)70年代中期才得到了較大的發(fā)展，并且在20世紀(jì)90年代才廣泛地應(yīng)用于辦公系統(tǒng)中。

辦公自動(dòng)化發(fā)展至今可以將其分為3個(gè)階段。第一個(gè)階段就是傳統(tǒng)的辦公模式。在這個(gè)階段，辦公自動(dòng)化主要就是選擇紙張和低容量的軟盤作為進(jìn)行辦公的媒介，信息傳遞不方便并且單一，主要是因?yàn)楫?dāng)時(shí)的技術(shù)受到了計(jì)算機(jī)發(fā)展的限制[2]。第二個(gè)階段是網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的模式。在這個(gè)時(shí)期，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相較之前有了很大的發(fā)展，隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的成熟，辦公自動(dòng)化也被賦予了新的使命，辦公的流程被簡(jiǎn)化，在很大程度上改變了傳統(tǒng)的辦公模式[3]。信息的傳遞和使用也變得非?？旖?，大大提高了工作的效率，并且還實(shí)現(xiàn)了在辦公上進(jìn)行交流和協(xié)作，為辦公自動(dòng)化增加了決策信息的內(nèi)容。第三個(gè)階段是綜合服務(wù)階段。與培養(yǎng)綜合性人才相同，辦公自動(dòng)化的發(fā)展后期也成了一個(gè)綜合性的服務(wù)辦公系統(tǒng)。通過建立相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)和使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，辦公人員可以有效地獲得各種辦公需要的信息，也可以在該企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行極為方便的信息傳遞，建立信息流。

隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，在高校的認(rèn)識(shí)信息管理方面也具有重大的意義。

2 湖南某高校的人事信息數(shù)據(jù)管理

2.1 湖南某高校

湖南某高校中現(xiàn)有在校師生 17 000 多名，占地 0.6672km，目前已經(jīng)擁有了一套獨(dú)特的管理模式。

近年來，學(xué)校將大量的時(shí)間和金錢都放在了校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)方面，最終使學(xué)校擁有了良好的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。滿足了信息化時(shí)代工作人員多網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備的需求，現(xiàn)在學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)水平在民辦高校中也是極為優(yōu)秀的，也為辦公自動(dòng)化在人事信息數(shù)據(jù)管理方面提供了良好的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。不僅如此，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也為學(xué)校跟進(jìn)信息化時(shí)代發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，校園信息化也具有更大的發(fā)展條件和空間。現(xiàn)在學(xué)校里的各個(gè)部門都已經(jīng)可以進(jìn)行信息交流和協(xié)作。雖然學(xué)校在信息管理系統(tǒng)中有了很大的進(jìn)步，也建立了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但是很多人事方面的工作還是需要進(jìn)行人工處理。湖南某高校擁有 700 余名教職工，并且大多數(shù)的教職工都有高學(xué)歷，大量的教職工和服務(wù)使人事需要進(jìn)行的工作量非常大，難免出現(xiàn)疏漏，所以需要對(duì)辦公自動(dòng)化視角下的該校的人事信息數(shù)據(jù)安全進(jìn)行研究。

2.2 調(diào)查發(fā)現(xiàn)

工作人員對(duì)該校的人事工作進(jìn)行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該校的人事部門是和組織部門合署在一起辦公的。主要職責(zé)包括 5項(xiàng)：1）擬定學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置及各個(gè)部門的職責(zé)和人員編制。2）制定學(xué)校的招聘、績(jī)效考核和崗位培訓(xùn)等內(nèi)容。3）學(xué)校教職員工的薪酬、福利等的統(tǒng)計(jì)和管理。4）學(xué)校教職員工的檔案整理、統(tǒng)計(jì)與管理。5）負(fù)責(zé)學(xué)校內(nèi)干部隊(duì)伍的建設(shè)等。

組織人事部一共有 9 個(gè)工作人員，中層干部 2 人。組織人事部的工作對(duì)學(xué)校的發(fā)展具有重大的意義，因?yàn)榻M織人事部不僅需要對(duì)全校教職員工的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、整理和記錄，還需要對(duì)外引進(jìn)人才，對(duì)內(nèi)進(jìn)行工作培訓(xùn)，直接關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展。由于組織人事部的信息和數(shù)據(jù)都需要進(jìn)行電腦操作，因此要求部門工作人員都要具備較高的計(jì)算機(jī)操作水平。

