王旭洋

(遼寧水利土木工程咨詢有限公司，沈陽 110003)

大型水電站建設(shè)存在非常多的合同項目和參建單位，實踐工程中產(chǎn)生的合同文件、技術(shù)資料、設(shè)計方案等較多，這就要求監(jiān)理機(jī)構(gòu)能夠有效的處理巨量的信息[1]。因此，為提高監(jiān)理機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量和工作效率必須做好信息管理工作，只有利用好、管理好監(jiān)理信息才能充分發(fā)揮工程建設(shè)中監(jiān)理信息管理的重要作用[2-4]。

1 水電站監(jiān)理信息管理

1.1 管理措施

工程建設(shè)的全過程中應(yīng)始終貫穿信息資料管理工作，這也是監(jiān)理工作的重要組成部分，其中所有參建單位的信息資料、報表和往來文件等為銜接各階段工程建設(shè)的信息資料。為了更好的做好信息管理工作，監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)依據(jù)實際工作要求以及合同約定，重點開展以下工作：①設(shè)置信息管理人員和管理組織機(jī)構(gòu)，制定相應(yīng)崗位職責(zé)和部門職責(zé)；②結(jié)合信息管理內(nèi)容制定查閱、移交、分類、歸檔、整編、收集、保管、復(fù)制等制度，全面識別信息管理內(nèi)容；③制定文件傳遞、簽發(fā)、校核、打印、起草等資料管理程序以及送閱、簽發(fā)、歸檔程序；④報表、文件格式的明確，采用業(yè)主規(guī)定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式作為常用報表、報告格式，文件格式應(yīng)遵循份數(shù)、字體、版式、紙型、日期、密級、抄送、主送、關(guān)鍵詞、標(biāo)題、簽發(fā)以及文號等監(jiān)理公司發(fā)布的公文管理格式；⑤為明確內(nèi)部分類歸檔方案構(gòu)建監(jiān)理信息編碼體系、目錄分類清單；⑥建立計算機(jī)輔助信息管理系統(tǒng)及信息查詢、歸檔、保管、整理、分析、采集系統(tǒng)。

1.2 信息文件分類

水利樞紐工程主要包括以下監(jiān)理信息文件：體現(xiàn)工程建設(shè)的影像資料、照片，監(jiān)理記錄、日志、指令，監(jiān)理活動中形成的各類電子臺賬、報表、文函，監(jiān)理合同執(zhí)行報告、專題報告以及階段驗收和合同驗收報告，監(jiān)理月(季、年)報，監(jiān)理實施細(xì)則、實施規(guī)劃等。

根據(jù)不同的合同類型，監(jiān)理機(jī)構(gòu)將承監(jiān)項目進(jìn)一步分為房建、砂石混凝土、地下和籌建工程4大類，為便于檢修、歸檔需要分類編碼監(jiān)理文件信息。其中，通知、報告、通報、計劃批復(fù)、會議紀(jì)要、經(jīng)濟(jì)意見、技術(shù)措施批復(fù)、監(jiān)理周報、質(zhì)量月報、綜合月報等縮寫成“TZ”、“BG”、“TB”、“JHPF”、“HYJY”、“JJYJ”、“JSPF”、“JLZB”、“ZLYB”、“ZHYB”。以“TZ”為例，房建、砂石混凝土、地下和籌建工程的文件信息編碼依次為：BHT/FJGC-TZ-日期-年份、BHT/SHGC-TZ-日期-年份、BHT/DXGC-TZ-日期-年份、BHT/CJGC-TZ-日期-年份。

1.3 信息的收集整理

各級監(jiān)理人員應(yīng)與工程建設(shè)同步開展信息收集工作，全面記錄并及時收集相關(guān)信息，以真實、可靠的監(jiān)理信息反映全過程監(jiān)理工作，圖1反映了信息反饋與收集流程。

