郭俊霞

摘? 要：檔案數(shù)字化服務(wù)外包是目前比較盛行的解決存量檔案數(shù)字化的方式，但是在檔案數(shù)字化服務(wù)外包時卻面臨著一系列風(fēng)險問題，如何規(guī)避風(fēng)險，對這些潛在的風(fēng)險進行合理、有效的管控是本文重點研究的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;服務(wù)外包;風(fēng)險管控

Abstract： Archives digitization service outsourcing is a way to solve the digitization of stock archives， but it faces a series of risks. This article discusses controlling and avoiding potential risks， and conducting reasonable and effective management.

Keywords： Archives digitization; Outsourcing; Risk control

隨著國家政策和法律法規(guī)的出臺，以及國家檔案局下發(fā)的相關(guān)檔案數(shù)字化工作指導(dǎo)文件，市場上涌現(xiàn)出大量承接檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作的公司，檔案數(shù)字化服務(wù)外包風(fēng)險隨之而來。[1][2]

1 檔案數(shù)字化服務(wù)外包潛在風(fēng)險

1.1 外包服務(wù)商風(fēng)險。人為風(fēng)險。很多外包服務(wù)公司的服務(wù)人員多為臨時工或兼職人員，個人素質(zhì)和專業(yè)能力達不到要求，人員流動性也大。同時，管理制度和加工標準不健全，人員分工和職責(zé)不明確，造成實體檔案破損情況。

誠信風(fēng)險。有些外包服務(wù)公司為了保證利潤，往往采取犧牲數(shù)字化加工質(zhì)量的方法。一是加快項目進度;二是對幅面不統(tǒng)一，加工難度大的老檔案，不按數(shù)字化加工規(guī)范標準進行加工。這些不誠信行為對實體檔案造成安全隱患。

1.2 信息安全風(fēng)險。檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作是相對復(fù)雜的過程，其中涉及的環(huán)節(jié)、人員、軟硬件設(shè)備較多，這就導(dǎo)致涉密檔案信息泄露，增加了檔案信息安全風(fēng)險系數(shù)。

由于很多單位缺少檔案專業(yè)人才，對需要進行數(shù)字化外包加工的檔案范圍難以界定，容易將一些涉密的、重要的、不能對外開放的檔案信息也交由外包公司進行處理。

雖然項目都簽訂了保密協(xié)議，但由于數(shù)字化加工流程、操作環(huán)節(jié)多，每一份檔案會在多個環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)，涉及的人員也較多，所以在前期加工過程中還是很難確保重要的檔案信息不被泄露。而數(shù)字化加工后期涉及到成果質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、檔案移交等多個工序，任何工序出現(xiàn)紕漏，都會增加檔案信息泄露的風(fēng)險。

紙質(zhì)檔案在進行數(shù)字化加工后形成電子檔案。由于電子檔案本身就具有易復(fù)制、傳輸、保存的特點，這就使得檔案信息泄露變得更加“簡單、容易”。假如外包公司在項目完成后不及時刪除計算機上的檔案信息數(shù)據(jù)，同樣也加劇了檔案信息泄露的風(fēng)險。

1.3 加工質(zhì)量風(fēng)險。很多承接檔案數(shù)字化服務(wù)的外包公司資質(zhì)達不到要求。參與服務(wù)的人員大多為非專業(yè)人員，個人素質(zhì)及專業(yè)能力有好有壞;不熟悉檔案數(shù)字化加工規(guī)范標準，對于檔案的整理分類標準、檔案掃描標準、圖像處理標準、數(shù)字化加工成果質(zhì)檢標準、檔案數(shù)據(jù)掛接標準、檔案數(shù)據(jù)備份標準等工作內(nèi)容的理解有限。這就很容易導(dǎo)致數(shù)字化加工質(zhì)量降低。

在檔案數(shù)字化加工過程中，部分單位檔案管理人員和外包公司服務(wù)人員缺乏溝通，對于各個流程環(huán)節(jié)及服務(wù)人員也缺少必要的監(jiān)督和指導(dǎo)工作;同時，存在服務(wù)人員在加工過程中遇到不確定的問題不主動與檔案管理人員或項目負責(zé)人進行溝通解決。這些都會影響檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量。

雖然外包公司具備數(shù)字化加工所需的全套軟硬件設(shè)備，但由于外包公司受制于自身專業(yè)、技術(shù)能力、資金實力以及公司內(nèi)部機制等問題，加工過程中疏于對軟件和硬件設(shè)備的后期維護和維修。長此以往，也會影響檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量。

