顧紹強(qiáng)

摘 要：本文以事業(yè)單位檔案信息的管理化建設(shè)為探討主題，指出當(dāng)前檔案信息管理存在的費(fèi)時(shí)費(fèi)力、損耗嚴(yán)重、檢索與查閱困難以及難以共享等問題，分析信息管理化在提高工作效率、充分利用檔案與實(shí)現(xiàn)資源共享方面的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，從管理方案、管理制度與人才培養(yǎng)等三方面闡述建設(shè)信息管理化的有效策略，意在促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息管理化的優(yōu)化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息;管理化建設(shè)

0 引言

科技進(jìn)步為社會(huì)上各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的現(xiàn)代化發(fā)展帶來(lái)了有利的發(fā)展契機(jī)，推動(dòng)著人們生活方式與工作方式的轉(zhuǎn)變，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)等應(yīng)用到檔案管理工作中，一方面有助于促使事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，另一方面還有利于革新信息管理模式，為現(xiàn)代化的信息管理模式的構(gòu)建奠定良好基礎(chǔ)，由此可見，事業(yè)單位應(yīng)正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前檔案管理存在的問題，尋求解決辦法。

事業(yè)單位檔案具有全面化與標(biāo)準(zhǔn)化的特征，其不僅涵蓋方方面面的工作資料、人事資料，種類繁多，覆蓋的年段也跨度較大，因此在此類檔案信息的實(shí)際管理過(guò)程中，呈現(xiàn)出鮮明的變化性與系統(tǒng)性特點(diǎn)，需要在收集、鑒別、取舍、管理以及利用檔案信息的各個(gè)環(huán)節(jié)予以嚴(yán)格管理，確保其安全性與有序性。

1 事業(yè)單位檔案信息管理化建設(shè)存在的問題

1.1 管理模式陳舊、管理效率低下

相比于信息管理化，傳統(tǒng)的檔案管理工作對(duì)人工作業(yè)較為依賴，當(dāng)完成立卷與歸檔作業(yè)后，需要人為地手工進(jìn)行分類、整理以及編目等操作步驟，繁復(fù)的工作內(nèi)容很耗費(fèi)的時(shí)間較多，也為管理工作人員帶來(lái)了較重的工作壓力與作業(yè)負(fù)擔(dān)。與此同時(shí)，在使用或調(diào)取檔案材料時(shí)，使用者還需親自到檔案室內(nèi)進(jìn)行查閱，并在相關(guān)工作人員的幫助下一同搜索，然后在查閱自己所需的檔案信息，這樣的機(jī)械化管理方法不僅加重了管理人員的實(shí)際工作量，還占用了其大量的工作時(shí)間，也不便于使用人員在第一時(shí)間內(nèi)查閱到自身所需的材料，使得事業(yè)單位在檔案管理方面的整體作業(yè)效率大幅降低。

1.2 檔案保管方法不當(dāng)

嚴(yán)重的損耗是傳統(tǒng)檔案管理模式存在的顯著問題，一般情況下，大部分事業(yè)單位使用的檔案材料等均由紙質(zhì)做成，因此在實(shí)際的使用與管理過(guò)程中，很容易使得其被損壞，長(zhǎng)期下來(lái)，不同程度的損耗必然會(huì)使得檔案資料的使用說(shuō)明逐漸縮短。檔案的實(shí)際使用程度也在某種意義上顯示出了其真實(shí)利用率，因此若損耗程度較高，相關(guān)的管理人員與維護(hù)人員等也需要針對(duì)具體的檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，并選擇適宜的修復(fù)方式予以重新修補(bǔ)，并進(jìn)行二次整理，這必然也涉及到大量人力資源的消耗。

1.3 檔案利用效率低

在以往事業(yè)單位的檔案管理工作中，當(dāng)需要查找所需的檔案材料時(shí)，普遍采用的是人工檢索的方式。盡管當(dāng)前在檢索方面已經(jīng)創(chuàng)新出了多種方式與路徑，但檢索功能的優(yōu)勢(shì)面并未充分地發(fā)揮出來(lái)，依然受到傳統(tǒng)檔案管理模式的制約與限制。檢索方式的復(fù)雜性與繁瑣性也加重了管理工作人員的負(fù)擔(dān)，帶來(lái)的便利較少。

