燕瀟

【摘要】在本醫(yī)院新建、擴建傳染病防治區(qū)的過程中形成大量基建檔案，如何對其實施科學有效的管理，整合檔案并充分利用它們的特殊價值，成為傳染病醫(yī)院檔案管理者面臨的重要課題。

【關鍵詞】傳染病;醫(yī)院;基建檔案;資料

一、醫(yī)院基建檔案的概述

（一）醫(yī)院基建檔案的概念。主要指在醫(yī)院的基本建設和開展工程項目活動中所形成的管理文件、合同文檔、項目圖表、工程圖紙和聲像記錄等多樣載體的相關資料，這些醫(yī)院基建活動相關的資料都屬于基建檔案。囊括的內容自醫(yī)院基建工程前期的規(guī)劃設計、測繪勘察，到實際施工過程的監(jiān)理、施工建設、竣工檢查等，檔案中的相關方有建設單位、醫(yī)院方、主管機關等，部分工程項目還需要記錄征地、拆遷和補償等工作項。

（二）醫(yī)院基建檔案的特點。醫(yī)院基建檔案中將醫(yī)院所開展的各項基建項目都進行了詳細記錄，除一般檔案特點外，基建檔案的涉及面廣、涉及事項多、技術含量高、有多種多樣的信息載體和文件形式，利用價值高。一般來說，醫(yī)院的基建項目常常需要較大的投資、較長的建設周期、較多的建設環(huán)節(jié)，這些都導致檔案中記載的材料存在一定的滯后性。

二、醫(yī)院基建檔案整合利用的重要價值

（一）促進醫(yī)院的健康、穩(wěn)定發(fā)展。1.推進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。基建檔案中記載著醫(yī)院的各項基礎建設活動的詳細資料，包括各建設、改建和維修的基建項目，及用在醫(yī)院醫(yī)療用途的技術狀態(tài)，真實記錄醫(yī)院的工程建設過程。因此，基建檔案作為整個醫(yī)院檔案的重要組成部分，通過對醫(yī)院基礎建設項目的詳細記錄，能夠為醫(yī)院整體的建設規(guī)劃和設施管理提供重要服務。在疫情中新建的基建項目，在疫情情況惡劣的時候為廣大患者提供了完善的傳染病防控和治療的醫(yī)療服務，這都離不開基建檔案中對項目利用方式的詳細記錄。2.為醫(yī)院的建設規(guī)劃和綜合管理提供資料依據?；n案中的內容包括了從工程的規(guī)劃設計到竣工檢驗過程中各環(huán)節(jié)的詳細信息，其中所記載的項目全面資料和各項技術參數，能夠為基建項目的使用、改造和再利用提供重要的資料依據。在本次新冠疫情逐漸穩(wěn)定之時，如何開發(fā)這些項目建設成果的可持續(xù)利用，將是醫(yī)院管理者的處理重點之一。利用基建檔案中的基建項目詳細信息，能夠給管理者提供改造創(chuàng)新的重要資料依據。對存在地上、地下的交叉工程項目，其設計方也需要從基建檔案中獲知醫(yī)院周圍現(xiàn)有建筑的相互關系。

（二）給反腐倡廉建設提供資料依據。黨的十八大對腐敗體系和腐敗官員干部的懲治、預防，以種種措施加強反腐倡廉建設上，從而加強黨風廉政建設，促進全體黨員反腐敗斗爭的本領。從醫(yī)院的基建項目上看，由于常常會有較大的資金支出，基建領域也成為反腐倡廉的重點之一。利用基建檔案中記錄的詳細數據資料，提取基建項目的投資預算、施工設計變更、施工建設經濟簽證、投標流程數據記錄、合同文件、會議記錄和項目竣工圖等資料，將這些資料與總決算數據和資金花費數據做對比，能夠供審計部門對基建項目中有無腐敗情況進行嚴密審查。

三、當前醫(yī)院基建檔案管理的問題

（一）基建資料歸檔不夠及時。對各項基建項目建設，建設方和監(jiān)理單位常常對建設主體及工程的進度、質量更為注重，但卻對基建項目檔案資料的質量和及時性編制沒有足夠的重視，導致施工單位在一些基建項目竣工驗收后，也不能及時地整合和上傳竣工圖，影響了基建檔案的歸檔性能。而且，建設方也會因為技術人員整理工作資料的歸檔不及時，導致基建資料在檔案歸納上交時的損壞、遺失問題，影響了基建檔案管理的質量和醫(yī)院的后期改進使用工作。

（二）基建材料的編制和書寫不夠規(guī)范。部分基建項目施工檔案資料的編制人員在材料編制和書寫上的業(yè)務能力不足，或對本項工作不夠認真，導致工程施工過程中基建檔案的歸檔材料不夠規(guī)范，例如字跡模糊、圖樣有偏差、簽字手續(xù)簡陋等問題，也會影響基建檔案的整合和利用過程。在竣工圖編制上，圖樣是檔案的核心內容，是指導醫(yī)院后續(xù)使用建設項目的重要文件，也是對項目進行后期改建和審計審查的必要依據，因此對編制的規(guī)范性有很高的要求。部分施工單位編制的竣工圖時間挪到建設完成后，對本次基建項目的隱蔽工程、設計變更部分、圖紙細節(jié)等，都沒有在圖面上有顯示，影響了圖紙質量及竣工圖后續(xù)的使用性能。