圖1 信息反饋與收集流程

依據(jù)信息文件類別、工程部位和施工合同等分類整理監(jiān)理過程中形成的信息文件，并對信息文件的完整性、相關(guān)說明、內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行檢查，電子臺賬要及時更新，信息文件質(zhì)量及格式要符合檔案管理、業(yè)主和公司有關(guān)信息要求。按照標(biāo)準(zhǔn)的格式由相關(guān)單位和人員規(guī)范填寫信息文件中的內(nèi)容，并符合書寫規(guī)范、填寫完整要求。對于需要說明的影像資料、工程照片等信息文件，應(yīng)輔以必要的文字說明。實質(zhì)上，信息管理的基礎(chǔ)工作是對收發(fā)文的大量處理，圖2反映了監(jiān)理收發(fā)文審批及擬稿程序。

圖2 監(jiān)理收發(fā)文審批程序

1.4 信息文件移交歸檔

監(jiān)理機(jī)構(gòu)實行統(tǒng)一的信息文件管理，對監(jiān)理信息文件的臨時管理和歸口管理應(yīng)由各部門信息員和檔案管理員負(fù)責(zé)，對于具備移交條件的要及時移交檔案管理員保管。按月移交影像資料、工程照片及旁站監(jiān)理記錄。遵循以下原則移交其余監(jiān)理信息文件：對于建設(shè)工期不足1年或>1a的項目，實行完工后一次移交和年度移交[5]。

監(jiān)理信息文件移交清單應(yīng)與移交文件完全對應(yīng)，待清點檢查無誤后由接受人員簽字確認(rèn)。對各部門移交的監(jiān)理信息文件監(jiān)理機(jī)構(gòu)檔案管理人員要檢查驗收、妥善保管，若信息文件不符合歸檔要求應(yīng)決絕接受。在整理和檢查驗收過程中監(jiān)理機(jī)構(gòu)檔案管理人員應(yīng)及時指出所發(fā)現(xiàn)的問題，按照要求相關(guān)部門認(rèn)真整改。結(jié)合業(yè)主檔案管理要求監(jiān)理機(jī)構(gòu)檔案管理人員對監(jiān)理信息文件實行歸檔、立卷，為更好的完成以上工作各部門信息員應(yīng)結(jié)合實際需要配合完成。根據(jù)業(yè)主要求和規(guī)定的時限及時將需要移交給業(yè)主檔案室的監(jiān)理信息文件進(jìn)行移交，并充分考慮公司要求及監(jiān)理執(zhí)行合同，將需要移交公司的監(jiān)理信息文件向公司檔案管理部門移交。為進(jìn)一步提高監(jiān)理機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量和效率，由監(jiān)理機(jī)構(gòu)檔案室歸檔主要用于備查的監(jiān)理信息文件，對監(jiān)理信息文件的銷毀、保存時限應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行業(yè)主及公司的有關(guān)規(guī)定。圖3反映了監(jiān)理資料的整理、歸檔、移交、整編和審核流程。

圖3 監(jiān)理資料整編移交流程

2 先進(jìn)的信息管理技術(shù)

目前，先進(jìn)的水電站監(jiān)理信息管理工具有局部網(wǎng)服務(wù)器、電子文件柜及支護(hù)預(yù)警系統(tǒng)等，這顯著提高了監(jiān)理信息管理工作效率，并取得良好的應(yīng)用效果[6]。

2.1 電子文件柜

水電站建設(shè)信息量大、監(jiān)理合同多，監(jiān)理工作貫穿于項目建設(shè)的全過程，為了能夠有序順暢的流轉(zhuǎn)往來文件以及做好信息管理工作，監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)按照文件標(biāo)識及類別，充分考慮監(jiān)理合同逐步建成電子文件柜。電子文件柜主要是應(yīng)用“超鏈接”功能和Excel軟件平臺，在Wrod文檔之間建立多個工作表或同一工作表的電子文件柜系統(tǒng)，結(jié)合Excel的計算公式、函數(shù)、數(shù)據(jù)清單、數(shù)據(jù)篩選、宏、排序、查找等功能系統(tǒng)，以較低的成本、簡單的操作實現(xiàn)信息資源的有效管理，切實提升信息應(yīng)用和管理效率[7]。

電子文件柜可以顯著降低二次檢索和處理信息、文件的工作量，對信息管理規(guī)范化以及提高監(jiān)理機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量具有積極作用。

