莫 超（上海市合流工程監(jiān)理有限公司，上海 200120）

1 監(jiān)理企業(yè)員工證書信息化管理的背景及意義

員工職業(yè)資格證書管理是監(jiān)理企業(yè)人力資源管理的重要組成部分。近年來，信息技術的普及，特別是云計算、大數據、人工智能領域技術的蓬勃發(fā)展，不僅促進了監(jiān)理企業(yè)員工證書管理朝著信息化和智能化方向發(fā)展，而且提高了監(jiān)理企業(yè)應對未來危機、面對殘酷競爭的能力。

職業(yè)資格證書對于監(jiān)理企業(yè)資質評定極為重要，在監(jiān)理企業(yè)從事生產經營中起到重要作用。面對數量眾多的職業(yè)資格證書，如何高效地管理員工資格證書是監(jiān)理企業(yè)面臨的一大難題。通過建立員工證書信息管理系統(tǒng)，運用計算機對員工證書進行分類管理，對保證監(jiān)理企業(yè)資質始終處于最優(yōu)狀態(tài)具有十分重要的意義。

2 監(jiān)理企業(yè)員工證書管理系統(tǒng)需求及自行開發(fā)必要性分析

2.1 系統(tǒng)需求分析

監(jiān)理企業(yè)所需的職業(yè)資格證書種類繁多，上海市合流工程監(jiān)理有限公司就有注冊監(jiān)理工程師、注冊安全工程師、一級注冊建造師、注冊造價工程師和監(jiān)理員等。每種證書又下設許多專業(yè)分支，且證書的有效期和備案項目各不相同。以往監(jiān)理企業(yè)的各類資格證書都是靠存儲于電腦中的文本進行簡單管理，查詢時存在速度慢、效率低的問題，一旦在管理上有疏漏，就會給監(jiān)理企業(yè)造成難以彌補的損失。

此外，監(jiān)理行業(yè)從業(yè)人員的資格證書與其他行業(yè)的資格證書相比存在較大的差異性，特別是在時效性方面最為突出；工程類資格證書一旦過期，就會被禁止使用，從而對監(jiān)理企業(yè)的正常經營和項目管理產生負面影響。

綜上所述，監(jiān)理企業(yè)迫切需要一套切實有效的員工證書管理信息系統(tǒng)，對各類職業(yè)資格證書進行分類管理，以彌補人工管理的效率低下和疏漏。

2.2 系統(tǒng)自行開發(fā)必要性分析

上海市合流工程監(jiān)理有限公司采用自行設計開發(fā)員工證書信息化管理系統(tǒng)而非對外采購的主要原因，是出于以下三個方面的考慮。

首先，從安全性方面來看，現在商業(yè)軟件的數據服務往往外包給諸如阿里云等第三方平臺，數據并不掌握在企業(yè)自己手中，數據維護經常需要通過第三方平臺管理人員進行操作，企業(yè)用戶僅享有較低層級的修改權限，但員工證書信息對企業(yè)而言屬于重要的商業(yè)信息，不適合托管給第三方公司管理。

其次，從購買、使用和維護成本角度來看，外購軟件具有很高的使用成本和維護成本，軟件開發(fā)商僅提供一定期限的免費維護，過了期限就有可能產生二次付費的問題，而自行開發(fā)可以有效降低使用成本和維護成本。

第三，從監(jiān)理企業(yè)自身需求來看，商業(yè)軟件的功能往往過于復雜，而自行開發(fā)的軟件最能貼合企業(yè)的實際需求，避免功能的繁雜和冗余，充分體現其既好用又簡單的特點。

3 監(jiān)理企業(yè)員工證書管理系統(tǒng)功能架構及體系結構設計

3.1 系統(tǒng)功能架構設計

功能架構在系統(tǒng)開發(fā)過程中起著決策性、方向性和策略性的作用，合理設計功能架構，可有效降低開發(fā)失敗的風險，因而在系統(tǒng)開發(fā)之前先要進行功能架構的設計。另外，在系統(tǒng)開發(fā)過程中，必須緊密結合企業(yè)需求，這樣才能實現對各部門員工職業(yè)資格證書的有效管理。通過對系統(tǒng)功能需求的分析，設計出監(jiān)理企業(yè)證書管理系統(tǒng)的功能架構（見圖1）。

圖1 企業(yè)員工證書管理系統(tǒng)功能結構

3.2 系統(tǒng)體系結構設計

本系統(tǒng)采取客戶機/服務器（CS）結構設計，CS 結構可以充分發(fā)揮客戶機與服務器各自的硬件優(yōu)勢，將資源合理分配到客戶端（Client）和服務端（Server），大大降低了系統(tǒng)間的交互延遲。考慮到該系統(tǒng)的開發(fā)目標和企業(yè)的實際需求，員工資格證書管理系統(tǒng)總體框架結構將劃分為 3 層（見圖2），分別是顯示層（VL）、業(yè)務邏輯層（BL）、數據訪問層（DL）。

