張磊磊 葉茜紅

【摘 要】差旅費(fèi)支出在企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)開(kāi)支中較為常見(jiàn)，如何有效地規(guī)范差旅費(fèi)，降低費(fèi)用支出，提升經(jīng)營(yíng)管理水平是一個(gè)值得研究的課題。本文以A公司的商旅平臺(tái)應(yīng)用實(shí)踐為例，較為詳細(xì)地分析了商旅平臺(tái)對(duì)差旅費(fèi)管理帶來(lái)的業(yè)務(wù)流程、結(jié)算方式等方面的變化以及相關(guān)成效，并對(duì)進(jìn)一步規(guī)范商旅平臺(tái)應(yīng)用提供了進(jìn)一步思考建議。

【關(guān)鍵詞】商旅平臺(tái)；差旅費(fèi)；差旅費(fèi)管理

A公司一家非主業(yè)資產(chǎn)專(zhuān)業(yè)化經(jīng)營(yíng)平臺(tái)，業(yè)務(wù)涵蓋物業(yè)管理、酒店經(jīng)營(yíng)以及醫(yī)療服務(wù)，其所屬成員單位分布在陜西、云南、遼寧等省市，隨著經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，商旅出差需求日益增多，差旅費(fèi)支出在日常費(fèi)用支出中占的比重也越來(lái)越多。

為規(guī)范差旅費(fèi)管理，深挖潛力，降本增效，提升企業(yè)營(yíng)運(yùn)能力和經(jīng)濟(jì)效益，A公司引入了商旅平臺(tái)，借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理公司差旅費(fèi)，將商旅平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)功能與其日常差旅費(fèi)管理流程相結(jié)合，為員工們提供 “一站式服務(wù)”，精簡(jiǎn)報(bào)賬工作程序，為審計(jì)工作提供合規(guī)保障，極大提高了A公司精益管理能力，有效豐富了內(nèi)控管理措施。

一、傳統(tǒng)差旅費(fèi)管理中存在的問(wèn)題

傳統(tǒng)的差旅費(fèi)管理要求由出差人員自行負(fù)擔(dān)交通費(fèi)，存在一些弊端。

一是員工墊付資金較大。員工在出差時(shí)需要墊付大量交通費(fèi)和住宿費(fèi)用，而且出差返回公司后可能存在不及時(shí)報(bào)銷(xiāo)的現(xiàn)象，會(huì)導(dǎo)致票據(jù)積攢，甚至票據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，不利于員工的及時(shí)報(bào)銷(xiāo)，也就難以兼顧到員工的滿意度。

二是未形成規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。A公司過(guò)去的差旅費(fèi)用管理缺乏集中統(tǒng)一的管控平臺(tái)支持，機(jī)票的提供商較為分散，難以發(fā)揮集中采購(gòu)的規(guī)模效益，不利于成本費(fèi)用的降低。

三是原始票據(jù)收集、整理、粘貼繁瑣。出差期間，出差人員需要時(shí)刻提醒自己收集相關(guān)票據(jù)，而出差人自行粘貼的票據(jù)可能會(huì)不符合原始憑證整理規(guī)范，會(huì)給后續(xù)財(cái)務(wù)人員的審核和裝訂工作帶來(lái)不便，并且逐一核對(duì)出差標(biāo)準(zhǔn)的工作效率也不高。

四是差旅數(shù)據(jù)對(duì)公司決策的支撐力度不夠。由于過(guò)去差旅費(fèi)缺乏統(tǒng)一的管理部門(mén)，屬于各自為政的一種狀態(tài)，差旅數(shù)據(jù)、信息集成度較低，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性也會(huì)大打折扣，這樣對(duì)輔助公司經(jīng)營(yíng)決策就無(wú)從談起了。

二、引入商旅平臺(tái)的必要性

（一）貫徹落實(shí)上級(jí)單位商旅機(jī)票集中采購(gòu)文件精神

2015年5月，上級(jí)單位下發(fā)相關(guān)文件，開(kāi)啟了全面推廣子集團(tuán)和直管單位商旅機(jī)票集采工作。隨后又公布了一系列文件，對(duì)商旅機(jī)票集采工作以及組織模式作出了相應(yīng)規(guī)范。根據(jù)上級(jí)單位文件精神，A公司運(yùn)營(yíng)處于2015年6月?tīng)款^組織落實(shí)，先后嘗試引入中國(guó)航空服務(wù)有限公司、攜程網(wǎng)商旅、華美逸達(dá)航空服務(wù)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)華美逸達(dá)）三家服務(wù)商。目前A公司選定“華美逸達(dá)”作為合作商旅服務(wù)商，落實(shí)了上級(jí)單位的管控要求。

（二）順應(yīng)A公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展的形勢(shì)

