陸文佳

【摘 要】公文是具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是企業(yè)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)和經(jīng)營管理的一項(xiàng)重要工具。加強(qiáng)公文管理、提升公文質(zhì)量對企業(yè)執(zhí)行力和工作效率的提升有著極其重要的作用。文章在對某企業(yè)公文管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，積極探索運(yùn)用精益管理思維提升公文質(zhì)量的路徑和方法，著力提升企業(yè)擬文人員公文寫作能力，降低公文出錯(cuò)率，以嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、精準(zhǔn)、務(wù)實(shí)的文風(fēng)支撐企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】公文;質(zhì)量;精益管理;辦公

【中圖分類號】F272 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2020）10-0210-03

公文是順利實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理各項(xiàng)決策目標(biāo)的重要工具，提升企業(yè)公文質(zhì)量是企業(yè)開展管理工作最基本的環(huán)節(jié)。公文的撰寫與一般的寫作有所不同，對文章的規(guī)范性和質(zhì)量要求更高，也更嚴(yán)格。公文有固定的格式要求，且具有官方性，代表一個(gè)企業(yè)的形象。進(jìn)入新時(shí)代，推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展是當(dāng)前及今后一個(gè)時(shí)期發(fā)展的根本要求，要實(shí)現(xiàn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，需要高質(zhì)量工作的推動(dòng)。提高公文質(zhì)量，對于確保公文順利運(yùn)轉(zhuǎn)，切實(shí)提高辦文質(zhì)量和效率，保證公文的合法性、權(quán)威性、嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性都具有十分重要的意義。

1 企業(yè)公文管理現(xiàn)狀

隨著企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展進(jìn)程的推進(jìn)，企業(yè)對各項(xiàng)工作質(zhì)量的要求越來越高，對于以文輔政為重要職責(zé)的辦公室，加強(qiáng)公文管理，抓好公文質(zhì)量尤為重要。要提高企業(yè)公文質(zhì)量，必須對企業(yè)現(xiàn)有的公文現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析，通過現(xiàn)狀分析查找存在問題。

經(jīng)梳理排查發(fā)現(xiàn)，該企業(yè)公文現(xiàn)狀主要存在以下兩個(gè)方面問題：一是各部門對公文質(zhì)量的重要性認(rèn)識不足。例如，對上報(bào)文稿把關(guān)不嚴(yán)，上報(bào)材料數(shù)據(jù)有誤，發(fā)文后修改隨意性較大等。二是擬文人員受知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)水平所限，擬文質(zhì)量不高。例如，篇幅過長、濫用文種、錯(cuò)用文種、混用文種、公文格式不規(guī)范、文字語言表達(dá)不準(zhǔn)確、錯(cuò)漏字等問題時(shí)有發(fā)生。這些問題的存在，不同程度地影響了生產(chǎn)經(jīng)營決策管理的順利進(jìn)行和企業(yè)形象。因此，擬通過運(yùn)用精益管理思維，有針對性地對存在的問題進(jìn)行改善，降低公文出錯(cuò)率，以高質(zhì)量的公文支撐企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

2 運(yùn)用精益思維提升公文質(zhì)量的路徑和方法

2.1 問題聚焦

為深入了解該企業(yè)公文質(zhì)量情況，對該企業(yè)各部門起草的100份公文進(jìn)行抽查，抽查結(jié)果發(fā)現(xiàn)，各類文種公文的出錯(cuò)率合計(jì)達(dá)到了27%。為了進(jìn)一步聚焦問題，對抽查發(fā)現(xiàn)的公文錯(cuò)誤進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)和分析，結(jié)果如圖1所示。

從統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果看，“公文格式”和“內(nèi)容層次混亂”占公文總出錯(cuò)率的81.48%，為了優(yōu)先解決較為重要的問題，根據(jù)二八定律，把這兩個(gè)問題確定為該企業(yè)公文出錯(cuò)率高的癥結(jié)，集中解決這兩個(gè)問題。