2.3 存在問題

通過調(diào)查分析，組織人事部的 4 項(xiàng)工作有待增強(qiáng) ：1）目前，組織人事部的管理程序相對(duì)復(fù)雜，需要進(jìn)一步加強(qiáng)辦公自動(dòng)化的建設(shè)來簡(jiǎn)化工作流程，改變現(xiàn)有的工作模式。2）對(duì)于組織人事部的工作要實(shí)現(xiàn)人事信息數(shù)據(jù)的互通，不讓其阻礙招聘和培訓(xùn)等內(nèi)容的制定。3）部門工作崗位人員的穩(wěn)定性與連續(xù)性有待增強(qiáng)。4）信息數(shù)據(jù)在信息系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行共享時(shí)的安全性有待增強(qiáng)。

3 對(duì)存在問題提出解決辦法

3.1 加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)

在信息化時(shí)代下的辦公，會(huì)經(jīng)常使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，它不僅可以簡(jiǎn)化辦公的流程，節(jié)約辦公需要的時(shí)間，還可以在很大程度上提高工作的效率。對(duì)于湖南某高校組織人事部很實(shí)用，為了完成繁重的工作任務(wù)，建議應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。應(yīng)用該系統(tǒng)可以在電腦上直接進(jìn)行工作，并且在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中可以完成傳統(tǒng)的考核統(tǒng)計(jì)，還可以根據(jù)系統(tǒng)中提供的有用數(shù)據(jù)對(duì)學(xué)校的發(fā)展情況進(jìn)行分析，制定出更加合適的招聘和培訓(xùn)方案，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)工作流程圖如圖 1 所示。

3.2 實(shí)現(xiàn)信息共享

由于學(xué)?；ㄙM(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力，完善了學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，因此要將其價(jià)值發(fā)揮到實(shí)處。實(shí)現(xiàn)信息共享，不僅可以解決組織人事部工作存在的信息不全面問題，對(duì)各個(gè)部門來說都是很有必要的。學(xué)校的全體教職員工都是在為學(xué)校的發(fā)展奮斗，雖然教師的職責(zé)是教書育人，但是在教書育人的同時(shí)也在推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展。因此信息互通可以很好地幫助全校的教職員工齊心協(xié)力為學(xué)生提供更好的服務(wù)，為學(xué)校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。組織人事部的工作人員需要了解學(xué)校發(fā)展的需要，學(xué)校前進(jìn)的方向，進(jìn)而制定出相適應(yīng)的方案。

3.3 明確工作職責(zé)

為工作人員制定工作內(nèi)容是人事組織處的職責(zé)，工作人員需要明確自己的工作職責(zé)后，才能確定努力的方向，但是對(duì)于學(xué)校各個(gè)部門的職責(zé)也要有所了解，才能進(jìn)行有效的工作。高校的教育模式不同于中學(xué)小學(xué)，高校的教育重點(diǎn)是培養(yǎng)綜合性的人才，因此在學(xué)習(xí)之余，學(xué)生的業(yè)余發(fā)展也是不可缺少的，學(xué)校的各部門人員就應(yīng)該明確自己的工作職責(zé)，向著相應(yīng)的方向進(jìn)行努力，為國(guó)家培養(yǎng)出大量的綜合性優(yōu)秀人才。

3.4 注意信息共享的安全性

在進(jìn)行信息共享時(shí)，人事組織處需要明確什么信息可以共享給哪一部分的人，畢竟每個(gè)集體都有不能泄露的機(jī)密，一旦泄露就會(huì)使集體的發(fā)展受到阻礙，尤其是人事組織處的信息。人事組織處具有最全面的信息，例如學(xué)校的人才培養(yǎng)計(jì)劃、學(xué)校的教職員工信息或者是學(xué)校的干部建設(shè)情況等。這些都是學(xué)校發(fā)展的必不可少的重要信息，雄厚的師資力量才能保證學(xué)生學(xué)習(xí)到有用的知識(shí)，合理的招聘計(jì)劃才能招攬到學(xué)校需要的人才。這些都是人事組織處的工作職責(zé)，其信息安全也是人事組織處需要引起格外注意的。

