王麗

[提要] 隨著信息技術(shù)的大力發(fā)展，電子化、智能化日漸普及，財務(wù)無紙化也將成為會計信息化發(fā)展的必然趨勢。本文基于財務(wù)無紙化發(fā)展背景，分析其發(fā)展過程中面臨的機遇與挑戰(zhàn)，并提出推動未來財務(wù)無紙化發(fā)展的一些建議，以期更好地促進財務(wù)無紙化與會計信息化的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：財務(wù)無紙化;會計檔案管理;機遇與挑戰(zhàn);發(fā)展建議

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A

收錄日期：2020年8月20日

一、財務(wù)無紙化發(fā)展背景

（一）“大智移云物區(qū)”等信息技術(shù)的發(fā)展使財務(wù)無紙化成為可能。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)的不斷更迭推新，傳統(tǒng)的財務(wù)管理也逐漸向電子化、智能化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型。隨之而來的便是企業(yè)財務(wù)管理工作的低成本、高效率。各種ERP軟件逐漸出現(xiàn)在大眾視野，被廣為應(yīng)用，電子合同、電子憑證、電子發(fā)票等的相繼出現(xiàn)也逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，成為企業(yè)財務(wù)管理的主要方式。這些悄然興起的變化成為推動傳統(tǒng)紙質(zhì)化財務(wù)管理向財務(wù)無紙化管理時代邁進的重要推動力。

（二）國家政策的驅(qū)動。會計檔案電子化管理作為財務(wù)無紙化信息建設(shè)最后的保障，自2012年以來就受到政府等有關(guān)部門的大力推廣，相繼出臺了一系列的法律法規(guī)為其推進提供政策支撐和指引。2012年，國家檔案局會同財政部展開企業(yè)電子會計檔案管理試點工作。2013年，財政部發(fā)布了《企業(yè)會計信息化規(guī)范》（財會[2013]20號），明確會計資料在相關(guān)條件下可進行無紙化管理，會計軟件應(yīng)具備會計資料歸檔功能。2015年12月，財政部與國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《會計檔案管理辦法》，明確規(guī)定會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔等均可進行電子化管理。2019年，國家檔案局與財政部、國家稅務(wù)總局聯(lián)合開展電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔管理試點。2020年3月，財政部與國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，明確提出企業(yè)可以僅使用電子會計憑證進行報銷、入賬、歸檔，不需要打印保存紙質(zhì)單據(jù)。

（三）當前會計檔案管理現(xiàn)狀。無論是信息技術(shù)的推動，亦或是相關(guān)政策的驅(qū)動，毫無疑問，電子化檔案管理將成為未來會計信息化發(fā)展的必然趨勢。尤其是在新冠肺炎疫情期間，“非接觸式”工作模式使得電子化管理的重要性更為凸顯。然而，在當前環(huán)境下，雖然已有單位涉及電子憑證，但大多數(shù)企業(yè)并未實現(xiàn)真正意義上的電子化管理，也不能夠脫離傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理。這就導(dǎo)致當前會計檔案管理工作主要存在以下幾個方面的弊端：一是數(shù)據(jù)的搜集整理成本高，現(xiàn)階段部分業(yè)務(wù)仍需要通過紙質(zhì)化管理，這就需要人工來提取信息，且信息讀取困難，客觀上會造成系統(tǒng)割裂和數(shù)據(jù)隔離，而且電子化憑證、發(fā)票等仍需要手動打印出來，并進行整理、裝訂進行保管;此外，財務(wù)賬表歸檔裝訂復(fù)雜，且需要重復(fù)進行檔案錄入的操作，不僅耗時較長，而且容易出錯，人工成本花費也較大。二是查閱不便且使用效率低，紙質(zhì)化的會計檔案實物較為分散，實物憑證與業(yè)務(wù)分散，無法智能搜索、準確查找，這加大了需要審閱的工作人員的工作量;且查閱過程較為繁瑣，需登錄到不同系統(tǒng)才能查閱原始單據(jù)、附件、紙質(zhì)憑證;除此之外，關(guān)于檔案的統(tǒng)計也比較困難，檔案借出狀態(tài)也無法準確及時掌握，一方面加大了檔案丟失的可能性;另一方面也限制了使用人數(shù)，無法實現(xiàn)多人同時借閱，傳閱性低，進而在某種程度上降低了其使用效率，不利于企業(yè)內(nèi)部信息的快速傳遞。三是檔案存放管理安全性低，對于紙質(zhì)化會計檔案的存放需要占用一定的未知空間，且需要檔案人員專人管理;在檔案管理的過程中可能會受到環(huán)境因素、年代久遠或保管不善等影響，導(dǎo)致不同程度的損壞或丟失，給企業(yè)帶來一定的價值損失。

