李睿

（牡丹江市城市建設(shè)檔案館，黑龍江 牡丹江 157000）

如今隨著信息化的逐漸發(fā)展，如今的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)逐漸地被應(yīng)用于城市建設(shè)的檔案部門中。隨著數(shù)字技術(shù)在城建檔案管理中的不斷滲透，城建檔案將會(huì)逐漸的朝向數(shù)字化管理發(fā)展。也就是說城建檔案數(shù)字化已經(jīng)不僅僅是局限于計(jì)算機(jī)在城建膽檔案中的使用，而是將數(shù)字化的建設(shè)普遍的應(yīng)用于城建檔案館中，進(jìn)而推動(dòng)城建檔案館的逐漸走向信息化、網(wǎng)絡(luò)化，促進(jìn)城建檔案館得到更好的發(fā)展，真正地實(shí)現(xiàn)其本身在現(xiàn)代城市中對(duì)信息需求中的作用。

一、現(xiàn)階段城建檔案館的一般構(gòu)成要素

城建檔案館建設(shè)主要的工作就是對(duì)建成文件的材料進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管并且將信息對(duì)需要的部門進(jìn)行有效地提供從而實(shí)現(xiàn)城建檔案的功能性。對(duì)城建的資料進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、掃描并且對(duì)資料進(jìn)行數(shù)字化的管理，這就是城建檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的基本內(nèi)容。城建檔案的數(shù)字化管理需要城建檔案館具備以下要素：

(一)文檔處理一體化

城建檔案的數(shù)字化的基礎(chǔ)之一就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)城市建設(shè)的資料信息通過電子文件的方式進(jìn)行處理和保存的工作。目前在我國的不同規(guī)模的城市中都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了在城建檔案管內(nèi)建設(shè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)機(jī)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)促進(jìn)城建辦公的自動(dòng)化，針對(duì)文檔處理的一體化的最初的形成，辦公自動(dòng)化網(wǎng)路可以將檔案工作中的任務(wù)指令、檔案工作的安排、數(shù)字統(tǒng)計(jì)以及文件的歸檔等信息管理制成電子文件的形式并進(jìn)行傳遞，從而加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，讓文檔處理變得簡(jiǎn)單化，另一方面也可以讓城建檔案的管理人員在這一過程中積攢對(duì)電子文件管理工作的經(jīng)驗(yàn)。

(二)館藏檔案數(shù)字化

建立數(shù)字檔案庫，其過程包括兩個(gè)方面。一方面是對(duì)收集來的檔案進(jìn)行主題詞等標(biāo)引項(xiàng)的文字錄入，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，建立機(jī)讀目錄;另一方面是對(duì)館藏檔案內(nèi)容分門別類進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、圖形掃描等數(shù)字(矢量)化處理，實(shí)現(xiàn)磁盤存儲(chǔ)，形成機(jī)讀檔案。誠然，相對(duì)于傳統(tǒng)的薄冊(cè)式、卡片式手工檢索工具來說，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成的檔案機(jī)讀目錄是一種極大的進(jìn)步，它在城建檔案的社會(huì)利用中起到了快捷、準(zhǔn)確查找的作用，是實(shí)際工作中重要的檢索工具。但是，有了檔案機(jī)讀目錄還遠(yuǎn)不是城建檔案的數(shù)字化管理，它只表明城建檔案管理已經(jīng)向數(shù)字化道路邁出了第一步，而實(shí)現(xiàn)機(jī)讀檔案才是數(shù)字城建檔案館的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。

二、數(shù)字城建檔案館建設(shè)的基本途徑

（一）開發(fā)城建檔案文檔處理的一體化軟件

開發(fā)一款能夠滿足工程項(xiàng)目級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)和電子化元件級(jí)的四級(jí)管理的城建檔案文檔處理一體化軟件，是各地城建檔案館都在期待的事實(shí)。國家主管部門應(yīng)盡快制定出開發(fā)數(shù)字城建檔案館信息管理系統(tǒng)的實(shí)施方案，集中各方財(cái)力，牽頭組織攻關(guān)。城建檔案館信息管理系統(tǒng)的開發(fā)研制應(yīng)充分發(fā)揮文件形成機(jī)構(gòu)、城建檔案管理部門、相關(guān)科研單位和軟件開發(fā)商的積極性，做到四方協(xié)調(diào)一致，使之系統(tǒng)設(shè)計(jì)合理、極具操作性，以適應(yīng)城建檔案數(shù)字化管理的長遠(yuǎn)發(fā)展需要。

（二）提高城建檔案館信息管理系統(tǒng)的安全性

城建檔案館信息管理系統(tǒng)的安全功能必須能夠解決館藏檔案資源的社會(huì)共享與數(shù)據(jù)安全，快速查閱與保密限制的問題。在電子檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)方面，要從將來網(wǎng)絡(luò)化及開放戰(zhàn)略來考慮系統(tǒng)維護(hù)工作，預(yù)先做好利用訪問的保密控制，如各種用戶的訪問權(quán)限設(shè)定和對(duì)黑客、病毒、誤操作、惡意改寫或物理.損壞、磁化等造成數(shù)據(jù)丟失的防范，以及操作“痕跡”的處理工作。

（三）加強(qiáng)數(shù)字化管理的運(yùn)行條件

為實(shí)現(xiàn)城建檔案計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的查詢與管理，在配置所需硬件時(shí)，要充分考慮數(shù)字時(shí)代的發(fā)展對(duì)高端工作站或服務(wù)器的要求，在存儲(chǔ)空間、圖形運(yùn)算、整體性能、系統(tǒng)兼容等方面盡可能滿足數(shù)字化管理的運(yùn)行條件。信息顯示窗口應(yīng)具有瀏覽各類磁盤文件的專用矢量文件瀏覽器功能。

（四）建設(shè)適應(yīng)數(shù)字化管理的隊(duì)伍

應(yīng)當(dāng)重視對(duì)可以適應(yīng)數(shù)字化管理隊(duì)伍的人才隊(duì)伍，在對(duì)人才進(jìn)行選擇時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)考慮的是對(duì)城建檔案建設(shè)深感熱愛、且在熟練地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才，將這些人才充分的搞笑的安排在城建檔案部門中。另一邊對(duì)在職的工作人員應(yīng)當(dāng)盡快地加強(qiáng)其計(jì)算機(jī)的使用水平，從而提高在職人員對(duì)城建檔案基礎(chǔ)知識(shí)和技能的掌握程度，讓城建檔案數(shù)字化管理的人才和在職逐步提高工作知識(shí)和技能的人員相結(jié)合，共同努力適應(yīng)未來的城建檔案數(shù)字化管理的需求。

三、結(jié)語

綜上所述，城建檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)當(dāng)充分的結(jié)合現(xiàn)在的社會(huì)發(fā)展的特點(diǎn)和對(duì)信息的需求，將城建檔案逐漸的發(fā)展成數(shù)字化管理模式，盡快地對(duì)數(shù)字化的城建檔案提出相應(yīng)的發(fā)展計(jì)劃，積極的建設(shè)為城建檔案管理所用的人才隊(duì)伍，為讓城建檔案數(shù)字化的管理可以順利地得到發(fā)展，應(yīng)當(dāng)開發(fā)城建檔案文檔處理的一體化軟件，適應(yīng)城建檔案數(shù)字化的需求，不斷地加強(qiáng)城建檔案一體化的運(yùn)行需求，讓城建檔案館數(shù)字化工作進(jìn)來走上有序發(fā)展的道路中。