4 人事信息數(shù)據(jù)安全的重要性

信息數(shù)據(jù)的安全對(duì)于個(gè)人或者是集體來說都是非常重要的，尤其是在信息化時(shí)代，經(jīng)?？梢钥匆娔撑右?yàn)榭爝f信息沒有處理得當(dāng)，被歹徒發(fā)現(xiàn)，最后該女士被入室搶劫了。在信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，通過一個(gè)電話號(hào)碼就可以了解個(gè)人信息，因此也給不法分子制造了很多的犯罪機(jī)會(huì)。由此可見，保護(hù)信息安全對(duì)個(gè)人來說是多么重要。不僅是針對(duì)個(gè)人，對(duì)一個(gè)集體來說同樣如此，需要在享受信息化給我們帶來方便的同時(shí)，保護(hù)好信息的安全。

人事在一個(gè)集體中的作用可大可小，并不是每一個(gè)集體都會(huì)將人事發(fā)展到人力資源儲(chǔ)備和促進(jìn)集體發(fā)展的程度，一些小的集體僅將人事的職能發(fā)揮到招攬人才的程度。但是對(duì)于正規(guī)的集體來說，人事的作用遠(yuǎn)不止這一點(diǎn)，吸引人才、招攬人才、培養(yǎng)人才和績(jī)效考核等都是人事應(yīng)該做的工作。因此，人事信息數(shù)據(jù)的安全在信息化的今天也成重點(diǎn)。

圖1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)工作流程圖

人事信息數(shù)據(jù)安全在高校中發(fā)揮的作用就更大，以案例中的浙江樹人大學(xué)為例，該校的人事組織處不僅需要對(duì)全校各教職員工的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、整理和記錄，還需要制定各崗位的工作職責(zé)，制定考核內(nèi)容等。這些信息和數(shù)據(jù)對(duì)學(xué)校的發(fā)展都極為重要。①教職員工的資料就是學(xué)校的資本之一，如果這些數(shù)據(jù)和信息泄露或者是丟失后會(huì)對(duì)教職員工造成極大的困擾，造成員工的不滿，降低工作效率。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)加持的辦公中，通常將數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行數(shù)據(jù)保存，如果丟失將難以恢復(fù)。②對(duì)于考核信息數(shù)據(jù)，這是工作人員工作的體現(xiàn)，如果該數(shù)據(jù)丟失會(huì)造成薪酬發(fā)放不合理，造成員工工作積極性下降，甚至是人才流失。③培訓(xùn)和招聘信息的丟失或者泄露會(huì)導(dǎo)致一些不法分子利用這些數(shù)據(jù)進(jìn)行犯罪，造成當(dāng)事人的財(cái)產(chǎn)或者名譽(yù)的損失。數(shù)據(jù)丟失后，會(huì)加重人事組織處的工作任務(wù)。

5 高校如何保護(hù)人事信息數(shù)據(jù)

5.1 規(guī)范采集信息數(shù)據(jù)

現(xiàn)階段是一個(gè)信息化的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展使信息泄漏成了一種常態(tài)。例如，近年來出現(xiàn)較多的大學(xué)生裸貸事件，這種一般都是發(fā)生在校園里面的，剛剛進(jìn)入大學(xué)校園的大學(xué)生們很單純，但是這些學(xué)生認(rèn)為自己已經(jīng)長(zhǎng)大了，離開了家人朋友，來到了一個(gè)新的地方開始新的生活，認(rèn)為終于可以不再受到家人的管轄了，但是卻忘記了這個(gè)世界不可以失去防人之心。很多犯罪分子利用信息化時(shí)代的特點(diǎn)搜集一些網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行利用，對(duì)我們的日常生活帶來了極大的困擾。尤其是對(duì)于高校來說，一定要使用正規(guī)的渠道進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的采集，高校不僅擁有全校教職員工的信息，還有很多大學(xué)生的基本信息和數(shù)據(jù)，一旦泄漏對(duì)教職員工和學(xué)生都會(huì)造成一定程度的困擾。

