喬宇
(日照市房屋征收和造價咨詢服務(wù)中心,山東 日照 276826)
會計檔案管理是事業(yè)單位當(dāng)中一項非常重要的工作,其管理成效與事業(yè)單位的資金使用情況及健康發(fā)展程度密切相關(guān)。伴隨著數(shù)字化技術(shù)的蓬勃發(fā)展,事業(yè)單位有必要將數(shù)字化技術(shù)引進到會計檔案管理工作當(dāng)中,促進管理成效和管理水平的整體提升。但是,這一目標實現(xiàn),需要針對對數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)存問題及其解決措施進行深入細致的探究,方可顯現(xiàn)出數(shù)字化技術(shù)的強大的優(yōu)勢。
數(shù)字化會計檔案管理模式雖然存在諸多技術(shù)優(yōu)勢,但其正常運行卻對管理機制、管理人員素養(yǎng)以及整體運行環(huán)境存在更高的要求。但從目前的情況來看,很多事業(yè)單位會計管理工作還不夠系統(tǒng)化、專業(yè)化和體制化。要么在管理流程上存在漏洞問題,要檔案管理人員專業(yè)水平和崗位技能存在不足,導(dǎo)致管理行為不規(guī)范、不專業(yè)、不細致;另外,還有一些事業(yè)單位在會計檔案管理制度方面存在不明確、不實用、不嚴謹?shù)纫幌盗袉栴}。有些會計檔案管理人員甚至存在隨意操作、篡改記錄等嚴重問題,嚴重影響了檔案數(shù)據(jù)的權(quán)威性與有效性。
在事業(yè)單位會計檔案管理工作中,由于傳統(tǒng)管理模式的存在時間較長,已經(jīng)在日積月累中形成了一種相對穩(wěn)定的工作流程。致使會計檔案管理人員不論是出于個人工作習(xí)慣、固有思維還是適應(yīng)能力,都難以在短時間內(nèi)適應(yīng)新的工作模式,對于新型工作理念與思維模式需要較一個較為漫長的適應(yīng)期。在這一過渡時期內(nèi),勢必會給會計檔案管理工作造成一定的波折與動蕩,導(dǎo)致管理質(zhì)效受到不同程度的影響。
在數(shù)字化背景下運行會計管理工作,雖然在很大程度上提高了會計信息的傳輸效率,節(jié)約了會計檔案的存儲空間,但同時也帶來了會計檔案信息丟失、外泄、惡意竊取等一系列問題隱患。尤其當(dāng)事業(yè)單位在軟硬件管理方面存在一些缺陷與不足時,則進一步加重了這一問題的高發(fā)性與危害性,導(dǎo)致會計檔案信息不具真實性、安全可靠性與完整性,給事業(yè)單位會計管理工作帶來諸多風(fēng)險隱患。
數(shù)字化事業(yè)單位會計檔案管理模式的全面實施,需要一套健全完善、極具可操作性與權(quán)威性的管理制度體系為提供運行保障。對此,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)管理部門及各級管理人員要給予高度重視,盡快結(jié)合本單位的實際情況,對原有的會計檔案管理制度、管理流程進行重新修訂與更新完善,使其適應(yīng)新型管理模式。同時,為了提高全體人員的工作自覺性與積極主動性,還要面向檔案管理工作者推出長效激勵政策。例如崗位責(zé)任制、績效考核制度、職位晉升制度等等。使其能夠在日常工作中嚴格要求自己、努力提升自己,及時發(fā)現(xiàn)工作流程及管理制訂當(dāng)中的問題與不足,從優(yōu)化管理成效的角度出發(fā),提升出合理化建議,促進會計檔案管理質(zhì)量的不斷提升。
數(shù)據(jù)化事業(yè)單位會計檔案管理模式的確立,無疑會帶來工作理念、工作方法以及工作重心上的轉(zhuǎn)變。如果會計檔案管理人員具備較強的工作能力和職業(yè)素養(yǎng),就會在很大程度上縮短這一過渡期和適應(yīng)期,使各項工作早日步入正常軌道。因此,事業(yè)單位必須加大人才培養(yǎng)力度,定期面向會計檔案管理人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn),除了傳授先進的工作理念、工作方法、管理經(jīng)驗以外,還要全面提高現(xiàn)有人的思想意識,幫助大家構(gòu)建起互聯(lián)網(wǎng)思維。使現(xiàn)有人員通過積極主動的開展自主學(xué)習(xí),掌握更加先進的理論知識與工作方法,使會計檔案管理工作得到全面有效的優(yōu)化。
數(shù)字化會計檔案管理模式的構(gòu)建,是依附于互聯(lián)網(wǎng)而存在的,這就意味著必然存在信息安全隱患問題。對此,事業(yè)單位在構(gòu)建自身的數(shù)學(xué)化會計檔案管理平臺時,務(wù)必為其打造一個完善的、安全的軟硬件運行環(huán)境,為檔案信息的安全可靠性提供必要的保障。比如在硬件方面,相關(guān)人員要做好防潮、防磁、防塵等工作,還要定期針對硬件系統(tǒng)進行維護,最大限度地提高硬件使用壽命與運用質(zhì)量;在軟件方面,除了引進優(yōu)質(zhì)正版的檔案管理軟件以外,還需要設(shè)置防火墻,在計算機當(dāng)中加裝防病毒軟件,針對各類網(wǎng)絡(luò)病毒設(shè)置有效的防護屏障,使會計檔案數(shù)據(jù)信息得到全方位的保護,從源頭上降低信息丟失、惡意竊取、黑客攻擊等問題的發(fā)生機率,確保數(shù)字化會計檔案管理工作具備一個安全穩(wěn)定的運行環(huán)境。
數(shù)字化會計檔案管理模式的建立,無疑為滿足事業(yè)單位新型會計檔案管理需求提供了強大的技術(shù)支持。對此,需要從事業(yè)單位和會計檔案管理人員兩方面入手,盡快構(gòu)建完善的管理體系及運行環(huán)境,更新管理理念與工作方法,確保數(shù)字化管理模式的高效運行。