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檔案部門(mén)實(shí)施檔案管理工作的宗旨在于保存珍貴檔案資源，進(jìn)而提供相關(guān)領(lǐng)域的科學(xué)決策支撐。檔案數(shù)據(jù)本身具有客觀性，并且構(gòu)成了相關(guān)單位的寶貴信息資源。檔案資源一旦被丟失，那么將會(huì)造成檔案資源領(lǐng)域的損失，因而檔案管理人員務(wù)必做到運(yùn)用正確方式來(lái)存放與保管檔案信息資料[1]。在信息時(shí)代的全面轉(zhuǎn)型影響下，檔案管理工作將會(huì)達(dá)到全新的層次與水準(zhǔn)。

一、檔案管理工作在信息時(shí)代的特征

首先是轉(zhuǎn)變了檔案資源的存儲(chǔ)媒介。存儲(chǔ)檔案資源必須依靠特定的檔案存儲(chǔ)媒介，在傳統(tǒng)模式下，檔案存儲(chǔ)媒介主要為紙質(zhì)媒介。但是實(shí)際上，運(yùn)用紙質(zhì)媒介的檔案存儲(chǔ)載體容易造成檔案丟失的不良后果，導(dǎo)致檔案資料遺失的風(fēng)險(xiǎn)明顯增大。與之相比，運(yùn)用數(shù)據(jù)化與電子化的檔案存儲(chǔ)媒介更加利于保存檔案資料，降低檔案資源丟失的潛在風(fēng)險(xiǎn)，充分體現(xiàn)了檔案存儲(chǔ)媒介轉(zhuǎn)型的重要意義。

其次是節(jié)省了人力資源在檔案管理領(lǐng)域的投入。檔案管理人員在日常整理檔案資源與歸納檔案信息的環(huán)節(jié)中，將會(huì)投入較高的人力成本消耗，并且檔案管理機(jī)構(gòu)也要投入相應(yīng)的資金成本。然而在信息化手段得以迅速推廣的全新背景下，檔案管理領(lǐng)域的人力成本將會(huì)得到顯著的節(jié)約，避免檔案管理機(jī)構(gòu)浪費(fèi)寶貴的人力管理成本。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)可以充分運(yùn)用電子化的檔案存儲(chǔ)介質(zhì)來(lái)保存檔案數(shù)據(jù)，完善了現(xiàn)有的檔案管理實(shí)施方式[2]。

第三是消除了紙質(zhì)檔案遺失與破損的風(fēng)險(xiǎn)。紙質(zhì)檔案容易破損或者被丟失，并且可能會(huì)遭受水淹或者火災(zāi)等外界因素造成的檔案滅失后果。紙質(zhì)檔案載體一旦損毀，那么檔案信息也無(wú)法被恢復(fù)。在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用電子檔案與信息化檔案可以有效杜絕上述的檔案信息滅失風(fēng)險(xiǎn)，延長(zhǎng)了保存檔案信息的期限，確保檔案資源始終處于較為安全的狀態(tài)下。

二、信息時(shí)代下創(chuàng)新檔案管理工作的舉措要點(diǎn)

檔案管理工作進(jìn)入信息化時(shí)代后，檔案信息載體以及檔案管理方式都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的變更，因而給檔案管理帶來(lái)了多種挑戰(zhàn)。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理模式的全面轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新，那么作為檔案管理部門(mén)必須認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新檔案保存載體以及節(jié)省檔案管理成本的重要意義，具體涉及如下的檔案管理信息化創(chuàng)新要點(diǎn)：

（一）提升檔案管理負(fù)責(zé)人員的信息化素養(yǎng)

檔案管理的具體實(shí)施人員必須具備良好的信息化素養(yǎng)，否則將會(huì)給檔案管理信息化造成不良影響。檔案管理部門(mén)對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)實(shí)施數(shù)字化管理培訓(xùn)的力度，從而保證檔案管理的負(fù)責(zé)人員能夠認(rèn)識(shí)到數(shù)字化手段融入檔案管理實(shí)施過(guò)程的必要性，自覺(jué)運(yùn)用數(shù)字化的全新檔案管理模式。檔案管理模式的全面創(chuàng)新需要依賴新型的檔案管理人才，因此檔案管理機(jī)構(gòu)目前必須做到充分重視新型管理人才的培養(yǎng)，善于運(yùn)用多樣的措施來(lái)吸引數(shù)字化與信息化人才。

