甄永芳

【摘要】在科技與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷飛速發(fā)展的大背景下，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作越來越受到全社會(huì)的廣泛關(guān)注和重視。鑒于此，本文就當(dāng)前階段國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀以及面臨的問題進(jìn)行一定分析和探究，并且提出一些合理化改進(jìn)建議與策略，以供參考。

【關(guān)鍵詞】國(guó)有企業(yè);檔案管理;信息化建設(shè)

當(dāng)前階段，國(guó)有企業(yè)開始了全面轉(zhuǎn)型與升級(jí)工作。國(guó)企的檔案管理信息化建設(shè)成為整個(gè)企業(yè)工作的核心任務(wù)和主要內(nèi)容。眾所周知，國(guó)企在日常的業(yè)務(wù)往來與各項(xiàng)工作中必然會(huì)產(chǎn)生諸多重要的電子文件以及各種資料，倘若這些重要文件和資料無法獲得系統(tǒng)化的管理和保存，那么便無法發(fā)揮應(yīng)有作用。鑒于此，創(chuàng)建科學(xué)化的國(guó)企檔案信息化管理系統(tǒng)已經(jīng)成為國(guó)企檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急，也成為擺在國(guó)企管理層面前煩冗的工作“重難點(diǎn)”。

一、當(dāng)前階段國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)的意義

在信息化時(shí)代全面到來之際，檔案管理工作已經(jīng)成為整個(gè)國(guó)企經(jīng)營(yíng)與運(yùn)轉(zhuǎn)過程中重要的組成部分，并且起到了重要作用。檔案管理工作能夠?yàn)閲?guó)企的目標(biāo)與方向提供各種詳細(xì)的數(shù)據(jù)資料支持與幫助，還能夠?qū)?guó)企日常運(yùn)營(yíng)工作進(jìn)行科學(xué)化的指導(dǎo)與借鑒。因此，這項(xiàng)工作在當(dāng)前必須要全面展開信息化建設(shè)，發(fā)揮出應(yīng)有的高效作用。信息化檔案管理對(duì)于國(guó)企具有極為重要的發(fā)展意義，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日益開放化且競(jìng)爭(zhēng)日趨白熱化的背景之下，想要充分發(fā)揮出“領(lǐng)頭羊”的作用，國(guó)企就應(yīng)當(dāng)不斷開拓、不斷創(chuàng)新與不斷嘗試，通過企業(yè)發(fā)展渠道的拓寬與延展，向著更高目標(biāo)邁進(jìn)。信息化檔案管理完全能夠?yàn)閲?guó)企的前進(jìn)指明方向，打下扎實(shí)的根基。2.國(guó)企想要全面快速健康地發(fā)展，離不開各項(xiàng)先進(jìn)信息技術(shù)的支持和推動(dòng)。現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)檔案全面展開信息化建設(shè)，在某種程度上能夠?qū)⒆钚碌臄?shù)據(jù)以及參考資料提供給國(guó)企，對(duì)國(guó)企改革和創(chuàng)新起到重要的輔助作用。3.國(guó)企全面實(shí)施檔案信息化管理制度，能夠有效推動(dòng)和促進(jìn)國(guó)企文化的各項(xiàng)建設(shè)工作。鑒于國(guó)企的檔案既對(duì)企業(yè)發(fā)展以及運(yùn)營(yíng)過程進(jìn)行了詳細(xì)化的記載，同時(shí)也針對(duì)企業(yè)文化和企業(yè)特色進(jìn)行較為明確的標(biāo)注。全面做好國(guó)企檔案信息化建設(shè)工作，必然能夠有效提升國(guó)有企業(yè)的文化質(zhì)量和文化氛圍。

二、當(dāng)前階段國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

現(xiàn)階段，一旦國(guó)企檔案管理逐步完成各項(xiàng)信息化建設(shè)后，整個(gè)檔案管理工作必然會(huì)“舊貌換新顏”，迎來一個(gè)全新格局。其作用以及優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)于以下四大方面：

（一）全面實(shí)現(xiàn)信息資源的共享與交流，使整體工作效率得到飛速提高。依靠網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)，國(guó)企在檔案信息的管理方面能夠更加快速，數(shù)據(jù)匯總更加便捷，各種資料以及資源能夠有條不紊地分配、存儲(chǔ)以及再度利用，使整個(gè)檔案工作的效率和質(zhì)量取得質(zhì)的飛躍。