無紙化會計檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案最本質(zhì)的區(qū)別在于載體，它不同于傳統(tǒng)以紙質(zhì)為介質(zhì)記錄會計數(shù)據(jù)的方式，而是以計算機為載體，對會計數(shù)據(jù)和信息進行收集、整合、處理，并以電子數(shù)據(jù)的形式存儲于磁性介質(zhì)上。相對而言，電子化會計檔案管理相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)化的會計檔案管理存在一定優(yōu)勢：（1）提高財務(wù)管理效率。一方面從企業(yè)內(nèi)部管理來說，電子化管理擺脫了傳統(tǒng)手工整理的過程，大大降低了企業(yè)的人工成本，同時也提高了企業(yè)財務(wù)管理工作效率;另一方面從外部信息使用者的角度來分析，無紙化會計檔案管理能夠以更高效便捷的方式及時準確地為其提供企業(yè)未來發(fā)展狀況及趨勢的相關(guān)信息，滿足傳統(tǒng)方式所難以滿足的信息需求。（2）減少存儲空間，凸顯環(huán)保理念。關(guān)于會計檔案的保管，相關(guān)政策規(guī)章都做出了嚴格要求。傳統(tǒng)紙質(zhì)方式下，企業(yè)的相關(guān)人員需要將會計憑證等打印然后進行裝訂成冊進行保管，這對于大型企業(yè)來說無疑需要很大的空間來承載，而無紙化的會計檔案，只需要以電子數(shù)據(jù)的形式儲存在容量足夠的磁性介質(zhì)中，為企業(yè)節(jié)省了存儲的空間，減少管理成本。除此之外，傳統(tǒng)打印需要的紙張對環(huán)境保護也產(chǎn)生了一定的壓力，而無紙化明顯節(jié)約了紙張，一定程度上有助于環(huán)境保護。

二、當前財務(wù)無紙化發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)

（一）財務(wù)無紙化給企業(yè)帶來的機遇與挑戰(zhàn)。對于企業(yè)而言，財務(wù)無紙化是企業(yè)加快會計信息化進程的重要推動力，是企業(yè)徹底擺脫傳統(tǒng)手工模式，提升企業(yè)運行效率的重要手段。這對于企業(yè)適應(yīng)未來數(shù)字化、技術(shù)化發(fā)展無疑是一種強有力的手段。然而，可以預(yù)見的是，隨著工作效率的提升和業(yè)務(wù)規(guī)模的擴大，企業(yè)的會計檔案管理工作也面臨新的挑戰(zhàn)。

1、企業(yè)面臨管理對象及方式的變革。從傳統(tǒng)紙質(zhì)化會計檔案管理到無紙化的電子檔案管理，管理對象方法其實發(fā)生了本質(zhì)的變化。傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理的對象是紙質(zhì)化的會計憑證，而電子化時代，我們面臨的工作與挑戰(zhàn)不再是紙質(zhì)化的會計憑證，而是如何利用計算機存儲技術(shù)將我們收到的電子發(fā)票等存儲以及將原始材料與業(yè)務(wù)憑證關(guān)聯(lián)起來，這就需要管理方式和對象的顛覆性變革，也就對企業(yè)的管理信息系統(tǒng)、管理方式提出了進一步的要求。

2、企業(yè)面臨財會管理人員的變革。無紙化的電子檔案管理方式改變了傳統(tǒng)會計檔案管理方式，對企業(yè)財會人員原有的知識和能力也產(chǎn)生了一定的沖擊。一方面受到原有會計知識和傳統(tǒng)觀念的制約，企業(yè)財會人員難以擺脫紙質(zhì)化的檔案管理和信息傳遞;另一方面原有的知識已不能滿足適應(yīng)新鮮事物的發(fā)展，財會人員受制于傳統(tǒng)單一會計知識，缺乏計算機、大數(shù)據(jù)等相關(guān)知識技術(shù)，難以很好地操作電子化模式管理。

（二）財務(wù)無紙化給軟件服務(wù)商帶來的機遇與挑戰(zhàn)。這里的軟件服務(wù)商包括兩大類：財稅類軟件服務(wù)商和檔案軟件服務(wù)商。無論是對于哪種軟件服務(wù)商而言，這都是其行業(yè)快速發(fā)展的又一契機。對于財稅類軟件服務(wù)商而言，財務(wù)軟件屬于高度市場化的企業(yè)管理軟件，在電子會計憑證電子入賬新規(guī)的支持下，財務(wù)軟件的服務(wù)商可謂是率先做出升級響應(yīng)的先頭部隊。對于檔案軟件服務(wù)商而言，在電子化檔案管理時代，用戶將不得不通過選購檔案信息化管理系統(tǒng)，來對電子形式的檔案進行歸檔保存及利用。然而，在電子化管理的時代，對軟件服務(wù)商也提出了更高的要求來適應(yīng)信息化發(fā)展。

