白海燕

（河北省承德市隆化縣婦幼保健院，河北 承德 067000）

一、婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理活動(dòng)中存在的問題

（一）管理效率低下，管理手段單一

豐富的管理手段與完備的管理制度共同配合，才能保障檔案管理工作的穩(wěn)定開展。在現(xiàn)階段的醫(yī)療行業(yè)建設(shè)活動(dòng)中，針對(duì)醫(yī)療行業(yè)的檔案管理制度已經(jīng)趨于成熟，其檔案管理規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，但相關(guān)檔案管理問題并沒有得到解決：婦幼保健機(jī)構(gòu)的檔案管理工作并沒有與醫(yī)院醫(yī)療、科研單位、行政單位的檔案管理制度形成對(duì)接[1]，其管理手段雖然相對(duì)規(guī)范，但管理力度較低，管理執(zhí)行力嚴(yán)重不足。大部分婦幼保健機(jī)構(gòu)的檔案形式以紙質(zhì)形式為主，對(duì)其開展查閱、調(diào)用、更改等活動(dòng)的難度較大，與電子形式的檔案管理平臺(tái)相比，儲(chǔ)備及運(yùn)輸工作更加繁瑣。大部分婦幼保健機(jī)構(gòu)沒有引入專業(yè)的檔案管理人才，管理活動(dòng)以人力搭配、自主協(xié)調(diào)為主，自動(dòng)化程度較低，工作信息的開發(fā)度、檔案的利用價(jià)值無法體現(xiàn)出來。

（二）監(jiān)管力度不足，調(diào)用程序繁瑣

婦幼保健機(jī)構(gòu)的工作重點(diǎn)在于女性及幼兒的護(hù)理工作，其對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠的重視，對(duì)于檔案的變動(dòng)、登記、遺失等問題并沒有形成完備的管理計(jì)劃。一些婦幼保健機(jī)構(gòu)尚未形成完備的檔案管理考核制度，檔案管理工作由內(nèi)部工作人員兼職完成。在僅僅要求“記錄檔案”的工作環(huán)境下，婦幼保健機(jī)構(gòu)的建設(shè)檔案無法對(duì)醫(yī)療、行政、財(cái)務(wù)、人事、后勤等管理活動(dòng)進(jìn)行制度優(yōu)化，檔案管理工作屬于考核體系中的“編外人員”。隨著檔案建設(shè)活動(dòng)的復(fù)雜化發(fā)展，后續(xù)管理問題開始暴露在管理活動(dòng)當(dāng)中：相關(guān)單位無法建立對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，其監(jiān)督力度嚴(yán)重不足，檔案內(nèi)容與宣傳內(nèi)容不符，隨著人員變動(dòng)、工作調(diào)整等活動(dòng)的出現(xiàn)，現(xiàn)階段檔案處理效率無法解決未來檔案管理問題，相關(guān)檔案的建設(shè)價(jià)值趨近于一堆白紙。

二、婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

（一）技術(shù)創(chuàng)新，現(xiàn)代化發(fā)展

隨著現(xiàn)代居民群眾保健意識(shí)的逐步提升，婦幼保健機(jī)構(gòu)的工作正在向著快節(jié)奏、復(fù)雜化的方向發(fā)展，做好檔案管理工作，對(duì)于完成后續(xù)的擴(kuò)張建設(shè)、提升內(nèi)部服務(wù)水平、解決醫(yī)療糾紛等活動(dòng)有著極為重要的價(jià)值。婦幼保健機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理活動(dòng)，依靠技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新，推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

婦幼保健機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)當(dāng)前的檔案管理要求建立對(duì)應(yīng)的檔案管理云平臺(tái)，要求相關(guān)人員對(duì)長(zhǎng)期擱置、暫時(shí)沒有使用要求、暫時(shí)沒有錄入或更改要求的檔案進(jìn)行現(xiàn)代化處理，將其錄入到云平臺(tái)當(dāng)中，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，為后續(xù)的檔案調(diào)用、檔案調(diào)整等活動(dòng)做好準(zhǔn)備。針對(duì)正在使用、即將使用的相關(guān)檔案，管理人員應(yīng)為其確定對(duì)應(yīng)的錄入周期，確保所有檔案完全歸類入庫。相關(guān)人員應(yīng)做好檔案比對(duì)工作，對(duì)于線上線下檔案不符、檔案丟失、檔案變動(dòng)等問題進(jìn)行及時(shí)處理[2]，避免因外界因素造成的檔案管理問題，提升檔案管理的實(shí)效性。

