張嘉康

(湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院，湖南 長(zhǎng)沙 410000）

引言：人事檔案管理，顧名思義就是對(duì)企業(yè)內(nèi)員工的檔案進(jìn)行管理，檔案中包括員工的基本信息、特點(diǎn)、特長(zhǎng)。對(duì)于人力資源管理而言，人事檔案管理工作具有非常重要的意義，也是人力資源管理的重要基礎(chǔ)，只有提高檔案管理工作的質(zhì)量，才能確保人力資源管理具有科學(xué)性、有效性?？梢酝ㄟ^(guò)人事檔案管理工作，對(duì)企業(yè)內(nèi)職工更好的進(jìn)行分配整合，進(jìn)而加強(qiáng)員工的工作能力和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

一、當(dāng)前人事管理工作中存在的問(wèn)題

（一）人事檔案材料具有不完整性

人事檔案工作注重規(guī)范性和完備性，然而部分企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，管理理念比較落后，不能對(duì)人事檔案的開(kāi)發(fā)予以重視，存在著“缺件漏件”的現(xiàn)象，表現(xiàn)為員工檔案內(nèi)容信息量少，不全面，稱(chēng)贊多，缺點(diǎn)和不良記錄少，與客觀事實(shí)有較大出入。人事檔案材料的不完整性在一定程度會(huì)直接影響人力資源管理的質(zhì)量，影響企業(yè)對(duì)員工的正確評(píng)價(jià)和了解，以及員工職能考核，也影響企業(yè)調(diào)職的正常決策和判斷，長(zhǎng)此以往，不利于企業(yè)長(zhǎng)久健康發(fā)展。另外，人事檔案作為企業(yè)選拔人才的依據(jù)，大部分企業(yè)將人事檔案收集整理后置之不理，使人事檔案不能夠發(fā)揮后續(xù)作用，影響員工工作積極性。

（二）人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平較低

我國(guó)國(guó)內(nèi)人事檔案管理工作起步較晚，對(duì)相關(guān)專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)較少，缺乏大量的專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理人員，而檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力不高必將導(dǎo)致人事檔案管理不規(guī)范，統(tǒng)計(jì)不完善、盲目整理、秩序混亂，甚至將重要檔案丟失，進(jìn)而影響人力資源工作的效果。檔案管理工作就是要對(duì)人事資料進(jìn)行收集整理，通過(guò)員工資料發(fā)現(xiàn)他們自身特點(diǎn)，根據(jù)他們的特長(zhǎng)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)，讓每一位員工有自己的特長(zhǎng)和優(yōu)勢(shì)，而非專(zhuān)業(yè)性的檔案管理工作無(wú)法全方位有效顧及員工所有資料，致使工作效率下降。

（三）人事檔案管理方法相對(duì)較為落后

目前人事檔案的整理和分類(lèi)比較混亂，缺乏邏輯性和有序性。人事檔案管理需要大量資料的分配整合，目前部分企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)較為落后，效率低。還有一些企業(yè)進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，收集信息資料散漫，真實(shí)性有待考核。企業(yè)的人事檔案管理主要依賴(lài)于人事勞動(dòng)部門(mén)，就現(xiàn)狀來(lái)看，缺乏人事檔案分類(lèi)系統(tǒng)，不重視人事檔案科學(xué)化管理，人事檔案管理制度不完善。

二、現(xiàn)代人力資源管理下對(duì)人事檔案管理工作的建議

（一）加強(qiáng)企業(yè)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化和制度化

企業(yè)自身也要加快企業(yè)檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用，企業(yè)的人事檔案管理應(yīng)隨時(shí)跟著市場(chǎng)新形勢(shì)的變化而變化，進(jìn)而滿(mǎn)足現(xiàn)代化人力資源管理要求，為人事檔案制度化、規(guī)范化管理奠定下基礎(chǔ)。人事檔案的管理方式向制度化、標(biāo)準(zhǔn)化方向轉(zhuǎn)變，自然就會(huì)提高檔案管理的效率。還可以根據(jù)人事檔案，制定和實(shí)施合理的獎(jiǎng)罰制度，提升員工的工作熱情，更能體現(xiàn)出現(xiàn)代人力資源管理的核心價(jià)值。保證檔案管理制度的科學(xué)性，是在現(xiàn)代人力資源管理下創(chuàng)新人事檔案管理理念的關(guān)鍵一步。

（二）提升人事檔案管理者的工作能力

當(dāng)前，人事檔案管理工作者的整體素質(zhì)參差不齊，提升人事檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)是人事檔案改革創(chuàng)新的重要任務(wù)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)人事檔案管理者的實(shí)際情況，制定個(gè)性化培訓(xùn)方案，激勵(lì)方案，有效提升其專(zhuān)業(yè)性，強(qiáng)化人事檔案管理工作技能。與此同時(shí)，也應(yīng)培養(yǎng)相關(guān)工作人員的責(zé)任感及使命感，遵守職業(yè)道德，以及掌握操作現(xiàn)代化工具的本領(lǐng)，可以對(duì)管理制度提出自己的創(chuàng)新性建議。建設(shè)專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，提升管理人員道德水平和服務(wù)意識(shí)，是現(xiàn)代人力資源管理的中心，應(yīng)保持人事管理工作者能夠隨時(shí)迎合現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展需求的狀態(tài)。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化

企業(yè)檔案信息管理要采用適應(yīng)信息化的新規(guī)章、新標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅速，智能化的管理系統(tǒng)值得被廣泛應(yīng)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)等科學(xué)技術(shù)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)錄入或更新人事檔案信息，簡(jiǎn)化檔案管理，提高工作效率，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)分類(lèi)，方便人力資源管理部門(mén)對(duì)人事檔案分類(lèi)管理，提升人事檔案管理準(zhǔn)確性、高效性、先進(jìn)性的同時(shí)，減輕管理人員工作壓力。收集人事檔案材料時(shí)，要及時(shí)補(bǔ)充和更新員工信息，并且定期審查和清理，隨時(shí)淘汰歷史性，沒(méi)有現(xiàn)實(shí)價(jià)值的信息材料，避免出現(xiàn)人事檔案材料積壓現(xiàn)象，以便進(jìn)一步完善人事檔案管理制度，并且這樣有利于了解員工當(dāng)前狀態(tài)，對(duì)人力資源管理工作的開(kāi)展具有極強(qiáng)的指導(dǎo)性和推動(dòng)作用。

（四）創(chuàng)新人事檔案管理理念

人事檔案是人力資源管理和企業(yè)人才信息資源的重要載體，且人事檔案具有保密性與機(jī)密性的特點(diǎn)。在新形勢(shì)下，由于人們對(duì)人事檔案信息的需求逐漸增加，隨之對(duì)自己人事檔案資料的權(quán)利意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)烈。人事檔案管理者應(yīng)始終堅(jiān)持以人為本的服務(wù)意識(shí)，適度公開(kāi)人事檔案基本信息，提高檔案信息流動(dòng)性與利用率，對(duì)于個(gè)人的處分、身心健康等個(gè)人隱私，必須絕對(duì)保密，限制利用。企業(yè)也要制定辦法，提高人們對(duì)填寫(xiě)檔案的警覺(jué)性。

結(jié)束語(yǔ)：隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的改革與發(fā)展，人力資源已成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展核心競(jìng)爭(zhēng)力。各企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度也在不斷提高，人事檔案管理工作又是人力資源管理中的重要組成之一，必須不斷完善人事檔案管理工作方法，利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)提高管理水平，提高人事檔案管理工作者的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，不斷更新人事檔案管理工作理念。只有順應(yīng)時(shí)代需求才能更好的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。