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        淺析體校檔案管理中存在的問題及對策

        2020-12-15 06:58:15郭兆文
        卷宗 2020年25期
        關(guān)鍵詞:體校問題及對策檔案管理

        摘 要:體育運動學校承擔著為國家培養(yǎng)和輸送高水平體育后備人才的職責。體校的各類檔案既記載著立德樹人的全流程,又見證著學校黨建、組織人事、行政辦公的全過程。利用好體校的檔案資源不但是貫徹落實國家檔案事業(yè)發(fā)展有關(guān)規(guī)劃的題中之義,更是體育人踐行初心使命、推進體育強國建設(shè)的職責所在。然而現(xiàn)階段,一些體校只重視大賽成績而忽略了檔案的作用,造成相關(guān)工作的滯后,因此本文將以體校檔案管理中存在的問題為切入點,探討其解決對策,以期為體育事業(yè)發(fā)展注入新動能。

        關(guān)鍵詞:體校;檔案管理;問題及對策

        DOI:10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.060

        1 體育運動學校檔案管理的主要內(nèi)容

        檔案記載著一個單位的發(fā)展歷程。在體校形成的檔案,從內(nèi)容劃分,可分為行政辦公檔案、會計檔案、訓練部門檔案、文化教學部門檔案、基建檔案。其中行政辦公檔案又可從黨建、組織人事、會議記錄、上下級行文等方面細分;會計檔案包括銀行對賬單、本單位預決算、財政部門批文、憑證等內(nèi)容;訓練部門檔案可分為運動員技術(shù)檔案、大賽成績、秩序冊、大綱測試資料等內(nèi)容;文化教學部門檔案主要是教學計劃、成績單、新生入學登記冊、畢業(yè)生登記冊等;基建檔案主要是建設(shè)或加固學校教學樓、訓練館形成的系列批文、圖紙等資料。從檔案的載體劃分,主要有文書、實物(賽事獎杯獎牌)、照片、錄像等檔案??傊w校檔案管理的范疇廣,體量大,紛繁龐雜。在信息時代背景下,利用好體校的檔案資源對推進競技體育發(fā)展具有重要意義。

        2 體校檔案管理中存在的問題

        2.1 檔案管理機制不健全

        一是領(lǐng)導重視程度不夠。體校的主要任務(wù)是培養(yǎng)和輸送優(yōu)秀運動員,在績效考核制度中,領(lǐng)導人員為達成一定的政績,過分側(cè)重競技成績,忽略了檔案管理,很少專題研究部署檔案工作,配套資金設(shè)備難保障,雖然在一些體校也建立了檔案管理領(lǐng)導小組,但實際上形同虛設(shè)。二是與上級檔案管理部門關(guān)系不暢。以地市級的中等體育運動學校為例,在體教結(jié)合的辦學模式下,體育局、教育局都會對體校的檔案工作予以評估,檔案局、市政府的檔案管理科常會對體校檔案工作提出要求,如此便導致了體校檔案工作出現(xiàn)了多頭管理、政出多門的情況,最終致使工作不能有效開展。

        2.2 專業(yè)人才隊伍建設(shè)滯后

        一是體校檔案專業(yè)人員招聘不足。體校多為當?shù)伢w育局直屬的事業(yè)單位,在人員招聘中多以上級要求為準,在專業(yè)教練員選聘、文化課教師、行政人員上的招聘較多,招聘專業(yè)為運動訓練、相應(yīng)文化課科目以及中文、會計等熱門專業(yè),很少招聘檔案學專業(yè)人員,現(xiàn)有檔案人員多為辦公室行政人員兼職。二是人員培訓機會少,專業(yè)知識匱乏。體校的檔案工作被邊緣化且上級管理混亂,參與上級培訓的機會不多,導致專業(yè)知識陳舊,實踐操作性與檔案工作先進部門差距較大。

        三是專業(yè)人員流動性大。體校的檔案管理人員多為辦公室人員兼職,或為見習大學生,或為臨時幫忙的教師、教練員,缺少專人負責,當人員被提拔、借調(diào)或是辭退時,相關(guān)工作便無人接手,出現(xiàn)工作銜接不當、歸檔不及時的現(xiàn)象,甚至會造成文件丟失。

        2.3 檔案管理方法陳舊

        一是數(shù)字化程度較低。目前,在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下,大數(shù)據(jù)、云計算越來越深入到工作的方方面面,很多工作都利用新技術(shù)予以開展,但大部分體校的歸檔記錄還是依靠人力手抄謄寫,在查檔借閱時還是依靠人工完成,其他工作單位與體校檔案網(wǎng)絡(luò)的建立尚未實現(xiàn),嚴重制約了工作效率的提高及檔案資源的利用。二是設(shè)施設(shè)備落后。體校檔案的保存方式上多為文書檔案,雖利用計算機編輯保存檔案條目,但一些體校缺少大型快速高分辨率掃描儀,致使檔案無法及時保存清晰的掃描件;而缺少除濕機、空調(diào)等設(shè)備,使得文書檔案在防潮防蟲上遠沒達到規(guī)定的保存條件。