除此以外，不完善的檢索系統(tǒng)也是導(dǎo)致檔案檢索困難與復(fù)雜的主要原因，在實(shí)際的檢索過(guò)程中，工作人員通常需要耗費(fèi)較多的時(shí)間，才能將準(zhǔn)確的檔案資料提供給所需的使用者，而一般情況下，若等待的時(shí)間較長(zhǎng)，則直接帶來(lái)的影響程度不會(huì)很高，但若實(shí)際情況較為緊急，未能及時(shí)地找到檔案資料，對(duì)單位的正常使用造成影響，很可能會(huì)使得檔案使用者的重要工作難以在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，從而使得事業(yè)單位承受一定的損失與負(fù)面影響。

1.4 檔案資源難以實(shí)現(xiàn)共享

影響檔案管理工作效率的主要包括兩方面因素，一是時(shí)間，二是空間，以往的檔案管理模式在資源共享方面體現(xiàn)出了較為嚴(yán)重的短板，一般情況下，檔案資料的使用范圍也受到了一定限制，如對(duì)于大部分的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，僅僅能在內(nèi)部環(huán)境內(nèi)使用等，這說(shuō)明無(wú)法共享是檔案資源管理面臨的重點(diǎn)問題。

2 信息管理化的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)

2.1 提高工作效率

面對(duì)傳統(tǒng)事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的諸多問題與不足，信息管理化建設(shè)可以有效地解決這一問題。例如在檔案管理人員的日常工作中，若想隨時(shí)隨地地查找并查閱一份資料檔案，完全不需再耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力等逐一翻閱檔案室內(nèi)現(xiàn)有的所有文件，按部就班地搜尋自己所需的檔案，只需借助于信息管理系統(tǒng)，以將要查找的檔案資料為基準(zhǔn)，將其標(biāo)題或內(nèi)部含有的關(guān)鍵詞等輸入到計(jì)算機(jī)中，這樣系統(tǒng)便可以自行幫助其搜集并查找到具體的資料信息（如圖1）[1]，準(zhǔn)確地提供給工作人員，檔案信息管理化的實(shí)行不僅將人工查閱所需的時(shí)間大幅縮短，還能保證檔案查詢的精確度與及時(shí)性。

除此以外，要想對(duì)檔案文件進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔與整理，還可以使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在完成所有檔案資料的掃描作業(yè)后，再將相關(guān)信息輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)即可，這樣將文件分類的工作交給計(jì)算機(jī)處理，并做好歸檔工作，這樣工作人員的管理效率也會(huì)大幅提升，有效地避免出現(xiàn)遺漏與差錯(cuò)等問題，在一定程度上降低錯(cuò)誤率。

2.2 充分利用檔案

充分利用現(xiàn)有的檔案資料也是信息管理化的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，對(duì)于檔案的使用人員來(lái)說(shuō)，不需要再親自到單位內(nèi)的檔案管理，在工作人員的協(xié)助下手動(dòng)翻找數(shù)學(xué)的檔案資料，在計(jì)算機(jī)的信息管理系統(tǒng)上，可以將向?qū)ｉT的管理人員直接發(fā)送所需檔案的詳細(xì)信息，便可以在短時(shí)間內(nèi)獲取文件，這樣的作業(yè)方式有效地提高了事業(yè)單位內(nèi)檔案資料的實(shí)際利用率，為開展其他多元化的業(yè)務(wù)提供了較大便利（如圖2）[2]。

2.3 實(shí)現(xiàn)資源共享

資源共享的實(shí)現(xiàn)在以往單一化檔案管理模式下是較為困難的，在大部分事業(yè)單位的檔案庫(kù)中，均存放著許多未能被充分利用的檔案資料。將信息管理化的技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理工作中，能夠有效轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式下的案卷式、單途徑等外部特征，構(gòu)建出的現(xiàn)代化檔案管理模式是具有規(guī)范體系管理、文件級(jí)與內(nèi)部特征特點(diǎn)的，除此以外，互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)平臺(tái)的搭建逐漸形成了網(wǎng)狀的連接脈絡(luò)（如圖3）[3]，實(shí)現(xiàn)了與其他檔案管理系統(tǒng)的緊密互聯(lián)，因此對(duì)于不同的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，可以在第一時(shí)間內(nèi)共享獲取的檔案資源，彼此之間也可以互相交流各自的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)獲得的或?qū)W習(xí)到的工作教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，達(dá)到共同進(jìn)步的目的。