2.2 原因分析

根據(jù)問題癥結(jié)，運(yùn)用頭腦風(fēng)暴法，初步尋找原因，繪制關(guān)聯(lián)圖，得到8個(gè)末端因素（如圖2所示）。

再對8個(gè)末端因素進(jìn)行分析，確認(rèn)要因（見表1）。

通過分析，確定了該企業(yè)公文出錯(cuò)率高的5個(gè)要因，即公文擬寫和審核缺乏要點(diǎn)、培訓(xùn)不到位、沒有公文模板或示例、缺乏針對性的訓(xùn)練、缺少激勵(lì)。

2.3 對策實(shí)施

針對原因分析確定的5個(gè)要因，實(shí)施有針對性的改進(jìn)。

（1）梳理公文擬寫和審核要點(diǎn)。公文有特定的規(guī)范體式，因此撰寫公文與一般的寫作不同，在行文方式、格式、用詞上要求更嚴(yán)格、更規(guī)范。根據(jù)《機(jī)關(guān)公文處理工作標(biāo)準(zhǔn)》，結(jié)合該企業(yè)公文審核常見錯(cuò)誤點(diǎn)，梳理出公文擬寫和審核九項(xiàng)要點(diǎn)：一是看是否確需行文。二是看公文內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的理論路線、方針、政策;是否符合行業(yè)、地方和公司的有關(guān)政策和規(guī)定;是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。三是看公文所提措施、要求或請示事項(xiàng)是否明確、具體，切實(shí)可行，容易操作;對問題的看法、判斷是否提煉出了鮮明、準(zhǔn)確的觀點(diǎn)。四是涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。五是看人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文等是否準(zhǔn)確;文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等用法是否規(guī)范，如有疑問一定要核實(shí)清楚。六是看內(nèi)容是否完整、全面、具體。需回復(fù)性公文是否寫明聯(lián)系人。七是看文題是否相符，文種是否正確，格式是否規(guī)范。八是看附件材料是否齊全，附件名稱是否前后統(tǒng)一。九是看公文是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文意圖，句子是否通順，語言是否準(zhǔn)確、精練，文字表達(dá)是否與公文內(nèi)容相吻合，文字是否有錯(cuò)漏。通過明確公文擬寫和審核的要點(diǎn)，幫助企業(yè)擬文人員和審稿人員抓住重點(diǎn)對公文進(jìn)行自查和審核，減少公文出錯(cuò)。

（2）以問題為導(dǎo)向，開展公文寫作培訓(xùn)。開展培訓(xùn)是提升技能業(yè)務(wù)水平的重要途徑。以問題為導(dǎo)向進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，能更加突出解決問題的精準(zhǔn)性。通過對該企業(yè)常見的公文出錯(cuò)點(diǎn)進(jìn)行梳理和歸類，共梳理出文種使用不規(guī)范、公文格式不規(guī)范、公文語言表達(dá)不準(zhǔn)確、行文對象擬寫不規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)符號使用不準(zhǔn)確、信息數(shù)據(jù)有誤、錯(cuò)漏字等9類大項(xiàng)、34個(gè)小項(xiàng)的公文常見出錯(cuò)點(diǎn)。對日常公文審核和公文抽查時(shí)發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤公文和錯(cuò)誤類型進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，為后續(xù)分析和改善提供依據(jù)。同時(shí)，根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果分析，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤頻發(fā)點(diǎn)，有針對性地編制培訓(xùn)材料，開展公文專題培訓(xùn)，并針對企業(yè)使用較多的公文類型，例如工作總結(jié)、請示報(bào)告等開展公文寫作技巧培訓(xùn)。

（3）制作公文模板。很多擬文人員在剛開始接觸公文時(shí)，沒有接受過系統(tǒng)的訓(xùn)練，也缺乏相關(guān)的撰寫經(jīng)驗(yàn)，在擬文時(shí)，往往無從下手。因此，對于初學(xué)者，可以借助公文模板幫助擬文人員明確寫作的基本方向和要求。根據(jù)該企業(yè)常見的公文錯(cuò)誤類型，制作公文模板，包括上行文模板、下行文模板和格式要求。擬文人員在行文時(shí)，可以套用公文模板，在一定程度上避免了文種使用不規(guī)范、公文格式不規(guī)范等問題的發(fā)生。