圖2 系統(tǒng)三層體系框架設計

4 監(jiān)理企業(yè)員工證書管理系統(tǒng)工作流程設計

監(jiān)理企業(yè)員工證書管理系統(tǒng)包含系統(tǒng)管理、員工信息管理、部門類別管理、職稱類別管理、證書類別管理、注冊證書信息管理、非注冊證書信息管理和證書信息統(tǒng)計等模塊。系統(tǒng)功能架構和體系結構確立之后，需要對各功能之間的邏輯關系進行梳理。

監(jiān)理企業(yè)員工證書管理系統(tǒng)作為企業(yè)了解和管理各部門員工證書信息的窗口，能提供快速錄入、查詢和統(tǒng)計的功能，能實現對即將到期證書的預警管理，以達到信息化管理的目的。管理員應當及時錄入員工證書信息，必要時對信息進行修改和查詢等操作以滿足特定的需求。此外，管理員還可對數據庫中注冊的員工、單位和證書進行分類統(tǒng)計，以便企業(yè)管理層及時了解公司員工及其持證情況。本系統(tǒng)的工作流程如圖3 所示。

圖3 系統(tǒng)功能流程圖

5 監(jiān)理企業(yè)員工證書管理系統(tǒng)主要功能模塊介紹

本項目運用軟件開發(fā)技術和數據庫解決方案，經過選題、調研、需求分析、功能架構設計、系統(tǒng)體系設計、數據庫設計、測試和運行幾個階段，歷時一年之久，最終形成了滿足實際需求的監(jiān)理企業(yè)員工證書管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)涉及多個功能模塊，包括系統(tǒng)管理模塊、系統(tǒng)登錄模塊、部門信息管理模塊、員工信息管理模塊、證書管理模塊、證書到期提醒功能模塊和查詢統(tǒng)計模塊。

5.1 系統(tǒng)管理模塊

系統(tǒng)管理模塊是系統(tǒng)的“神經中樞”，主要負責系統(tǒng)的日常管理，涉及用戶注冊管理、用戶權限管理、服務器設置管理和密碼管理等。

5.2 系統(tǒng)登錄模塊

用戶注冊成功后，可以通過系統(tǒng)登錄界面登錄系統(tǒng)。

5.3 部門信息管理模塊

部門信息管理模塊可以根據實際需求，調整員工的部門信息；企業(yè)管理層可以通過該模塊，快速查詢某一個或者幾個部門的信息，同時隨著單位業(yè)務的變化，有可能增加或者刪除某些部門。因此，部門信息管理模塊也是該系統(tǒng)的重要組成部分。

5.4 員工信息管理模塊

員工信息管理模塊可以對員工的信息進行導入、修改和查詢等操作，方便管理員查詢和更新員工信息。員工的基本信息包括姓名、性別、職稱、部門、身份證、出生年月、電話和郵箱。

5.5 證書管理模塊

證書管理模塊分為注冊證書管理和非注冊證書管理兩大類。證書管理模塊具有增加、刪除和修改證書信息的功能以滿足特定需求。圖4 所示的是證書信息管理模塊界面。

5.6 證書到期提醒功能模塊

在證書到期提醒功能模塊中設置提醒天數，可以查詢在一定時間范圍內即將到期證書的信息，以防證書過期，提醒員工安排繼續(xù)教育等。圖5 所示的是到期提醒功能模塊頁面。

圖4 證書信息管理模塊界面

圖5 到期提醒模塊界面

5.7 查詢統(tǒng)計模塊

查詢統(tǒng)計模塊可以根據狀態(tài)的不同對數據庫中注冊的員工、單位和證書進行分類統(tǒng)計，以便企業(yè)領導了解公司員工及其持證情況，為企業(yè)的健康發(fā)展提供幫助。

6 展 望

開發(fā)與運用監(jiān)理企業(yè)員工證書管理系統(tǒng)，大幅度提升了監(jiān)理企業(yè)證書的管理效率，減輕了人工管理的負擔，為監(jiān)理企業(yè)的經營發(fā)展提供了重要的資質保障。雖然某些模塊在設計和運行中遇到了瓶頸，但也為今后系統(tǒng)的二次開發(fā)奠定了良好的基礎。今后，在監(jiān)理企業(yè)員工證書管理系統(tǒng)平穩(wěn)運行的基礎上，結合大數據和區(qū)塊鏈技術，將進一步開發(fā)基于移動互聯(lián)網平臺的信息管理軟件，實現數據實時正確傳送，為企業(yè)管理者的決策判斷提供更加翔實和準確的情報。監(jiān)理企業(yè)員工證書信息管理系統(tǒng)的設計、開發(fā)和運用只是一個開始，我們將從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的角度出發(fā)，不斷完善其功能，充分發(fā)揮其作用，更好地為監(jiān)理企業(yè)服務，創(chuàng)造更多的利潤和價值。