1、對財稅類軟件服務(wù)商提出的高要求。一方面是已有的財稅類軟件信息系統(tǒng)技術(shù)難以應(yīng)對超大批量電子憑證歸檔的數(shù)據(jù)接收與處理響應(yīng)，以及同步歸檔的要求;另一方面是安全性問題，電子化雖然帶來了極大便利，但是由于互聯(lián)網(wǎng)本身的特點，不可避免地需要考慮其存在的安全性風(fēng)險。電子會計信息在輸送以及接收的過程中常常會存在系統(tǒng)安全風(fēng)險。首先，被黑客故意入侵，以及潛在的木馬、病毒所感染，進而破壞系統(tǒng)安全，給企業(yè)造成巨大損失。其次，會計信息存在失真問題。某些用戶在使用過程中，可能會對相關(guān)信息進行惡意篡改或是造假，從而威脅到會計信息的真實性。最后，不可避免的自然因素威脅。由于會計信息存儲介質(zhì)的特殊性，一些自然因素可能會對其造成不可修復(fù)性影響。此外，對于發(fā)票的查驗以及是否存在重復(fù)使用的識別也比較困難。也就說明，無紙化技術(shù)的實現(xiàn)需要更高安全性能的信息技術(shù)來支撐。

2、對檔案軟件服務(wù)商提出的高要求。在無紙化時代，必然會對檔案信息化管理系統(tǒng)提出更高的要求。一方面是系統(tǒng)性能與財稅類軟件信息系統(tǒng)相同，檔案管理系統(tǒng)同樣需要應(yīng)對超大額電子檔案的處理與接收，以及同步歸檔的要求;另一方面是現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)比較單一，不能夠適應(yīng)所有企業(yè)的發(fā)展，也不能夠根據(jù)客戶需求而變化，導(dǎo)致企業(yè)在進行電子檔案管理時耗費的成本較高，效率較低。

（三）財務(wù)無紙化給稅務(wù)機關(guān)帶來的機遇與挑戰(zhàn)。受到新冠肺炎疫情的影響，非接觸式的工作模式已成為當前最受歡迎的模式。對稅務(wù)機關(guān)而言，同樣是夾雜著機遇與挑戰(zhàn)的。電子發(fā)票作為最大量的會計憑證，其安全性影響著企業(yè)財務(wù)管理風(fēng)險。就目前而言，對于電子發(fā)票的查驗，并不能滿足所有客戶的需求，而只是相對于部分服務(wù)商而言的，這在某種程度上增加了企業(yè)的運行成本。除此之外，目前電子發(fā)票還存在“一票多用”、“濫用發(fā)票”等現(xiàn)象。

三、對未來財務(wù)無紙化發(fā)展的建議

（一）加快企業(yè)升級財務(wù)電子化管理能力

1、管理信息系統(tǒng)的升級。首先，企業(yè)應(yīng)當根據(jù)自己的預(yù)算情況及信息化建設(shè)規(guī)劃，逐步實現(xiàn)對各個管理信息系統(tǒng)的升級改造，加強對電子會計憑證的管控。其次，企業(yè)實行電子檔案管理要符合《會計檔案管理辦法》以及《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》等的相關(guān)要求。若企業(yè)未能同時滿足電子報銷入賬歸檔的要求需要以打印紙質(zhì)文件入賬的，則需要做好應(yīng)對工作，以保證電子發(fā)票的真實性和安全性，確認在用的會計系統(tǒng)能夠按照國家檔案行政管理的有關(guān)規(guī)定準確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)，并能夠有效防止電子會計憑證重復(fù)入賬。除此之外，為避免自然災(zāi)害、意外事故以及人為破壞造成的影響，企業(yè)還應(yīng)當建立電子檔案備份制度，減少企業(yè)損失。

2、管理人員的升級。首先，要促進財會管理人員觀念的轉(zhuǎn)變，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理的觀念，擺脫對紙質(zhì)檔案的依賴。其次，提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)，管理人員的能力不僅要滿足電子會計檔案管理工作的要求，還應(yīng)當掌握會計學(xué)、檔案學(xué)以及信息系統(tǒng)相關(guān)理論和方法，了解計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。最后，對管理人員的職業(yè)道德也提出了更高的要求，這就要求企業(yè)更加重視人才選拔以及后續(xù)的人才培養(yǎng)工作。

