張晴

【摘要】在社會(huì)對(duì)信息利用與共享有更高要求的背景下，檔案管理工作的信息化發(fā)展成為主流趨勢(shì)。信息化建設(shè)為事業(yè)單位的發(fā)展帶來了極大的便利性，改善了工作人員的工作環(huán)境，明確工作范圍，最大化提升工作效率。為此，只有通過檔案管理的信息化建設(shè)，才能夠真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的內(nèi)部管理創(chuàng)新，從不同角度促進(jìn)事業(yè)單位的未來發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化及建設(shè);方法措施

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位最大的變化就是檔案數(shù)量的驟增。檔案是傳達(dá)信息的重要媒介，在單位組織結(jié)構(gòu)中具有十分重要的影響。從當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位的檔案管理工作成為衡量事業(yè)單位工作效率和實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)效果的重要指標(biāo)，尤其是對(duì)于部分具有高系統(tǒng)性和綜合性的事業(yè)單位而言，檔案管理的信息化建設(shè)工作不僅要保存具有珍貴價(jià)值的檔案資料，也成為記錄工作過程的重要內(nèi)容。為此，事業(yè)單位在實(shí)際發(fā)展中要重視檔案管理工作的信息化建設(shè)，切實(shí)提升事業(yè)單位的檔案管理能力和管理水平，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的未來可持續(xù)發(fā)展。

一、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）實(shí)現(xiàn)信息化檢索。在當(dāng)前信息化發(fā)展的大背景下，能否結(jié)合信息技術(shù)手段快速尋找有價(jià)值的信息內(nèi)容已經(jīng)成為制約事業(yè)單位發(fā)展的主要因素。在信息化時(shí)代，提升信息檢索的能力，不僅能夠有效提升事業(yè)單位的實(shí)際工作能力和工作效果，還能從根本上提升事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量。從傳統(tǒng)形式來看，檔案管理工作中的數(shù)據(jù)信息檢索過程存在一定的效率問題，因此結(jié)合現(xiàn)代信息化的管理方式能夠最大化提升檔案檢索的效率和工作能力。從整體性的角度分析來看，信息化檔案管理更多的是在數(shù)字化管理的模式下，結(jié)合電力設(shè)備和媒體來開展數(shù)據(jù)檢索基本工作，方便工作人員結(jié)合自身需求查找相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息。另外，可以快速查找出全部符合條件的信息，依靠現(xiàn)代計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，計(jì)算數(shù)據(jù)信息的檢索速度，能以最快的速度為使用者提供相關(guān)數(shù)據(jù)信息，從而提高數(shù)據(jù)的使用效率。

（二）優(yōu)化檔案存儲(chǔ)環(huán)境。就我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作來說，檔案管理的主要對(duì)象仍然是紙質(zhì)資料檔案，在資料存儲(chǔ)過程和實(shí)際檔案管理工作中仍然存在一定的難度。但隨著時(shí)代的逐漸發(fā)展，信息化建設(shè)理念的出現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位的改革和創(chuàng)新提出了更高的要求，電子檔案信息的錄入能夠有效節(jié)省工作人員的工作時(shí)間，減少工作量，最大化提升工作能力和工作效率。信息化檔案資料的管理模式改善了傳統(tǒng)工作中對(duì)紙質(zhì)資料的依賴性，減少了外界環(huán)境因素對(duì)紙質(zhì)材料的現(xiàn)實(shí)影響，擴(kuò)展了存儲(chǔ)的空間，節(jié)省了紙質(zhì)資料的存儲(chǔ)成本。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）缺乏專業(yè)的管理人才。專業(yè)化人才是提升檔案管理能力，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。只有工作人員都具備了專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和專業(yè)技能，才能切實(shí)提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)程度，提升整體的工作效率與工作水平。但是從當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀分析來看，信息化人才整體處于匱乏狀態(tài)。究其主要原因，有如下幾點(diǎn)：首先，事業(yè)單位自身的人才招聘過程受到限制，在現(xiàn)有編制名額與內(nèi)部人員的基礎(chǔ)上，難以增加事業(yè)編制，無法培養(yǎng)各類信息化建設(shè)人才;其次，當(dāng)前大部分事業(yè)單位以紙質(zhì)檔案管理工作為主，檔案管理人員的信息化能力和整體水平偏低，雖然事業(yè)單位自身能夠相應(yīng)提出改革和創(chuàng)新的觀點(diǎn)，但是工作人員的能力不高，阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

（二）檔案管理信息化硬件設(shè)施不足。硬件設(shè)施主要是指信息化建設(shè)過程中，事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作的硬件保障。主要包括數(shù)據(jù)化的各項(xiàng)設(shè)備儀器，這是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)。但是從當(dāng)前事業(yè)單位實(shí)際建設(shè)狀況來看，單位內(nèi)部的資金匱乏，難以保障充足的資金直接應(yīng)用于檔案管理硬件設(shè)施及建設(shè)方面，導(dǎo)致自身的信息化檔案管理設(shè)備采購(gòu)資金不足，現(xiàn)有的設(shè)備儀器難以滿足現(xiàn)代化管理的具體要求。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

