王玉閣

摘 要 隨著信息技術的不斷進步，信息技術與各項產業(yè)進行了融合發(fā)展。在單位檔案管理過程中，通過信息技術的融合，改變了傳統(tǒng)檔案管理工作模式效率低及檔案資源利用率不足的問題。本文經研究將從企事業(yè)單位檔案管理工作的信息化是發(fā)展的必然趨勢以及當今社會的檔案信息發(fā)展趨勢入手并提出解決思路。

關鍵詞 企事業(yè)單位;檔案管理;信息化;策略

隨著全球經濟的高速增長及現(xiàn)代信息技術的不斷進步，越來越多的新一代信息技術逐步應用到日常生活生產中。檔案信息化是信息技術與檔案管理工作 深度融合的成果，是新一代信息技術變革應運而生的產物，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。傳統(tǒng)企事業(yè)單位檔案管理是一種以紙質載體檔案為主的人工管理模式，其收集、整理、歸檔及利用的效率低下，滿足不了日益增長的信息需求，而信息技術使檔案管理煥發(fā)了一股生機與活力。傳統(tǒng)檔案的載體主要是紙質，易損毀、利用方式單一，且利用范圍受到限制;開展檔案信息化管理，可以在有限范圍內最大化地利用信息資源。因此，提升企事業(yè)單位檔案工作的管理水平，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，實施檔案信息化管理已經刻不容緩。

1企事業(yè)單位檔案管理工作的信息化是發(fā)展的必然趨勢

任何一家企事業(yè)單位的生產經營活動都會產生相應的文件材料，這些文件材料是支撐企業(yè)生產活動的重要憑證和依據，是企業(yè)不可缺失的無形資產，因此檔案管理工作在社會的各個領域都發(fā)揮著重要的作用。吸納相關人才，吸收先進技術，加快檔案管理工作的信息化進程，促進檔案工作現(xiàn)代化、科學化發(fā)展，進而保證了社會生產生活的高效、安全和便捷。

傳統(tǒng)的檔案管理工作由于對安全性缺乏必要的重視，同時由于檔案部門的自身防范手段和抵御手段較為落后，因此很容易被不法分子入侵，導致數(shù)據庫被偷盜，個人信息被販賣。信息化管理部門由于網絡安全防御措施做得不到位，同時不夠重視內部人員的網絡安全和線下安全的防范意識導致信息失竊行為時常發(fā)生。例如2015年5月份某縣工作人員發(fā)現(xiàn)宣傳部一臺計算機非法違規(guī)存儲國家機密信息，經調查，該計算機的使用人員是該部門的工作人員，此人在未告知領導的情況下私自將領導硬盤中的部分涉密文件拷貝到自己的計算機中，導致大量機密信息遭到失竊，造成了嚴重的社會隱患和安全。

完善好檔案管理工作的信息化流程也能夠大幅度減輕管理人員的工作壓力和工作量，減少員工在長時間工作后可能對文書檔案等關鍵信息的錄入錯誤等不必要的失誤出現(xiàn)，讓管理人員在相對輕松的工作環(huán)境下辦公，這對于提升檔案管理工作效率具有重要意義[1]。

2當今社會檔案信息的發(fā)展趨勢

2.1 檔案信息處理工作的復雜性大幅提升

隨著信息技術的不斷發(fā)展和普及，高速便捷的互聯(lián)網服務走進了千家萬戶，同時人們也開始利用互聯(lián)網查詢和錄入檔案信息。因為互聯(lián)網自身的便捷性導致檔案信息用戶也開始逐年遞增。這也增加了檔案信息化人員的工作量，同時互聯(lián)網對于檔案管理工作的也有相當大的影響，另外網絡普及導致大量的無用和垃圾信息涌入，也增加了信息辨識的負擔，從而降低了檔案信息的精準度，也讓歸檔工作變得更加的困難。很多用戶對于檔案的真實性和準確性提出了質疑，檔案管理工作的專業(yè)化與多元化無法得到有效的推進。