A公司作為的服務(wù)類(lèi)資源資產(chǎn)集中管理和經(jīng)營(yíng)的平臺(tái)，業(yè)務(wù)廣泛涉及醫(yī)療衛(wèi)生、賓館酒店、地產(chǎn)裝飾物業(yè)等三個(gè)板塊，合作單位及所屬單位的地理位置較分散，公務(wù)出差頻次較高。采取機(jī)票費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)實(shí)行統(tǒng)一結(jié)算，可以有效融合資金收支管理流程，提升報(bào)銷(xiāo)的收款效率，機(jī)票費(fèi)用不占用個(gè)人資金，便捷了出差人員購(gòu)票、報(bào)銷(xiāo)結(jié)算環(huán)節(jié)，引入商旅平臺(tái)更加合乎時(shí)宜。

（三）進(jìn)一步規(guī)范采購(gòu)行為及控制采購(gòu)成本

通過(guò)對(duì)各大航空公司服務(wù)進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)，在市場(chǎng)價(jià)格的基礎(chǔ)上爭(zhēng)取更優(yōu)惠的專(zhuān)屬商旅價(jià)格，充分發(fā)揮規(guī)模經(jīng)濟(jì)效益， 降低公司采購(gòu)成本。集中采購(gòu)規(guī)范了采購(gòu)行為，有效規(guī)避“假票”（票面價(jià)與實(shí)際價(jià)不一致，積分兌換票等）和采購(gòu)行為中的腐敗行為，提升差旅費(fèi)管理水平。

（四）提升精益管理水平的必然要求

商旅平臺(tái)的引入對(duì)A公司提升精益管理能力也是大有裨益，會(huì)促進(jìn)A公司各部門(mén)之間的協(xié)同一致、業(yè)務(wù)流程的進(jìn)一步優(yōu)化重塑，是一次自我管理、自我提升的過(guò)程；同時(shí)借助于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，提升了信息的集成性以及共享程度，提升決策管理能力。

三、引入商旅平臺(tái)，簡(jiǎn)化差旅管理流程

引入商旅平臺(tái)，機(jī)票的集中采購(gòu)涉及訂票、退票改簽、報(bào)銷(xiāo)結(jié)算等多個(gè)環(huán)節(jié)，需要各部門(mén)通力合作、各司其職，確保集采工作能夠順利推進(jìn)。具體來(lái)說(shuō)：

（一）及時(shí)進(jìn)行宣傳培訓(xùn)，推動(dòng)商旅平臺(tái)的快速應(yīng)用

企業(yè)運(yùn)用商旅管理的過(guò)程是業(yè)務(wù)流程重塑的過(guò)程，需要公司轉(zhuǎn)變應(yīng)對(duì)方式，包括管理人員以及員工理念的轉(zhuǎn)變、以及各部門(mén)責(zé)權(quán)利的重新分配等。因此A公司運(yùn)營(yíng)權(quán)益處聯(lián)合商旅服務(wù)提供商，多次組織綜合處、財(cái)務(wù)處等各部門(mén)參加商旅平臺(tái)使用宣傳培訓(xùn)會(huì)，運(yùn)營(yíng)權(quán)益處對(duì)引入商旅服務(wù)提供商的背景、意義等進(jìn)行宣傳，商務(wù)服務(wù)提供商則重點(diǎn)介紹訂票、退票改簽等具體環(huán)節(jié)怎么操作。及時(shí)迅速的宣傳培訓(xùn)，促使公司管理人員及員工轉(zhuǎn)變工作理念，為有效引入商旅服務(wù)商打下了良好的基礎(chǔ)。

（二）明確職能部門(mén)職責(zé)分工，提供組織支撐

機(jī)票集采實(shí)行歸口管理、分工負(fù)責(zé)。A公司的機(jī)票集采由運(yùn)營(yíng)處牽頭組織，對(duì)內(nèi)負(fù)責(zé)與上級(jí)單位相關(guān)部門(mén)的溝通，協(xié)調(diào)A公司各部門(mén)采購(gòu)工作，對(duì)外負(fù)責(zé)選定機(jī)票服務(wù)提供商以及商旅平臺(tái)的培訓(xùn)宣傳工作；綜合管理處負(fù)責(zé)A公司領(lǐng)導(dǎo)人員的機(jī)票采買(mǎi)、機(jī)票信息的總體核對(duì)以及報(bào)銷(xiāo)等工作；各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)人員的機(jī)票采買(mǎi)，并核對(duì)出差情況的真實(shí)準(zhǔn)確性；財(cái)務(wù)金融處作為結(jié)算部門(mén)，主要做好最后的審核把關(guān)，根據(jù)審核無(wú)誤的單據(jù)向商旅服務(wù)商結(jié)算機(jī)票款項(xiàng)和服務(wù)費(fèi)。

（三）進(jìn)一步完善機(jī)票結(jié)算方式

A公司總部機(jī)票對(duì)賬及結(jié)算將采用統(tǒng)一對(duì)賬、統(tǒng)一后付按月結(jié)算的方式，即日常報(bào)銷(xiāo)時(shí)將除機(jī)票以外的其它差旅發(fā)票實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)，機(jī)票以航程信息單（由機(jī)票服務(wù)商系統(tǒng)打印生成）的形式作為報(bào)銷(xiāo)憑證，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后作掛賬處理。每月初對(duì)上一自然月發(fā)生的全部機(jī)票款進(jìn)行統(tǒng)一對(duì)賬，對(duì)賬無(wú)誤后與服務(wù)商統(tǒng)一結(jié)算，月末最后一個(gè)工作日前完成支付。

