王磊

摘 要：近年來，隨著辦公室工作量的增加和檔案資源的增加，文檔檔案的管理面臨著新的挑戰(zhàn)。因此，檔案工作者迫切需要思考和探索如何進(jìn)行文件和檔案的管理，以及如何在決策咨詢，信息參考和信息領(lǐng)域充分發(fā)揮文件和檔案的功能。在此基礎(chǔ)上，本文從大數(shù)據(jù)技術(shù)的角度出發(fā)，就文件和檔案管理提出自己的看法，以期提高檔案管理人員運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的能力，幫助他們建立大數(shù)據(jù)思想，實(shí)現(xiàn)文檔管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

關(guān)鍵詞：文書檔案;大數(shù)據(jù);共享;檢索

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.129

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，事業(yè)單位和辦公文件管理面臨著新的機(jī)遇。與傳統(tǒng)的企業(yè)文件管理工作相比，該工作方法效率低下，難以實(shí)現(xiàn)快速查詢和輔助決策的問題。如何充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，積極創(chuàng)新辦公文件管理的理念和工作方式，以提高辦公文件管理的工作效率和服務(wù)能力，值得每一位文件管理人員的深入思考。

1 大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理的必要性

1.1 節(jié)約檔案管理成本，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必然要求

大數(shù)據(jù)視角下的文檔文件管理本質(zhì)上是一種數(shù)字管理，即對(duì)文檔文件進(jìn)行數(shù)字處理。一方面，將文件數(shù)字化后，可以有效降低文件管理成本，避免浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力。另一方面，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于文件和檔案管理領(lǐng)域，建立文件和檔案管理的互聯(lián)共享機(jī)制，可以滿足許多學(xué)科的需求，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

1.2 發(fā)揮文書檔案價(jià)值，避免資源浪費(fèi)的內(nèi)在舉措

文件具有很強(qiáng)的憑證價(jià)值、參考價(jià)值，可以為單位經(jīng)理做出決定以及進(jìn)行管理工作以提供信息參考、信息咨詢。在過去的一段時(shí)間里，一些文件和檔案的收集，整合，開發(fā)和利用效率不高，難以為單位管理者提供相應(yīng)的信息，降低文件和檔案的價(jià)值。因此，有必要將大數(shù)據(jù)技術(shù)集成到文檔和檔案管理中，以提高文檔和檔案管理的效率和質(zhì)量，并進(jìn)一步開發(fā)和利用文檔和檔案。另外，將大數(shù)據(jù)技術(shù)集成到文檔和檔案管理領(lǐng)域可以提高文檔和檔案檢索的效率，并防止文檔和檔案檢索的效率下降。

2 大數(shù)據(jù)思維應(yīng)對(duì)異構(gòu)型檔案的集中統(tǒng)一管理

2.1 數(shù)據(jù)思維與辦公室檔案管理特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)技術(shù)的核心概念是數(shù)據(jù)思維，即數(shù)據(jù)是事業(yè)單位最重要的資源。一般來說，辦公文件包括人員、行政、財(cái)務(wù)、政黨建設(shè)、技術(shù)和銷售、安全性等數(shù)據(jù)信息。其中，人事檔案包括企業(yè)員工的個(gè)人信息、出入境、資格證書和培訓(xùn)管理、工作變動(dòng)、工資調(diào)整、雇傭合同等。管理文件包括內(nèi)部管理、系統(tǒng)、在機(jī)文件、日常內(nèi)部文件、外部文件公告等。財(cái)務(wù)文件包括企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、各種票據(jù)等。黨的建設(shè)檔案包括以黨的日為主題的會(huì)議紀(jì)要、外部宣傳報(bào)告等。技術(shù)銷售文件包括研發(fā)文檔、工程報(bào)告、采購合同、銷售合同等。安全和機(jī)密文件包括機(jī)密性標(biāo)準(zhǔn)、機(jī)密性系統(tǒng)、機(jī)密性會(huì)議記錄等。不難發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位辦公文件格式呈現(xiàn)出種類繁多，格式多樣，分散存儲(chǔ)等特點(diǎn)。