2.2 局域網(wǎng)服務(wù)器

局域網(wǎng)服務(wù)器建設(shè)主要有網(wǎng)絡(luò)連接與調(diào)試、用戶賬戶設(shè)置、框架結(jié)構(gòu)設(shè)計、操作系統(tǒng)選擇與安裝、硬件設(shè)施組裝等環(huán)節(jié)，其中框架結(jié)構(gòu)設(shè)計和操作系統(tǒng)選擇屬于核心環(huán)節(jié)，設(shè)計、選擇時應(yīng)考慮服務(wù)器的功能需求與主要用途。監(jiān)理機(jī)構(gòu)服務(wù)器的主要目的是提高工作效率，使得文件的調(diào)用和存檔更加方便，一般用于資源共享、資料查詢和文件管理等領(lǐng)域。此外，局域網(wǎng)服務(wù)器有利于降低監(jiān)理機(jī)構(gòu)工作成本，實現(xiàn)無紙化辦公，局域網(wǎng)服務(wù)器的建立可以更加充分的發(fā)揮電子文件柜的作用，搭建更加可靠、便捷的共享平臺。

2.3 支護(hù)預(yù)警系統(tǒng)

支護(hù)預(yù)警系統(tǒng)主要是利用網(wǎng)站編輯、服務(wù)器應(yīng)用和Excel軟件數(shù)據(jù)處理等功能開發(fā)而成的軟件系統(tǒng)，主要有預(yù)警信息網(wǎng)站發(fā)布、數(shù)據(jù)處理結(jié)果轉(zhuǎn)換為網(wǎng)頁、Excel數(shù)據(jù)收集處理3個板塊。在地下洞室施工過程中，該系統(tǒng)可以預(yù)警提醒工程的支護(hù)情況，并為工程人員采取支護(hù)措施提供及時、準(zhǔn)確的提醒，從而保證施工安全。支護(hù)預(yù)警系統(tǒng)充分發(fā)揮了監(jiān)理信息的作用，有利于施工進(jìn)度的監(jiān)控和協(xié)調(diào)。

3 信息管理現(xiàn)存的問題與對策

信息管理現(xiàn)存的問題：①專業(yè)信息員人才隊伍，因業(yè)內(nèi)工程特性長期保持固定，信息員崗位更替較為緩慢，長期在一個崗位上使其工作主動性降低；②專業(yè)技能、知識更新不及時，以往的監(jiān)理工作中通常忽視信息管理，對信息管理員的專業(yè)技能、知識學(xué)習(xí)缺乏長期有效的培訓(xùn)，這使得其具有專業(yè)不熟、業(yè)務(wù)不精的現(xiàn)象；③由于無法直接產(chǎn)生信息管理效益，施工單位往往對信息文件的審批、核稿、擬稿不仔細(xì)，對文件編報的嚴(yán)謹(jǐn)性不重視，未按照規(guī)范化格式填寫內(nèi)容，在流轉(zhuǎn)過程中普遍存在信息、文件辦理不及時、缺項、失真等現(xiàn)象。

針對以上問題可以采取的對策建議有：①加強(qiáng)現(xiàn)場監(jiān)理與信息員的交流，建立激勵考核機(jī)制增強(qiáng)信息員的工作創(chuàng)新性、積極性，條件允許時可以實行崗位輪換制；②通過相互交流、專業(yè)培訓(xùn)等方式使得信息員不斷掌握新技能、學(xué)習(xí)新知識，增強(qiáng)其工作規(guī)范性和專業(yè)性；③施工單位要從思想上高度重視信息管理工作，充分認(rèn)識其隱含的效益，切實提升信息、文件管理質(zhì)量，以形成更加完整、全面的管理體系。

4 結(jié) 論

在水電站建設(shè)過程中監(jiān)理信息管理發(fā)揮著重要作用，先進(jìn)的管理軟件和規(guī)范化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅顯著提高了工程管理效率、減少了信息員的勞動強(qiáng)度，而且保證了項目預(yù)期目標(biāo)的實現(xiàn)，初步探索了規(guī)范化和科學(xué)化監(jiān)理信息的管理模式，其具有一定的推廣與使用價值。