陳勝 丁琨

伴隨著信息化技術(shù)以及時代環(huán)境的不斷改變，可以將不同的檔案數(shù)據(jù)合理分組、合理儲存，在這一基礎(chǔ)上，就必然需要及時建立、應(yīng)用并不斷完善信息化管理系統(tǒng)，從而提高整個管理效率。在具體系統(tǒng)建設(shè)期間，需要從下面幾點著手：

1.提升信息化管理意識。辦公室檔案管理工作的建設(shè)需要構(gòu)建一個全新的管理意識，及時突破傳統(tǒng)管理意識當(dāng)中的各種缺陷。強(qiáng)化檔案管理的整體水平，加大管理資金的投入。檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)期間，需要許多的設(shè)備、資金以及人力資源，此時需要做好資金方面的供應(yīng)，不同的檔案系統(tǒng)需要做好針對性的系統(tǒng)建設(shè)，對于事業(yè)單位而言，需要做好檔案管理、檔案采集、網(wǎng)上查閱三個系統(tǒng)的建設(shè)，并針對不同的管理需求、職責(zé)，做好材料的收集、鑒別以及整理、儲存，同時根據(jù)實際需求做好業(yè)務(wù)模塊的建設(shè)，如系統(tǒng)維護(hù)與業(yè)務(wù)管理。

2.提升管理效率。在提供資金與基礎(chǔ)技術(shù)支持的同時，需要按照檔案管理的需求做好管理工作的合理落實。一方面，根據(jù)實際需求做好人事方面的調(diào)動以及資金方面的調(diào)整，從而提高管理的整體效率;另一方面，需要采取更加科學(xué)合理的方式落實管理工作，例如針對信息化系統(tǒng)做好管理體系的調(diào)整，從而提高管理的綜合效率。

3.完善管理制度體系。按照檔案管理工作的特殊性以及重要性，需要細(xì)化管理制度。首先，需要根據(jù)檔案管理工作人員的管理工作經(jīng)驗采集相關(guān)的建議，積極聽取建議以及管理中的實踐性問題，從而針對性補充與完善管理規(guī)章制度。其次，需要從管理工作中不斷探索與完善，確保管理規(guī)章體系的基礎(chǔ)完整，從而推動辦公室的檔案管理效率。最后，建設(shè)意見反饋機(jī)制。檔案管理的完善期間需要進(jìn)一步改進(jìn)與完善管理制度，并構(gòu)建管理工作意見的反饋機(jī)制，按照管理中提出的意見提出改進(jìn)策略，并由管理人員進(jìn)行評價，通過后實施。

4.強(qiáng)化管理人員素質(zhì)。導(dǎo)致檔案管理工作效率較低的原因非常多，普遍在于兩個方面：一方面，是外部環(huán)境、工作人員的素質(zhì)以及設(shè)備工具、監(jiān)督機(jī)制等方面，其中最為突出的便是人員方面的素質(zhì)問題，對于辦公室檔案管理工作而言，因為工作本身屬于一個高專業(yè)性的工作，再加上信息化設(shè)備的使用，需要以固定的計劃實現(xiàn)對工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，同時還需要提高對職業(yè)道德的培訓(xùn)，并適當(dāng)進(jìn)行考核，實現(xiàn)激勵作用;另一方面，需要激發(fā)積極性。針對辦公室檔案管理工作人員需要做好相應(yīng)的激勵，在技術(shù)、思想等方面提供培訓(xùn)的同時，需要高度重視激勵政策的宣傳與落實，提高工作人員工作積極性以及能力提升的主動性。