（二）提高軟件服務(wù)商服務(wù)水平

1、升級財稅類軟件管理系統(tǒng)。財務(wù)軟件作為高度市場化的軟件，在電子化這樣一個時代，其更要適應(yīng)時代發(fā)展，與時俱進，不斷完善。首先，對于各種各樣的電子會計檔案，企業(yè)需要能夠去復(fù)原所有業(yè)務(wù)發(fā)生的痕跡，而這就需要能夠支持多種方式電子原文件采集的系統(tǒng)，可對pdf、word、ofd等不同格式的檔案資料進行存儲、解析、展示操作，以及能夠?qū)⒃紤{證影像、報賬單PDF文件及電子會計憑證自動匹配歸檔，實現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)資料追溯查詢。其次，可以建立共享機制下的信息服務(wù)平臺，緊密聯(lián)系企業(yè)各部門，滿足企業(yè)內(nèi)外部不同信息需求。

2、升級檔案管理信息系統(tǒng)。無紙化、電子化會計檔案時代的到來，對企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)提出了進一步的要求。提高檔案管理信息系統(tǒng)的性能，使其能夠應(yīng)對大批量電子檔案的接收與管理，并能夠?qū)λ邮盏降臋n案的真實性與安全性進行判斷。此外，設(shè)計靈活的電子檔案管理信息系統(tǒng)，能夠根據(jù)不同企業(yè)的不同需求，以及管理模式的不同要求，予以匹配最為合適的電子檔案信息化管理系統(tǒng)。

3、提高各類軟件的安全性能。網(wǎng)絡(luò)安全問題是目前網(wǎng)絡(luò)化管理所需面對的最大問題之一。在無紙化、電子化管理的這樣一個時代，確保數(shù)據(jù)安全性至關(guān)重要。我們可以通過以下幾個方面來提高各類軟件的安全性能：首先，加強安全管理，設(shè)置多層加密模式或是防火墻等，防止非法訪問，為其安裝有效的殺毒軟件并定期進行維護以避免網(wǎng)絡(luò)潛在病毒的影響。其次，利用區(qū)塊鏈技術(shù)防止人為篡改和造假。區(qū)塊鏈技術(shù)是一種計算方法極其復(fù)雜，又極具挑戰(zhàn)性的技術(shù)，正是由于這種算法的復(fù)雜性，才能夠保證生成的數(shù)據(jù)也異常復(fù)雜，難以被更改，具有相對的穩(wěn)定性，用這種算法生成的密碼具有難以被攻破的特點，成為當前最為可靠的安全數(shù)據(jù)技術(shù)。最后，為避免自然因素可能會對其造成不可修復(fù)性影響，我們一方面要進行電子檔案備份管理;另一方面要對磁性介質(zhì)進行定期檢測與維護，有效減少因不可控因素而造成的損失。

（三）加快稅務(wù)機關(guān)開放推進數(shù)字化服務(wù)及監(jiān)管。電子發(fā)票作為最主要的電子會計憑證之一，其規(guī)范化、安全性也將影響到財務(wù)無紙化的發(fā)展進程，而稅務(wù)機關(guān)作為發(fā)票業(yè)務(wù)的職能部門，影響力也至關(guān)重要。對于加快稅務(wù)機關(guān)開放推進數(shù)字化服務(wù)及監(jiān)管可以從以下方面來進行：

1、從服務(wù)的角度。建立開放化、標準化的數(shù)據(jù)接口，讓收票方企業(yè)在合法、合規(guī)授權(quán)下，通過收票平臺獲取發(fā)票數(shù)據(jù)進行查驗，降低企業(yè)用票成本。

2、從監(jiān)督的角度。在最新的增值稅管理系統(tǒng)下，增加了發(fā)票流轉(zhuǎn)狀態(tài)字段，而目前此字段可由納稅人自行勾選，這就造就“一票多用、濫用發(fā)票”等問題的出現(xiàn)，因而稅務(wù)機關(guān)可以改變現(xiàn)有管控方式，開放標準化電子發(fā)票管控接口，自動勾選認證，只有在此操作下的電子發(fā)票才能夠作為稅前扣除憑證，從而一方面提高了企業(yè)稅務(wù)處理效率;另一方面可以有效避免稅款流失，從源頭上加強稅務(wù)機關(guān)的監(jiān)督管控能力。

主要參考文獻：

[1]邢嶸.當前會計原始憑證無紙化的實現(xiàn)基礎(chǔ)探討[J].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2019（04）.

[2]蘇劍.數(shù)字化時代下電子會計檔案管理研究——以ZJ集團為例[J].國際商務(wù)財會，2020（07）.