（二）通過信息化檔案管理模式，國(guó)企的檔案查詢工作必將更加快速、高效，檔案的有效利用率會(huì)更高?；仡欇^為落伍且傳統(tǒng)化的紙質(zhì)檔案時(shí)代，檔案管理工作不但浪費(fèi)時(shí)間，還極度耗費(fèi)人力、物力。并且整個(gè)管理工作由于太過復(fù)雜而導(dǎo)致準(zhǔn)確率較低、紕漏不斷。而在國(guó)企檔案信息化建設(shè)不斷完善之后，通過先進(jìn)的搜索平臺(tái)以及查詢系統(tǒng)，想要迅速尋找到各類信息可謂輕而易舉，這種既靈活又快捷的檔案查詢模式和方法無疑提升了國(guó)企檔案的利用價(jià)值。

（三）針對(duì)備份與管理技術(shù)方面的升級(jí)。在檔案管理過去的“紙質(zhì)時(shí)代”，許多檔案因管理不慎或者因?yàn)槿藶橐蛩卦斐傻膿p壞和缺失現(xiàn)象極為普遍。在國(guó)企檔案信息化建設(shè)取得巨大成效之后，信息化檔案管理過程中將不會(huì)再出現(xiàn)上述現(xiàn)象。超快速的備份與復(fù)制工作能夠在極短的時(shí)間內(nèi)完成，所需的電子設(shè)備存儲(chǔ)體積大小僅僅在于“方寸之間”。這種先進(jìn)的存儲(chǔ)管理模式無疑讓整個(gè)國(guó)企檔案管理工作質(zhì)量與效率大大提升。

（四）先進(jìn)的信息化檔案管理能為國(guó)企的重要決策給予客觀的參考和正確的指導(dǎo)，能夠有效提升整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。某種程度上來講，國(guó)企的檔案管理部門堪稱是企業(yè)信息資源極為重要的數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠提供給整個(gè)企業(yè)諸多極具價(jià)值的信息數(shù)據(jù)，信息化檔案管理工作能夠?qū)λ匈Y源進(jìn)行快速整合，并且讓信息獲得成本降至最低。

三、當(dāng)前國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

（一）國(guó)企管理者缺乏重視。平心而論，當(dāng)前階段國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)雖然取得一定成效，但還是面臨諸多問題以及不足，亟待解決。相當(dāng)一部分國(guó)企管理者缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視和關(guān)注。管理者們往往覺得檔案信息對(duì)于國(guó)企而言并沒有實(shí)質(zhì)性的作用，并不需要作為國(guó)企一項(xiàng)重要的日常管理工作而落實(shí)，在這項(xiàng)工作開展過程中，沒有提供相應(yīng)的資金支持，同時(shí)也缺乏信息化檔案專業(yè)人才的引進(jìn)與培訓(xùn)，國(guó)企檔案信息化建設(shè)可謂舉步維艱。

（二）國(guó)企網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)缺乏完善性。毫無疑問，國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)想要有序進(jìn)行，離不開科學(xué)的、完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)支持。但實(shí)事求是地講，現(xiàn)階段國(guó)企檔案信息化管理沒有形成一個(gè)固定化、統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)果致使整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)缺乏一定的完善性，對(duì)國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)各項(xiàng)工作開展形成各種制約。

（三）信息化檔案管理人才匱乏。國(guó)企檔案信息化管理建設(shè)各項(xiàng)工作離不開優(yōu)秀專業(yè)人才的努力。但當(dāng)前階段，國(guó)企檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)水平普遍較低，無法滿足這項(xiàng)工作對(duì)人才的高標(biāo)準(zhǔn)以及嚴(yán)要求。畢竟傳統(tǒng)意義上國(guó)企檔案管理工作簡(jiǎn)單易懂，管理人員無須掌握各種復(fù)雜的信息技術(shù)。當(dāng)信息化檔案管理建設(shè)工作全面展開時(shí)，這些老員工便覺得束手無策，缺乏先進(jìn)的技能與知識(shí)進(jìn)行各項(xiàng)實(shí)踐操作。人才匱乏，使現(xiàn)階段國(guó)企檔案信息化建設(shè)工作遭遇巨大“瓶頸”。

（四）國(guó)企檔案信息缺乏安全性。眾所周知，凡是檔案，都會(huì)具備一定的特殊性以及保密性。國(guó)企檔案的重要意義和特殊性不言而喻，所以在國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)每一個(gè)環(huán)節(jié)中，檔案的相應(yīng)保密工作必須要高度重視。但是，鑒于現(xiàn)有保護(hù)機(jī)制以及防御措施的落后，國(guó)企檔案信息經(jīng)常被黑客入侵或者被各類病毒破壞、感染。這種情況無疑讓檔案信息失去應(yīng)有的安全性和保密性，面臨著較大的泄密風(fēng)險(xiǎn)。