（一）提升事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)技能。專業(yè)技術(shù)人員是開展檔案管理信息化的重要因素，只有不斷提升專業(yè)人員的綜合素質(zhì)水平，加強(qiáng)專業(yè)技能的體現(xiàn)，才能真正推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展。首先，針對(duì)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)和習(xí)慣而言，事業(yè)單位要加大培訓(xùn)力度，提升工作人員的現(xiàn)有認(rèn)知，幫助工作人員掌握基礎(chǔ)的信息化操作技能，從而全面提升工作人員的信息技術(shù)水平;其次，事業(yè)單位要提升招聘門檻，制定更加嚴(yán)格的招聘要求，積極吸納外界先進(jìn)技術(shù)性人才對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提升事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源潛力，加強(qiáng)人才儲(chǔ)備，從而有效適應(yīng)未來激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和發(fā)展模式;最后，要重視對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的綜合技術(shù)考核，改善工作人員在專業(yè)知識(shí)和工作技巧方面存在的缺陷，結(jié)合實(shí)際工作狀況給予針對(duì)性評(píng)價(jià)。在事業(yè)單位內(nèi)部形成更加完善的獎(jiǎng)懲制度，全面激發(fā)工作人員的工作熱情和工作積極性，從宏觀角度加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)水平。

（二）建立完善的事業(yè)單位檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)。從當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)來看，事業(yè)單位的檔案管理工作仍然處于初級(jí)建設(shè)階段，領(lǐng)導(dǎo)能對(duì)檔案管理的相關(guān)工作予以足夠的重視，但是實(shí)際改革效果不明顯，仍然存在各種實(shí)質(zhì)性的問題。為了有效改善當(dāng)前這種工作現(xiàn)狀，事業(yè)單位的檔案管理工作需要從信息化建設(shè)的角度實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，推行統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)規(guī)范化的制度與體系。從現(xiàn)有事業(yè)單位的發(fā)展形勢(shì)來看，地方政府和有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)建設(shè)更加完善的檔案管理制度，推行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以此來實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位的實(shí)質(zhì)性影響。就事業(yè)單位的檔案管理錄入方式、文字標(biāo)識(shí)和格式等進(jìn)行具體規(guī)定，從而為事業(yè)單位的高效性信息檢索做好充分的準(zhǔn)備。對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)而言，要結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件和軟件兩方面的開發(fā)，規(guī)范電子文檔的數(shù)據(jù)信息，為檔案資料的數(shù)據(jù)信息庫(kù)備份做好規(guī)范，因此來實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息的統(tǒng)一化管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子信息共享，綜合性提升檔案管理的信息化能力和水平。

（三）樹立積極向前的思想工作觀念。在新形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案管理工作除了要做好技術(shù)方面的創(chuàng)新外，還要對(duì)工作人員的意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)。增強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案管理意識(shí)，不僅能有效推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展與進(jìn)步，還能切實(shí)保障檔案管理信息化建設(shè)工作的效率，推動(dòng)信息檔案電子化的發(fā)展進(jìn)程。通過這種方式促進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理手段發(fā)生巨大的改變，提升管理工作效果，在信息檢索和檔案資料的查詢中也提供了一定的便捷性。針對(duì)人員思想工作觀念的培養(yǎng)而言，事業(yè)單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要注重自身言行，結(jié)合檔案管理相關(guān)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，不得隨意翻看檔案資料，也不能任意調(diào)用各類檔案信息，有效保障信息安全。

（四）重視信息化安全管理。在信息化發(fā)展背景下，信息資源更加方便存儲(chǔ)，讀取過程更加便捷。但正是這種信息資源的優(yōu)勢(shì)，在實(shí)際工作中檔案管理本身會(huì)面臨一定的安全隱患，一旦事業(yè)單位遭受嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)攻擊，就會(huì)出現(xiàn)檔案信息資料的丟失，給事業(yè)單位的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)帶來巨大的危害。為了避免此類現(xiàn)象的發(fā)生，事業(yè)單位要重視檔案信息化建設(shè)階段的安全性，提升工作人員的安全意識(shí)，重點(diǎn)開展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)化，對(duì)檔案數(shù)字資源予以保護(hù)。首先，基于網(wǎng)絡(luò)自身存在的開放性特點(diǎn)，檔案信息資源面臨著巨大的丟失和盜取危機(jī)，事業(yè)單位的檔案資料本身就屬于機(jī)密性較高的文件，在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)階段需要做好工作人員的身份識(shí)別，結(jié)合不同員工的身份來開放特定的系統(tǒng)權(quán)限。通過權(quán)限的設(shè)定與加密設(shè)置等安全措施的應(yīng)用，有效保障檔案資料的實(shí)際存儲(chǔ)和使用安全，切實(shí)提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的安全性和穩(wěn)定性;其次，事業(yè)單位內(nèi)部要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)的建設(shè)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，對(duì)檔案的內(nèi)容予以嚴(yán)格把控，定期開展計(jì)算機(jī)病毒的查殺，及時(shí)消除潛在的安全隱患。再次，事業(yè)單位還要定期進(jìn)行殺毒軟件的更新，及時(shí)更新病毒庫(kù)，從不同方面做好預(yù)防措施。結(jié)合國(guó)家檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，防止檔案出現(xiàn)毀損的情況，提升檔案管理的可靠性和安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，事業(yè)單位檔案管理迫切需要改革和創(chuàng)新。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為主流發(fā)展趨勢(shì)，是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型的重要工作內(nèi)容。從現(xiàn)實(shí)角度看，事業(yè)單位要對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)工作予以高度的重視，立足于長(zhǎng)期建設(shè)和宏觀角度實(shí)現(xiàn)檔案管理，切實(shí)提升管理人員的工作能力和專業(yè)水平，以此來實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

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