5.2 培養(yǎng)人事的信息安全意識(shí)

對(duì)于很多信息泄漏或者是遺失事件來說，很大程度上都是因?yàn)楫?dāng)事人缺乏相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)保護(hù)意識(shí)[4]。雖然對(duì)于我們很多人來說，電話號(hào)碼被別人知道并不是一件特別的事情，但是不法分子就會(huì)利用這種心理進(jìn)行犯罪。對(duì)于高校的人事信息和數(shù)據(jù)安全來說同樣如此，人事工作人員的安全意識(shí)對(duì)保護(hù)信息和數(shù)據(jù)安全尤為重要，因此，為了避免高校的人事信息數(shù)據(jù)丟失或者是遺失，學(xué)校需要培養(yǎng)人事工作人員的信息安全意識(shí)。不要將所有的賬號(hào)都設(shè)置為一個(gè)密碼，禁止下載不明軟件，也不要隨意點(diǎn)擊自己并不知曉的網(wǎng)站。

5.3 對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行安全管理

在生活中我們大部分人都對(duì)電腦的一些隱蔽風(fēng)險(xiǎn)不太關(guān)注，我們也并不是對(duì)電腦的每個(gè)程序都很了解，因此電腦中存在很大的安全隱患，會(huì)給數(shù)據(jù)庫(kù)的安全帶來極大的負(fù)面影響。

5.4 提高硬件質(zhì)量

對(duì)于辦公自動(dòng)化視角下的高校人事信息數(shù)據(jù)安全來說，提高辦公設(shè)備的硬件質(zhì)量很有必要，影響信息數(shù)據(jù)安全的因素包括軟件的質(zhì)量以及硬件方面。硬件系統(tǒng)在使用時(shí)不僅需要注意使用的安全性，還要注意使用年限方面的問題，硬件作為計(jì)算機(jī)的重要組成部分之一，在使用的過程中會(huì)隨著使用時(shí)間的增加而出現(xiàn)一些問題，因此，人事的工作人員也要在這一方面多多注意，避免造成數(shù)據(jù)泄漏或遺失。

5.5 自然環(huán)境的影響

對(duì)于辦公的人員來說，盡管辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了工作流程的簡(jiǎn)化，但是我們還是要對(duì)電腦存在的自然環(huán)境進(jìn)行處理，在電腦中如果堆積了大量的灰塵，也會(huì)影響其工作效果，因此，讓電腦在一個(gè)干凈的環(huán)境中進(jìn)行工作，不僅可以提高工作效率，還可以有效地防止因電腦故障引起的信息數(shù)據(jù)的泄漏。不要讓計(jì)算機(jī)處于一個(gè)高溫或者是潮濕的工作環(huán)境，這樣會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)功能出現(xiàn)故障或者是計(jì)算器零件老化，最終可能引起信息數(shù)據(jù)丟失。

5.6 安裝防火墻和殺毒軟件

對(duì)于不精通電腦技術(shù)的人員來說，可以給電腦安裝防火墻和殺毒軟件，防火墻可以有效地避免使用者在不經(jīng)意間進(jìn)入有毒網(wǎng)站，對(duì)于我們不知道的風(fēng)險(xiǎn)隱患可以使用殺毒軟件進(jìn)行清理，盡量避免不安全因素出現(xiàn)，保護(hù)信息數(shù)據(jù)[5]。這種方法對(duì)高校人事工作人員在保護(hù)人事信息數(shù)據(jù)的過程中同樣適用。

6 結(jié)語

在信息化時(shí)代，高校的人事信息數(shù)據(jù)如果得不到安全有效的保障，不僅可能會(huì)出現(xiàn)上述危害，而且還可能出現(xiàn)一些不可預(yù)測(cè)的次生危機(jī)。高校管理者應(yīng)該從全局考慮，深化高校內(nèi)部治理體系與治理能力建設(shè)，對(duì)包括人事信息數(shù)據(jù)安全現(xiàn)狀在內(nèi)的各種問題進(jìn)行研判，及時(shí)找出自身的不足，提出切實(shí)可行的解決方案，建立預(yù)防機(jī)制，樹立安全與可持續(xù)發(fā)展理念。