房素萍

（濰坊市坊子區(qū)醫(yī)療保障局，山東 濰坊 261000）

前言：檔案工作者對(duì)服務(wù)概念的確立，不僅導(dǎo)致檔案影像的構(gòu)建，而且對(duì)檔案館進(jìn)行系統(tǒng)改革的要求，以轉(zhuǎn)變政府職能并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案館的轉(zhuǎn)變。管理型政府轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型政府，檔案工作人員可以以此為契機(jī)，將檔案轉(zhuǎn)化為廣告，公開(kāi)性和服務(wù)性，同時(shí)提高其服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，為便利的檔案利用系統(tǒng)的建設(shè)增添色彩。

一、開(kāi)發(fā)和使用檔案信息管理的需求

檔案管理是一種存儲(chǔ)歷史信息的方法，可以為相關(guān)項(xiàng)目或項(xiàng)目提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，為后續(xù)工作的參考。它們不僅可以減少工作錯(cuò)誤的發(fā)生，而且還可以從優(yōu)化檔案信息的管理中學(xué)習(xí)，這對(duì)于培訓(xùn)和提升專業(yè)技能至關(guān)重要。盡管檔案信息管理中的數(shù)據(jù)相對(duì)陳舊，甚至不適合開(kāi)發(fā)現(xiàn)代環(huán)境信息，但其基本指導(dǎo)功能仍值得學(xué)習(xí)。根據(jù)檔案信息管理的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，分析先進(jìn)思想，豐富員工素質(zhì)，充分發(fā)揮信息在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的重要性。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)體制的相應(yīng)改革，檔案信息管理資源的開(kāi)發(fā)可以得到進(jìn)一步的促進(jìn)，并為相關(guān)企業(yè)和政府的發(fā)展提供基礎(chǔ)。檔案信息管理是一種知識(shí)的繼承，通過(guò)分析檔案信息管理中有效的數(shù)據(jù)和知識(shí)平臺(tái)，可以加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上塑造文明的綜合素質(zhì)。促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)文明的進(jìn)一步發(fā)展。

二、新時(shí)期需要加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的問(wèn)題

（一）明確檔案電子檔案的范圍

在新時(shí)代，電子檔案的數(shù)量呈指數(shù)增長(zhǎng)。與傳統(tǒng)的支持檔案相比，電子檔案數(shù)量更多，內(nèi)容更豐富，類型更多并且呈現(xiàn)范圍更廣。這將使我們面臨歸檔不同媒體和不同類型電子檔案的問(wèn)題。但是，當(dāng)前的電子檔案管理法規(guī)，例如《電子檔案歸檔管理規(guī)范》（GBT）18894-2016）對(duì)電子檔案歸檔的范圍采用了“參考方法”，即不同類型的電子檔案是指它們各自的歸檔方法和電子檔案不在歸檔范圍之內(nèi)。檔案管理部門(mén)要切實(shí)做好電子檔案的歸檔工作，應(yīng)在實(shí)踐中盡快完善電子檔案范圍的有關(guān)規(guī)定和規(guī)范，進(jìn)一步完善和明確檔案范圍。確保電子檔案的歸檔可以避免歸檔的需要。

（二）建立數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)

綜合檔案使用的檔案管理信息系統(tǒng)與每個(gè)檔案單元使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，這會(huì)影響檔案管理信息的兼容性、可伸縮性和性系統(tǒng)。為了改善檔案管理信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，確保兩者之間有效的數(shù)據(jù)通信，并實(shí)現(xiàn)兩者之間的數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)化。商業(yè)檔案系統(tǒng)應(yīng)與綜合的檔案檔案管理信息系統(tǒng)相連接，應(yīng)建立數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，并應(yīng)統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)格式，結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)要求和存儲(chǔ)方法，以確保檔案的電子歸檔。由單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的檔案和元數(shù)據(jù)可以順暢地按時(shí)存檔。

（三）確保檔案資源的安全性

檔案是一個(gè)國(guó)家重要的信息資源，確保檔案的安全是檔案工作者的神圣職責(zé)。在新時(shí)代，檔案資源主要以數(shù)字形式存在，其安全性受到許多因素的限制。與傳統(tǒng)的支持檔案相比，檔案所面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)更加多樣化和復(fù)雜，例如人為錯(cuò)誤操作，未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)，非法操作和元數(shù)據(jù)丟失，這將嚴(yán)重威脅檔案資源的安全性。因此，綜合檔案館應(yīng)加強(qiáng)宣傳教育，增強(qiáng)檔案人員的檔案安全意識(shí)，加強(qiáng)檔案安全知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案人員技能。維護(hù)檔案安全，制定和完善檔案安全管理體系，明確個(gè)人職責(zé)并嚴(yán)格執(zhí)行。建立身份認(rèn)證和權(quán)限管理，規(guī)范操作行為。建立監(jiān)督審計(jì)機(jī)制，對(duì)全過(guò)程進(jìn)行跟進(jìn)和監(jiān)督審計(jì)，制定應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的綜合能力。