（4）運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維開展公文示例分享。模仿和借鑒能在一定程度上幫助擬文人員提升寫作水平。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，充分運(yùn)用企業(yè)OA、企業(yè)微信等移動(dòng)信息平臺(tái)，定期開展常用公文示例分享與交流，能有效地利用碎片化時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷提高擬文人員的寫作技能。

（5）開展擬文人員定向培養(yǎng)。要提升企業(yè)整體的公文水平，公文寫作人才梯隊(duì)培養(yǎng)尤為重要。建立一支高素質(zhì)、高水平的公文寫作團(tuán)隊(duì)，是公文寫作人才梯隊(duì)培養(yǎng)的第一步，能在很大程度上帶動(dòng)企業(yè)更多的員工提升公文寫作能力。公文培訓(xùn)往往受眾廣，而且受培訓(xùn)時(shí)長的限制，很難做到專而精。因此，要建立高素質(zhì)、高水平的公文寫作團(tuán)隊(duì)，還要在公文寫作培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，開展點(diǎn)對點(diǎn)的長期定向培養(yǎng)。公文撰寫，擬文人員的文字功底是基礎(chǔ)，需從各部門挑選1～2名寫作功底較好的人員，成立公文寫作隊(duì)伍，開展長期的定向?qū)ｎ}培養(yǎng)，與辦公室秘書進(jìn)行點(diǎn)對點(diǎn)公文寫作提升交流，充分發(fā)揮企業(yè)辦公室在公文寫作方面的優(yōu)勢和“傳、幫、帶”作用，以點(diǎn)帶面，進(jìn)而帶動(dòng)企業(yè)員工整體公文寫作技能水平的提升。

（6）開展公文寫作競賽。根據(jù)公文常見錯(cuò)誤統(tǒng)計(jì)分析的結(jié)果，有針對性地編制競賽試題，通過開展公文競賽的形式，以賽促訓(xùn)，激發(fā)擬文人員寫作和訓(xùn)練的積極性，進(jìn)一步提升擬文人員業(yè)務(wù)水平。

（7）完善公文審核制度。要確保公文管理的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，需要有制度的保障。通過完善公文管理規(guī)定中公文審核要點(diǎn)、公文格式、行文規(guī)則、發(fā)文辦理、公文管理、考核細(xì)則等內(nèi)容，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)把好行文關(guān)的嚴(yán)肅性，提升企業(yè)員工對公文質(zhì)量重要性的認(rèn)識，以制度約束提高行文準(zhǔn)則。

3 結(jié)論與展望

改善實(shí)施后，對該企業(yè)運(yùn)用精益管理思維加強(qiáng)公文管理前后的公文出錯(cuò)率進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，分別對改進(jìn)前后100份公文進(jìn)行抽查，改進(jìn)后公文出錯(cuò)率從改進(jìn)前的27%降低至8%，下降了19個(gè)百分點(diǎn)，說明運(yùn)用精益管理思維提升企業(yè)公文質(zhì)量的對策及方法對該企業(yè)公文質(zhì)量的提升有明顯作用，取得了較好的成效，可以嘗試拓展到其他企事業(yè)單位中運(yùn)用，具有一定的推廣應(yīng)用價(jià)值。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]歐利萍.電力企業(yè)公文精益管理的探究[J].工作指導(dǎo)，2018（1）：9-10.

[2]韓麗娟.影響企業(yè)公文質(zhì)量因素淺析[J].卷宗，2019（32）：141-142.

[3]周密.論數(shù)字在公文寫作中的重要作用[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2012（1）：42-45.

[4]趙宇志.公文核稿應(yīng)把握的幾個(gè)問題[J].工作指導(dǎo)，2018（11）：8-9.