        3 體校檔案管理存在問題的應(yīng)對策略

        3.1 建立健全檔案管理工作運行機制

        要從制度層面完善體校檔案管理工作的具體開展實施,建章立制,參照上級文件精神,對比參考各類學校、行業(yè)先進典型,制定符合體校特色的檔案管理規(guī)章制度,從立卷、歸檔、查看、借閱等方面做出具體要求,專人專管,細化任務(wù)目標,嚴格責任分工,設(shè)立臺賬,督導落實。從學校領(lǐng)導層面,要提高認識,每年定期召開專題會議,研究部署下一年度檔案工作計劃,聽取上一年度檔案歸檔工作進展情況,適當采納檔案管理負責人對檔案工作的意見建議,在學校財政撥款中預留專項資金,切實解決學校檔案工作瓶頸。要暢通與檔案管理部門之間關(guān)系,加強與檔案部門的溝通協(xié)調(diào),適時召開市政府檔案行政管理科、檔案局、教育局、體育局聯(lián)席會議,捋順各部門關(guān)系。

        3.2 加強檔案專業(yè)技術(shù)人才隊伍建設(shè)

        建設(shè)一支業(yè)務(wù)精湛、作風優(yōu)良的檔案人才隊伍是推進體校檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點。要從源頭破解人才匱乏窘境,利用每年的事業(yè)單位招聘,為體校檔案管理工作補充專業(yè)的新生力量;注重檔案專業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓,采用“新老結(jié)合”模式,發(fā)揮業(yè)務(wù)骨干的“傳幫帶”作用,幫助新人快速熟悉工作內(nèi)容,并做好工作的有效對接;采用“引進來”和“走出去”相結(jié)合的模式,積極聘請校外行業(yè)專家、同類學校先進工作者來校交流經(jīng)驗,舉辦專題講座,同時鼓勵支持學校檔案管理人員赴校外參加培訓學習,加強計算機、電子檔案、數(shù)字化等知識的學習,為檔案工作的精細化管理夯實理論基礎(chǔ)。

        3.3 推進檔案管理方式改革創(chuàng)新

        體校的檔案管理工作要改變工作思路,積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),實現(xiàn)“數(shù)字化革命”。抽調(diào)學校的計算機專業(yè)教師,或是采取政府購買服務(wù)的方式,聘請數(shù)據(jù)公司建立檔案數(shù)據(jù)庫,檔案的入庫、掃描、查閱實現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)多部門、實時共享,提高體育檔案服務(wù)為民的效率;要形成工作專班,加強檔案專業(yè)人員與教練員、文化課教師的溝通協(xié)調(diào),教練員提供運動員的大綱測試、大賽成績數(shù)據(jù),及時補充到數(shù)據(jù)庫中,并與省市運動員管理系統(tǒng)實現(xiàn)共享,教師則提供運動員文化課成績,實時報送,實現(xiàn)運動員學習、訓練成績隨時可查,上級體育部門可調(diào)閱;學校紀檢監(jiān)察部門負責對檔案數(shù)據(jù)更新、后臺監(jiān)控維護、隱私保護全程監(jiān)督,確保信息安全。要實現(xiàn)設(shè)備更新,采買先進的高分辨率的快速掃描儀,提高數(shù)字檔案入檔效率,配齊配強空調(diào)、除濕機,更換檔案柜、儲藏柜,確保文書檔案的安全存放。

        4 結(jié)語

        綜上所述,無論是日常管理還是評估、巡察工作,檔案管理在體校的發(fā)展建設(shè)中的作用不可或缺。然而,當前體校檔案管理工作中暴露出來的問題,也要求領(lǐng)導層面亟需對標對表體育強國建設(shè)以及中央有關(guān)要求,加大專項資金、設(shè)備保障力度,建設(shè)一支專業(yè)素質(zhì)良好、踏實肯干、愛崗敬業(yè)的管理隊伍,圍繞檔案工作,服務(wù)競技體育發(fā)展,不斷提高體校檔案管理的精細化、信息化、數(shù)字化水平。

        參考文獻

        [1]武愛心.對建立體校運動員檔案的研究[J].蘭臺世界,2013(S3):47-48.

        [2]李永艷.體校檔案管理現(xiàn)狀及對策分析[J].蘭臺內(nèi)外,2019(18):72-73+34.

        [3]紀玉杰.淺談提高體校檔案干部的業(yè)績素質(zhì)[J].赤子(上中旬),2015(14):134.

        作者簡介

        郭兆文(1991-),男,漢族,河北滄州人,滄州體育運動學校,初級職稱(助理館員),碩士學位,研究方向:檔案管理。

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