四、有效加強(qiáng)國(guó)企檔案信息化建設(shè)的策略

（一）管理人員必須要加強(qiáng)檔案管理的信息化理念。結(jié)合上文分析不難看出，國(guó)企檔案信息化建設(shè)過程中所面臨的問題與考驗(yàn)比比皆是。想要有效解決這些問題與弊端，全面提升國(guó)企檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作效率與質(zhì)量。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)所有管理人員對(duì)這項(xiàng)工作重要性的認(rèn)識(shí)。讓所有人形成一種共識(shí)，那就是這項(xiàng)工作是未來國(guó)企檔案工作的主要方向和必經(jīng)之路。只有加強(qiáng)檔案管理信息化理念，從整個(gè)管理層到具體的管理人員才能夠集中精力，激發(fā)工作的主動(dòng)性和積極性，全身心投入檔案信息化建設(shè)的日常工作之中。

（二）全面創(chuàng)建完善的檔案信息化管理系統(tǒng)。當(dāng)前大中型國(guó)有企業(yè)全面創(chuàng)建符合企業(yè)內(nèi)部健康、穩(wěn)步發(fā)展的檔案信息化管理系統(tǒng)是當(dāng)務(wù)之急。否則，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)大環(huán)境下，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)守舊的檔案系統(tǒng)必然會(huì)遭到競(jìng)爭(zhēng)者的殘酷淘汰。具體來講，所謂的完善化、科學(xué)化的檔案信息管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)能夠支持各類主流化的辦公軟件，并且還應(yīng)當(dāng)擁有多種文件儲(chǔ)存格式。最重要的一點(diǎn)是，所采用的紙質(zhì)文件資料一定要和電子版文檔進(jìn)行自然銜接和交換，完美實(shí)現(xiàn)雙重存檔，這種模式能夠提升文件資料的安全系數(shù)。此外，這一完善的檔案信息化管理系統(tǒng)還能夠讓企業(yè)每一個(gè)部門人員進(jìn)行相關(guān)資料的查閱、搜索以及整理工作，不但快捷方便，而且效率高。

（三）積極培養(yǎng)和引進(jìn)優(yōu)秀檔案信息化管理人才。國(guó)企檔案信息化建設(shè)整個(gè)流程中，信息管理人員的操作以及實(shí)踐工作自始至終都將是不可或缺的重要環(huán)節(jié)。鑒于此，國(guó)企在日常人才培養(yǎng)以及人才招募過程中，必須要加強(qiáng)培訓(xùn)質(zhì)量以及加大資金投入力度。比如說在人才培養(yǎng)方面的各項(xiàng)專業(yè)培訓(xùn)以及指導(dǎo)環(huán)節(jié)中，國(guó)企管理層應(yīng)當(dāng)精挑細(xì)選出能力出眾且有責(zé)任心的優(yōu)秀管理人才以及專業(yè)技術(shù)人員，定期、定點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)和檢查。讓所有國(guó)企檔案信息化管理工作人員能夠樹立明確的工作目標(biāo)和發(fā)展方向，充分發(fā)揮出應(yīng)有的技能水平和工作能力。此外，在先進(jìn)人才的招聘以及引入環(huán)節(jié)，國(guó)企人力資源部門應(yīng)當(dāng)采取高薪競(jìng)聘、廣納良才的選拔原則，為應(yīng)聘者提供一個(gè)公平、公正的競(jìng)爭(zhēng)舞臺(tái)，讓優(yōu)秀的檔案信息化管理人才有機(jī)會(huì)大展拳腳，將自己的知識(shí)水平和專業(yè)技術(shù)全面展現(xiàn)出來，為國(guó)企檔案信息化建設(shè)工作添磚加瓦。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前階段，國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。國(guó)企相關(guān)部門的管理層必須給予高度重視和支持。結(jié)合本企業(yè)的具體情況，制定出一套行之有效的建設(shè)方案和推動(dòng)策略。相關(guān)管理人員以及技術(shù)人員也應(yīng)當(dāng)在日常工作中不斷探索、不斷創(chuàng)新，力爭(zhēng)尋找到更為科學(xué)化、合理化的檔案管理信息化理念和方法，全面提升國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量與效率，力爭(zhēng)讓國(guó)企檔案管理工作的整體水平邁上新的臺(tái)階。

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