3 信息化管理策略

3.1 制定規(guī)范化、信息化管理方案

事業(yè)單位在開展檔案資料的采集與管理工作時(shí)，應(yīng)從以下幾個(gè)環(huán)節(jié)入手：（1）在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上，直接完成紙質(zhì)文件的掃描、錄入與上傳等工作內(nèi)容，達(dá)到一體化的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。（2）將批量化的新建檔案條目建立在計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)中，確保其繼承屬性能夠一一對(duì)應(yīng)。（3）在將案卷目錄、檔案的卷內(nèi)目錄予以統(tǒng)一的批量化導(dǎo)入時(shí)，可以借助于EXCEL等軟件，促進(jìn)檔案錄入工作的便捷化與簡(jiǎn)單化發(fā)展。要想采用集中式的方法歸檔處理所有需要?dú)w檔的檔案文件，可以優(yōu)先考慮選擇并使用專門的歸檔編輯工具，達(dá)到規(guī)范化操作的目的。（4）要想將文件檔案等按照職能分類進(jìn)行歸檔，也可以采用流程化的歸檔方式，以案卷級(jí)為標(biāo)準(zhǔn)，將管理人員的工作量適當(dāng)減輕，為事業(yè)單位檔案與文件資料保存、管理的完整性提供基本保障[4]。

與此同時(shí)，在檔案的積累與存儲(chǔ)階段，還可以采用全宗管理方法，其具有分布式的特點(diǎn)，在各全宗管理模式中，每一宗是相對(duì)獨(dú)立的，但也可以互通與互聯(lián)，對(duì)于檔案的管理人員來(lái)說(shuō)，可以將文件資料的分類等予以自由化配置，并依照自己的想法將為信息賦予特殊的屬性標(biāo)記，這樣的工作模式能夠有效滿足不同部門、不同門類檔案資料的個(gè)性化管理需求。既可以依照一定的專門標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)編號(hào)所有的檔案資料，也可以采取注冊(cè)、標(biāo)記與注銷等一系列操作，在完成檔案的注冊(cè)作業(yè)后，用于歸檔的編號(hào)也會(huì)由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)生成，并對(duì)檔案包內(nèi)的文件數(shù)、頁(yè)數(shù)等進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)。若需要處理過(guò)期檔案，也可以通過(guò)信息管理系統(tǒng)等進(jìn)行快速查詢，并采取注銷或刪除處理等，相應(yīng)的記錄注銷操作的清冊(cè)也會(huì)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)地打印出來(lái)，這說(shuō)明在存儲(chǔ)數(shù)字化檔案方面，檔案信息管理化是支持注銷等操作的[5]。

3.2 完善信息化管理制度

對(duì)于現(xiàn)代的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，應(yīng)重視到對(duì)檔案管理制度加以完善的重要性，加快建立健全的制度條例，為進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。與此同時(shí)，在事業(yè)單位的檔案管理方面，國(guó)家有關(guān)部門出臺(tái)了相應(yīng)的檔案法與管理?xiàng)l例等，其強(qiáng)調(diào)單位應(yīng)對(duì)管理工作的考核模式與處理辦法等予以優(yōu)化設(shè)計(jì)，確保檔案管理的合理性與有效性，推動(dòng)管檔工作的法治化發(fā)展。除此以外，對(duì)于檔案管理的專業(yè)人員來(lái)說(shuō)，也應(yīng)對(duì)單位內(nèi)相關(guān)管理制度與規(guī)范條例等予以正確認(rèn)識(shí)，對(duì)自身的行為等予以約束，在最大程度上發(fā)揮管理制度的制約作用與監(jiān)督力量，保障現(xiàn)代化檔案管理工作的規(guī)范化、有序化發(fā)展。

3.3 加快培養(yǎng)高素質(zhì)管理人才

人才培養(yǎng)是事業(yè)單位檔案管理工作不可忽視的重要環(huán)節(jié)，要構(gòu)建高效的信息化檔案管理體系，還需積極樹立先進(jìn)的管理思想，革新管理工作理念，引入優(yōu)秀的、專業(yè)的管理人才，并在單位內(nèi)組織一個(gè)高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。對(duì)于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層來(lái)說(shuō)，應(yīng)首先從自身做起，打破傳統(tǒng)管理觀念的束縛，加大在人才培養(yǎng)方面的投入力度。

4 結(jié)束語(yǔ)

科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展為檔案管理工作注入了全新的發(fā)展動(dòng)力，事業(yè)單位應(yīng)加快對(duì)信息管理化系統(tǒng)的引入與應(yīng)用，有效解決傳統(tǒng)管理模式中存在的問題，推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[5]張小靜.讓檔案創(chuàng)造更多價(jià)值——檔案信息化管理分析[J].城建檔案，2019（09）：22-23.