（三）復合型管理人才缺乏，檔案管理方式落后。當前，各醫(yī)院的檔案管理方式常常依賴于傳統(tǒng)的文本資料整理，而沒有考慮到當今利用大數據信息技術對醫(yī)院基建檔案進行整合和再利用，管理人員的綜合素質、業(yè)務水平也參差不齊，缺乏能夠將現(xiàn)有資料進行有效整合和利用的復合型管理人才，影響了對基建檔案的綜合管理水平。醫(yī)院的許多業(yè)務都轉到了互聯(lián)網上，互聯(lián)網信息技術也以其先進、便捷、高效的特點，成為傳染病醫(yī)院業(yè)務改進的有效舉措。對于基建檔案的管理方式，一般是先由建設方、監(jiān)理方和施工方將相關資料放在工地現(xiàn)場的臨用房中，從而有利于將檔案資料及時歸檔和及時查閱，但臨用房中的檔案文件易受到天氣條件、不法分子等因素的影響，不利于基建檔案的安全存放;在檔案文件轉入醫(yī)院檔案室后，其查閱和修改也比較麻煩，這種檔案管理方式顯然比較落后。

四、醫(yī)院基建檔案整合和利用對策

（一）強化施工方、基建部門的檔案責任。在醫(yī)院的基建檔案的較長編制周期中，需要施工方能夠在保障項目順利運作的同時，擔負起自身對基建檔案資料的編制和書寫責任，從而保障在項目建設完成后，各級承包建設方都能夠依據相關政策要求來整理自身承包工程的基建文件材料，并保障檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，將其統(tǒng)一提交給醫(yī)院管理基建部門。在本次疫情基建項目中強化基建部門和施工方檔案責任，能夠更充分地發(fā)揮他們作為本次基建項目規(guī)劃的執(zhí)行者和檔案材料資料的編制者的作用，讓他們在基建檔案材料的專人負責下，能夠規(guī)范執(zhí)行資料的收集和歸檔工作。從而以嚴格規(guī)范的歸檔工作保障了新冠疫情背景下，傳染病醫(yī)院基建檔案材料歸檔的及時性、檔案材料的規(guī)范性。

（二）以信息技術加強與施工單位交流合作。從項目招標就應當選擇施工經驗更豐富、施工技術更精湛、信息技術使用更完善的正規(guī)公司，從而有利于施工單位在工程建設中增強施工的標準性，也有利于在增強與施工單位的交流中，確保施工進度能夠達到建設要求。在本次新冠疫情基建項目的檔案管理方面，醫(yī)院也安排有專業(yè)檔案管理能力和基建知識的人員共同參與施工，在施工過程中積極與施工單位合作交流，收集整理詳細的基建資料，并對施工突然變動導致的變更項進行細節(jié)記錄，以有效的行政、經濟手段，督促施工、建設單位共同做好基建檔案的收集、整理、歸檔工作，并將施工現(xiàn)場的實時錄像經由信息技術傳遞給醫(yī)院的管理部門。這些舉措共同保障了傳染病醫(yī)院基建項目開展的實效性和本次基建檔案的利用價值，讓基建項目完成后，醫(yī)院的醫(yī)護人員能夠立即將其投入到對患者的救治之中。在建設完成后，利用基建檔案積極探索疫情穩(wěn)定后現(xiàn)有基建項目的改進方法。

（三）基于大數據的醫(yī)院檔案管理新思路。大數據技術將收集的大量信息、資料轉為數據信息，能夠容納音頻、文字、視頻、圖畫等多種形式的資料，其中融合了智能電子、云計算、互聯(lián)網技術等，對于海量數據、多形式資料的整合利用具有先天優(yōu)勢。在改進創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理上，利用大數據技術來將基建檔案資料進行整合和利用，具有很好的效果。這種檔案管理新思路也需要工作人員的綜合素質在實際工作中的充分利用，從而更好地發(fā)揮檔案的價值。受本次疫情的影響，互聯(lián)網、信息技術也在醫(yī)院的業(yè)務事項處理上越發(fā)普及利用，對本次大量基建項目的檔案管理，除堅持必要的檢查、監(jiān)督、核對管理等工作程序外，醫(yī)院也積極創(chuàng)造大數據技術在醫(yī)院檔案管理中的應用條件，加強檔案管理人員的專業(yè)知識技能培訓，鼓勵基建檔案管理人員對大數據的各種應用深入地了解。例如疫情下的許多基建項目資料除了文件收集編制外，還采用文本錄入的方式，將文件資料數據錄入網絡存儲器端口，并利用相關電腦軟件和程序處理，提取了基建檔案資料的基本內容，將文本信息、繪圖內容和施工程序記錄等資料制成電子版，有利于整合和利用資料，提升傳染病醫(yī)院效益。

五、結語

面對眾多擴建的基建項目，醫(yī)院應當如何更好地整合各基建項目的檔案，從而在對基建檔案的實際利用上，促進本院對建成的項目更好地利用，給前來就醫(yī)的患者提供更優(yōu)質的醫(yī)療服務，這是醫(yī)療工作者努力的方向。

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