張寶強(qiáng)

摘? 要：本文針對(duì)當(dāng)前創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)亟待解決的問(wèn)題，對(duì)以完善創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)為突破口，提高思想認(rèn)識(shí)、完善管理機(jī)制、加強(qiáng)檔案編研、實(shí)施數(shù)據(jù)管理，不斷提高檔案管理水平等方面對(duì)實(shí)然狀態(tài)和應(yīng)然指向進(jìn)行了思考。

關(guān)鍵詞：高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案;概念建構(gòu);實(shí)然狀態(tài);應(yīng)然指向

Abstract： This paper consider actual state and ought to point about taking improving the construction of innovative and entrepreneurial Archives as a breakthrough， improve the ideological understanding， improve the management mechanism， strengthen the compilation and research of Archives， implement data management， and constantly improve the level of Archives management faced to inevitably many problems to be solved in the construction of innovative entrepreneurial Archives.

Keywords： University innovation and entrepreneurship archives; Concept construction; Actual state; Ought to point

高等學(xué)?！半p創(chuàng)”教育過(guò)程中學(xué)生參加創(chuàng)新實(shí)驗(yàn)、發(fā)表論文、獲得專(zhuān)利和自主創(chuàng)業(yè)等出現(xiàn)大量檔案材料，對(duì)于準(zhǔn)確評(píng)價(jià)學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況和服務(wù)學(xué)生的就業(yè)擇業(yè)具有重要的參考價(jià)值，需要加強(qiáng)建設(shè)。[1][2]

1 高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)的實(shí)然狀態(tài)

1.1 思想認(rèn)識(shí)不夠到位。有些學(xué)校實(shí)現(xiàn)了檔案管理的機(jī)構(gòu)、人員、場(chǎng)地、經(jīng)費(fèi)“四個(gè)到位”，但是對(duì)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案這一新型檔案門(mén)類(lèi)認(rèn)識(shí)不足、關(guān)注不夠，行為不夠積極。還有些學(xué)校學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)內(nèi)容比較分散，學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案涉及面比較廣、時(shí)間跨度比較大，建設(shè)起來(lái)有許多難度。加之部門(mén)之間條塊分割、職責(zé)不夠清晰，建設(shè)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的熱情普遍不高，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。

此外，許多學(xué)校檔案管理模式落后，計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)運(yùn)用不到位，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)浪費(fèi)空間、使用不便、容易損壞。急需轉(zhuǎn)化為可以存儲(chǔ)的、數(shù)字化、電子化的檔案信息，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中有效保存。

1.2 政策制度不夠健全。目前，高校檔案建設(shè)的指導(dǎo)性文件是20世紀(jì)90年代初期出臺(tái)的。當(dāng)時(shí)，高等教育的發(fā)展規(guī)模和現(xiàn)在存在很大差距，尤其是高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育尚未起步。因此，關(guān)于“創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)”的檔案門(mén)類(lèi)還不存在。21世紀(jì)初期，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育開(kāi)始萌芽，當(dāng)時(shí)發(fā)展還是極為緩慢。國(guó)家出臺(tái)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，關(guān)于學(xué)生檔案的內(nèi)容只明確了入學(xué)前的高中檔案、入學(xué)登記表、大學(xué)學(xué)籍檔案、畢業(yè)生登記表等內(nèi)容，仍然沒(méi)有將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案納入檔案管理范疇。

黨的十八大以來(lái)，國(guó)家出臺(tái)系列文件推動(dòng)“雙創(chuàng)”教育，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育蓬勃發(fā)展，取得了突出的成效。然而，還沒(méi)有建立創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理體系，許多創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案材料散落在不同的部門(mén)或者學(xué)院，沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

1.3 實(shí)際操作存在困難。由于資源掌握的不均衡，部門(mén)站位各不相同，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)在實(shí)際操作中存在許多困難。加之對(duì)高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案本身研究不夠，檔案的歸檔范圍、保管期限、使用開(kāi)發(fā)等難以形成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，檔案管理部門(mén)在歸檔過(guò)程中存在許多這樣那樣的困難。

2 高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)的應(yīng)然指向

2.1 提高思想認(rèn)識(shí)。高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案是記錄、傳播大學(xué)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)文化的重要載體。高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)，體現(xiàn)的是整個(gè)社會(huì)對(duì)高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育的認(rèn)知和態(tài)度，是對(duì)大學(xué)校園文化建設(shè)的重視程度、理解程度和支持程度的直接體現(xiàn)。