（二）定期更新與維護(hù)檔案管理的信息化系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)主要可以劃分為軟件系統(tǒng)以及硬件系統(tǒng)，檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)有定期維護(hù)與更新檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)的職責(zé)。在云平臺(tái)作為支撐的基礎(chǔ)上，數(shù)字化的檔案信息不易丟失，并且相關(guān)負(fù)責(zé)人員能夠做到隨時(shí)調(diào)取檔案數(shù)據(jù)，充分體現(xiàn)了數(shù)字化檔案在輔助企業(yè)實(shí)施正確決策方面的重要作用[3]。檔案管理領(lǐng)域的信息化手段主要包含云平臺(tái)與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，作為檔案管理的具體負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)來(lái)講，目前必須投入充足的前期建設(shè)成本，避免由于缺失前期成本資金而造成云平臺(tái)或者檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)成效受到影響，增強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)于數(shù)字檔案管理的關(guān)注程度?，F(xiàn)階段的檔案管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)能夠運(yùn)用云平臺(tái)來(lái)存儲(chǔ)多種類型的信息檔案，從而保證了檔案數(shù)據(jù)達(dá)到較好的信息完整性，避免丟失檔案信息。因此每隔一定的時(shí)間段，檔案管理部門(mén)就要做到積極維護(hù)檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，更新檔案管理軟件并且設(shè)置必要的軟件殺毒防護(hù)設(shè)施。

（三）完善現(xiàn)有的檔案管理信息化機(jī)制

對(duì)于檔案管理領(lǐng)域只有投入了充足的資源作為保障，才能達(dá)到迅速提升檔案數(shù)字化管理水準(zhǔn)的目標(biāo)。檔案管理部門(mén)目前亟待完善現(xiàn)有的檔案管理保障機(jī)制，健全檔案管理實(shí)踐中的各項(xiàng)制度保障，確保為檔案管理領(lǐng)域?qū)嵺`提供必要的管理制度支撐。相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)保存珍貴的檔案數(shù)據(jù)與檔案信息，因此必須充分依靠數(shù)字化手段來(lái)支撐檔案的日常管理工作，體現(xiàn)數(shù)字化手段與檔案管理相結(jié)合的價(jià)值與作用。作為現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)當(dāng)逐步建立更加完整的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)能夠容納各種檔案信息，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理層面上的轉(zhuǎn)型。

相關(guān)負(fù)責(zé)人員在收集企業(yè)檔案信息、統(tǒng)計(jì)企業(yè)檔案信息以及存儲(chǔ)信息的環(huán)節(jié)中，都要用到數(shù)字化的檔案管理手段，運(yùn)用信息化平臺(tái)來(lái)支撐檔案管理。企業(yè)必須認(rèn)識(shí)到投入前期資源用于建設(shè)數(shù)字檔案管理設(shè)施的重要作用，定期更新現(xiàn)有的檔案管理軟件系統(tǒng)以及硬件系統(tǒng)。企業(yè)及其相關(guān)部門(mén)必須認(rèn)識(shí)到健全現(xiàn)階段檔案管理機(jī)制的必要性，運(yùn)用完整的機(jī)制作為檔案管理的支撐與保障。

結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作具有繁瑣性與復(fù)雜性，檔案管理人員必須做到全面收集各種類型的檔案資料信息，并且還要運(yùn)用正確方式來(lái)進(jìn)行歸檔處理。因此在保存與收集檔案信息時(shí)，如果局限于人工實(shí)施上述的操作，那么很易造成檔案數(shù)據(jù)遺失的后果，紙質(zhì)檔案載體也不利于長(zhǎng)期進(jìn)行保存。對(duì)于檔案管理領(lǐng)域若能做到充分推廣檔案信息化的全新管理模式，則可以達(dá)到延長(zhǎng)檔案信息保存期限的效果，運(yùn)用電子檔案信息來(lái)提供相關(guān)部門(mén)的決策支撐。