2.2 辦公室檔案管理的大數(shù)據(jù)架構(gòu)

傳統(tǒng)的管理技術(shù)不能有效地處理辦公文件數(shù)據(jù)和內(nèi)容，不能滿足用戶對(duì)實(shí)時(shí)，開放，分層查詢服務(wù)的需求。面對(duì)越來越多，日益增長的辦公檔案數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)提供了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，為Office檔案的數(shù)字處理提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。通常，大數(shù)據(jù)技術(shù)架構(gòu)分為三層。首先是基礎(chǔ)架構(gòu)，基礎(chǔ)架構(gòu)層包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，防火墻和網(wǎng)關(guān)設(shè)備，主要提供基本的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和硬件管理。中間層是核心服務(wù)層，包括安全管理，查詢服務(wù)，數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換和標(biāo)識(shí)服務(wù)，數(shù)據(jù)，標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)。上層是應(yīng)用程序接口層，作為網(wǎng)絡(luò)門戶，向用戶提供注冊(cè)，數(shù)據(jù)（例如集成服務(wù)），分層查詢功能。在辦公室記錄中，管理人員可以首先使用大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)架構(gòu)，對(duì)信息進(jìn)行集中化的集中管理，類型管理;其次，對(duì)于異構(gòu)存檔數(shù)據(jù)（例如WORD文檔，PDF文檔，EXCEL表單，圖像等），大數(shù)據(jù)的核心服務(wù)組件可用于實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，聯(lián)網(wǎng)，實(shí)時(shí)和統(tǒng)一的管理功能。最后，利用大數(shù)據(jù)和服務(wù)接口可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案的簡單信息檢索和復(fù)雜條件查詢，并提供分層管理嘗試，可視化統(tǒng)計(jì)等功能。

3 大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理存在的主要問題

3.1 大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用層次低，文書檔案管理實(shí)效低下

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)技術(shù)在某些單位的應(yīng)用水平還不高，大數(shù)據(jù)技術(shù)與文件管理脫軌的問題比較嚴(yán)重。首先，一些單位尚未將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于文件和檔案館藏領(lǐng)域，這使得最大程度地挖掘和收集相應(yīng)的文件和檔案館資源變得困難，這不利于文件和檔案館的匯編。文件和檔案的匯編以及檔案的建設(shè)。其次，有些單位沒有將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于文檔文件共享領(lǐng)域，這不利于節(jié)省文件成本，無法充分發(fā)揮文檔文件的價(jià)值。

3.2 文書檔案安全管理不足，影響文書檔案的使用

在大數(shù)據(jù)的背景下，文檔檔案需要通過物聯(lián)網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理，因此很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中受到病毒程序的攻擊，從而影響文檔檔案的后期使用。首先，某些單位僅使用防火墻技術(shù)和防病毒軟件來阻止病毒程序，難以適應(yīng)新的文檔文件管理要求的情況。其次，有些單位沒有做好提前備份，導(dǎo)致文件在傳輸過程中混亂，丟失和損壞的問題，缺乏對(duì)原始文件的參考和比較，進(jìn)而影響真實(shí)性，原創(chuàng)性和文件檔案的準(zhǔn)確性，很難發(fā)揮文件檔案決策的作用。

3.3 檔案管理人員尚未樹立大數(shù)據(jù)思維，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)缺乏了解

當(dāng)前，一些文件管理者尚未樹立大數(shù)據(jù)思想，很難將大數(shù)據(jù)技術(shù)集成到文檔文件管理中。首先，一些單位的培訓(xùn)滯后，缺乏總體規(guī)劃，導(dǎo)致培訓(xùn)內(nèi)容單一。在沒有培訓(xùn)的情況下，檔案管理員很難充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和其他信息技術(shù)，這不利于數(shù)字文檔和檔案館的建設(shè)。其次，部分單位培訓(xùn)模式缺乏創(chuàng)新，忽視了人才交流在培訓(xùn)中的作用，致使檔案管理人員無法充分了解大數(shù)據(jù)技術(shù)管理模式的具體特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)。