三、分類收集檔案資源

（一）建立民生檔案資源系統(tǒng)

當(dāng)今的社會(huì)熱點(diǎn)是民生，政府工作的重點(diǎn)也是民生。因此，檔案工作應(yīng)密切關(guān)注社會(huì)關(guān)注的問(wèn)題，并在發(fā)展民生中發(fā)揮積極作用。社會(huì)保障檔案，就業(yè)檔案，失業(yè)檔案，房地產(chǎn)檔案，婚姻檔案，城市拆遷檔案，環(huán)境證據(jù)檔案，學(xué)生身份檔案，公司雇員檔案以及其他與民生有關(guān)的數(shù)據(jù)人。關(guān)鍵檔案和材料應(yīng)由檔案部門(mén)收集和保存，并且存儲(chǔ)期限應(yīng)是長(zhǎng)期的或永久的。對(duì)于這種類型的檔案，要從檔案的來(lái)源，中間監(jiān)督和最終控制開(kāi)始，加強(qiáng)收集和接收。只要與“人”有關(guān)的材料不容易放開(kāi)，人民生活檔案是關(guān)于人們切身利益的。對(duì)檔案資源系統(tǒng)的這一部分進(jìn)行科學(xué)且易于使用的構(gòu)建，對(duì)于樹(shù)立檔案部門(mén)的良好形象并促進(jìn)社會(huì)和諧與穩(wěn)定起著重要作用。

（二）政府經(jīng)濟(jì)檔案資源系統(tǒng)

政府經(jīng)濟(jì)檔案系統(tǒng)為整個(gè)檔案資源系統(tǒng)的子系統(tǒng)的原因是基于這樣的事實(shí)：檔案涉及整個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)，政治和文化發(fā)展軌跡，影響范圍廣泛，影響深遠(yuǎn)。這種檔案資源系統(tǒng)主要包括各級(jí)政府機(jī)構(gòu)形成的正式檔案，并具有強(qiáng)有力的政策，規(guī)范和指導(dǎo)。用戶通常使用這些類型的檔案資源來(lái)調(diào)查區(qū)域投資環(huán)境，作為各種活動(dòng)的證據(jù)。人們通過(guò)查閱政府經(jīng)濟(jì)檔案并通過(guò)實(shí)際效果檢驗(yàn)政府決策的科學(xué)性和連續(xù)性來(lái)了解政府行為。檔案館主要由政府部門(mén)組織，擁有良好的檔案館管理環(huán)境。此外，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)，檔案部門(mén)必須注意確保其完整性和可用性。

（三）系統(tǒng)構(gòu)建其他類型的檔案資源系統(tǒng)

除了以上兩種類型的檔案資源系統(tǒng)外，還需要集成一些重要的檔案資源，例如這些檔案具有很高的歷史價(jià)值，符合人們的喜好，為檔案部門(mén)吸引用戶。除了加強(qiáng)館藏工作外，該歸檔系統(tǒng)的建設(shè)檔案資源也應(yīng)鼓勵(lì)公眾積極捐款。家族中隱藏的有價(jià)值檔案的作用始終是有限的，只有輸入檔案，才能了解更多公開(kāi)信息。

上述三種檔案資源系統(tǒng)的構(gòu)建不僅導(dǎo)致大型檔案資源系統(tǒng)的構(gòu)建，而且導(dǎo)致檔案的保存和利用。為用戶提供檔案利用率是檔案工作的最終目標(biāo)。無(wú)論資源多么豐富和完整，如果人們無(wú)法正確使用它們，那簡(jiǎn)直就是沒(méi)有生命力的“一堆舊檔案”。建立檔案資源系統(tǒng)后，還必須適應(yīng)科學(xué)，方便使用的系統(tǒng)。使用系統(tǒng)是使檔案保持活動(dòng)狀態(tài)的有效方法。檔案管理員在構(gòu)建檔案系統(tǒng)中扮演著重要角色。作為檔案館發(fā)展的推動(dòng)者，了解檔案館的理論知識(shí)，掌握現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并要充滿激情和創(chuàng)造力。從用戶的角度檢查檔案，并共同構(gòu)建一個(gè)方便的檔案使用系統(tǒng)。

結(jié)束語(yǔ)：檔案資源建設(shè)是檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)是發(fā)展我國(guó)檔案事業(yè)的重要任務(wù)。作為檔案的主體，檔案資源建設(shè)是整個(gè)國(guó)家檔案資源建設(shè)的重點(diǎn)。檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種有價(jià)值的歷史記錄。直接了解其實(shí)際使用價(jià)值后，其價(jià)值主要體現(xiàn)在歷史使用價(jià)值上。根據(jù)此價(jià)值判斷，人們可以將其存儲(chǔ)在檔案中以進(jìn)行永久保存，或者可以對(duì)其進(jìn)行定期保存然后銷(xiāo)毀。