張晏榕

摘 要：進(jìn)入新時(shí)期以來(lái)，信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用加快了我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的變革。同樣作為我國(guó)事業(yè)單位重要工作環(huán)節(jié)的檔案管理工作也需朝著數(shù)字化、智能化發(fā)展，不斷提高其在民生安定、國(guó)家結(jié)構(gòu)優(yōu)化等方面發(fā)揮的重要作用。本文以新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀著手，在分析了事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革必要性的基礎(chǔ)上，探討了其創(chuàng)新與改革的具體措施。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新與改革

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.047

事業(yè)單位的檔案是真實(shí)記錄和反映事業(yè)單位歷史發(fā)展，現(xiàn)實(shí)情況的重要信息資源，也是事業(yè)單位十分重要的無(wú)形資產(chǎn)。新時(shí)期下，伴隨信息技術(shù)的不斷普及與應(yīng)用，過去以手工管理的體系早已無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，想要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的高效，提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，就必須要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革。

1 新時(shí)期下事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 事業(yè)單位人才流動(dòng)頻繁

新時(shí)期下的事業(yè)單位通過體制深化改革，加速了人才流動(dòng)，新老員工的交替、上崗離職現(xiàn)象是很普遍的。人才流動(dòng)頻繁反映的是基層事業(yè)單位人少事多的現(xiàn)象，常常出現(xiàn)一人同時(shí)勝任多個(gè)崗位工作的情況。而對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)說(shuō)，由于頻繁的人員流動(dòng)和人少事多，大部分檔案工作都為兼職管理，因此很難抽取多余的精力和時(shí)間做好檔案管理工作。加之，在信息檔案管理技術(shù)的普及與應(yīng)用下，檔案管理新技術(shù)雖得到了應(yīng)用，但卻因基層事業(yè)單位檔案管理人員的缺乏，存在無(wú)人參與新技術(shù)培訓(xùn)，無(wú)人會(huì)用的情況。

1.2 檔案使用多樣

無(wú)論是在人才招聘的公務(wù)員考試、事業(yè)單位考試，還是在人事考核的崗位測(cè)評(píng)上，以及其他的人才培養(yǎng)、在崗培訓(xùn)等工作上，都離不開檔案管理工作的支持。在“以人為本”的新時(shí)期下，要求加快檔案管理資源的改進(jìn)，確保人民群眾的檔案資源得到全面完善，也就是說(shuō)在今后的事業(yè)單位檔案管理中涉及人民群眾的檔案會(huì)越來(lái)越多，有的檔案還會(huì)涉及國(guó)家社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，甚至部分檔案還被選進(jìn)國(guó)家基本檔案目錄，可見檔案管理工作的重要性不言而喻。但從當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理來(lái)看，檔案資源管理體系仍不完善，突出表現(xiàn)在檔案利用不高，檔案服務(wù)不完善兩方面。同時(shí)，部分事業(yè)單位的檔案管理仍停留在原始資料的提供利用上，這與當(dāng)前我國(guó)社會(huì)發(fā)展所提供的服務(wù)模式并不相符，較為落后，使得事業(yè)單位存在檔案利用率不高，利用延誤的問題。

1.3 大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)了挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息成為非常重要的社會(huì)資源，而隨著信息技術(shù)的發(fā)展近年來(lái)事業(yè)單位也產(chǎn)生了大量數(shù)據(jù)信息，相對(duì)于過去用筆記錄的紙質(zhì)文件，這些數(shù)據(jù)信息的歸檔與管理成為事業(yè)單位檔案管理的巨大難題。普遍來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理人員通常會(huì)將這些數(shù)據(jù)信息保存在事業(yè)單位電腦或數(shù)據(jù)庫(kù)中，但在歸檔時(shí)卻未嚴(yán)格按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》執(zhí)行，造成了大量電子文件長(zhǎng)期未歸檔的現(xiàn)象，增加了這些電子文件缺失、遺漏的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，這些增加的工作和風(fēng)險(xiǎn)也對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作效率的提高提出了更高要求。