因此，高等學(xué)校必須牢固樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)、發(fā)展意識(shí)，通過(guò)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)提高全校對(duì)深化創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革的認(rèn)識(shí)，不斷調(diào)整對(duì)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)的認(rèn)知程度。用高水平創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)，服務(wù)師生和社會(huì)各界查閱和利用創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的檔案需求，推進(jìn)“大眾創(chuàng)業(yè)”“全民創(chuàng)業(yè)”的蓬勃發(fā)展。

2.2 完善管理機(jī)制。高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)的工作，必須規(guī)范管理、科學(xué)管理。在工作機(jī)制方面，要建立黨委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)牽頭負(fù)責(zé)、各二級(jí)單位支持配合的工作機(jī)制，層層壓實(shí)檔案管理責(zé)任。要成立全校性的檔案管理委員會(huì)或者檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭負(fù)責(zé)。

學(xué)校檔案館要發(fā)揮專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，協(xié)同學(xué)校有關(guān)部門(mén)做好職責(zé)分工和工作要求，明確創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理的具體內(nèi)容和要求。各個(gè)學(xué)院按照學(xué)校統(tǒng)一要求做好檔案材料的定期移交和歸檔;在人員配置方面，要構(gòu)建“學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)——職能部門(mén)——基層學(xué)院”三級(jí)工作體系。

通過(guò)制度建設(shè)，確保每個(gè)部門(mén)至少配備檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和一名兼職檔案管理員，并做好定期或不定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、工作指導(dǎo)和工作交流工作，統(tǒng)一對(duì)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)，提高創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理的水平;同時(shí)，加強(qiáng)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)的檢查與考核，提高高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)質(zhì)量。

2.3 加強(qiáng)檔案編研。以專(zhuān)業(yè)化的思維統(tǒng)籌檔案管理工作。定期召開(kāi)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)研討會(huì)，明確每一個(gè)檔案材料的性質(zhì)、功能、歸檔范圍和保管期限等，使得檔案的過(guò)程管理、痕跡管理更為清晰，保證歷史記錄的完整性、歸檔材料的系統(tǒng)性。

在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，開(kāi)展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案成果展示，進(jìn)一步宣傳檔案知識(shí)，提高廣大師生對(duì)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)的認(rèn)識(shí)，更有針對(duì)性地開(kāi)展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理工作，形成檔案建設(shè)的良性循環(huán)。

2.4 實(shí)施數(shù)字管理。面對(duì)海量的傳統(tǒng)檔案資料，快速獲取信息滿足用戶需要的難度愈來(lái)愈大。實(shí)行檔案數(shù)字化建設(shè)與管理，是時(shí)代對(duì)檔案管理工作的新要求。高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育涉及內(nèi)容多、人員廣、范圍大，也迫切需求實(shí)施檔案數(shù)字化管理。

實(shí)施高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的數(shù)字化管理，將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主的管理模式改為網(wǎng)上操作，一方面可以大幅度減少保管儲(chǔ)存的費(fèi)用和占地空間，另一方面有利于檔案信息的查詢和運(yùn)用。

與此同時(shí)，實(shí)施高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的數(shù)字化管理，可以大大減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，有效避免反復(fù)復(fù)印造成的紙張浪費(fèi)、環(huán)境污染和人員利用。

數(shù)字化檔案由于可以原樣電子化處理、數(shù)字化備份保存，這樣還可以打破“孤本”限制，在不同部門(mén)、不同地域之間快速傳輸，有效實(shí)現(xiàn)檔案材料的資源共享。[3][4]

用習(xí)近平總書(shū)記杭州考察時(shí)的講話，就是要“運(yùn)用信息化讓城市變得更“聰明”。通過(guò)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等手段推進(jìn)高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，是新時(shí)期高校檔案管理的必由之路。

*本文系2020年河南省高校人文社科類(lèi)科技創(chuàng)新人才項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：2020-cx-025）、2020年度河南省高等學(xué)校重點(diǎn)科研項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：20A630008）、2019年度河南省高等學(xué)校重點(diǎn)科研項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：19A630011）、2019-年度河南省教育廳人文社會(huì)科學(xué)研究一般項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：2019-ZZJH-316）階段性研究成果。

參考文獻(xiàn)：

[1]李玲.高校學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)與管理研究.檔案管理，2018（3）：94-95.

[2]王琳.高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案系統(tǒng)構(gòu)建與管理.蘭臺(tái)世界，2017（21）：54-56.

[3]龐小銘.試論高校學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理工作.創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)理論研究與實(shí)踐，2018（8）：108-109.

[4]李鴻，蔣宏靈.試論高校學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理工作.檔案時(shí)空，2017（8）：16-17.

（作者單位：河南工業(yè)大學(xué)? ? 來(lái)稿日期：2020-02-20）