4 大數(shù)據(jù)視角下企業(yè)辦公室檔案管理模式的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

4.1 辦公室檔案管理新的機(jī)遇

大數(shù)據(jù)技術(shù)有效地支持了所有檔案信息的數(shù)字化管理，以標(biāo)準(zhǔn)化的方式整合了分散而分散的檔案數(shù)據(jù)，使得電子文件的傳輸和單個(gè)文件的搜索非常方便，根據(jù)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)可以自動(dòng)形成用戶配置文件，為檔案管理員提供了全方位的分析服務(wù)，以增強(qiáng)文件管理的使用。對(duì)于集團(tuán)企業(yè)而言，企業(yè)總部和分支機(jī)構(gòu)可以在大數(shù)據(jù)技術(shù)的整合下跨時(shí)空進(jìn)行文件信息提取，實(shí)現(xiàn)公司員工檔案，信息共享，信息共享與否，進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案管理的反饋和創(chuàng)新。此外，大數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)可以自動(dòng)刪除辦公文件的重復(fù)信息，智能提示錯(cuò)誤文件信息，提高文件存儲(chǔ)，存儲(chǔ)效率和深度處理水平。

4.2 辦公室檔案管理新的挑戰(zhàn)

當(dāng)前大數(shù)據(jù)安全技術(shù)還不成熟，不利于與秘密相關(guān)的辦公文件，文件信息的安全管理。特別是對(duì)于某些具有安全級(jí)別屬性的電子文件，安全期限和安全級(jí)別可能會(huì)隨著時(shí)間而變化，因此對(duì)安全性的動(dòng)態(tài)管理提出了新的要求。一方面，迫切需要大數(shù)據(jù)技術(shù)支持，分級(jí)安全管理機(jī)制。另一方面，在訪問授權(quán)，授權(quán)方面也需要大數(shù)據(jù)技術(shù)，以便能夠設(shè)計(jì)支持兩個(gè)或多個(gè)安全性的文件資源管理器，身份驗(yàn)證功能。值得一提的是，在辦公文件的數(shù)據(jù)挖掘應(yīng)用中，如何分析文件進(jìn)行深度挖掘，提供個(gè)性化的推送服務(wù)還必須針對(duì)企業(yè)，事業(yè)單位的個(gè)性需要進(jìn)行新的設(shè)計(jì)。

5 大數(shù)據(jù)視角下辦公室文書檔案管理的創(chuàng)新思路

5.1 深化大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，提升文書檔案管理實(shí)效

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)必須深化大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，建立大數(shù)據(jù)管理模型。首先，檔案管理員可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)收集文件和檔案資源，擴(kuò)展文件和檔案的內(nèi)容，并進(jìn)一步為單位內(nèi)的其他部門提供信息參考，以滿足主要檔案的需求。同時(shí)，歸檔人員可以根據(jù)文件和檔案匯編，文件和檔案匯編以及檔案建設(shè)的需要，全面挖掘和收集政策文件，法律法規(guī)等文件。文件和檔案管理。其次，文件管理者可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來建立文件共享機(jī)制，有效地節(jié)省文件管理成本，進(jìn)一步擴(kuò)展文件管理的價(jià)值鏈。在上下級(jí)單位與業(yè)務(wù)相關(guān)單位之間建立文件共享服務(wù)平臺(tái)后，可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)高效地檢索文檔檔案，并可以及時(shí)轉(zhuǎn)移滿足要求的檔案資源，真正實(shí)現(xiàn)高效共享和實(shí)時(shí)分享。