2 風(fēng)險管控措施

2.1 嚴格按照相關(guān)標準選擇服務(wù)商

2.1.1 公司資質(zhì)審查。主要考察外包服務(wù)商具備開展數(shù)字化加工工作相關(guān)的資質(zhì)。有無營業(yè)執(zhí)照，營業(yè)范圍內(nèi)是否包含檔案整理、檔案數(shù)字化服務(wù)等內(nèi)容;是否同時具備質(zhì)量管理體系認證證書、職業(yè)健康安全管理體系認證證書、環(huán)境質(zhì)量管理體系認證證書、信息安全管理體系認證證書、信息技術(shù)服務(wù)管理體系認證證書，認證范圍包含檔案整理和檔案數(shù)字化服務(wù)等內(nèi)容;外包服務(wù)商是否具備自主研發(fā)檔案數(shù)字化加工軟件;外包服務(wù)商是否擁有良好的企業(yè)信譽狀況和良好的財務(wù)狀況，近年來有無不良行為記錄等。

2.1.2 公司業(yè)績審查。主要考察外包服務(wù)商是否擁有檔案數(shù)字化加工的經(jīng)驗和業(yè)績。由于檔案數(shù)字化外包服務(wù)市場準入機制不完善，入行門檻低，企業(yè)實力各有不同，導(dǎo)致許多公司打著檔案數(shù)字化外包服務(wù)商的旗號承包檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)。因此，業(yè)績調(diào)查就成為判斷服務(wù)商實力的一個重要標準，擁有的成功案例越多，就越能保證項目順利的開展和完成以及后期提供完善的檔案數(shù)據(jù)維護工作。

2.1.3 項目人員配備。主要考察外包服務(wù)商是否具備專業(yè)的、穩(wěn)定的檔案數(shù)字化加工服務(wù)團隊。項目經(jīng)驗豐富技術(shù)人員可以有效地處理加工過程中軟、硬件出現(xiàn)的問題，及各個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的意外情況;同時，專業(yè)的服務(wù)人員在加工過程中可以更好地保護實體檔案的安全，不會造成實體檔案損壞，且檔案保密意識強。檔案信息泄露的風(fēng)險也會大大降低。

3 檔案信息安全風(fēng)險規(guī)避措施

在項目開始之前與外包服務(wù)商簽訂合同和保密協(xié)議。在合同中明確需要進行數(shù)字化加工的檔案范圍，雙方人員的權(quán)、責(zé)、利，以及外包服務(wù)商的服務(wù)范圍，合同中應(yīng)詳細說明完成時間、工作質(zhì)量、技術(shù)要求、軟、硬件設(shè)備要求等;制定詳細的安全保密協(xié)議，按照保密協(xié)議相關(guān)要求，對違規(guī)行為進行嚴肅處理或追究法律責(zé)任。

加強數(shù)字化加工場地安全防護。完善相關(guān)的監(jiān)管制度，加裝安全監(jiān)控設(shè)備;同時要求單位檔案管理部門人員加強監(jiān)督與檢查，確保檔案信息的安全。

做好技術(shù)防護。對加工場地的計算機等設(shè)備進行USB接口加密處理，防止外包服務(wù)人員私自攜帶手機、U盤等電子設(shè)備進入加工場所。項目完成后及時對計算機硬盤存儲的數(shù)據(jù)進行清理。[3][4]

4 檔案數(shù)字化加工質(zhì)量風(fēng)險管控

首先，檔案數(shù)字化加工工作開始之前，外包服務(wù)商應(yīng)制定詳細的項目實施方案，分階段、分步驟實施，根據(jù)相關(guān)規(guī)范要求并結(jié)合單位要求制定統(tǒng)一的加工標準、技術(shù)參數(shù)，對于重要的環(huán)節(jié)安排專人質(zhì)檢。

其次，外包服務(wù)商應(yīng)和單位檔案管理部門共同成立項目領(lǐng)導(dǎo)小組，明確雙方的職責(zé);確保加工過程中能及時進行交流和溝通，對于疑難問題單位檔案管理部門的人員能及時解答;加強監(jiān)督與指導(dǎo)工作，不定期按比例對數(shù)字化加工成果進行質(zhì)檢。[5]

最后，外包服務(wù)商應(yīng)該選擇功能全面，配置、性能良好的軟、硬件加工設(shè)備。加工現(xiàn)場應(yīng)該多配備一套硬件設(shè)備、相應(yīng)的配件和耗材，如出現(xiàn)設(shè)備損壞能夠及時替換，不影響檔案數(shù)字化加工的進度和質(zhì)量。

參考文獻：

[1]石劍文.高校檔案數(shù)字化外包的安全風(fēng)險研究[J].蘭臺內(nèi)外，2017（02）：16-17.

[2]曹賽穎.檔案數(shù)字化外包服務(wù)中出現(xiàn)的問題與對策[J].辦公自動化，2018，23（06）：61-62+64.

[3]孫亮.檔案服務(wù)外包管理研究——紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工管理[J].機電兵船檔案，2018（02）：34-36.

[4]黃麗華，宋華.檔案數(shù)字化外包項目安全管理策略研究[J].檔案學(xué)研究， 2014（6）：73-76.

[5]卞咸杰.論高校檔案數(shù)字化外包幾個階段的關(guān)節(jié)點[J].檔案管理，2013（03）：31-33.

（作者單位：鐵道警察學(xué)院? ? 來稿日期：2020-08-12）