2 新時(shí)期下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的必要性

加快事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作水平、工作效率的提升有著重要的推動(dòng)作用，同時(shí)也是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。新時(shí)期信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展及應(yīng)用一方面提高了事業(yè)單位管理工作的便捷性，使檔案管理工作能及時(shí)、快速、高效的與事業(yè)單位其他部門進(jìn)行溝通，促進(jìn)檔案管理工作水平的提高;另一方面檔案管理信息化、智能化的發(fā)展進(jìn)一步降低了檔案管理工作的投入成本，提高了檔案管理工作的效率。因而，加快事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革不僅是我國(guó)事業(yè)單位體制變革的需要，更是落實(shí)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制變革的重要體現(xiàn)。當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)正處于深化改革發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，想要平穩(wěn)的實(shí)施事業(yè)單位體制變革就不得不依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，在事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建先進(jìn)的信息智能化工作平臺(tái)和工作系統(tǒng)，確保事業(yè)單位工作的智能化發(fā)展，尤其是檔案管理工作的智能化發(fā)展。此外，加快事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革是檔案管理工作的需要。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作，多依靠人工手動(dòng)操作，無(wú)論是信息的搜集、整理，還是信息的查找、利用上都耗時(shí)耗力，甚至還會(huì)因人為因素出現(xiàn)較大的失誤。而信息化管理技術(shù)的引入與應(yīng)用將很好地解決這一問題，不僅釋放了大量管理人員，而且還方便了檔案管理工作，同時(shí)也很好地減少了人為失誤。

3 新時(shí)期下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革措施

3.1 利用信息管理技術(shù)，擴(kuò)展服務(wù)內(nèi)容

信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，積極利用好信息管理技術(shù)，不斷創(chuàng)新并完善檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)信息化管理。具體來(lái)說(shuō)，首先，作為事業(yè)單位管理人員要結(jié)合本單位的具體情況進(jìn)而制定本單位檔案服務(wù)模式和服務(wù)具體內(nèi)容，從而根據(jù)服務(wù)模式和服務(wù)內(nèi)容具體規(guī)劃出各階段的管理步驟、管理方法等;其次，可充分利用政府網(wǎng)站，將事業(yè)單位檔案管理放到網(wǎng)站中，方便群眾對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，且將檔案辦理放到網(wǎng)站中，也有效的方便群眾查詢、填報(bào)等相關(guān)需求，為群眾提供更方便、高效的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享;最后，建立并完善檔案數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)，搭建數(shù)字化管理內(nèi)網(wǎng)，將檔案管理工作移到內(nèi)網(wǎng)管理中，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔的前端管理和控制，更好地完成對(duì)電子文件這類檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲(chǔ)和共享。

3.2 完善檔案管理機(jī)制，提高信息利用率

事業(yè)單位檔案管理機(jī)制的完善一定要將事業(yè)單位的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展放在首位，并要始終以維護(hù)人民群眾的利益為主，因此在管理制度的完善上應(yīng)堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展變革。同時(shí)，檔案管理機(jī)制的完善還需具備高效性以及機(jī)動(dòng)靈活的特征，要根據(jù)檔案管理實(shí)際工作的變化不斷調(diào)整創(chuàng)新方向、服務(wù)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)制的不斷完善。且在檔案管理工作中，人是重要的因素，因而檔案管理機(jī)制也要充分考慮到檔案管理人員的利益，以提高檔案管理人員的工作積極性。此外，檔案管理工作的安全問題也十分重要，安全問題包括物理安全、系統(tǒng)安全以及信息安全，管理機(jī)制的建立與完善要精準(zhǔn)覆蓋管理工作的每一個(gè)地方，每一個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)內(nèi)容，通過建立與之配套，完善的安全管理措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的高效、安全管理。

3.3 提高管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)水平

作為事業(yè)單位檔案管理機(jī)制創(chuàng)新和改革的主體，檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理水平的高低。因此，事業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)高素質(zhì)管理人才，通過拓展人才引進(jìn)渠道，完善人才引進(jìn)政策，實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的整體提升。同時(shí)，除了人才的引進(jìn)外，事業(yè)單位還要加強(qiáng)對(duì)在崗人員的培訓(xùn)，通過組織定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)、到外考察等，使檔案管理人員學(xué)習(xí)更多、更先進(jìn)的管理理念與技術(shù)，不斷提升自身的水平與能力。此外，還要加強(qiáng)各事業(yè)單位間的內(nèi)部交流與學(xué)習(xí)，探索好的管理經(jīng)驗(yàn)，共同學(xué)習(xí)汲取，促使事業(yè)單位檔案管理工作的不斷提高。

4 結(jié)束語(yǔ)

作為事業(yè)單位的重要工作基礎(chǔ)，對(duì)檔案進(jìn)行有效記錄和管理是確保事業(yè)單位有條不紊開展工作的關(guān)鍵，也是為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的保障。面對(duì)信息技術(shù)不斷發(fā)展和應(yīng)用的新時(shí)期，加快對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新和服務(wù)的改革，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作水平的提高，服務(wù)水平的提升具有重要的促進(jìn)意義。為此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理的信息化發(fā)展，不斷提高檔案管理工作的數(shù)字化、智能化管理水平。

參考文獻(xiàn)

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