四、應(yīng)用商旅平臺(tái)系統(tǒng)取得的成效

（一）簡(jiǎn)化了報(bào)銷(xiāo)流程

一是通過(guò)移動(dòng)交互方式提升員工機(jī)票預(yù)訂及報(bào)銷(xiāo)的便利性，最大限度簡(jiǎn)化原有差旅費(fèi)用預(yù)借、報(bào)銷(xiāo)、審批、記賬、 統(tǒng)計(jì)等工作流程。二是實(shí)現(xiàn)一定程度的無(wú)紙化辦公，減少在差旅費(fèi)用管理方面的人力物力投入，由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一打印機(jī)票行程單，提高了工作效率，規(guī)范了報(bào)銷(xiāo)憑證。

（二）提升差旅費(fèi)管理的合規(guī)性

一是將機(jī)票購(gòu)買(mǎi)從分散購(gòu)買(mǎi)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)機(jī)票預(yù)訂、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、批量對(duì)賬、財(cái)務(wù)結(jié)算全流程自動(dòng)貫通。二是商旅平臺(tái)系統(tǒng)采用墊付、月結(jié)、大發(fā)票模式的設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了員工出差免墊付、免發(fā)票、無(wú)需占用員工資金，一定程度上提升了資金的使用效率。

（三）為決策提供支持

商旅平臺(tái)在便捷公司員工出行的同時(shí)，也集成了大量的差旅數(shù)據(jù)、信息等，這種數(shù)據(jù)、信息在公司內(nèi)部共享程度高，統(tǒng)計(jì)分析也較為便捷。因此系統(tǒng)在滿足常規(guī)差旅費(fèi)用統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表需求的同時(shí)，還保存了大量真實(shí)可靠的商旅數(shù)據(jù)，便于實(shí)時(shí)管控業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，加強(qiáng)商旅數(shù)據(jù)分析，為降本增效提供支撐。

（四）便捷出行，節(jié)約時(shí)間成本

旅服務(wù)商的引入，改變了差旅管理的業(yè)務(wù)流程，差旅人員自主選擇預(yù)定、退票改簽等轉(zhuǎn)變?yōu)橛蓪?zhuān)職人員從事這一工作；財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)也由原來(lái)各部門(mén)獨(dú)立報(bào)銷(xiāo)轉(zhuǎn)變?yōu)楠?dú)立的部門(mén)承擔(dān)這一工作，這些轉(zhuǎn)變大大便捷了公司員工的差旅出行，既節(jié)約時(shí)間成本，也提升了員工的滿意度。

五、規(guī)范商旅平臺(tái)的進(jìn)一步思考

機(jī)票集中采購(gòu)以來(lái)，整體工作進(jìn)展順利，也取得了一定的成效，但在實(shí)際運(yùn)用中也存在一些不足之處：一是對(duì)賬責(zé)任部門(mén)不明確，對(duì)賬的準(zhǔn)確性不夠，給財(cái)務(wù)的核算付款工作帶來(lái)諸多不便；二是退改簽發(fā)生時(shí)服務(wù)商會(huì)收取一定服務(wù)費(fèi)，但經(jīng)辦人員有時(shí)忽略相關(guān)退改簽服務(wù)費(fèi)的明細(xì)結(jié)算單，致使財(cái)務(wù)核算掛賬時(shí)會(huì)漏記該筆費(fèi)用，造成實(shí)際發(fā)生費(fèi)用與結(jié)算付款的不一致，時(shí)間越久，差異越大。因此在未來(lái)的應(yīng)用過(guò)程需要有針對(duì)性地加以完善，促使這一工作做得更好。

隨著信息化時(shí)代發(fā)展，運(yùn)用成熟的商旅平臺(tái)可以對(duì)單位的差旅數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度的分析，并且可以對(duì)單位下一年度的總體差旅需求進(jìn)行預(yù)測(cè)。還可以結(jié)合差旅費(fèi)數(shù)據(jù)對(duì)出差人員的行為分析，用好、用活差旅經(jīng)費(fèi)?？傊ㄟ^(guò)引入商旅平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)更優(yōu)質(zhì)化的管理，還可以提高財(cái)務(wù)工作效率和簡(jiǎn)化審計(jì)監(jiān)督手續(xù)，值得我們?cè)趯?shí)踐中不斷推廣。

（1.北方朗悅酒店，北京 100000；2.北方置業(yè)集團(tuán)有限公司，北京 100089）

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作者簡(jiǎn)介：

張磊磊（1985—），男，河南許昌人，中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師，研究方向：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)。葉茜紅（1989—），女，江西上饒人，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：宏觀經(jīng)濟(jì)運(yùn)行與調(diào)控。