（二）理念創(chuàng)新，科學(xué)化發(fā)展

正所謂“術(shù)業(yè)有專攻”，婦幼保健機(jī)構(gòu)要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，就必須打破陳舊落后的管理模式，積極引入新的檔案管理理念。在檔案管理活動(dòng)中，“兼職”“順帶”的管理制度并不能解決相關(guān)管理問題，反而可能會(huì)在檔案調(diào)用、修改等環(huán)節(jié)造成較為嚴(yán)重的工作失誤。婦幼保健機(jī)構(gòu)應(yīng)實(shí)行“專人專職”的管理方案，積極解決檔案管理矛盾。

婦幼保健機(jī)構(gòu)應(yīng)積極引入檔案管理人才，要求其按照工作、行政、人員、時(shí)間、事件等類別對(duì)檔案進(jìn)行分類，為后期的檔案調(diào)用、檔案變更工作做好準(zhǔn)備，解決檔案使用矛盾。針對(duì)線下檔案的調(diào)用及修改活動(dòng)，相關(guān)人員應(yīng)做好登記制度，在檔案管理人員不在場(chǎng)時(shí)，堅(jiān)決不允許其調(diào)動(dòng)或修改檔案；對(duì)于線上檔案的修改活動(dòng)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)檔案流動(dòng)的相關(guān)過程，確保檔案無修改、無損毀，無遺漏。婦幼保健機(jī)構(gòu)應(yīng)協(xié)助檔案管理人員開展周期巡查工作，對(duì)檔案的儲(chǔ)備、管理等活動(dòng)開展“巡游”處理，對(duì)于已經(jīng)出現(xiàn)問題的檔案，要嚴(yán)厲追究相關(guān)人員的責(zé)任，并根據(jù)活動(dòng)記錄、資金流水記錄等內(nèi)容對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)，堅(jiān)決抵制管理制度問題。

（三）制度創(chuàng)新，流程化發(fā)展

檔案的完備與否直接反映了婦幼保健機(jī)構(gòu)的工作態(tài)度。要積極落實(shí)檔案管理工作，相關(guān)單位應(yīng)建立完備的檔案管理制度，依靠強(qiáng)制力保障檔案管理工作的穩(wěn)定開展、有效開展[3]，提升檔案管理工作的開展價(jià)值，解決檔案管理環(huán)節(jié)存在的問題。

合格的檔案管理制度中應(yīng)包含三大內(nèi)容：第一，檔案儲(chǔ)備，管理制度應(yīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格約束，對(duì)相關(guān)檔案的調(diào)用、更改、使用時(shí)間進(jìn)行明文規(guī)定，杜絕因暗箱操作、違章操作造成的檔案流失問題，保障檔案的真實(shí)性與應(yīng)用價(jià)值，檔案的使用應(yīng)遵循使用流程的相關(guān)要求。第二，檔案修改，當(dāng)出現(xiàn)人員變動(dòng)、流水變動(dòng)等問題時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵循管理流程對(duì)檔案進(jìn)行處理，對(duì)于申請(qǐng)范圍之外的修改活動(dòng)，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格禁止。第三，檔案流動(dòng)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的調(diào)用、流動(dòng)等活動(dòng)進(jìn)行記錄，并對(duì)出庫檔案進(jìn)行登記記錄，并利用線上或線下技術(shù)進(jìn)行登記報(bào)備。在檔案入庫之后，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容、檔案形式進(jìn)行檢查，確保原物原樣，對(duì)于出現(xiàn)涂改、缺失等問題的檔案，要追究相關(guān)人員的責(zé)任。

結(jié)束語

檔案管理工作并不復(fù)雜，但婦幼保健機(jī)構(gòu)的管理力度直接影響到后期的管理活動(dòng)。在管理檔案的過程中，相關(guān)單位應(yīng)利用技術(shù)、人才、制度三大因素保障檔案管理工作的穩(wěn)定開展，實(shí)現(xiàn)檔案管理活動(dòng)的規(guī)范化、科學(xué)化、流程化發(fā)展，杜絕檔案管理問題的萌芽，為婦幼保健機(jī)構(gòu)的未來發(fā)展提供管理基石。