5.2 重視文書檔案安全管理，彰顯文書檔案的價(jià)值

僅充分保證文件和檔案的安全性，不會(huì)影響文件和檔案的真實(shí)性，原創(chuàng)性和準(zhǔn)確性。為此，文件管理器可以從以下角度出發(fā)，以有效地增強(qiáng)文檔文件管理的有效性。首先，文件管理員可以探索將互聯(lián)網(wǎng)監(jiān)視技術(shù)，區(qū)塊鏈技術(shù)，數(shù)字加密技術(shù)，訪問權(quán)限技術(shù)和數(shù)字水印技術(shù)集成到文檔和檔案管理的各個(gè)方面，從而構(gòu)建一個(gè)全方位的安全管理系統(tǒng)。二是檔案工作者要加強(qiáng)事前備份工作，加快與百度云，360云盤和微云服務(wù)提供商的合作，實(shí)現(xiàn)云存儲(chǔ)終端與檔案管理系統(tǒng)的自動(dòng)連接，建立自動(dòng)備份的管理機(jī)制

5.3 重視復(fù)合型人才建設(shè)，提升檔案管理人員應(yīng)用大戶數(shù)據(jù)技術(shù)的能力

一是該單位要抓好總體規(guī)劃和布局，建立健全的人才培養(yǎng)機(jī)制，有效提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。為此，該單位可以組織“大數(shù)據(jù)時(shí)代的文件和檔案管理”作為專題培訓(xùn)活動(dòng)，以幫助文件管理者建立大數(shù)據(jù)思維。同時(shí)，單位要開展實(shí)踐教學(xué)工作以及案例教學(xué)工作，通過相關(guān)案例來促進(jìn)檔案管理人員對(duì)文件檔案的理解。二是要加快與檔案館，大數(shù)據(jù)服務(wù)提供者及相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)的交流，搭建人才交流平臺(tái)，借鑒大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域其他單位的經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。

6 結(jié)束語

綜上所述，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，事業(yè)單位文件管理者應(yīng)該跟上步伐，學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)和大數(shù)據(jù)思想，全面提高文件管理服務(wù)的質(zhì)量和工作效率，發(fā)揮應(yīng)有的作用。實(shí)際上，首先，依靠大數(shù)據(jù)平臺(tái)集成現(xiàn)有的文件數(shù)據(jù)，以進(jìn)一步明確辦公文件數(shù)據(jù)管理的日常職責(zé)分工;同時(shí)，在日常工作中充分利用大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，掌握插入，修改，搜索，刪除等基本數(shù)據(jù)功能，提高文件管理效率。最后，檔案管理員必須意識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)可能給檔案管理帶來新的隱患，尤其是在安全性方面。為此，我們應(yīng)加強(qiáng)安全防范措施，按照“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”的原則，做好公司內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的有效隔離，提高安全性和安全性。

參考文獻(xiàn)

[1]任亮.開放式創(chuàng)新社區(qū)知識(shí)協(xié)同創(chuàng)新研究[D].吉林大學(xué)，2020.

[2]張世良.新媒體環(huán)境下政務(wù)信息交互行為及激勵(lì)機(jī)制研究[D].吉林大學(xué)，2020.

[3]邢偉.“農(nóng)村所有權(quán)人集體”制度研究[D].中國政法大學(xué)，2020.

[4]郭不移.盤錦市政務(wù)審批服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)研究[D].大連理工大學(xué)，2019.

[5]陳艷.我國省級(jí)檔案數(shù)據(jù)治理體系框架構(gòu)建研究[D].山東大學(xué)，2020.

[6]解小涵.新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》背景下的高校會(huì)計(jì)檔案管理工作研究[D].山東大學(xué)，2020.

[7]魯偉麗.基于新時(shí)代高質(zhì)量發(fā)展的工業(yè)企業(yè)檔案管理研究[D].河北大學(xué)，2020.

[8]宋英瀟.濱州市基層檢察院內(nèi)部行政管理問題研究[D].山東師范大學(xué)，2020.