2.2 檔案信息服務工作的優(yōu)質化需求不斷提高

檔案管理工作中應用信息技術的手段推動檔案工作改革，可以更好地提高服務質量和效率，對檔案管理工作中檢索和歸檔環(huán)節(jié)進行應用手段改革，在檔案的信息整理工作中采取實體檔案和電子檔案并舉的措施。對于實體檔案可減少相關信息的整理數(shù)量，將歸檔信息主要集中于重要的企業(yè)信息上;在電子檔案的歸檔過程中，運用計算機強大的計算能力把復雜的信息進行自動整理和歸納，從而減輕信息管理部門人員的工作強度，同時也更好地利用了信息技術，從而實現(xiàn)檔案管理工作的信息化[2]。

3如何開展好企事業(yè)單位檔案信息化管理工作

3.1 依托企事業(yè)單位的局域網構建檔案管理信息化系統(tǒng)

各企事業(yè)單位都擁有著自己的局域網，在局域網上構建一套企業(yè)級檔案管理信息化系統(tǒng)，與OA 、ERP等業(yè)務應用系統(tǒng)進行集成，通過OA 、ERP等業(yè)務應用系統(tǒng)對分散在各個部門的信息進行自動整合和收集，并通過資源互通和運用信息技術實現(xiàn)元數(shù)據的采集和加工，對于不必要的信息予以剔除加以篩查，同時安排相關工作人員進行嚴格的后期審查從而保證信息歸檔工作的完整性和準確性，避免信息孤立化，保證信息的管理與應用。

3.2 以PDM為管理平臺對產品設計等相關環(huán)節(jié)進行電子檔案管理

利用PDM系統(tǒng)對產品數(shù)據進行管理，能實時采集產品研制、生產文件的審批、更改、查閱、編輯等過程文件，也能實現(xiàn)對電子信息進行實時歸檔和全文瀏覽以及數(shù)據傳發(fā)、二維碼自動生成，對于產品信息也能夠實時顯示三維數(shù)據，便于管理者和產品設計研發(fā)人員進行審查與選擇。利用PDM軟件可以進行項目圖紙設計、產品模型設計、工程概覽、技術規(guī)范，并且能夠對于產品的工藝資料、原材料構成以及設備、元部件、產品等信息進行相關的整理以及顯示。

3.3 建立完善的檔案管理信息化系統(tǒng)并對企業(yè)內部員工開放

檔案管理部門整理信息的首要目的就是便于為研發(fā)、管理等重要核心人員的決策提供支撐，擺脫以往查詢相關資料需要進行一系列煩瑣的手續(xù)，調用相關實體資料，從而嚴重延緩決策時間以及研究效率的方式。檔案管理信息化系統(tǒng)對企業(yè)內部人員提供免費查詢服務，實現(xiàn)海量信息的精準查找。通過登錄系統(tǒng)，用戶也可以通過首字母查詢、模糊字查詢、分類查詢等多種查詢方式找到想要的相關資源以及信息。對于檔案管理部門來說，系統(tǒng)能夠實時查詢文件的瀏覽次數(shù)、借閱時間、借閱情況并且可以進行更加靈活的更改，持續(xù)改進檔案管理信息系統(tǒng)，縮短產品研制周期[3]。

4結束語

企事業(yè)單位檔案信息化管理水平的提升對于我國的企事業(yè)單位建設以及提升企業(yè)市場競爭力有著巨大的發(fā)展意義和發(fā)展前景，企事業(yè)單位檔案信息化管理一定要從實際入手，結合本單位的社會生產實踐與信息化系統(tǒng)有機結合，才能夠切實的提升企事業(yè)單位檔案信息化進程，同時，在進行檔案信息化建設的過程中也要加強檔案管理人員的素質提升。

參考文獻

[1] 李新路.檔案管理信息化建設探究[J].黑龍江科學，2018，9（21）：146-147.

[2] 王法昌.企事業(yè)單位檔案管理信息化探究[J].赤子（上中旬），2015（24）：152.

[3] 方紅.企事業(yè)單位檔案信息化管理研究[J].中國檔案，2011（4）：38-39.